Умови та строки зберігання облікових даних.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву під відповідальність конкретної особи.

- Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку.

- Крім того, з часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів, а також видачі, на підставі первинних документів, довідок окремим особам.

Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечене не лише збереження документів, а і можливість швидкого пошуку необхідних.

Розрізняють поточні й постійні архіви.

- Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки обліковці вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за його зберігання.

- Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року.

Для належного та впорядкованого зберігання документи, що пройшли обробку, комплектують у розрізі облікових регістрів у хронологічному порядку, нумерують і переплітають.

Формування справ, підготовка їх номенклатури, розробка схем класифікації документів здійснюються з урахуванням Переліку документальних матеріалів і строків їх зберігання на підприємствах, в установах, який затверджено Держкомархівом.

Перед передачею до архіву первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру, комплектують в хронологічному порядку з оформленням довідки для архіву, де зазначається:

—найменування облікового регістру, до якого відносяться такі первинні документи;

—період, до якого відносяться скомплектовані документи;

— перелік скомплектованих первинних документів;

— дата комплектації і передачі документів до архіву;

— підпис відповідальної особи.

Порядок поточного зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку призначений забезпечити швидкість і зручність пошуку необхідного документу. Поточний архів заснований на чіткій класифікації документів і системному формуванні їх в справи.

Загальні принципи формування справ бухгалтерського архіву наступні:

1) Первинні документи, як правило, зберігаються окремо від регістрів бухгалтерського обліку;

2) Кожна партія первинних документів за поточний місяць, яка відноситься до певного регістру бухгалтерського обліку, комплектується окремо в хронологічному порядку і супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначається місяць і рік, шифр синтетичного обліку, номери документів (з № по № включно) і кількість листків;

3) Касові документ, авансові звіти, виписки банків з доданими документами інші документи (наприклад, рахунки-фактури) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і по закінченні поточного місяця переплетені;

4) Кожна справа повинна мати заголовок, який повинен бути коротким і точним, при його складанні необхідно враховувати строки зберігання документів.

Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури.

Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним:

—організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів;

—внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази тощо);

—первинні документи;

—облікові регістри;

—планова і звітна документація;

—листування.

Розміщення справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи.

Індекс справи містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку справи. Сформована номенклатура справ затверджується керівником підприємства.

Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів, балансів, податкової звітності та іншої документації на підприємстві визначаються відповідно до "Переліку типових документів, які створюються в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств", затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 № 41 (далі — Перелік № 41).

Для більшості видів бухгалтерської документації термін зберігання визначений у три роки за умови завершення перевірок ДПАУ. Однак при визначенні термінів зберігання кожного конкретного виду документації необхідно керуватися Переліком № 41.

Крім цього потрібно звернути увагу на примітки, наведені в Переліку №41, які коментують й уточнюють терміни зберігання документів. Наприклад, примітка "На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях" уточнює місце зберігання документів, тобто вказує, що документи в архів не передаються, а зберігаються на підприємстві. Примітки "

По закінченні терміну дії договору", "Після затвердження", "Після заміни на нові" тощо вказують, що відлік терміну зберігання таких документів здійснюється, починаючи з дати здійснення певної дії (події).

Для деяких документів (наприклад, для договорів про прийом на роботу, особових рахунків робітників та службовців тощо) термін зберігання встановлений з урахуванням віку особи, на яку ці документи були заведені.

У Переліку № 41 цей термін зберігання встановлений в 75 років — "В". Отже, тривалість зберігання справи після її закриття (закінчення) діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років — "В", де "В" — вік особи на момент закриття справи.

Примітка "Поки не мине необхідність" означає, що документація має тривале практичне значення.

Термін її зберігання визначається самими організаціями. В такому випадку розрахунок термінів зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Наприклад, розрахунок терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2006 році, починається з 01.01.2007 р.

Терміни зберігання документів у Переліку № 41 диференційовані за двома групами організацій.

До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, які мають наукову та історико-культурну цінність і підлягають включенню до складу Національного архівного фонду. Терміни зберігання документів для таких організацій зазначені в графі З Переліку № 41.

Друга група включає організації, безпосередньо від яких документи до складу Національного архівного фонду не надходять. Терміни зберігання документів цих організацій зазначені в графі 4 Переліку №41.

При цьому слід зазначити, що терміни зберігання документів, визначені в Переліку № 41, є мінімальними і їх не можна скорочувати. Збільшення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених Переліком № 41, допускається у випадках, якщо ця потреба викликана специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Недотримання строків зберігання бухгалтерських документів є порушенням установленого порядку ведення бухгалтерського обліку, і відповідальність за таке порушення настає відповідно до ст. 164² Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-Х, де зазначено, що відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку тягне за собою накладення штрафу від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, зазначених у частині першій цієї статті, тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії із архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за дозволом головного бухгалтера.

1. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.

2. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

3. Якщо вилучаються неупорядковані томи документів (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть упорядкувати ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

4. Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства. У разі повернення зазначеними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені та в яких знаходяться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебувають підприємство, установа, а також державній податковій інспекції у 10-денний термін.

Відповідно до пп. 4.5.4 "Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій", затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.01 № 16 (далі — Правила № 16), у випадку встановлення фактів нестачі документів і справ, повинен здійснитися їхній розшук.

У випадку негативного результату розшуку керівник підприємства затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 6 до Правил № 16), призначає службове розслідування та видає наказ про залучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.

Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний, то вони залишаються в розшуку, і при цьому на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 29 до Правил № 16).

І так доти, поки не буде документального підтвердження про їхню відсутність або непоправне ушкодження.

У випадку, якщо на підприємстві трапилася пожежа або повінь, то відповідно до пп. 8.8.10 на підприємстві зобов’язані скласти акти про непоправні ушкодження справи на кожну ушкоджену справу.

Після чого такі документи (те, що від них залишилося) підлягають знищенню.

Знищення документів здійснюється за актами, які повинні бути погоджені з перевірочною експертною комісією відповідної архівної установи.

Схвалені експертною комісією підприємства акти затверджуються керівником підприємства та членами перевірочної експертної комісії відповідної установи державної архівної служби.

І тільки після цього організація має право знищувати справи, включені в акти.

Ті бухгалтерські документи, термін зберігання яких закінчився та за якими державна податкова державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів, підлягають знищенню.

Для знищення документів, створюється експертна комісія, до складу якої входять як працівники підприємства, так і працівники Держархіву:

- голова — заступник керівника,

- секретар — керівник архівного підрозділу або відділу кадрів,

- члени комісії — провідні спеціалісти підприємства.

Свої засідання комісія провадить не менше одного разу на рік.

Рішення комісії вважається правомірним, якщо на її засіданні були присутні не менш як дві третини її складу і за таке рішення проголосувала більшість її членів, присутніх на засіданні.

Комісія є дорадчим органом, її рішення обов’язкові для виконання всіма структурними підрозділами підприємства після затвердження керівником підприємства.

1. Комісія затверджує опис справ, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архіву, номенклатури справ поточного діловодства, акти про вилучення документів, не віднесених до Національного архіву.

2. Після завершення експертизи цінності документів складають описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

3. Усі ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства. Утилізація документів проводиться шляхом їх спалювання або передачі до пункту вторинної сировини з обов’язковим отриманням приймально-передавальної накладної із зазначенням кількості справ, ваги та з печаткою такого підприємства. В архівній книзі зазначають, які справи вилучені з архіву. Після цього складається опис таких документів і акт про вилучання для знищення.

Акти на вилучення з архіву справ з документами зберігаються у головного бухгалтера підприємства.

При реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству (правонаступнику) останнє приймає за актом всі незавершені діловодством справи підприємства, що реорганізується, та його архів.

При ліквідації підприємства, що не має правонаступника, документи повинні бути прийняті архівним підрозділом при органі місцевої адміністрації.

Якщо йдеться про документи діючого підприємства, то за методичною допомогою з систематизації документів, проведення експертизи їх цінності і підготовки до знищення краще звернутись до місцевої державної архівної установи.

Відповідальність за знищення документів з порушенням вимог чинного законодавства передбачена ст. 193 Кримінального кодексу України (позбавлення волі строком від одного до трьох років, або виправні роботи на той же строк, або штраф до сорока мінімальних розмірів заробітної плати).