Проектування форм виводу результатної інформації

Таке проектування має багато спільного з проектуванням первинних документів, особливо вчасності визначення складу і порядку розміщення реквізитів, і в той же час характеризується деякими специфічними вимогами, що визначаються експлуатаційними можливостями технічних засобів, які застосовувані загальною технологією обробки даних, призначенням і методами їх використання.

Усі форми виводу поділяються на дві групи:

- форми виводу, призначені для візуального використання;

- форми виводу, призначені для машинного використання.

До першої групи належать паперові документи машинограми, діаграми, графіки), табло телеекран.

До другої – всі машинні носії.

Роботи з проектування візуальних форм виводу виконуються у такій послідовності:

- визначається перелік результативних даних;

- результатні показники поділяються на машинограмами та відеограмами, складається список вихідних форм;

- кожній формі присвоїться назва і номер (код);

- установлюється періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

- визначається місце використання машинограми і необхідна кількість примірників;

- розробляється ескіз вихідної форми;

- визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання даних кожної форми;

- установлюється послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес; підготовлюються контрольні приклади вихідних форм, які потім обговорюються і уточнюються;

- затверджуються уточнені форми виводу.

Особливо важливою є розробка ескізу візуальної форми виводу. Для кожної такої форми передусім визначається зміст трьох її зон:

¤ заголовка або титульної сторінки машинограми, який виводиться однократно або частково повторюється на кожній сторінці;

¤ заголовка граф ( на кожній сторінці виводяться назви стовпців і їх нумерація);

¤ основної предметної (інформаційної) частини.

До останньої зони вносять рядки двох видів: докладні та підсумкові. Докладні рядки містять дані, які є в записах вхідних масивів. Реквізити в докладному рядку повинні вноситись зліва направо в такій послідовності:

- постійні;

- змінні;

- кількісно-підсумкові.

Перед внесенням реквізитів у вказаній послідовності необхідно установити ієрархію між ключовими і кількісно-підсумковими реквізитами. Вносити потрібно так: на початку реквізит-ключ, який має найвищий рівень в ієрархії ключів, потім ключ, котрий має рівень, який слідує за ним тощо.

Що стосується реквізитів-основ, то їх вносять у зворотному порядку: на початку реквізит із найнижчим рівнем ієрархії, за ним – реквізит наступного рівня тощо.

Приклад У відомість необхідно внести такі реквізити: цех (К1), дільниця (К2), табельний номер (К3), сума по табельному номеру (П1), сума по дільниці (П2), сума по цеху (П3). Ієрархія ключів і реквізитів-основ буде такою:

К1---- К2 ---- К3 і П3 ---- П2 ---- П1.

Тоді відповідно до викладеного правила результатний документ матиме форму:

Підсумкові рядки містять кількісні та сумарні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконаних розрахунків.

Розрахункові показники (сума по дільниці, сума по цеху тощо) інколи вносять не в стовпці вихідних машинограм, а в рядки. Тоді серед рядків з вихідними показниками вносяться сумарні підсумки, котрі вказують на результати розрахунку за кожним з ключів, наприклад: «Підсумок по дільниці 1», «Підсумок по дільниці 2», «Підсумок по цеху 1», «Підсумок по цеху 2» тощо. У підсумкові рядки часто додатково вносять текстовий коментар (наприклад, «Разом по …», «Всього» тощо).

При визначенні змісту та форми кожного вихідного документа враховується його цільове призначення, сфера та особливості використання, періодичність отримання тощо. Дуже важливо встановити взаємозв’язки різних результативних показників, з’ясувавши, чи можна об’єднати їх в одну форму або паралельно складати дві чи кілька однорідних форм. При цьому треба врахувати не лише технічні можливості засобів виводу інформації, а й особливості передбачених програмних засобів підготовки та виводу даних.

Наприклад, при проектуванні відеограм враховується інформаційна ємність екрана дисплею, кількість рядків у кадрі, кількість символів у рядку.

В умовах обробки ЕІ на ЕОМ усі вихідні документи формуються спочатку на машинних носіях, а потім відображаються у формі машино- або відеограм. У вихідних документах результативна інформація відбивається у двох режимах: регламентному і запитаному. При регламентному режимі машинограми видаються за планом згідно з раніше встановленими термінами. Наприклад, розрахунково-платіжна відомість щодо заробітної плати складається щомісячно і видається користувачеві з додержанням чітко встановлених дат.

Запитовий режим забезпечує видачу результативної інформації в будь-який час, коли постає потреба. Наприклад, запит про кількість працівників підприємства в розрізі категорій персоналу станом на поточну дату тощо.