Основні задачі системи електронного документообігу

Система електронного документообігу призначена для автоматизації всього комплексу робіт з документами як створеними в цій установі, так і з тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне збереження й архівація, пошук і перегляд, видобування і відтворення, контроль виконання, розмежування доступу, довідкова служба тощо. Істотним фактором є забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.

При впровадженні СЕД у практику роботи установи переслідуються наступні цілі:

• підвищення продуктивності праці;

• підвищення оперативності в роботі з документами;

• розширення можливостей довідково-інформаційного обслуговування;

• поліпшення якості підготовки, обробки і відтворення документів;

• скорочення кількості непотрібних документів і непотрібних розсилань;

• поліпшення організації контролю за рухом і виконанням документів.

Технологія обробки документів визначається рядом факторів: видом документа і вимогами його життєвого циклу; традиціями, що склалися в установі, уявленнями виконавців про можливості сучасних систем обробки документів. У будь-якій системі завжди повинна бути можливість для основних виконавців самим здійснювати програмування маршруту проходження і режими обробки того чи іншого документа.

З іншого боку, система повинна бути зручна в адмініструванні й експлуатації. Можливості забезпечення для документа індивідуального життєвого циклу не повинні приводити до загальної децентралізації управління обробкою тих документів, що є спільними для різних користувачів, груп, підрозділів. Основу такої системи повинна складати відповідна організація програмного забезпечення, яка дозволяє вирішувати широке коло задач обробки документів незалежно від специфіки діяльності заснування.

Розробка конкретної СЕД або настроювання покупної системи повинні провадитися на основі системного аналізу діяльності установи, у результаті якого визначаються основні задачі, рівні організаційної структури, групи користувачів і їх інформаційні запити, етапи життя документів і відповідальні за них служби, схема функціонування системи, склад і структура бази даних, форми представлення вхідної інформації і вихідних документів.

Основні задачі СЕД: класифікація документів, розміщення їх у сховищі даних установи і надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Ступінь важливості тих чи інших деталей для кожної конкретної установи може сильно варіюватися. Наприклад, для установ, що накопичили великі обсяги паперових документів, першорядною буде задача потокового сканування при введенні документів у систему. Для закритих установ на перше місце може постати задача розмежування доступу до документів і контролю за спробами несанкціонованого доступу. Для багатьох установ досить важливою є задача контролю виконання документів, а для деяких ця задача відходить на задній план, або, взагалі, є зайвою в системі.

Конкретний зміст і важливість задач СЕД визначаються на основі аналізу моделі діяльності установи. У загальному випадку модель діяльності установи можна представити як організовану сукупність взаємозалежних процесів (ділових процесів його персоналу). До їхнього числа можна віднести: процеси обслуговування клієнтів установи, процеси адміністративно-управлінської та господарської діяльності, організацію фінансових розрахунків, організацію і супровід документообігу, інформаційно-аналітичне забезпечення та інші процеси.

Традиційна організаційна структура установи відноситься до лінійно-функціонального типу, відповідно до якого установа складається з ієрархічно підпорядкованих і виконуючих конкретні функції підрозділів. Для виконання своїх функцій підрозділи використовують фінансові, документаційні, інформаційно-аналітичні та інші прикладні системи (спеціалізовані системи підрозділів).

Сукупність таких прикладних систем, реалізована в локальній мережі підрозділу (на локальному сервері й автоматизованих робочих місцях - АРМ конкретних фахівців), повинна інтегруватися із системою електронного документообігу підрозділу.

СЕД підрозділів поєднуються в єдину систему установи. Таким чином, структура СЕД установи повинна відображати організаційну структуру установи.

Комплексне використання сучасних комп'ютерних технологій, зібраних в установі, дозволяє забезпечити кожного учасника ділового процесу всіма необхідними матеріалами й інструментами для ефективного одержання підсумкового результату, тобто, зв'язати всі компоненти інформаційного забезпечення з конкретними АРМ.

Особливо тісна взаємодія (інтеграція з додатками) необхідна при кооперативному (груповому) процесі створення документів і забезпечення їхньої міграції між підрозділами установи. Для цих цілей в установі створюється і використовується спільне транспортно-_кОмунікаційне середовище (наприклад, Internet/intranet). Воно дозволяє здійснювати обмін електронними документами як усередині _підрозділів, так і між підрозділами установи. Таке середовище є основою для ефективного доступу до інформаційних ресурсів і інформаційно-аналітичних систем установи, а також до ресурсів і систем споріднених і вищих організацій: органів державної влади, міністерств, відомств і т.п.

Корпоративна мережа установи може містити ряд віртуальних підмереж різних підрозділів із різним ступенем захисту залежно від специфіки їхньої роботи. Вихід у Internet повинен здійснюватися з урахуванням вимог забезпечення безпеки роботи установи.

З іншого боку, незалежно від конкретних підрозділів, у цілому по установі для роботи з документами можна виділити три рівня ієрархії користувачів, що пронизують усі підрозділи: керівництво, канцелярія (канцелярією будемо називати тих співробітників установи, що за своїми посадовими обов'язками відповідають за діловодство), виконавці.

На кожному з цих рівнів знаходяться користувачі з різними вимогами й інформаційними запитами. На кожному рівні документи проходять різну обробку. Розглянемо цей процес докладніше.

Кожний користувач системи на своєму рівні приймає рішення щодо подальшого просування документів. Йому необхідно надати зручний графічний інтерфейс, за допомогою якого він може вибрати для документів, що цікавлять його, певну "маршрутну карту", у якій описані етапи обробки цих документів.

Вхідні та вихідні документи підрозділяються на наступні види: лист, указ, наказ, розпорядження, постанова, заява, договір, звіт, запит, платіжне доручення, кошторис, довідка, акт, рішення, зведення, рахунок, протокол, клопотання, службова записка, повідомлення, протест, касаційна скарга, угода і т.п.

Цей список дає уявлення про ті документи, які повинні оброблятися в системі. Звичайно, це не повний список, але він може бути розширений шляхом додавання нових записів у таблицю видів Документів.

Канцелярія відповідає за приймання документів, первісне введення вхідних даних у систему установи, розсилання документів керівникам і виконавцям, контроль за редагуванням і модифікацією Документів, одержання інформації про виконання або невиконання від виконавців, видачу нагадувань і різних зведень, зняття документів з контролю і пересилання їх в архів при потребі.

Керівники візують документи, приймають рішення щодо подальшого просування документів (призначають виконавців, терміни виконання, накладають резолюції), проводять аналіз зведень по стану виконання документів, вживають заходи щодо поліпшення виконавської дисципліни.

Виконавці одержують документи для виконання, готують вихідні документи, взаємодіючи при необхідності з іншими виконавцями, підписують їх у керівництва і передають у канцелярію для подальшого просування, одержують нагадування про наближення або закінчення терміну виконання, іншу розпорядницьку інформацію, повідомляють у канцелярію про стан виконання документа.

Ще одним важливим моментом створення СЕД є накопичення і використання інформаційних ресурсів установи, зріст його інтелектуального потенціалу. Без аналізу даних і документів важко говорити про підтримку процесів прийняття управлінських рішень, тому в СЕД необхідне забезпечення тісної взаємодії користувачів з інформаційними ресурсами.

При впровадженні електронних документів в установі можуть виникнути нові проблеми, якщо не передбачити спеціальних запобіжних заходів.

Організації, що впровадили електронні документи і прикладні офісні системи, зіштовхуються з низкою наступних проблем: захист інтелектуального капіталу, ефективність роботи службовців, подолання інформаційних бар'єрів, оперативний доступ до інформації, повторне використання і реплікація даних.

Захист інтелектуального капіталу.Одним із найбільш важливих стратегічних активів установи є його співробітники, які володіють знаннями, а також продукти цих знань, здебільшого виражені в документах установи. Тому витік інформації від співробітників, які працюють у мережі, або несанкціонований доступ до конфіденційних документів, що зберігається на серверах СЕД, завдають неприємності персоналу, відповідальному за безпеку в установі.

Звичайно, найпростіше рішення проблеми захисту - заборонити електронні документи підвищеної таємності, однак важливою задачею впровадження СЕД є не тільки захист, але і підвищення ефективності роботи установи. Тому проблемою для установи є не тільки захист її інтелектуального капіталу, сконцентрованого в електронних документах, але і вирішення питання, як зробити ці документи легко доступними.

Ефективність роботи службовців.При впровадженні електронних документів може порушитися звичний режим роботи співробітників установи, особливо тих, хто має знання і досвід роботи, але не володіє комп'ютерними технологіями. Можуть порушитися також звичні зв'язки між співробітниками і, тим самим, вплинути на ефективність роботи службовців.

Іншою проблемою може стати зайва захопленість новими можливостями, наданими комп'ютерними технологіями.

Ці проблеми повинні враховуватися при створенні СЕД установи і настроюванні її на конкретні завдання. Навчання персоналу й організація робіт у СЕД повинні містити конкретні рекомендації щодо подолання зазначених проблем. Дослідження показують, що великі резерви в підвищенні продуктивності праці лежать в організації групової діяльності (кооперативної роботи).

Наприклад, деякі фірми знайшли такий вихід з цієї проблеми -вони продовжують зберігати документи підвищеної таємності на комп'ютерах, які не підключені до загальної мережі.

Подолання інформаційних бар'єрів.Як правило, 80% інформаційних ресурсів установ знаходяться на локальних жорстких дисках персональних комп'ютерів співробітників, а не на серверах корпоративних мереж. Крім того, у багатьох установах дані повсюдно розподілені також географічно у віддалених підрозділах, причому, часто створюються і використовуються на різних, не завжди сумісних апаратно-програмних платформах. У цьому випадку установу очікують серйозні труднощі при спробі централізованого агрегування даних. Виникають інформаційні бар'єри, пов'язані з різними форматами документів, різними кодуваннями і різними протоколами передачі даних. Методика подолання таких бар'єрів будується на обов'язковому й активному застосуванні стандартів та ідеології відкритих систем.

Оперативний доступ до інформації.Керівництву установи, ^Менеджерам проектів та іншим відповідальним співробітникам часто буває необхідно мати прямий доступ до документів і програм їхньої обробки з будинку, автомобіля, дачі, у випадку відрядження і т.п.

У традиційних (паперових) системах роботи з документами такий доступ забезпечується, звичайно, не автоматизовано, а за допомогою людини, телефону (можливо мобільного) і/або факсу. У такому випадку при впровадженні електронних документів вимагаються ефективні та надійні інструменти для забезпечення оперативного доступу до інформації, у тому числі конфіденційної, що міститься під контролем СЕД.

Повторне використання і реплікація даних.Серйозною проблемою географічно розподілених даних і документів є їхнє дублювання в різних форматах і повторне використання тих самих фрагментів у різних документах. При спільному використанні таких документів або при кооперативній роботі над документами важко уникнути помилок без організації ефективних заходів повторного застосування документів з одночасною реплікацією в інших місцях їхнього збереження.

Універсальність і незалежність від конкретних додатків більшості сучасних реалізацій СЕД породжують труднощі їхньої адаптації до вирішення фундаментальних проблем реінжинірінга бізнес-процесів установи, які, у першу чергу, створюють вузькі місця з погляду ефективного використання інформації.

Просто переносячи нову технологію на старі процеси, багато установ часто лишаються один на один з дорогими програмними продуктами, які не відповідають їх інформаційним потребам. Роблячи помилки при впровадженні комп'ютерних технологій на початковому етапі, надалі керівництво установи вже не буде робити які-небудь нові або додаткові інвестиції в технологію управління документами. Тому дуже важливо уникнути помилок як при виборі СЕД, так і при її впровадженні.