Вибір форми обліку як основи технології і організації обліку на підприємстві.
ПЛАН
ЛЕКЦІЯ №8
Облікової політики.
Тема 3: Організаційно-технологічні аспекти
Запитання для самоперевірки.
1. Які основні принципи, що визначають форму обліку ?
2. Яким вимогам повинен відповідати розроблений підприємством робочий план рахунків ?
3. Які види архівів існують на підприємстві ?
Мета: Порядок вибору форми обліку як основи технології і організації обліку на підприємстві. Формування робочого плану рахунків та його використання в обліковій політиці.
8.1 Вибір форми обліку як основи технології і організації обліку на підприємстві.
8.2 Робочий план рахунків та його використання в обліковій політиці.
Час: 2 год.
Література: [1], [6 с.247-254], [9 с.148-153], [13 с.288-293], [16 с.45-57].
Система бухгалтерського обліку складається з таких основних частин:
Ø План рахунків;
Ø Первинних і зведених бухгалтерських документів;
Ø Бухгалтерських реєстрів, де концентрується і групується числові записи;
Ø Бухгалтерського балансу, що відображає стан господарських засобів (активів) і їх джерел, а також наявність, розміщення, склад і призначення засобів і джерел.
Практика і теорія бухгалтерського обліку виявила найбільш прогресивною системою бухгалтерського обліку – систему подвійного рахівництва, яка знаходить застосування і по сьогоднішній день в галузях народного господарства. Під формою бухгалтерського обліку розуміють організацію розрахункових записів і порядок поєднання різних видів облікових реєстрів, повноту і досконалість узагальнення у бухгалтерського обліку всіх операцій на підприємстві.
Основні принципи, які визначають форму обліку є:
1. Структура реєстрів синтетичного обліку
2. Взаємозв’язок реєстрів синтетичного і аналітичного обліку
3. Зовнішня форма реєстрів
4. Послідовність і спосіб записів
5. Кількість реєстрів
Завдання вибору найбільш прогресивних форм бухгалтерського обліку складна. Актуальність цього питання ще більш зросла у зв’язку з інтенсивним використанням на сьогоднішній день персональних електронно-обчислювальних машин і впровадженням складної системи оподаткування.
Перш ніж характеризувати застосування в Україні перспективних форм бухгалтерського обліку, розглянемо форми, яки виникли раніше і застосовуються у багатьох підприємствах.
Меморіально-ордерна форма
Меморіально-ордерна форма обліку передбачає по всіх без винятку операціях складання проводок у меморіальних ордерах на підставі первинних документів або накопичувальних відомостей.
Порядок облікової реєстрації господарських операцій за такої форми такий:
1. На підставі оформлених і перевірених документів складають меморіальні ордери.
У меморіальному ордері:
- коротко описується зміст господарської операції, або посилання на документ;
- приводиться рахункова формула, тобто шифр кореспондуючих рахунків;
- сума обороту.
2. Дані меморіальних ордерів записують у реєстраційний журнал, де здійснюється хронологічний запис усіх операцій.
Журнал призначений для забезпечення збереження меморіальних ордерів, а також для контролю за повнотою відображення операцій на синтетичних рахунках.
3. Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу.
Для кожного рахунку у Книзі відводиться окремий аркуш, у Головній книзі обороти на кожному рахунку відображаються в розрізі кореспондуючих рахунків. Сальдо не виводиться.
4. Після закінчення місяця на підставі цієї книги складають оборотну відомість за рахунками, підсумок якого звіряється з підсумком реєстраційного журналу
5. Одночасно господарські операції записують на аналітичні рахунки.
У кінці місяця на їх підставі складають оборотні відомості, підсумки яких звіряють з наведеним в оборотному балансі оборотами та сальдо за відповідним рахунком.
6. Після звірки даних записів складають баланс та інші форми звітності.
Меморіальна форма надає широкі можливості для поділу бухгалтерської праці, але вимагає багаторазового переписування даних з регістру в регістр. Аналітичні рахунки ведуть у книгах, в картках, на вільних документах. Картки або вільні аркуші реєструються.
Аналітичний облік касових операцій здійснюється тільки в касовій книзі, а матеріалів – шляхом розкладання первинних документів і картотеки або за допомогою оперативно-сальдового методу.
Переваги форми обліку:
1. Достатньо проста будова. Замість чисельних регістрів синтетичного обліку використовується один регістр синтетичного обліку – Головна книга. Вдало використовується поєднання книг і карток.
2. Наочність записів. Всі синтетичні рахунки розташовуються на одному листі, що дає можливість перевіряти правильність записів в облікових регістрах і виявляти допущені помилки.
3. В будь який момент можна одержати баланс по рахунках. Для цього достатньо підрахувати суми по підсумковій графі та коригуючих рахунках.
4. Можливість розподілу облікової роботи між спеціалістами різного рівня кваліфікації. Простота і доступність облікової політики, сувора її послідовність..
Недоліки меморіальної форми:
Ø Багаторазовість записів. Проходячи шлях від виписки та до передачі в архів господарська операція записується від 7 до 9 і більше разів до облікових регістрів. Отже це – невиправдані витрати праці облікових працівників, втрата оперативності і гнучкості обліку.
Ø Відрив синтетичного обліку від аналітичного. Для зв’язку синтетичного і аналітичного обліку застосовуються облікові відомості, які ведуться по всіх рахунках. Громіздкість записів на кінець місяця робить неможливим рознесення документів завершити в регістрах аналітичного обліку і звірки з даними синтетичного обліку до складання балансу. Помилки, що виникли після цього, виправити можна лише в наступному місяці.
Ø Тривалість облікового циклу робіт. Багаторазовість записів, відрив синтетичного обліку від аналітичного, накопичення облікової роботи за місяць призводить до збільшення обсягу облікових робіт. Після подання річного звіту річний обліковий цикл не закінчується а продовжується, поки не затверджується рознесення даних по аналітичних рахунках та їх звірка.
Ø Незручність перевірки взаємних рахунків. Перевірка рахунків, або розшифровка, з яких сум складається залишок по розрахунках, є досить складним процесом, який часто неможливо виконати. Незакінчені розрахунки по багатьох документах перекривають один одного і для їх перевірки витрачається багато часу.
Принципи побудови журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку.
Журнально-ордерна форма обліку ґрунтується на застосуванні журналів-ордерів, де збираються і систематизуються дані первинних документів, необхідних для синтетичного і аналітичного обліку.
1. Для кожного рахунку у відповідному журналі-ордері відображаються суми всіх господарських операцій, а також номери рахунків, дебет яких змінюється в результаті цієї операції.
2. Записи ведуться хронологічно, на підставі первинних документів.
Однак при великій кількості цих документів ведуться накопичувальні (допоміжні) відомості, а в кінці місяця їх підсумки переносять до журналу-ордеру відображаються господарські операції по одному або по декількох взаємопов’язаних синтетичних рахунках.
3. Підсумки журналу-ордеру переносять до Головної книги, в якій виводять кінцеві залишки по рахунках. Аналітичний облік ведеться в книгах аналітичного обліку, або в картках.
Синтетичний журнал-ордер і відомості побудовані за принципом накопичення даних у хронологічному порядку, повно і безперервно документально відображають господарські операції.
Аналітичний журнал-ордер і відомості, побудовані за принципом накопичення даних у розрізі контрагентів. Дозволяють забезпечити контроль за виконанням обов’язків.
Головна книга, як зведений обліковий регістр дозволяє отримати певну інформацію не за місяць (як журнал-ордер і відомості), а наростаючим підсумком.
Це актуально, бо бухгалтерська звітність складається наростаючим підсумком. Записи в Головній книзі здійснюють по дебету рахунків у кореспонденції з кредитованими рахунками, в той час як в журналі-ордері записи роблять по кредиту в кореспонденції з рахунками, котрі дебетуються, що забезпечує взаємний контроль показників. перевірку записів до Головної книги здійснюють шляхом підсумку сум оборотів і залишків по усіх рахунках. Суми дебетових і кредитових оборотів і залишків повинні бути рівними відповідно.
Переваги журнально-ордерної форми обліку:
1. Скорочення кількості записів, поліпшування техніки обліку. Система облікових записів проста. Необхідно складати різні проміжні регістри, що пов’язують три стадії облікового процесу: документи, регістри, звітність, внаслідок чого прискорюється обліковий процес, зменшують кількість помилок, допущені помилки легко виправляються, облік більш аналітичний і наочний.
2. Підпорядкування регістрів цілям обліку та аналізу. Полегшується одержання даних, необхідних для складання звітності. Показники звітності одержуються з даних поточного обліку без додаткових вибірок. Регістри містять дані для проведення оперативного аналізу.
3. Взаємний контроль записів в облікових регістрах. Будова регістрів цієї форми передбачає чітку систему взаємного контролю підсумкових показників, що одержувались в облікових регістрах. В них передбачається порядок розрахунку підсумків за місяць, при якому підсумки підраховувались по документах, на підставі яких здійснювались записи, жорстка рекламація журналів-ордерів і відомостей.
4. Оперативність. Дозволяє полегшити працю обліковців, знизити її трудомісткість, підвищити оперативність і достовірність даних бухгалтерського обліку.
Недоліки журнально-ордерної форми обліку:
· Непристосованість до комп’ютерної обробки даних.
· Складна побудова регістрів. Має складну побудову окремих регістрів, різну структуру журналів-ордерів, відомостей.
· Високий рівень кваліфікації обліковців. Потребує досить високого рівня підготовки облікових працівників, відокремлення дебетових оборотів по рахунках в Головній книзі від Кредитових (в журналі-ордері) ускладнені форми ряду журналу-ордеру, які раніше пристосовувалися до раніше діючої звітності.
Принципи побудови машинно-орієнтованих форм бухгалтерського обліку.
Основна тенденція сьогодні – це раціональне застосування персональних ЕОМ для автоматизації бухгалтерського обліку. Розробкою і створенням систем автоматизації бухгалтерського обліку на основі ПЕОМ займається велика кількість спеціалізованих фірм. За основними функціями програмні засоби класифікуються на:
Ø Програми, що реалізують функції фінансового обліку і фінансової звітності.
Ø Програми, що реалізують функції фінансового і управлінського обліку для малих підприємств.
Ø Програми, що реалізують, функції окремих розділів обліку і переважно облік основних засобів, облік матеріальних цінностей, облік розрахунків по праці й інші для великих і середніх підприємств.
Перші дві групи програм призначені для малих підприємств, які характеризуються невеликим обсягом робіт. Пакети 3-ї групи охоплюють всі ланки і рахунки бухгалтерського обліку. основу машинно-орієнтованих форм бухгалтерського обліку складає інформація первинних документів. Подвійний запис зберігається і в умовах обробки бухгалтерської інформації за допомогою ПЕОМ.
При машинних формах обліку технологічний процес обробки даних в бухгалтерії зводиться до кодування документів і зв’язаними з цим логічними діями, а всі інші дії виконує комп’ютер. Весь процес обробки облікової інформації можна розподілити на:
1. Створення і введення робочого кодифікатора.
2. Підготовка вхідної інформації на первинних документах.
3. Первинна (обчислювальна) обробка вхідної інформації.
4. Створення і введення нормативно-довідкової і оперативної інформації.
5. Отримання вхідної інформації (машинограм).
6. Використання машинограм при складанні бухгалтерського балансу.
Не першому етапі обробки інформації розробляють номенклатуру, що підлягає кодуванню і вибрати систему кодування. Коди – це сукупність умовно позначених всіх елементів систематизованої облікової номенклатури. Вони повинні бути єдиними і мати мінімальну кількість цифрових знаків.
Систему шифрів і кодів розробляє програміст з фахівцями і працівниками бухгалтерії.
Існує кілька систем побудови кодів:
· порядкова;
· серійна;
· порозрядна;
· система повторення;
· комбінована.
При порядковій системі кодують за ростом номерів без пропуску резерву.
Серійна система для кожної групи має однорідний номенклатурний резерв вільних номерів для їх розширення. В порозрядній системі кожній ознаці облікової номенклатури відводять певне число розрядів. При комбінованій системі код будують зразу за декількома системами. Документальне оформлення господарських операцій, перевірку первинних документів, правильність використання записів і наявність усіх реквізитів, шифрування даних в документах доручається кваліфікованим працівникам бухгалтерії.
Спочатку господарські операції кодуються, встановлюються кореспондуючі синтетичні рахунки. В Україні використовується значна кількість програм автоматизації обліку. Система “1С Бухгалтерія” – програма для WINDOWS, є універсальною бухгалтерською програмою. Основні особливості цієї програми:
1. ведення синтетичного і аналітичного обліку стосовно потреб підприємства;
2. можливість ведення кількісного багатоваріантного обліку;
3. одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів по синтетичному та аналітичному обліку;
4. повна настроювальність: можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, форм первинних документів, форм звітності;
5. можливість автоматизованого друку вихідних (первинних) документів.
Програми “1С Бухгалтерія” дозволяє вводити операції:
1.Ручне введення операцій;
2.Використання типових операцій;
3.Використання режиму “документи і розрахунки”.
Ввівши господарські операції програма формує звітність по синтетичному обліку та різні допоміжні документи, а саме:
Ø оборотно-сальдову відомість за рахунками і субрахунками, “шахматку”;
Ø аналіз рахунка за підсумками і кореспонденцію з відповідними рахунками;
Ø обороти по дебету і кредиту рахунка і відповідне сальдо, а також обороти і сальдо по рахунках за відповідний період; журнал-ордер по рахунках;
Ø зведені проводки, підсумки за кореспонденцією, аналіз рахунка за датами;звіт по журналу операцій – вибірку проводок із журналу операції за визначеними рахунками, кореспонденцією та іншими ознаками;
Ø карту рахунка і всі проводки з даним рахунком.
Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вводити необмежену кількість об’єктів аналітичного обліку (субконто) за видами продукції, матеріалами, підприємствами, співробітниками та ін. Усі документи аналітичного обліку формуються у грошовому та натуральному виразі.
Зокрема видаються такі документи:
Ø оборотно-сальдова відомість, що утримує дані про сальдо та обороти за об’єктами обліку;
Ø картка субконто, що містить усі проводки з даним об’єктом обліку;
Ø аналіз рахунка за субконто-кореспонденції з різними рахунками кожного об’єкта обліку;
Ø аналіз субконто-зведення всіх підсумків за даними субконто;
Ø обороти між субконто.
Для бухгалтерії перехід до реформування системи бухгалтерського обліку означає постійне підвищення вимог до обсягу, якості та оперативності роботи. Дедалі зростають вимоги до рівня кваліфікації. Зараз вже мало бути лише бухгалтером, необхідні знання економічної теорії, права, фінансового аналізу. Відповідно підвищуються вимоги до автоматизованих систем це:
Ø можливість надання даних для фінансового аналізу;
Ø поширення можливостей бухгалтерського діловодства й документообігу, системи зведеного обліку та фінансової звітності, яку складають підприємства різних країн світу.
Малі підприємства ведуть облік за Методичними рекомендаціями щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами. Ці рекомендації затверджено наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 р. № 422. Відповідно до Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-ІV малими (незалежно від форми власності) визнаються підприємства, у яких середньооблікова чисельність працюючих за звітний (фінансовий) рік не перевищує 50 осіб, а обсяг валового доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) за цей період не перевищує суми, еквівалентної €500 000 за середньорічним курсом НБУ щодо гривні.
Узагальнення інформації про господарські операції малі підприємства можуть здійснювати за простою і спрощеною формою бухгалтерського обліку.
Проста форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами з незначним документооборотом (кількістю господарських операцій), які здійснюють діяльність по виконанню не матеріаломістких робіт і послуг.
Ця форма обліку передбачає використання Журналу обліку господарських операцій, який ведеться щомісяця.
У Журналі записи здійснюються на підставі
1. первинних документів та зведених облікових документів,
2. відомостей нарахування заробітної плати й амортизації тощо з відображенням суми операцій на рахунках бухгалтерського обліку.
Дані рядка «Сальдо на кінець місяця» з Журналу обліку господарських операцій за попередній місяць переносяться у рядок «Сальдо на початок місяця» Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку.
У графі 3 «Зміст операції» у хронологічній послідовності позиційним способом відображаються господарські операції звітного місяця із зазначенням суми операції у графі 4 та одночасно у графах «Дебет» і «Кредит» двох рахунків бухгалтерського обліку відповідних видів активів, власного капіталу, зобов’язань, доходів і витрат.
Підсумкові дані у Журналі визначають підрахунком суми оборотів за дебетом і за кредитом усіх рахунків бухгалтерського обліку і виведенням сальдо на кінець місяця (графи 5-46).
Суми дебетових і кредитових оборотів за місяць мають бути однаковими й дорівнювати сумі з графи 4 «Сума господарської операції» у рядку «Усього оборотів за місяць».
Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці, з дебіторами і кредиторами малі підприємства застосовують відомість 3-м, підсумкові дані якої заносяться до Журналу обліку господарських операцій.
Журнал є підставою для складання балансу та звіту про фінансові результати.
Спрощена форма бухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарські операції у певних регістрах обліку майна.
Передбачено використання таких регістрів:
• відомість 1-м, для обліку грошових коштів та їх еквівалентів, грошових документів (рахунки 30 і 31);
• відомість 2-м, для обліку запасів (рахунки 20 і 26);
• відомість 3-м, для обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами, за податками і платежами, довгострокових зобов’язань, доходів майбутніх періодів, з оплати праці (рахунки 37,55, 64, 68, 69, 66);
• відомість 4-м, для обліку необоротних активів та амортизації, капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів (рахунки 10,13,14,15,18,35);
• відомість 5-м, для обліку витрат, доходів і фінансових результатів, власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів (рахунки 23,39, 40,44,47, 70, 79,84, 85);
• оборотно-сальдова відомість.
У цих формах зазначено рахунки відповідно до спрощеного Плану рахунків.
Підсумкові записи з відомостей переносяться до Оборотно-сальдової відомості, яка використовується для узагальнення даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахунком бухгалтерського обліку. Оборотно-сальдова відомість складається щомісяця й використовується для записів даних за дебетом і кредитом кожного рахунка окремо. Вона заповнюється перенесенням кредитових оборотів із регістрів бухгалтерського обліку у дебет відповідних рахунків. Дебетові обороти
Оборотно-сальдової відомості за кожним рахунком бухгалтерського обліку повинні дорівнювати дебетовому обороту за відповідним рахункам бухгалтерського обліку у відомості.
Загальна сума дебетових оборотів Оборотно-сальдової відомості має дорівнювати загальній сумі кредитових оборотів оборотно-сальдової відомості. Методичними рекомендаціями № 422 можуть користуватися селянські (фермерські) господарства. Збільшення обсягу економічної інформації, зростання вимог до обліку, розвиток інформаційних технологій потребує вдосконалення методологічних засад бухгалтерського обліку. Поліпшенню якості економічної інформації та управління сприяє використання засобів обчислювальної техніки для обліку, аналізу господарської діяльності і планування.