Оперативне збереження й архівування документів

Сучасні СЕД гарантують високий ступінь схоронності документів. Для забезпечення такої високої надійності застосовуються методи надмірного і територіально розподіленого збереження й архівації документів, а також методи їхнього відновлення у випадку непередбаченого видалення.

Немаловажною характеристикою збереження електронних документів є вартість збереження. Мінімізація вартості досягається за допомогою технології автоматичної міграції документів між пристроями збереження залежно від вартості збереження і частоти звертання до документа. Справа в тому, що залежно від використовуваних пристроїв збереження (вінчестери, оптичні диски, дискети тощо) час пошуку і витягу тексту документа і вартість його збереження можуть варіюватися в значних межах. Отже, документи, до яких рідко звертаються, повинні зберігатися на більш дешевих пристроях збереження.

Роботаз бібліотеками й організація розподіленого збереження.Важливою задачею СЕД є організація системи збереження документів. Для цього СЕД повинна задовольняти ряду вимог:

• підтримувати пристрої збереження різних типів, при цьому час доступу до інформації та вартість збереження завжди повинні бути в оптимальному співвідношенні, залежно від
важливості й актуальності інформації;

• забезпечувати можливість міграції документів з одного типу сховища в інший при зміні цього співвідношення;

• підтримувати розподілене збереження й обробку інформації, при цьому можливі описані нижче два режими доступу до розподіленої інформації.

У режимі відкладеного запиту (off-line) користувач повинен оформити заявку на одержання документів і відправити її по електронній пошті в сховище, сформулювавши необхідні критерії відбору. За цими критеріями в сховищі формується список Документів, потім документи відсилаються користувачу по електронній пошті.

Система в цьому випадку може виступати як комерційна служба надання інформаційних послуг.

Оперативний (on-line) режим має пряме підключення віддаленого користувача до конкретного сховища для оперативного одержання необхідної інформації. Це можна зробити декількома способами,наприклад:

• Шляхом приєднання прямо до ресурсів локальної офісної мережі через сервер віддаленого доступу (Remote Access Server). При цьому користувач почуває себе працюючим
безпосередньо в мережі і має доступ до ресурсів, визначених для нього адміністратором, наприклад, базам даних СЕД або системі електронної пошти філії установи.

• Через корпоративну мережу. У цьому випадку інформація може бути розподілена по різних інформаційних системах установи, наприклад, СЕД департаментів, базах оперативної комерційної,
рекламної й іншої інформації, інформаційних сховищах установи та ін. У цьому випадку користувач засобами навігації системи може одержувати, переглядати й обробляти документи
і дані з різних джерел і додатків цієї мережі.

• Через мережу Internet, скориставшись існуючими web-сервісами.

В ідеалі система повинна підтримувати технологію розподіленого доступу, тобто створюється одне віртуальне глобальне сховище, і система сама робить декомпозицію запиту користувача на запити до конкретних реальних сховищ, здійснює збір інформації від них і видає інтегровану відповідь по запиту користувачу. Знайдені документи передаються на робоче місце користувача, а після обробки можуть бути передані назад у сховища, заміщаючи старі версії документів.

Система повинна відслідковувати версії документів. Це особливо важливо для тих документів, що проходять декілька стадій узгодження й у текст яких можуть вноситися різні виправлення виконавцями документів. Система повинна забезпечувати можливість управління повноваженнями виконавців документа, вести аудит і відслідковувати всі зміни документа.

Для підтримки цілісності даних повинна бути застосована система блокування, розмежування і контролю доступу. Для забезпечення цього механізму до кожного документа приєднується список осіб, що мають доступ до цього документа. Для всіх інших осіб документ буде недоступний. У списку осіб, допущених до документа, права можуть також варіюватися від тільки перегляду вмісту до повного контролю над документом, включаючи коректування, видалення, призначення прав доступу іншим особам.

Організація багаторівневого архіву.Наприкінці життєвого циклу документ переходить з "активної" фази роботи з ним групи осіб у фазу більш "статичну" і потрапляє в архівне сховище даних. у принципі, це повинне бути таке ж (а може бути і те ж саме) розподілене віртуальне глобальне сховище документів. Відмінність полягає тільки в трохи іншій стратегії організації доступу до документів. До архівних документів можуть бути допущені не тільки конкретні виконавці документа, але й інші особи, зацікавлені в одержанні певної інформації з архіву.

Для задоволення цих вимог користувачів СЕД повинна забезпечувати виконання наступних функцій:

• одержання фактографічної інформації про документ;

• одержання тексту документа і всіх його складових будь-якого типу;

• архівний облік документа;

• пошук документа по тексту й інших його атрибутах (наприклад, анотації), використовуючи стандартні та нестандартні запити;

• роздрукування копії документа;

• переведення документа з архіву в основне сховище.