Принципи проектування організаційних структур

Етапи проектування організаційної структури

Початковий етап — постановка завдання створення такої структури управління, яка буде найбільш повно відображати цілі і завдання організації та дасть їй змогу якнайкраще взаємодіяти із зовнішнім середовищем, раціонально розподіляти ресурси і спрямовувати зусилля персоналу в потрібному напрямі.

Аналіз організаційних структур спрямований на встановлення відповідності наявної структури сучасним вимогам, які висуваються до організації. Завдання цього етапу полягає у визначенні раціональності структури з позицій встановлених оцінних критеріїв, які характеризують її якість.

До оцінних критеріїв належать:

— принципи управління — співвідношення між централізацією і децентралізацією;

— апарат управління — перегрупування підрозділів, зміни у взаємозв'язках між ними, розподіл повноважень і відповідальності, виокремлення у самостійні структури певних лапок, зміна характеру міжфірмових зв'язків, створення необхідних проміжних ланок тощо;

— функції управління — посилення стратегічного планування (корегування бізнес-плану), посилення контролю за якістю продукції, залучення працівників до управління шляхом реалізації різноманітних акцій, зміна підходів до мотивації праці тощо;

— господарська діяльність — зміни технологічного процесу, поглиблення міжфірмової співпраці, технічне переоснащення організації та ін.

У результаті аналізу раціональності та ефективності наявної структури виявляють слабкі місця у діяльності організації. Це може бути паралелізм у роботі, занадто велика кількість ланок, невідповідність змін в організаційній структурі змінам зовнішнього середовища.

- адекватність дій поставленій меті;

- доцільна кількість ланок управління і максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівництва до безпосереднього виконавця;

- чітке відокремлення складників організаційної структури (склад підрозділів, потоки інформації тощо);

- забезпечення здатності до швидкої реакції на зміни в управлінській системі;

- падання повноважень на вирішення питань тому підрозділу, який найбільше поінформований щодо цього завдання;

- пристосування окремих підрозділів апарату управління до системи управління організацією в цілому і до зовнішнього середовища.

Методи реалізації принципів проектуванняорганізаційних структур:

- метод аналогій (використання досвіду проектованих структур управління в аналогічних організаціях);

- експертний метод (вивчення пропозицій експертів-спеціалістів);

- метод структурування цілей (розробка системи цілей і її суміщення зі структурою, яка розробляється);

- організаційне моделювання (розробка формалізованих математичних, графічних або комп'ютерних моделей розподілу повноважень і відповідальності в організації.

У процесі проектування організаційних структур розрізняють три стадії: аналітичну (вивчення вимог до їх побудови); проектну (проектування (моделювання) таких структур); організаційну (організація впровадження вже спроектованих структур).

Основні інструменти проектування і формування структури організації:

- аналіз і розподіл управлінських та інноваційних процесів на окремі складові функції, завдання (опис процесів усіма структурними підрозділами туристичної організації, функцій управління: планування, організація, координація, контроль, аналіз, мотивація);

- синтез і групування досить стійких протягом періоду діяльності організації завдань в однорідні групи;

- створення спеціалізованих підрозділів і служб шляхом закріплення за ними однорідних груп завдань, об'єктів, функцій управління, складу працівників і обладнання. Наприклад, погіршення роботи відділу продажу у "високий" сезон доцільно подолати, створивши додаткову структуру — координаційний центр, завданням якого буде допомога в обслуговуванні туристів, оформленні необхідної документації тощо;

- розробка посадових інструкцій і положень про відділи, служби, підрозділи для документального фіксування прийнятої організаційної структури управління.