Інші форми колективних обговорень

Особливості проведення ділової бесіди

Ділова бесіда — це розмова двох чи більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих організаційних проблем.

Бесіда — чи не найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромтів треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом.

За різними ознаками можливо виділити такі різновиди бесід:

за метою спілкування та змістом:

- Ритуальні бесідивимагають дотримання певного мовленнєвого етикету і характерні для різних обрядів.

- Глибинно-особистісні бесідивикористовуються для спілкування між близькими людьми.

- У ділових бесідахобговорюються конкретні справи.

Можливо визначити наступну класифікацію ділових бесід:

За характером бесіди можуть бути:

- Офіційними

- неофіційними;

За спрямованістю бесіди можуть бути:

- цільовими (що переслідують конкретні цілі)

- вільними (наприклад, ознайомлювальними)

- регламентованими (що відбуваються за визначеними правилами та у запропонованій послідовності — анкетування)

- нерегламентованими, безсистемними (дружня розмова).

За професійною спрямованістю розрізняють бесіди управлінські, педа-гогічні, правові, медичні тощо.

За кількістю учасників бесіди поділяються на:

- індивідуальні

- групові.

Різні форми спільного обговорення проблем відіграють важливу роль у діловому житті людей. Завдяки їм людина проявляє активність у їх розв’язанні, впливає на прийняття та реалізацію рішень.

В організаційних комунікаціях найбільш поширеними є наступні форми колективного обговорення проблем: наради; збори; переговори; дискусії; диспути; полеміка; «мозковий штурм»..

Наради — один із найефективніших способів обговорення важливих питань і прийняття рішень в усіх сферах виробничого, громадського й політичного життя, що дає змогу спільно аналізувати важливі питання й висловлювати свої думки та пропозиції, приймати найоптимальніші рішення. Крім того, на нараді керівництво може поінформувати працівників про свої плани. Проблема, яка виноситься для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: виробничий, дисциплінарний, організаційний тощо. На нараді виявляються погляди зацікавлених сторін на проблему.

Проблемні наради проводять у невеликому колі спеціалістів або компетентних осіб для того, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення обговорюваних питань. Схема вирішення таких питань містить доповідь, запитання до доповіді, обговорення доповіді, вироблення загального рішення, прийняття голосуванням присутніх.

Інструктивні наради організовують безпосередньо управлінці з метою доведення до працівників загального завдання, передачі розпоряджень, необхідних відомостей по управлінській вертикалі чи горизонталі, залежно від фахового рівня виконавців.

Оперативні наради скликають для отримання інформацій про поточний стан справ за схемою вертикального розпорядку інформації.

Порядок денний наради — це письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам наради і, що включає в себе наступну інформацію: тема наради; мета наради; перелік обговорюваних питань; час початку і закінчення наради; місце, де воно буде проходити; прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань; час, відведений на кожне питання; місця і час, де можна ознайомитися з матеріалом по кожному питанню. Найбільш оптимальним є час завчасне планування нарад наперед визначеним розпорядком, встановленим в організації (відділі). Позапланові наради вибивають з ритму, знижують культуру ділового спілкування.

Переговори — це форма колективного обговорення, що проводиться для вирішення питань про спільну діяльність, про зміни форм цієї діяльності чи для того, щоб припинити співробітництво, коли умови чи підходи однієї з сторін не задовольняють іншу з тих чи інших причин.

Проводяться ділові переговори, як правило, у службових приміщеннях їх учасників (у своїй фірмі чи у партнера), хоча можливе їх проведення на нейтральній території чи, завдяки розвитку засобів комунікації, дистанційно. Ініціатор зустрічі пропонує (але не нав’язує) свій варіант, однак останнє слово про місце проведення залишається за запрошеною стороною .Порядок денний пропонують для узгодження в найзагальнішому вигляді. Рівень представництва повинен бути приблизно однаковим.

Позитивні результати переговорів варто розглядати як природне їхнє завершення, тому на закінчення необхідно зупинятися на змісті договору, в якому знайшли відображення усі інтереси партнерів. Переговори вважаються завершеними, якщо їхні результати були ретельно проаналізовані, на основі чого зроблені відповідні висновки.