Комплектация и хранение первичных документов и учетных регистров в бухгалтерии организации

Номенклатура дел и ее значение

ТЕМА 5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ

1. Номенклатура дел и ее значение.

2. Комплектация и хранение первичных документов и учетных регистров в бухгалтерии организации.

3. Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

4. Порядок уничтожения документов

5. Порядок выдачи и изъятия документов из дел

6. Особенности хранения документов ликвидированных субъектов хозяйствования

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением называется делопроизводством. Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. Она составляется главным бухгалтером, его заместителем или квалифицированными специалистами бухгалтерии совместно с лицом, ответственным за делопроизводство в организации.

Номенклатура дел ежегодно (не позднее декабря текущего года) пересматривается с учетом происшедших в организации изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

На каждое дело, включенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка. Каждому делу присваивается индекс (код). Важным условием правильной организации хранения документации является постоянство кодов дел по участкам учета, что позволяет работникам запомнить индексы дел и работать без кодаторов.

Документы бухгалтерии хранятся:

в архиве бухгалтерии;

в архиве предприятия.

Документы, подлежащие сдаче на хранение в архив организации, приведены в Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 г. №38.

Обрабатываемые документы до сдачи отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в синтетическом и аналитическом учете. После этого документы комплектуются в дела (тома или папки) для их дальнейшего хранения в архивах бухгалтерии (предприятия).

В одно дело формируются однородные первичные документы, содержащие обычно до 250 листов, при толщине не более 4 см. С делами такого объема удобно работать в дальнейшем: они не рассыпаются и хранятся дольше.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники должны быть отделены от копий;

годовые планы и отчеты должны быть отделены от квартальных и месячных;

в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Оправдательные первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, лицевые счета, товарные и товарно-транспортные накладные должны быть обязательно переплетены. Другие виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки, что позволяет избежать их потерь и должностных злоупотреблений.

Комплектование первичных учетных документов в дела производится в следующем порядке.

Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в одно дело. При этом внутри дела документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале или ведомости. К ним прилагаются соответствующие накопительные ведомости.

В случае, когда количество первичных учетных документов велико и их невозможно сброшюровать в одно дело, допускается создание несколько томов. На каждом томе, в том числе и на корешке, должно быть указано:

название сброшюрованных документов;

отчетный период;

номер дела по номенклатуре.

Оформленные и законченные делопроизводством дела передаются на хранение в архив бухгалтерии.

Для архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное, оборудованное полками, шкафами, помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у работника, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Этот же работник отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, выдает документы из архива в текущее пользование и готовит их для дальнейшей передачи в архив предприятия.

При отсутствии лица, ответственного за архив бухгалтерии, вся ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера.

К оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые предполагается сдавать на хранение в архив предприятия, предъявляются дополнительные требования.

Каждое передаваемое на хранение дело нумеруется черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела помещается заверительный лист со следующей записью: «В дело подшито количество (цифрами и прописью) листов». После этой записи указываются должность, фамилия, имя и отчество лица, оформившего дело, и дата.

По истечении хозяйственного года документы передаются в архив предприятия. Прием документов в архив допускается только после проведения экспертизы научной и практической ценности, которая производится путем полистного просмотра каждого дела. Эта работа возлагается на членов экспертной комиссии. Не допускается отбор материалов на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел без проверки содержащихся в делах конкретных документов.