Засоби інформаційно-аналітичної роботи
Етап. 7. Виклад
Складання документа, що завершує роботу. Укладач інформаційного документа має не тільки ясно уявити собі те, про що він пише, але й уміти виразити свої думки в ясній формі.
Інформаційний документ завжди слід розглядати в зв'язку з тим, з якою метою його розраховують використати. Мета визначає основне призначення документа та його основних споживачів:
а) якщо документ складається для прийняття рішень у вищих ланках державної влади, наприклад, Ради Національної безпеки, то він має бути коротким, переконливим та загальнодоступним. Такі ж якості необхідні інформаційним документам для інших органів, що визначають політику;
б) якщо документ готується як довідковий матеріал для інших дослідників, то ступінь його повноти та спеціалізації може не обмежуватись. Призначення документа є критерієм для того, щоб його оцінити;
в) поряд з корисністю інформаційного документа розвідки для споживача необхідно також враховувати час, який витрачається для роботи над документом та час, який витрачається на його читання;
г) в особи, що читає документ, перш за все виникає запитання: чи заслуговує документ того, щоб його прочитати, засвоїти та постійно мати на увазі.
Для того щоб інформаційний документ заслуговував на увагу, в процесі роботи над ним весь час треба пам'ятати про мету та призначення документа, думати про тих, для кого призначається.
д) чи варта доповідь зусиль, що витрачаються на її складання? Очевидно, що не варто готувати документ, який має мало користі для того, кому він адресується, і потребує для його складання чимало часу та зусиль. На жаль, існує велика кількість непродуманих інформаційних документів. Міркування щодо економії часу часто є дуже важливими, особливо коли обмежені бюджетні асигнування та здійснюється скорочення штатів у державних органах.
Укладачу інформаційного документа необхідно вказувати ступінь ймовірності кожного твердження.
Таким чином розглянуті основні етапи інформаційно-аналітичної роботи є своєрідним алгоритмом, загально-методологічною основою і спрямовані на чітку організацію роботи аналітика.
Засоби інформаційно-аналітичної роботи- сукупність інтелектуальних та технічних засобів, що забезпечують виконання поставленого завдання.
Інтелектуальні засоби включають: відомості, дані, повідомлення.
Відомості - характеристики властивостей об’єкта, що спостерігається або досліджується, представлені у доступній для людини формі.
Дані - факти або відомості, представлені у формалізованому вигляді, що забезпечує можливість їх зберігання, обробки та передачі.
Повідомлення - форма подачі інформації - сукупність логічно пов’язаних відомостей, що представляють для споживача єдине ціле. Зацікавлених у змісті повідомлення називають споживачами.
Шляхи передачі інформації між споживачами називають інформаційними комунікаціями.
Технічні засоби інформаційно-аналітичної роботи:
- інформаційні картки;
- каталоги;
- щоденники;
- інформаційні системи;
- автоматизовані інформаційні системи;
- системи інформаційного обслуговування;
- системи штучного інтелекту;
- експертні системи;
- автоматизовані робочі місця аналітиків.
Інформаційні картки - це традиційний засіб збирання та класифікації інформації.
За допомогою інформаційних карток формують каталоги, які, як правило, бувають тематичними або алфавітними.
Регулярно або нерегулярно реєстрація інформації про певні події проводиться в щоденниках.
Сучасні технології базуються на поняттях інформаційних систем.
Інформаційна система в загальному випадку - це система, призначена для вирішення питань пошуку (інформаційно-пошукова система) або логічної обробки інформації(інформаційно-логічна система).
Інформаційно - пошукова система (ІПС) - сукупність інформаційно-пошукового масиву, інформаційно-пошукової мови, правил її використання, критеріїв видачі та технічних засобів.
Інформаційно-пошуковий масив - упорядкована сукупність документів, фактів або відомостей про них, призначена для інформаційного пошуку.
Інформаційно-пошукова мова - мова, призначена для виразу змісту документів або опису фактів чи запитів з метою подальшого пошуку.
Інформаційно-логічна система (ІЛС) - система, що здатна вирішувати не лише пошук інформації, яка є у наявності, а й отримання нової інформації шляхом використання правил логічного висновку та умовиводів.
Реалізація вказаних функцій дає відчутні результати лише при використанні ЕОМ. Тому нас будуть цікавити автоматизовані системи.
Автоматизована система - комплекс інформаційних, програмних, методичних, технічних засобів, що виконує певні функції в автоматичному режимі.
Автоматизована обробка даних - обробка даних, що виконується автоматичними засобами за можливою участю людини.
Автоматизована інформаційно-пошукова система (ІПС) реалізована на основі використання електронно-обчислювальної техніки, в якій автоматизовані процеси пошуку та передачі, а в ряді випадків і вводу документів, даних та запитів.
Автоматизація пошуку та обробки даних можлива за умови відповідної їх організації в певну структуру. Такою структурою є база даних.
База даних в загальному випадку - це сукупність даних, організованих за певними правилами, що передбачають загальні принципи опису, зберігання та маніпуляції даними незалежно від прикладних програм.
З точки зору кібернетики база даних – це структурована сукупність даних, що забезпечує адекватну модель предметної галузі за мінімальної надлишковості даних. У базах даних відображається інформація про об’єкти та відносини між ними.
Бази даних можуть бути централізованими або розподіленими. Робота з розподіленими базами даних відбувається за допомогою комп’ютерних мереж. За допомогою таких мереж вирішуються проблеми пошуку, збирання, зберігання та видачі інформації, що складають зміст систем інформаційного обслуговування.
Система інформаційного обслуговування - сукупність мов, алгоритмічних та технічних засобів для запам’ятовування, зберігання, пошуку, видачі та використання інформації. Засоби системи забезпечують організацію та управління базою даних, специфікацію формату повідомлень, обмін повідомленнями між користувачами.
Для виконання інформаційно-аналітичних завдань необхідно впроваджувати системи штучного інтелекту, тобто автоматизовані системи, що моделюють інтелектуальну діяльність людини. Такими системами сьогодні є лінгвістичні процесори, навчаючі системи, експертні системи, системи підготовки (підтримки) прийняття рішень.
Лінгвістичний процесор - автоматизована система текстової або мовної (усної) інформації. До складу лінгвістичного процесору входять: системи машинного перекладу, автоматизовані інформаційні системи, автоматизовані словники, автоматизовані системи компресії, корекції, аналізу та синтезу текстів або мови.
Навчальна система - автоматизована система навчання, що використовує сучасні інформаційні технології. Це - електронні підручники, мультимедіа в повному обсязі, системи контролю знань тощо.
Експертна система - автоматизована система, яка здатна замінити експерта у прийнятті рішень в окремих вузькоспеціалізованих галузях знань. Експертна система використовує вже не базу даних, а базу знань - сукупність формалізованих знань з деякої предметної галузі, що представлені у вигляді фактів та правил, які виражають евристичні знання про методи вирішення завдань в даній предметній галузі. Основними елементами бази знань є поняття, дані, фрейми, слоти.
Поняття - цілісна сукупність суджень, в яких що-небудь стверджується про характерні ознаки об’єкта.
Дані - факти або відомості, представлені в формалізованому вигляді.
Фрейм - схема представлення знання, в якій поняття характеризується набором слотів, що визначають поняття, пов’язані з даними асоціативними відносинами.
Слот - мінімальна складова фрейма, що заповнюється конкретною інформацією про об’єкт або властивість.
Реалізація змісту інформаційно-аналітичної діяльності у відомстві, організації, установі характеризує його інформаційну культуру.
Інформаційна культура проявляється у зовнішньому та внутрішньому аспектах.
Зовнішній аспект інформаційної культури характеризує рівень, на якому поставлена інформаційно-аналітична робота, використання сучасної техніки, методології.
Внутрішній аспект інформаційної культури визначає:
- знання джерел ( де і як можна отримати інформацію);
- усвідомлення власних інформаційних потреб;
- уміння давати правильну оцінку первинним даним;
- уміння визначати тенденції;
- уміння застосовувати новинки для аналізу та синтезу інформації;
- уміння виробляти алгоритм на шляху досягнення мети.
3.Принципи інформаційно-аналітичної роботи
Інформаційно-аналітична робота, як і будь-яка інша складна цілеспрямована робота, здійснюється відповідно з певними принципами.
Принципи інформаційно-аналітичної роботи повинні задовольняти таким вимогам:
а) кожний принцип повинен мати важливе значення та широке застосування;
б) принципи мають бути загальними, щоб служити керівництвом до дії за різних обставин;
в) суть кожного принципу має виражатися одним словом, або простим, лаконічним висловом;
г) гнучкість формулювань, простота викладення без використання спеціальної правничої або філософської термінології.
Принципи інформаційно-аналітичної роботи можна визначити так:
1. Принцип конкретності.
2. Принцип реальності.
3. Принцип контролю.
4. Принцип чіткого визначення і розуміння мети роботи.
5. Принцип чіткого визначення понять.
6. Принцип максимально повного використання наявних джерел.
7. Принцип максимально повного розкриття значення фактів.
8. Принцип обов'язкового встановлення причини та наслідку.
9. Принцип обов'язкового врахування національного характеру народу.
10. Принцип обов'язкового визначення тенденцій розвитку.
11. Принцип обов'язкового визначення ступеню вірогідності.
12.Принцип обов'язковості, чіткості і якості формулювання
висновків.
Розглянемо більш детально перераховані принципи.
1. Принцип конкретності означає, що інформаційно-аналітична робота ведеться строго на основі системи поставлених завдань, повністю зрозумілих для виконавців. Кожен інформаційний документ висвітлює конкретну тему.
2.Принцип реальності значить, що інформаційно-аналітична робота здійснюється відповідно до розумно вибраної стратегії, вона повністю забезпечена ресурсами, а її цілі можуть бути досягнуті.
3.Принцип контрольованості значить, що хід відпрацювання документів, а значить і процес реалізації висунутих цілей постійно контролюється керівництвом.
4. Принцип чіткого визначення й розуміння мети роботи.
Цей принцип торкається усіх моментів, пов'язаних з виконанням будь-якого інформаційного завдання. Підхід до вирішення кожного інформаційного завдання має залежати від того, в яких цілях будуть використані одержані результати.
Мета завдання обумовлює строки цього виконання, обсяги роботи, форму висловлення та метод підходу.
Безпосередня мета інформаційного документа часто зводиться до вирішення так званого «завдання», що визначається в розділі документа, де розглядаються використовувані поняття та терміни.
Може існувати й більш широка мета, а саме - використати отриманий результат вирішення завдання у виробленні політичного курсу або як керівництво до дії.
5. Принцип чіткого визначення понять.
Поняття - це форма мислення, що відображає суттєві властивості, зв'язки та відношення предметів та явищ. Основна логічна функція поняття - виділення загального, яке досягається абстрагуванням від усіх особливостей предметів даного класу, тобто поняття узагальнює та виділяє предмети деякого класу за певними загальними і в сукупності специфічними для них ознаками.
Чітке визначення понять вкрай необхідне в інформаційно-аналітичній роботі. Практика засвідчує, наскільки важливо встановити за допомогою придатного визначення або в інший спосіб точний зміст кожного з термінів або понять, що мають суттєве значення, особливо з числа тих, що використовуються в назві документа, розділі, де визначається завдання, та у висновках.
Чіткі визначення змушують чітко мислити, зосереджувати зусилля на досягненні дійсно бажаної мети та захищають від помилок.
Чіткі визначення особливо необхідні в інформаційно-аналітичній роботі стратегічної розвідки де широке застосування одержали такі терміни, як можливості, вразливі місця, наміри, найближче майбутнє, війна забороненими методами та інше.
6. Принципи максимально повного використання наявних джерел.
Цей принцип потребує ретельного використання всіх джерел, з яких можна почерпнути відомості про питання, що вивчаються.
У першу чергу необхідно визначити ймовірні можливості кожного джерела, тобто, в якій мірі дані, що містяться в ньому, підтверджують чи спростовують один одного.
Чим більше джерел, тим легше виконати серйозну перевірку інформації. При використанні багатьох джерел розвідувальна інформація одержує більш широку основу, питання, що розглядаються, висвітлюються глибше, зменшується можливість допущення серйозних помилок.
7. Принцип максимально повного розкриття значення фактів.
Цей принцип потребує з'ясування суті фактів (дійсних подій, явищ), так як факти рідко кажуть самі за себе.
Необхідно всіляко намагатися встановити те значення, яке мають факти. Завжди слід указувати, у чому значення тих чи інших фактів та положень. Часто цього можна досягти шляхом порівняння одержаних даних з аналогічними даними, одержаними раніше. Визначення значення факту істотно збільшує його корисність.
8. Принцип обов'язкового встановлення причини та наслідку.
Даний принцип потребує встановлення причинно-наслідкових зв'язків між різними явищами у вирішенні будь-якого інформаційного завдання.
Причинність - це категорія для позначення необхідного генетичного зв'язку явищ, одне з яких (причина) обумовлює інше (наслідок або дію). Розрізняють повну причину і причину специфічну. Повна причина - це сукупність усіх обставин, за наявності яких невідворотно випливає наслідок. Специфічна причина - це сукупність ряду обставин, поява яких веде до появи наслідку. Встановлення повної причини можливе лише в порівняно простих випадках, і дослідження найчастіше спрямовано на розкриття специфічних причин даного явища, Це відбувається ще й тому, що в специфічну причину об'єднані найбільш суттєві в даній ситуації компоненти повної причини, а компоненти, що залишилися виступають лише як умови дії цієї специфічної причини.
Виявлення причини та наслідку є добрим засобом, який сприяє з'ясуванню рушійних сил подій та захищає від помилкових висновків.
Такий підхід до питання, що досліджується, часто допомагає визначити вирішальний фактор (умову, рушійну силу або причину будь-якого процесу).
Вказуючи причини виникнення тих чи інших явищ, можна полегшити користування розвідувальною інформацією органам, що займаються воєнно-політичною діяльністю.
9. Принцип обов'язкового врахування національного характеру народу.
Кожна об'єктивна розвідувальна оцінка потребує врахування важливої ролі, яку відіграє національний характер народу. Цей принцип потребує, щоб національний характер народу розглядався як фактор першорядної важливості.
Нація визначається як стійка історична спільність людей, що визначається соціальними зв'язками певної формації і характеризується специфічними етнічними рисами, зумовленими особливостями економічного і культурного розвитку, спільністю території, мови, побуту, традицій і звичаїв, а також відображенням цих факторів у суспільній свідомості й суспільній психології.
Національний характер народу - це сукупність найбільш стійких, основних для даної національної спільноти особливостей сприйняття навколишнього світу та реакцій на нього. Насамперед національний характер являє собою певну сукупність емоційно-почуттєвих проявів, що виражаються в першу чергу в емоціях, почуттях та настроях - у способах емоційно-почуттєвого освоєння світу, а також у швидкості та інтенсивності реакції на події, що відбуваються. За своїм походженням поняття національного характеру носить явно комбінаторний і від того недостатньо цілісний характер. Прийнято вважати, що національний характер - складовий елемент і одночасно основа психічного складу нації й національної психології в цілому. Складна, взаємопов’язана і взаємообумовлена сукупність емоційних та раціональних елементів саме і являє собою «психічний склад нації» - ту саму специфіку духовності та поведінки, яка робить представників однієї нації не подібними до представників інших національних груп.
Відповідно до принципу врахування національного характеру народу слід розрізняти з одного боку, народи енергійні, підприємливі, активні, повні впевненості у своїй силі, серед яких панує дух прогресу, і, з іншого боку, народи стомлені, без віри в майбутнє, безініціативні.
Принцип потребує також урахування морального стану народу, серед якого першочергове значення має воля до перемоги. Він включає такі якості народу, як фанатизм, патріотизм, пацифізм та схильність до пораженських настроїв. Як аналогічний термін інколи використовується вислів «дух народу».
Слід відзначити, що надзвичайна підприємливість, активність, з одного боку, або втрата віри в майбутнє, з іншого боку, можуть відповідно збільшувати або зменшувати в багато разів можливості взаємовідносин і потребують оцінки можливого напрямку розвитку подій у майбутньому.
Врахування ролі національного характеру народу є дуже важливим і необхідним елементом інформаційної роботи.
10. Принцип обов'язкового визначення тенденцій розвитку.
Принцип ґрунтується на врахуванні розвитку та форм людських взаємовідносин і потребує оцінки можливого напрямку розвитку подій у майбутньому.
Необхідно встановити: чи розвивається явище, що вивчається, за висхідною чи низхідною лінії і з якою швидкістю; чи є тенденція розвитку стійкою, циклічною або незмінною.
Врахування тенденцій тісно пов'язане з передбаченням та прогнозуванням, що є дуже важливими елементами інформаційної діяльності.
11. Принцип обов'язкового визначення ступеню вірогідності.
Цей принцип вказує на необхідність урахування вірогідності одержаних даних, точності цифрового матеріалу та правильності оцінок і висновків. Указані три моменти подібні, але нетотожні. Всі вони є елементами поняття «ступінь вірогідності».
В кожному окремому випадку ступінь вірогідності одержаних даних, точності цифрового матеріалу та правильності оцінок і висновків може бути різною - високою, малою або середньою. Тому шляхом ретельного аналізу необхідно точно встановити ступінь вірогідності, точності та правильності кожного важливого факту або висновку інформаційного документа, а потім зробити це абсолютно зрозумілим читачу. При такому підході істотно підвищується корисність будь-якого інформаційного документа.
12. Принцип обов'язковості, чіткості і якості формулювання висновків.
Висновки потрібні для того, щоб інформаційний документ мав закінчений вигляд, був максимально корисний.
Висновки є природним наслідком досягнення поставленої мети. Щоб зробити висновки, необхідно відповісти на питання: «Що означає дане явище?».
В багатьох документах читаються та запам'ятовуються тільки висновки. У зв'язку з цим найсуттєвіші моменти у висновках повинні викладатися стисло та чітко, не припускається, щоб стислість породжувала хибні уявлення. Складання висновків потребує від аналітика найбільшої майстерності.