Тема 7. Контроль виконання проекту

Документирование плана проекта

Результаты стадии планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения.

План проекта может включать в себя следующие основные разделы:

» Краткий обзор проекта;

» Введение;

» Цели и ожидаемые результаты проекта;

» Стратегия;

» Объем работ;

» Организационные связи;

» Ссылки на внешние документы;

» Структура проекта;

» Роли и ответственности;

» Процесс управления проектом;

» Обзоры и утверждения;

» Комплекс работ;

» Работы проекта, оценка объема работ и квалификации;

» Внешние задачи;

» Возможные изменения;

» График работ;

» График работ по этапам;

» Список вех;

» Ресурсное обеспечение;

» Персонал;

» Оборудование;

» Средства;

» Прочее;

» Финансирование;

» История финансирования подобных проектов;

» Бюджет;

» План затрат;

» Фонды;

» Предположения;

» Ограничения, риски и неопределенности проекта;

» Зависимости от внешних проектов/событий;

» Риски и неопределенности;

» Процесс решения проблем.

Информация, содержащаяся в плане проекта, должна быть представлена в форме, удобной для рассмотрения руководством организации исполнителя. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, должны быть, по возможности, решены до утверждения плана.

Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, критические вехи и ключевые риски проекта, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.

Система контроля – это логическая структура формальных и неформальных процедур для анализа и оценки хода выполнения проекта и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами на протяжении всего периода реализации.

Предмет контроля: факты и действия, проверка выполнения конкретных решений, уяснение причин отклонений, оценка ситуации, прогнозирование последствий.

Объекты контроля: время, стоимость, качество, изменения, которые возникают в ходе выполнения проекта.

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимы:

» тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;

» точная оценка времени, ресурсов и затрат;

» учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;

» периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;

» многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Система управления проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Например, если происходит задержка окончания отдельных работ, то, например, ускорить их выполнение можно за счет перераспределения трудовых ресурсов и оборудования. Если же задерживается поставка проектной документации, увеличиваются затраты на материалы и оборудование, субподрядчики срывают директивные сроки, то необходимо пересмотреть план проекта. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром параметров работ, а может потребовать разработки совершенно новой сетевой модели, начиная с текущего состояния и до момента окончания проекта.

Принципы построения эффективной системы контроля применяются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимой для достижения непосредственной обратной связи. Посредством этой связи фактическое использование ресурсов может сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля.

Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.__

Основные виды контроля:

Предварительные контроль – осуществляется до фактического начала выполнения работ и направлен на соблюдение определенных правил и процедур (как правило ресурсное обеспечение проекта).

Текущий контроль – осуществляется при реализации проекта и включает: контроль времени, достижение промежуточных целей проекта, выполнение заданных объемов работ, контроль бюджета, контроль ресурсов, контроль качества. Основная цель – оперативное регулирование хода реализации проекта.

Заключительный контроль – проводится на стадии завершения проекта с целью интегральной оценки реализации проекта. Основная цель – обобщение полученного опыта и оценка достигнутого результата.