Особливості інтранет

Мережна технологія інтранет забезпечує створення приватних корпоративних розподілених систем Web-документів, які побудовані на основі стандартів Всесвітньої павутини в сукупності із втіленням конфіденційності і авторизованого доступу до документів. Зазначимо, що Web-орієнтована будова інтранет дозволяє здійснювати проекти інформаційних систем для передавання інформації з мінімальними затратами грошей, зусиль і часу. Величезною перевагою інтранет є здатність забезпечувати ефективну взаємодію всередині усієї організації. За результатами аналітичних досліджень компанії International Data Corporation коефіцієнт повернення інвестицій інтранет на базі програмного забезпечення Netscape становить понад 1000%. Це більше ніж показник повернення інвестицій від будь-яких інших технологічних новітніх розробок.

Детально розглянемо факти, які об’єктивно дозволяють обгрунтувати високу ефективність застосування інтранет-інформаційних систем:

– програмне забезпечення недороге, просте в освоєнні, надійне;

– інтуїтивний, зорієнтований на Web-документ графічний інтерфейс користувача;

– дозволяє здійснювати перегляд будь-якого документа в on-line режимі;

– не потребує спеціального навчання користувача;

– має вбудовані гіпертекстові посилання на локальні чи зовнішні документи;

– забезпечує швидке малозатратне публікування документів;

– підтримує роботу з мультимедіа-документами;

– підтримує стандартизовані в межах організації інтерфейси;

– підтримує Internet-сервіси в локальній мережі;

– відкрита, незалежна від платформи архітектура документів, заснована на стандартах ISO;

– підтримує централізовані і децентралізовані принципи управління документообігом;

– якісна підтримка Web-контенту.

Ще раз наголосимо, що окрім суттєвих переваг, пов’язаних із передаванням інформації, інтранет надає небувалі можливості для взаємодії, допомагає створювати динамічні високопродуктивні команди фахівців. Web-орієнтована інтранет-технологія створює ефективне середовище для поліпшення бізнес-процесів і вдосконалює способи спілкування між людьми. Окрім того, засоби автоматизації діловодства і швидкого публікування електронних документів якісно підтримуються" й інтегруються в процесі модернізації бізнес-процесів в напрямкові їх суттєвого спрощення. Вкажемо лише на один із нових підходів до організації бізнес-процесів, який стає щораз більш застосовуваним в корпоративному середовищі. Мова йде про т.зв. Open Book Management.Основний принцип цього нововведення полягає в підвищенні ефективності бізнес-процесів завдяки активному переконанню людей в доцільності бути партнерами по бізнесу, а не лише найманими працівниками на підприємстві чи в організації. Досвід застосування Open Book Management засвідчив, що успішне втілення цього підходу значною мірою обумовлене перевагами привнесення інтрамережних рішень. Саме провідна роль інтранет у дружньому Web-орієнтованому середовищі підтримки інтелектуальної інформаційної діяльності сприяє створенню корпоративної культури довір’я. Службовці, які отримують своєчасно достовірну фінансову й іншу інформацію всередині фірми, що була досі доступною лише обмеженому колу керівних осіб підприємства, відтепер будуть працювати краще. А якщо справи в організації ідуть успішно, зокрема завдяки ініціативному творчому і сумлінному внескові кожного свідомого працівника, це означає, що люди будуть відразу знати, на яку фінансову винагороду вони можуть розраховувати. У такому разі інтранет стає ідеальним інструментом поліпшення взаємодії всередині підприємства та засобом сприяння встановленню відносин на основі довіри. Інтранет докорінно змінює середовище комунікаційної взаємодії, електронного документування усіх працівників, що свої зусилля скеровують на досягнення стратегічної цілі – успішного функціонування підприємства в цілому.

З іншого боку, сумісне використання інформації в поєднанні із підтримуванням дружньої взаємодії та довір’я забезпечує нове якісне втілення управлінського процесу, а завдяки утворенню ініціативних високоактивних функціональних команд службовці набувають єдиного бачення цілей та знань.

Декілька підсумкових зауважень:

1. Для підприємств і організацій, які вирішили побудувати базову інформаційну мережу для охоплення усіх підрозділів, вибір інтрамережі є доцільним як з огляду на вартість апаратно-програмних рішень, так і щодо функціональних можливостей створення високоефективної системи документообігу.

2. Web-браузери для клієнтських комп’ютерів легко можуть бути спроектовані своїми силами за допомогою компонентної моделі інструментальних програм, наприклад Delphi. Водночас зауважимо, що співробітники можуть застосовувати свої улюблені клієнтські програми Web-браузерів для доступу до корпоративної інформації, однак в умовах інтранет з багатьма мережними комп’ютерами у разі застосування ліцензійного програмного забезпечення необхідно буде купляти велику кількість клієнтських браузерних програм.

3. Щодо застосування програми Web-сервера ситуація також сприятлива, бо найпопулярніший пакет Web-сервер Apache є вільно поширюваним програмним забезпеченням.

4. Мову програмування гіпертекстових документів HTML (Hyper Text Markup Language) легко опанувати, бо завдяки її авторові Tim Berners Lee структура мови гіпертекстової розмітки HTML дозволяє швидко зрозуміти її будову. Додамо, що для допомоги користувачеві, який самотужки створює HTML-документи, сьогодні існує багато створених високоякісних вільно поширюваних інструментальних програм для автоматичного генерування інформаційного наповнення Web-сторінок текстовими даними, таблицями та графічними зображеннями. Існує також багато широковживаних програм: текстових редакторів, електронних таблиць, баз даних (наприклад, Word, Excel, Access та ін.), та пакетів видавничого призначення, які користувачі зможуть самі успішно застосувати в процесі створення інформаційного наповнення і побудови Web-сторінок для своїх комп’ютеризованих в інтрамережному оточенні робочих місць.

5. Врешті додамо, що інтранет-вузли легко налаштувати для задоволення потреб своєї організації та користувачів з різним рівнем підготовки та досвіду в застосуванні комп’ютерних систем.

6. Відкрита архітектура комп’ютерних інформаційних систем на основі інтрамережних рішень є гнучкою для безперешкодного розширення як щодо інформаційного наповнення, так і масштабування мережної структури у разі розширення підприємства.

7. Значна економія досягається завдяки прогресивності інтрамережних рішень при швидкому опублікуванні інформації та отриманні щораз актуалізованих електронних документів. Адже доступ до корпоративної інформації є практично негайним і дуже зручним.

8. Web-документи мають прості навігаційні засоби пошуку і переміщення від одного об’єкта до іншого.

9. Наявність засобів встановлення зворотного зв’язку та інтерактивність взаємодії для інтрамережних рішень зменшують запізнення в прийнятті внутрішньокорпоративних рішень.

10. Поновлення змісту Web-сторінок здійснюється так само швидко, як і введення інформації в комп’ютерне середовище.

Деталізація переваг інтрамережних рішень дозволила нам перейти ще до однієї перспективної різновидності інтранет-застосувань, яка отримала назву Technology Support Network.Згідно з дослідженнями професора із США Мілана Зелені сучасні технології не можуть ефективно функціонувати без якісних мережних рішень. Мілан Зелені стверджує, що ядро сучасної технології повинно бути вбудоване в мережу фізичних, інформаційних і соціально-економічних зв’язків, які роблять можливим ефективне функціонування цієї технології. Новітні технології мають добрі передумови для ефективного функціонування лише завдяки побудові середовища Technology Support Network. Що являє собою ця мережа підтримки технологій? Що міститься в такій інтегрованій структурі мережних рішень? Ця мережа складається із таких потоків як матеріали, інформація, енергія, практичний досвід фахівців, закони, правила поведінки, які надходять в цю мережу, циркулюють в ній, виходять з неї, щоб забезпечити належне функціонування технологічного ядра і досягнути поставлених цілей. Усі необхідні потоки породжують, підтримують і споживають спеціалісти, які беруть участь в підтримці і повсякденному використанні цієї технології. Кожне унікальне технологічне ядро призводить до появи особливої, індивідуальної Technology Support Network і тим самим до виникнення особливого кола взаємовідносин між людьми. Кожна така технологія в мережному оточенні є формою соціальних взаємовідносин, породжуваних відповідним середовищем. Така технологія є єдністю апаратних, програмних інтелектуальних засобів, що перебувають у взаємодії, вбудованих органічно в мережу відносин та взаємодій для їх підтримки.

Без перебільшення є підстави стверджувати, що здійснення таких Technology Support Network є ефективним завдяки функціональним можливостям інтранет. Об’єднуючи окремі мережі підтримки технологій із застосуванням мережної інфраструктури Internet, будуємо гіпермережі.

Цікаве спостереження, зроблене професором Міланом Зелені щодо того стану, коли знання, закумульовані фахівцями, починають перевершувати капітал, працю і сировину, як чинника переважаючого економічного ресурсу. Така зміна важеля відразу відбивається на технологіях. Зрозуміло, що знання не є річ, яку ми можемо зберігати в суперкнизі чи якомусь суперінтелекті, чи суперсховищі. Груповий інтелект колективу фахівців навколо технологічного ядра сформував завдяки мережній архітектурі якісно і точно скоординовану взаємодію людей, при якій централізована ієрархія є анахронізмом. Лише розподілене мережне середовище на основі інтранет-рішень здатне доступними засобами здійснювати таку скоординовану взаємодію об’єднаних довір’ям і глибокими знаннями та фаховими навиками команди спеціалістів.

Зосередимо увагу також на інтенсивному поширенні нових організаційнихструктур: мережних корпорацій, підприємств з розширеними комунікаціями середнього рівня та мережні утворення малих підприємств (Small Business Networks). Ці три рівні виробничих структур в теперішній час мають шанс домогтися вагомих успіхів лише при впровадженні інтранет як основи для забезпечення ефективної взаємодії усіх ланок і процесів. їх можна ще означити як колективні мережі взаємно гарантованої переваги нового рівня співробітництва та координації. Річ у тім, що сучасна тенденція розвитку нових мережних рішень засобами інтранет добре надається для високоякісного процесу інтегрування синхронних і асинхронних комунікацій. Особливо інтенсивним є процес утворення Small Business Network, бо ці структури є більш гнучкими і ближче розташовані до клієнтів, легко адаптуються у разі зміни зовнішніх умов, вони мобільні, здатні без запізнення реагувати на потреби сьогоднішнього дня і враховувати бажання окремих клієнтів. Такі мережні інтраутворення мають високу конкурентоспроможність. Мінімальними є витрати в Small Business Network на управлінський персонал, оскільки організаційна структура є горизонтальною з високоефективною інтрамережною підтримкою комунікацій. Зауважимо, що в традиційних ієрархічних структурах управління самопідтримка практично неможлива, а передавання повноважень управління і координації в чиїсь руки є неминучим. 1 хоч ієрархія управління дозволяє будувати життєздатні системи, але вони самі себе підтримувати не здатні. На це здатні інтрамережні втілення Small Business Network, що засвідчила більш як п’ятирічна практика їх застосування.

Важливим для удосконалення виробничих процесів і рівня бізнес-освіти працівників є здійснення навчальних функцій для здобуття нових знань та вмінь при впровадженні нових технологічних процесів. Інтранет-комп’ютерні інформаційні системи дозволяють органічно поєднати навчальні процедури в структурі Web-документів із виробничою документацією. Розташування електронних версій навчальних матеріалів в інтранет забезпечує суттєве скорочення витрат на дорогу виробничо-технологічну та бізнес-освіту. Зручний доступ до корпоративних навчальних документів в інтранет дозволяє зменшити аудиторний час для навчання працівників підприємств і організацій. Стосовно освоєння роботи працівниками із створюваними інтранет комп’ютерними системами зауважимо, що набуття навичок роботи з корпоративними інтранет-засобами обходиться компаніям значно дешевше, ніж опанування роботи з іншими інформаційними системами. Можемо порівняти, наприклад, час та витрати на вивчення і опанування працівниками роботи в такому інформаційному середовищі як Lotus Notes і Domino. Ця дуже потужна комп’ютерна система, що знайшла поширення в цілому світі для автоматизації інформаційних і комунікаційних задач в корпоративних застосуваннях (сьогодні понад 40 мільйонів комп’ютеризованих робочих місць у цілому світі забезпечується програмними засобами Lotus Notes і Domino). Для роботи з цією системою необхідно вивчити різноманітні програмні інструменти, в тім числі застосування інтелектуальних програмних агентів для активізації робочих процесів в корпоративному середовищі групового управління. Від користувачів вимагається якісне володіння навиками роботи з клієнтськими програмами, щоб забезпечити ефективне використання функціональних можливостей цієї дуже потужної і дорогої програмної системи. Натомість програмне забезпечення інтранет є надзвичайно простим і загальнодоступним. Багато працівників ознайомлені із функціонуванням і навиками роботи з таким дружнім, інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом браузерної програми та мають досвід роботи в Internet. Наведемо підсумки впровадження в дію потужної інтранет-комп’ютерної системи у великій американській компанії US West Communications, які висловив головний адміністратор Dave Lambe: "Найбільш хвилюючим аспектом впровадження інтранет стало те, що він був розроблений менш ніж за три місяці і з відносною простотою розповсюджений для використання 6 тисячами працівників. Час навчання був скорочений до 5 хвилин на тренування. Я ніколи не бачив, щоб така масштабна система була побудована і впроваджена настільки швидко. Це доводить потужність використання цієї технології для бізнес-ужитків". Корпорація АТіТ завдяки організації доступу до корпоративних документів в інтранет скоротила вдвічі аудиторний час для навчання своїх 4500 представників служби роботи із споживачами.

У результаті впровадження корпоративних інтранет-систем в організаціях та на підприємствах незалежно від величини і роду діяльності отримуємо суттєві переваги. Насамперед вкажемо на прямі переваги:

– економія робочого часу працівників;

– збільшення швидкості прийняття рішень та виконання операції інформаційно-комунікаційного типу в гіпертекстовому середовищі із зручним доступом;

– економія від багатократного використання накопичених всередині організації інформації та знань;

– зниження витрат на телефонні розмови, оскільки обмін електронними повідомленнями і внутрішня електронна пошта в умовах інтранет усувають потребу в переважній більшості телефонних розмов між співробітниками;

– якісне виконання операцій спільного використання, координації та співробітництва в дружньому інтранет середовищі;

– економія витрат для придбання ліцензій на клієнтське і серверне програмне забезпечення, оскільки в інтранет-системах переважно застосовуємо вільно поширювані програмні засоби;

– зниження вартості взаємодії й обміну інформацією із партнерами;

– обмін інформацією і знаннями всередині підприємства чи організації, що сприяє підвищенню мотивації до якісної й продуктивної праці усіма працівниками;

– зниження вартості забезпечення інформаційно-комунікаційного захисту та на супроводження інтранет-систем.

Разом з прямими перевагами застосування інтранет-систем існує багато непрямих перевагв умовах сучасних ринкових відносин. До них належать:

– сприятливі передумови для оптимізації ділових процесів всередині організацій та підприємств;

– підвищення ефективності діяльності працівників і активізація творчих здібностей фахівців;

– зростання прозорості роботи усіх підрозділів і позитивний вплив атмосфери довір’я;

– посилення керованості організаційними структурами за рахунок ефективної дії зворотного зв’язку з персоналом;

– розвиток саморегулювальних тенденцій самовідтворення і самоорганізації в умовах горизонтальної мережної інфраструктури;

– збільшення швидкості інформування персоналу завдяки зручним інструментам електронного публікування;

– розвиток корпоративної культури;

– полегшення адаптації і навчання нового персоналу.

Водночас з великими перевагами інтранет-засобів доцільно оцінити також і недоліки використання інтранет-рішень і ті обмеження, які слід нам враховувати. Насамперед наголосимо на можливих проблемах в забезпеченні безпеки інформації і вирішенні питання надійного захисту інтранет-комп’ютерної системи від несанкціонованого вторгнення ззовні. Політика безпеки комп’ютерної інтра-мережної системи вимагає застосування ефективних захисних екранів від зовнішнього проникнення. Такі ефективні засоби створені останнім часом. Різні варіанти втілень захисних функцій забезпечують досить доступні апаратно-програмні рішення, що разом з тим потребують додаткових затрат.

В окремих застосуваннях інтранет-систем для виконання ділових процедур у високошвидкісних рішеннях можуть виявитися менш продуктивними і швидкодіючими, ніж очікували користувачі. Така ситуація є досить реальною, бо мережна інфраструктура Intranet в багатьох регіонах України потребує перебудови.