Принятие решений и производительность

Связь с людьми.

Все больше и больше организаций осознают тот факт, что самое лучшее место для поиска идет по повышению производительности - это уровень первичных трудовых коллективов. Чтобы получить идеи и реализовать соответствующие решения, руководству нужна эффективная система связи вниз и вверх по вертикали. Часто это можно обеспечить чисто формальными средствами типа ящиков для предложений с обещанием награды за полезные идеи, а также путем проведения собраний. Но самое важное при этом - создание атмосферы доверия, чтобы работники не боялись говорить о любых проблемах, мешающих их работе, и не думали бы, что любое нововведение - это заговор начальства, нацеленный на сокращение их рабочих мест.

Необходимость эффективных официальных каналов и процедур связи общепризнанна. Но в последние годы в равной мере начали осознавать и роль неформальных каналов коммуникаций. Неформальное общение, как по горизонтали, так и по вертикали, ускоряет поступление информации в те места, где в ней есть необходимость. Одновременно это способствует заполнению ниш в информационной системе, что представляется весьма необходимым делом, ибо даже самая лучшая информационная система управления не может удовлетворить все потребности руководства в информации в обстановке постоянных перемен. Неофициальные коммуникации помогают лидерам организации ощутить также чувство человеческого контакта, что весьма нужно, чтобы направить действия небольших неформальных групп в желаемое русло.

Информационные сети, это относительно новое явление, подобное полуузаконенной версии распространения слухов. Сети, начиная от хорошо ориентированных до совершенно неформальных, являются средством совместного пользования информацией, представляющей специальный либо профессиональный интерес для организаций и отдельных лиц почти или никак не связанных друг с другом. Идея сетей быстро набирает популярность в связи со все возрастающей трудностью отсева нужной информации от всей информации, имеющейся сейчас даже по какому-то ограниченному вопросу. В настоящее время такие сети наиболее широко используются в области социальных проблем, политической деятельности и среди пользователей ЭВМ.

Решение – это выбор альтернативы. Наиболее эффективным решением является выбор, который реализован и несет наибольший вклад в достижение главной цели.

Организационное решение – выбор, который делает руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой должностью.

Процесс принятия решения может иметь интуитивный, основанный на суждениях или рациональный характер.

Интуитивное решение – выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение не занимается сознательным взвешиванием "за" и "против", а просто делает выбор. Решение, основанное на суждении, выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Такие решения иногда кажутся интуитивными, поскольку логика их не очевидна. Суждение полезно, т.к. многие ситуации в организации имеют тенденцию к частому повторению.

Рациональные решения отличаются тем, что они не зависят от прошлого опыта. Принятие рационального решения обычно производится по этапам: определение проблемы ® установление цели ® разработка альтернативных решений ® выбор альтернативы ® осуществление решения ® оценка результатов.

Решения принимаются в обстоятельствах определенности или неопределенности (риска).

В условиях определенности, когда известен результат альтернативных вариантов, существует лишь одна альтернатива.

В условиях неопределенности, когда невозможно оценить вероятность потенциальных результатов. В этих условиях применяют моделирование ситуаций, например, по методу платежной матрицы, дерева решений, а также методы прогноза.

Сам процесс принятия решений можно сделать более производительным, если использовать информационную технологию. Качественная информация, точная и своевременная является необходимым условием для принятия качественного решения. Информационная техника может прямым образом улучшить процесс принятия решения, позволяя руководителю использовать большой объем информации и устраняя некоторые наиболее трудоемкие операции при принятии управленческих решений. Управляющий по вопросам финансов, пользующийся распечаткой ЭВМ для расчета и сравнения параметров, сможет рассмотреть гораздо большее количество возможных вариантов и в более связанном виде, чем его коллега, затрачивающий целые дни на вычисления на бумаге.

Применение ЭВМ может привести к изменению структуры организации. Сейчас многие решения, ранее требовавшие участия специалистов, могут принимать руководители низшего звена, в том числе и мастера.

Если руководитель может принимать более качественные решения и перерабатывать больший объем информации, то можно увеличить объем вопросов, контролируемых этим руководителем, либо расширить область его ответственности. Вместе с тем, внедрение техники связи позволяет снять ряд проблем, связанных с наличием географически удаленных друг от друга подразделений.

По опыту руководители высшего звена в Америке увидели, что большую часть информации, которую раньше собирали руководители среднего звена, можно гораздо быстрее, экономичнее и с большей точностью собрать с помощью ЭВМ, а поэтому они и начали рассматривать средний уровень управления как "избыточный". Они стали смотреть на эти, ими же созданные структуры, как на громадные затратные центры, которые мало что делают для получения прибыли, но вызывают большие накладные расходы. И там, где когда-то они с большой готовностью шли на расширение штата, как символа их власти, сейчас с завистью смотрят на японских конкурентов, которые хорошо поняли, что "меньше" в одном, значит "больше" в другом. Структуры корпораций меняются так, чтобы обеспечить более широкий сбор информации и организовать поток данных из производственных цехов в кабинеты высших руководителей без какой-либо редакции, контроля и т.д., что раньше входило в функции руководителей среднего звена.

Рост производительности оказался значительным. Численность среднего звена управления сократилась на 20% в корпорации "Фаерстоун" и "Краун Целлербах" и на 40% у "Крайслера". Автоматизированные системы проектирования и управления позволили "Крайслеру" наполовину сократить свою инженерную группу – с 8000 до 4000 чел. – без какого-либо ущерба для программ по разработке новой продукции.