Характеристика та планування ресурсів проекту

Бюджетування проекту

Планування витрат в часі та підходи щодо скорочення тривалості проекту

Побудова ресурсних гістограм

Характеристика та планування ресурсів проекту

Планування витрат на проект - найважливіша складова успіш­ної його реалізації. Усі учасники проекту - постачальники, банки, підрядники - повинні враховувати вартісні показники проекту при плануванні власної діяльності. Планування витрат є першим кроком на шляху планування вартості проекту:

планування ресурсів - які ресурси й у якій кількості необхідні для виконання робіт проекту;

оцінка вартості - визначається вартість задіяних ресурсів;

бюджетування - визначення вартості кожної окремої роботи.

Ресурси проекту - те, що необхідно для виконання операцій проекту.

Для визначення повної вартості проекту слід врахувати всі задіяні в ньому ресурси:

1) трудові ресурси;

2) машини, обладнання;

3) матеріали;

4) грошові засоби;

5) енергетичні ресурси;

6) інформаційні ресурси;

7) обчислювальну та оргтехніку;

8) виробничі площі;

9) знання та фонди.

Ресурси можуть бути:

поновлюваними (типу «потужності») - це люди, матеріали й ме­ханізми, які після виконання операції можуть бути використані зно­ву. Вони відновлюються, не нагромаджуються і не накопичуються. Якщо ці ресурси не використовуються, то їх функціональна здатність в даний проміжок часу не може бути компенсована в майбутньому, не може бути нагромаджена.

непоновлюваними (типу «енергія») - це матеріали й устатку­вання, які на операціях витрачаються. Такі ресурси не відтворю­вані, накопичувальні, складовані, які витрачаються повністю, не допускаючи повторного використання. Якщо такі ресурси виявля­ються невикористаними в даний відрізок часу, вони можуть бути використані надалі. Потреба проекту в непоновлюваному ресурсі описується:

- функцією інтенсивності витрат, що показує швидкість спожи­вання ресурсу залежно від фази роботи;

- функцією витрат, що показує сумарний накопичений обсяг необхідного ресурсу залежно від фази.

Часто для зручності поновлювані ресурси називають просто ре­сурсами, а непоновлювані, ті, що витрачаються, - матеріалами.

Планування ресурсів включає визначення необхідних ре­сурсів та їх кількості для успішного завершення проекту.

Дуже важливим для менеджера у цій сфері є оцінка і складання плану потреб у pecypcax, термінів їх отримання й забезпечення повного та ефективного використання. Він має вирішити проблему виконання робіт за проектом з необхідним рівнем якості, витрачаючи мінімально можливі час, ресурси і кошти.

Одне із важливих питань - як пов’язати календарне планування робіт із плануванням потреб у ресурсах. Як правило, основна проблема полягає у відповідності наявної і необхідної робочої сили, оскільки інші види ресурсів легше забезпечити на необхідному рівні. Ідеальна ситуація - коли потреби в ресурсах збігаються з їх наявністю. На жаль, в управлінні проектами це трапляється дуже рідко, тому потрібно шукати компроміс.

Якщо потреба в ресурсах перевищує можливості, існують три шляхи її вирішення:

· відкласти (затримати) роботу в межах запасу часу;

· скоригувати терміни їх виконання відповідно до обмежених ресурсів (тобто якщо ресурси лімітовані, заздалегідь обмежені, то треба змінити календарний план);

· скоригувати інтенсивність використання ресурсів у межах встановленого часу (якщо дати змінити не можна, то збільшуємо, наприклад, тривалість робочого дня).

Певні особливості має процес планування людських ресурсів. Оцінка обсягу необхідних ресурсів безпосередньо залежить від обсягу робіт, який треба виразити у трудомісткості. Число працюючих визначається за формулою:

, (5.1)

де Т - трудомісткість роботи;

Ф кор - корисний фонд часу одного працівника.

Далі необхідно зіставити цю чисельність із запланованою тривалістю роботи.

Якщо час і сукупні витрати вже визначено, то завдання полягає в тому, щоб узгодити ресурси з цими обмеженнями. При цьому потрібно брати до уваги такі чинники:

а) обмеженість простору лімітуватиме чисельність людей, які працюють у даному приміщенні;

б) обмежений доступ до об’єкта веде до необхідності узгодити відповідні потреби в матеріалах та устаткуванні (спорудження будинку на схилі гори);

в) обмежена кількість комп’ютерів і машин;

г) вимоги безпеки праці, що не дозволяють позаурочні роботи;

д) продуктивність часто безпосередньо залежить від ефективності керівництва.

Визначення сукупної потреби в людських ресурсах визначається за допомогою таблиці по кожному виду професії (табл.5.1).

Таблиця 5.1

Визначення потреби у людських ресурсах

Якщо на одну роботу треба більше ніж один вид ресурсу, то кожний вид ресурсу показують окремим рядком і визначають сумарну потребу окремо по кожному виду ресурсу.