Условия отбора записей

Условия отбора записей — это набор предопределенных в Access или задаваемых вами правил. Они указывают Access, какие записи вы хотите просмотреть в динамическом наборе данных. Иначе говоря, с помощью условий отбора записей вы создаете ограничивающие фильтры, чтобы указать, какие записи следует найти, а какие — оставить за пределами динамического набора данных.

Условия задаются в строке свойства Условие отбора (Criteria) бланка запроса с помощью выражения. Выражение может задаваться по образцу или использовать сложные функции выбора.

Для текстового поля можно вводить условия символьного типа. Подобные условия задаются по образцу. Обратите внимание, что вы не вводили знак "равенства" и не заключали текст в кавычки, хотя Access автоматически взяла слово в двойные кавычки. (Это пример ее мощности и гибкости.)

Обычно при работе с символьными данными приходится вводить равенства, неравенства или перечислять все допустимые значения.

При вводе простого выражения в поле текстового типа Access берет образец из ячейки свойства Условие отбора (Criteria) и интерпретирует его таким образом, чтобы показать все записи, в которых содержится такой же образец данных.

Это средство является довольно мощным инструментом. Учтите, что вы лишь задали образец данных, a Access не только интерпретировала его, но и использовала для создания динамического набора данных запроса. Это как раз то, что называют запросом по образцу (query by example): вы вводите образец и выполняете запрос на его основе.

Для удаления критерия из ячейки выделите ее содержимое и либо нажмите клавишу <Delete>, либо выберите команду Правка►Удалить (Edit►Delete).

Условия можно также задавать для полей с данными типа Числовой (Numeric), Дата/время (Date/Time) и Логический (Yes/No).

Access может сравнивать значение поля типа Дата/время (Date/Time) с заданным значением, используя следующие операторы сравнения:<, >, = и их комбинацию. Обратите внимание, что Access автоматически размещает значения даты между разделителями (символами #). Разделители позволяют Access отличать данные типа Дата/время (Date/Time) от данных типа Текстовый (Text). Так же, как при вводе текстовых образцов, вам необязательно вводить знаки #, поскольку Access понимает, что вам нужно, и сама преобразует формат ввода.

Запросы подробно

Запрос является объектом БД. Он представляет собой сформулированную информационную потребность.

При работе с запросом можно выделить два этапа: формирование (проектирование) и выполнение. При выполнении запроса выбирается информация из всех таблиц БД в соответствии с критерием запроса.

Формирование запроса производится в Конструкторе запросовкомандами:

- Вставка–Запрос;

- инструментом Новый объект–Запрос;

- вкладкаЗапрос – Создать запрос с помощью Конструктора;

- вкладкаЗапрос – кнопка Создать запрос с помощью Мастера.

В верхней части окнаКонструктора (рис. 1) размещаются нужные таблицы посредством команды Запрос-Добавить таблицу или та же команда в контекстном меню. В нижней части окна расположен бланк запроса, информация в него заносится путем перетаскивания нужных полей из таблиц в верхней части окна в строку "Поле" или двойным щелчком мыши. При этом имя таблицы в бланке подставляется автоматически.

Наличие "галочки" в строке "Вывод на экран" означает присутствие данного поля в таблице результатов поиска. Критерии запроса устанавливаются в строке "Условие отбора" и последующих строках, связанных логическим оператором OR. Все критерии отбора, указанные в одной строке, объединяются оператором AND.

В качестве "Условия отбора" могут быть выражения (вычисляемое поле), даты, текст, которые вносятся либо вручную, либо инструментом , либо с помощью команды контекстного меню Построить. Константы типа Дата/Время заключаются в #.

Запросы бывают разных типов: на выборку, на создание, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный, итоговый, параметрический и др. По умолчанию формируется запрос на выборку. Тип запроса может быть преобразован в любой другой командой Запросили инструментом . Выполнение запроса осуществляется командой Запрос–Запуск или инструментом .

Вычисляемые поля в запросах

С помощью запросов можно задать вычисления над данными и сделать вычисляемое поле новым полем в наборе данных. Для создания нового поля в пустой ячейке строки Поле в бланке запроса вводится формула: Имя поля: Выражение

Для построения выражений имеется специальное средство Построитель выражений, вызываемый правой кнопкой мыши на поле или кнопкой Построить.

Рис.2. Окно Построителя выражений

В верхней части Окна Построителя выражений (рис. 2) размещается область ввода. Нижняя содержит три списка для выбора имен полей и функций. В папке Функции размещаются встроенные функции, сгруппированные по категориям.

Параметрические запросы

Условия запроса могут быть включены непосредственно в бланк запроса, но, для того чтобы сделать его более универсальным, можно вместо конкретного значения отбора включить в запрос параметр, т. е. создать параметрический запрос. Для этого в строку "Условие отбора" вводится фраза в квадратных скобках, которая будет выводиться в качестве "подсказки" в процессе диалога, например, [Введите фамилию]. Таких параметров может быть несколько, каждый для своего поля.

Для каждого параметра можно указать тип данных, который корректируется командой Запрос– Параметры.При задании нескольких параметров имя каждого должно быть уникальным.

Итоговые запросы

При выборе данных может понадобиться найти какую-либо функцию, например, сумму значений или максимальное значение в поле. Запросы, выполняющие вычисления над группой записей, называются итоговыми. Для их составления следует войти в Конструктор запросов и выбрать Вид–Групповые операции. В бланке запроса появится новая строка с наименованием "Групповая операция", в ней содержится слово "Группировка". В этой строке следует указать, какое вычисление необходимо выполнить.

Возможные операции в строке "Групповые операции":

SUM - сложение;

AVG - среднее значение;

MIN - минимальное значение;

МАХ - максимальное значение;

COUNT- количество записей со значениями (без пустых значений);

STDEV - стандартное отклонение;

VAR - дисперсия;

FIRST- значение в первой записи;

LAST - значение в последней записи.

Перекрестные запросы

Особый тип итоговых запросов, представляющих результаты поиска в виде матрицы, называется перекрестным. Для его создания нужно в Конструкторе запроса выполнить команду Вставка–Запрос–Перекрестный запрос или кнопка Создать–Перекрестный запрос.

Для каждого поля такого запроса может быть выбрана одна из установок: "Заголовки строк", "Заголовки столбцов", "Значение", которое выводится в ячейках таблицы, и "Не отображается".

Для перекрестного запроса надо обязательно определить хотя бы по одному полю в качестве заголовка строк, заголовка столбцов и значения. Можно использовать дополнительные условия отбора и сортировку.

Модификация БД с помощью запросов на изменение

С учетом того, что запросы на модификацию БД приводят к необратимым изменениям информации, содержащейся в БД, целесообразно выполнять их в два этапа. На первом этапе следует произвести отбор модифицируемых данных запросом на выборку. Проверить правильность выборки. На втором этапе изменить статус запроса на выборку, установив его в соответствии с заданием. Затем повторно выполнить запрос с новым статусом.

Запрос на обновление

Запрос этого типа используется при необходимости внесения изменений во множество записей БД, поэтому целесообразно сделать резервную копию таблицы.

Выполняется этот вид запроса в два этапа: сначала проверяется правильность отбора обновляемых записей с помощью запроса на выборку, затем он преобразуется в запрос на обновление и выполняется повторно.

При обновлении полей следует иметь в виду, что если при проектировании таблицы в свойствах поля было указано "Условие на значение", то при обновлении этого поля условие может быть нарушено, чего не допустит MS Access. Поэтому нужно или изменить условие на значение, или удалить это условие в Конструкторе.

Запрос на добавление

Периодически убирая в архивные таблицы "старые" записи, можно увеличить быстродействие основных частей и улучшить обзорность БД.

Кроме того, при необходимости добавить данные в таблицу БД из другой базы можно также использовать запросы на добавление.

Запрос на удаление

"Старые" или неиспользуемые записи таблиц можно удалить, но обязательно сначала произвести выборку и проверить ее. Целесообразно сделать копию.

Запрос на добавление

1. Создайте путем копирования дубликат таблицы CONT без данных, назвав ее MEDAL (Медаль), для отбора медалистов. Для этого в контекстном меню для таблицы CONT выберите Копировать, затем выполните команду Вставить, в параметрах вставки укажите "Только структура" (см рис.). Просмотрите таблицу MEDAL - она должна быть пустой и иметь такую же структуру, как и таблица CONT.

2. Отберите в таблицу MEDAL записи обо всех абитуриентах-медалистах. Для этого:

- создайте запрос на выборку, включив в него все поля таблицы CONT (Контингент) в любой последовательности, и критерий по полю mdl (медаль) (Да в строке Условие отбора), запустите запрос для проверки правильности отбора записей;

- измените статус запроса "Выборка" на запрос "Добавление" (Запрос-Добавление…), в появившемся окне задайте имя таблицы для добавления MEDAL, обратите внимание на появление строки "Добавление" в бланке запроса;

- выполните запрос и подтвердите добавление; сохраните запрос, обратив внимание на значок у его имени. Просмотрите результаты добавления данных в таблице MEDAL.

Самостоятельно создайте:

- запрос на добавление записей в таблицу HOSTEL (Общежитие) для всех иногородних (не москвичей);

- запрос на добавление записей в таблицу STUD (Студенты) для тех абитуриентов, у которых суммарный балл по экзаменам больше 30.

Запрос на удаление

6. Удалите из таблицы CONT (Контингент) записи об абитуриентах, получивших хотя бы по одному из экзаменов менее 5 баллов.

- создайте запрос на выборку, включив в него все поля таблицы CONT (Контингент) и критерий по полям с экзаменационными оценками, запустите запрос для проверки правильности отбора записей;

- измените статус запроса "Выборка" на запрос "Удаление". (Запрос-Удаление…)