Тема 4. Загальні підходи до планування і контролю проектів
1. Основные понятия и процессы планирования.
2. Уровни планирования проекта.
3. Сетевое и календарное планирование проектов.
1. Основные понятия и процессы планирования.
Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, применении методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их выполнения, согласовании действий организаций—участников проекта.
Деятельность по разработке планов охватывает все этапы создания и исполнения проекта. Она начинается с участия руководителя проекта (проект-менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений по проекту, а также при разработке его деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта.
На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций.
Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством. В хорошо организованном проекте за выполнение каждой цели должен нести ответственность конкретный орган управления: руководитель проекта за все цели (миссию проекта), ответственные исполнители за частные цели и т. д. То есть дерево целей проекта должно совпадать со структурой подразделения организации, отвечающей за реализацию проекта. Для этого разрабатывается так
называемая матрица ответственности, которая определяет функциональные обязанности исполнителей по проекту, конкретизирует набор работ, за реализацию которых они отвечают персонально.
Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы и т. д.
Процесс планирования проходит 4 этапа:
1. Разработка общих целей проекта.
2. Определение конкретных целей на данный период с дальнейшей их детализацией.
3. Определение путей и способов достижения целей, увязка ресурсов и исполнителей.
4. Контроль за процессом достижения поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими.
В процессе планирования необходимо ответить на следующие вопросы:
1. Что нужно сделать и для чего?
2. Когда это будет сделано и кто это будет делать?
3. Где это будет сделано и что для этого необходимо?
Решение этих вопросов является функцией планирования, которая является основой для принятия решений по проекту.
Процесс планирования проектов - это процесс, предусматривающий определение целей и параметров взаимодействия между работами и участниками проекта, распределение ресурсов проекта, выбор и принятие организационных, экономических, технологический решений для достижения поставленных целей проекта.
Процессы планирования
Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяется полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания (замысла) проекта.
Эти процессы могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты плана могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов.
Основные процессы планирования могут повторяться несколько , как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К основным процессам относят:
❖ планирование содержания проекта и его документирование;
❖ описание содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы;
❖ составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
❖ определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;
❖ расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
❖ оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;
❖ расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительностей работ и требований к ресурсам;
❖ планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение, в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов;
❖ составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;
❖ создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.
Вспомогательные процессы выполняются по мере необходимости. К ним относят:
❖ планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
❖ организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
❖ подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
❖ планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;
❖ идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта, документирование рисков;
❖ планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
❖ планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.
2. Уровни планирования проекта.
В методологии управления проектами выделяют следующие виды планов:
· концептуальный план;
· стратегический план реализации проекта;
· тактические (детальные, оперативные) планы.
Концептуальное планирование,результатом которого является концептуальный план, представляет собой процесс разработки основной документации по проекту, технических требований, оценок, укрупненных календарных планов, процедур контроля и управления. Концептуальное планирование проводится в начальный период жизненного цикла проекта.
Стратегическое планированиепредставляет собой процесс разработки стратегических, укрупненных, долгосрочных планов.
Детальное (оперативное, тактическое) планированиесвязано с разработкой тактических, детальных планов (графиков) для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей.
Уровни (агрегирования) планадолжны соответствовать уровням управления. Чем выше уровень, тем более агрегированная, обобщенная информация используется для управления. Для каждого из уровней есть свое представление входных данных, которыми обычно являются:
· договорные требования и обязательства;
· описание доступных ресурсов и ограничения на их использование (сроки, интенсивность, размещение и т. д.);
· оценочные и стоимостные модели;
· документация по аналогичным разработкам.
Определение уровней планирования является также предметом планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т. д. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.
Планы (графики, сети) как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, обладающую свойствами агрегирования информации, дифференцированной по уровням управления информированностью, эшелонироваться по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.
Агрегирование календарно-сетевых планов (графиков) является важным и весьма эффективным инструментом, позволяющим управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования, в объеме и по содержанию, соответствующих их правам и обязанностям по проекту. Упрощенно агрегирование сетевых планов для трех уровней может быть представлено в виде некоторой информационной пирамиды (рис. 13.3.1).
Здесь исходя из детального сетевого плана (внизу пирамиды) на следующий
уровень управления передается план только с ключевыми этапами (вехами).
Сетевые планы укрупняют из-за того, что общий сетевой план состоит из множества частных сетевых планов. В каждом из таких частных планов определяют самый длинный путь. Эти пути затем ставят на место отдельных частей сети. При помощи такого постепенного агрегирования получают многоуровневые сетевые планы.
