Оцінювання ходу виконання проекту

Одним із найважливіших елементів контрольного циклу є аналіз перебігу виконання проекту. Раніше найпоширенішим був аналіз відхилень, який проводився за формулою:

ΔП = П_ф – П_п , ( 6.1)

де ΔП - відхилення показника;

П_ф - фактичний рівень показника;

П_п - запланований рівень показника.

Найчастіше визначались відхилення:

· фактичної дати початку від запланованої;

· фактичної дати кінця від запланованої;

· фактичної тривалості виконання від запланованої;

· фактичних витрат від запланованих;

· фактичної трудомісткості від запланованої;

· фактичних затрат підрозділу від запланованих;

· фактичного відсотка завершення від запланованого.

Але визначення відхилень не дає інформації про те, чи є затрати на виконаний обсяг вищими або нижчими від запланованих; якими будуть кінцеві витрати на проект; як іде виконання робіт стосовно планового графіка; яким буде ймовірний час завершення проекту.

Порівнянням цих показників за наведеною методикою визначають відсоток виконання, проте дуже часто ці оцінки є нереалістичними і ненадійними.

Підсумовуючи, можна виокремити такі недоліки цього методу:

· аналізує минуле і не спрямований у майбутнє;

· не визначає рівня виконання чітко і просто;

· недостатньо гнучкий і чутливий, аби визначити проблему на ранній стадії;

· неефективно використовує усі наявні дані;

· визначення відсотка виконання має високий ступінь суб’єк­тивності й ненадійності;

· не визначає тренди;

· не інтегрує календарне планування і плани витрат, тому змішуються ефекти відхилень у часі й витратах та їх взаємодія;

· не структурований і не персоніфікований, аби сприяти індивідуальній звітності й відповідальності.

Щоб запобігти цим недолікам, у сучасному управлінні проектами широко застосовують метод скоригованого бюджету (earned value), який базується на обчисленні планового, скоригованого і фактичного бюджетів виконання проекту. Алгоритм використання даного методу є наступним.

1) Визначається скоригований бюджет. Скоригований бюджет - це планові витрати, що їх обчислено на фактично виконаний на певну дату обсяг робіт.

= * (6.2)

= * (6.3)

де - плановий бюджет на певну дату;

- плановий бюджет на весь проект (або роботу);

- запланований обсяг робіт на певну дату, %;

- фактичний бюджет на певну дату (береться зі звіту);

- скоригований бюджет на певну дату;

- фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату, % (береться зі звіту).

2) Оцінка ходу виконання бюджету.Оцінюємо хід виконання проекту стосовно бюджету за допомогою коефіцієнта по витратах K_в:

K_в = / (6.4)

3) Розрахунок прогнозної вартості проекту. Знаходимо прогнозну вартість усього проекту:

С^прогн. = / K_в (6.5)

де - прогнозна оцінка вартості усього проекту.

4) Оцінка виконання проекту за термінами. Даємо оцінку своєчасності виконання проекту. Вона дається за відповідним коефіцієнтом K_t:

К_t = / (6.6)

5) Обчислюємо відставання або випередження у проект­них термінах. Ці параметри розраховується за формулою:

= Т_в / К_t (6.7)

де Т^прогн - прогнозні терміни виконання проекту;

Т_в – термін виконання проекту.

Крім аналітичного, ці дані можна використати для графічного аналізу проекту за допомогою так званих S-подібних кривих (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Визначення показників виконання проекту
за допомогою S-подібних кривих

Як бачимо з графіка, якщо тенденції, що спостерігаються після завершення першого тижня проектних робіт, матимуть місце, то бюджет за проектом буде перевищено на 513 грн., а терміни збільшаться майже на тиждень.