Бухгалтерские информационные системы

Информационные системы в экономике

Под экономической информационной системой (ЭИС) будем понимать систему, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться, далеко, не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна. Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.

В ЭИС от объекта управления направляется только та часть информации, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в ЭИС лишь часть директивной информации, которая может быть соответствующим, образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20%. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами, и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

Многие предприятия в условиях рынка рассматривают информацию в качестве ценного ресурса, который следует хранить, использовать и защищать как любой другой вид собственности. В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие создает бухгалтерскую информационную систему (БУИС). Она рассматривается как существенный инструмент управления работой предприятия в рыночных условиях. БУИС служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, - выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на предприятии - обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Некоторые предприятия также используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается экономическая информационная система, которая состоит из взаимосвязанных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информацией. При этом бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации о состоянии объекта управления и направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его.

БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия. В настоящее время в условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основным пользователем были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия управленческих решении как внутри предприятия, так и вне его. Прежде всего она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ.

Для этапа планирования бухгалтер должен предоставить информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то по каким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относительно совершенствования системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации определяются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, себестоимость производимой продукции.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.