Завдання автоматизованої інформаційної системи управління персоналом

Ідеальна інформаційна система управління персоналом має відповідати рівню розвитку компанії та її кадровій політиці. Вона повинна бути частиною і засобом організаційного механізму з вироблення мети і задач, спрямована на збереження, зміцнення і розвиток кадрового потенціалу, на створення високофахової команди, здатної своєчасно реагувати на постійно змінні вимоги ринку з урахуванням стратегії розвитку компанії.

Пріоритети можуть змінюватися залежно від ситуації – наприклад, якщо відбувається збільшення штату компанії в стислі терміни, то, звичайно, відразу на перше місце виходить управління процесом підбирання персоналу і т.д.

Можна так розподілити пріоритети у порядку спадання:

— атестація й оцінка персоналу;

— кар’єрне зростання;

— навчання;

— мотивація;

— відбір персоналу.

Перерахуємо у вигляді тез завдання, які повинна охоплювати ідеальна програма управління персоналом:

— атестація й оцінка персоналу, включаючи методики тестування з повною психодіагностикою;

— зберігання “професійної історії” кожного співпрацівника, підбирання кандидатів на вакансії із запасними варіантами;

— обґрунтоване ранжируване формування кадрового резерву, оцінка управлінського потенціалу співпрацівників;

— систематичне кадрове планування, можливість перерозподілу ресурсів, що допомагає уникнути додаткового набору співпрацівників;

— розроблення програм розвитку персоналу з метою вирішення не лише нинішніх, а й майбутніх завдань компанії на основі вдосконалення систем навчання і кар’єрного просування співпрацівників; формування індивідуальних планів і кар’єрних драбин;

— прогнозування створення нових робочих місць з урахуванням упровадження нових технологій; виявлення за допомогою системи негативних тенденцій в організації;

— оцінка витрат на навчання;

— діагностика мотивації, розроблення мотиваційних механізмів підвищення зацікавленості і задоволеності співпрацівників;

— створення сучасних систем підбору і відбору персоналу, що передбачає оптимізацію внутрішніх конкурсів (рекрутер задає вимоги, і система шукає відповідних кандидатів у базі, видаючи ранжируваний список) і багатокритерійний відбір;

— оптимізація розміщення кадрів. Для кожної кадрової позиції має бути створено ідеальну, а для кожного працівника – актуальну модель компетенції. У разі їх порівняння система має видавати пропозиції щодо розвитку якостей і відпрацювання навиків співпрацівника, а також пропозиції з просування або ротації;

— проектування нової штатної структури підрозділу. Водночас було б дуже корисно, якби система могла “оцінювати” нову структуру як із погляду фінансових витрат, так і з якісного боку (наскільки вона оптимальна);

— аналіз вікової і будь-якої іншої структури персоналу (що полегшить розроблення соціальних програм, проведення організаційних і культурних перетворень).

Добре, якщо така система наділена такими властивостями:

— має дружній інтерфейс;

— містить розділи для всіх основних видів діяльності з управління персоналом;

— не вимагає від користувачів додаткових навиків в освоєнні комп’ютера;

— не дублює функцій щодо введення інформації;

— у режимі onlіne створює будь-які аналітичні звіти в графічній формі;

— має розумно допустиму вартість.

Облік персоналу – це лише одна з HR-функцій. Інші функції індивідуальні і розрізняються, як і самі підприємства.

Було б добре, якби всі подібні системи могли здійснювати:

— підбір і відбір персоналу;

— планування навчання і розвитку персоналу;

— оцінювання та ранжирування персоналу;

— складання соціального пакету;

— підготовку звітів і статистичний аналіз;

— формування кадрового резерву;

— економічний аналіз діяльності персоналу тощо.

Ідеальна інформаційна система для управління персоналом – це єдине інформаційне середовище, що дає змогу об’єднати всі суб’єкти управління персоналом і підвищити ефективність їхньої роботи.

Для цього інформаційна система має підтримувати виконання таких завдань:

♦ Збирання інформації про стан персоналу (як якісний, так і кількісний) від служб, що безпосередньо працюють з персоналом (безпосередні керівники, управління персоналом, бухгалтерія).

♦ Надання безпосереднім керівникам інформації про персонал, необхідної для їхньої роботи з персоналом у підрозділі (плани навчання працівників, результати оцінок, атестацій, особові дані, відомості про навчання у ВНЗ, плани кар’єри тощо).

♦ Узагальнення, аналіз інформації, планування заходів і можливість надавати керівництву інформацію про кадровий стан на підприємстві загалом, підрозділах окремо і, зокрема, про кожного

працівника.

♦ Інформаційна підтримка різних процесів (таких, як розрахунок заробітної платні), які відбуваються між структурними підрозділами (лінійні керівники, керівництво, відділ роботи з персоналом, бухгалтерія, планово-економічний відділ).

♦ Автоматизація всіх рутинних кадрових процедур за допомогою налаштування автоматичного документообігу.

♦ Автоматизація процесів управління персоналом та організаційного розвитку.

♦ Зміна статусу кадрової служби, перенесення центру ваги із забезпечення обліку кадрів на діяльність з підвищення якості персоналу.

Отже, для ефективної роботи системи управління персоналом система має забезпечувати інформаційну підтримку в таких напрямах діяльності: облік кадрів; організаційні структури та організаційний розвиток; табельний облік (облік робочого часу); профорієнтація персоналу; навчання; підбір персоналу; соціальні програми; кадрове планування; звітність. Розкриємо деякі пункти докладніше.

Організаційні структури і організаційний розвиток. Система має відображати актуальний стан організаційної структури підприємства і всього, що з ним пов’язане: поточний і плановий штатний розклади; перелік вакансій; положення про підрозділи; перелік посад і кваліфікаційних вимог до них; єдині тарифно-кваліфікаційні довідники; посадові інструкції; реєстр робочих місць тощо.

Система повинна давати змогу вносити оперативні зміни до всіх складових організаційної структури, а також проводити аналіз і моделювання організаційного розвитку підприємства.

Профорієнтація персоналу. Профорієнтація – це регулювання кадрових ресурсів за рахунок приведення рівня кваліфікації працівників у відповідність з потребами виробництва. Щоб вирішити проблему з профорієнтації працівників, система повинна забезпечити:

— ведення каталогу кваліфікацій і повної історичної інформації про профілі компетентності (перелік знань, умінь і навиків, необхідних для роботи у конкретній посадовій позиції);

— можливість внесення оперативних змін до існуючих профілів компетентності і проектування нових;

— підтримку оцінки рівня кваліфікації працівника;

— можливість перевірки відповідності профілю компетентності за посадою і рівню кваліфікації працівника;

— можливість на підставі аналізу будувати індивідуальні плани навчання, формувати резерв, планувати кар’єрне зростання працівників підприємства;

— планування і ведення спадкоємності посадових позицій (формування резерву);

— аналіз і надання керівництву інформації про стан кадрового ресурсу.

Навчання. Важлива властивість ідеальної системи – уміння пов’язувати потреби виробництва з планами навчання персоналу, підвищення його кваліфікації і розвитку, для чого необхідно:

— визначати потреби працівника в навчанні при зіставленні рівня кваліфікації (навиків, знань і умінь) з вимогами часу, спеціальності і посади;

— вести історію навчання кожного працівника;

— формувати бюджет на навчання і вести облік проведених витрат;

— планувати навчальні заходи, пов’язані з розвитком і підвищенням кваліфікації персоналу (курси, семінари, тестування тощо).

Підбір, найом, звільнення, переміщення персоналу. Діагностичний інструментарій, що використовують під час процедури підбору, зазвичай, створюють за допомогою спеціальних програм.

Розвинута система управління персоналом має забезпечити планування та облік витрат, аналіз заходів щодо підбору, найму, переміщення і звільнення персоналу, а також підтримувати автоматичне формування листів і пропозицій про роботу, наказів про найом, звільнення працівників тощо. Крім того, в ній мають бути присутні зручні засоби для формування бази кандидатів, каталог навчальних закладів, навчальних курсів і пропонованих заходів. Необхідна також можливість проводити аналіз ефективності навчання й аналіз якості навчальних закладів та навчальних програм.

Оцінювання персоналу. Можна виділити три типи внутрішнього оцінювання персоналу, що працюють задля різної мети:

1) оцінювання результативності та якості праці (короткострокова, щорічна);

2) оцінювання рівня кваліфікації (атестація);

3) оцінювання потенціалу.

Процес оцінювання персоналу вміщує: планування заходів оцінювання; процедуру оцінювання персоналу (регламентується внутрішнім документом); збирання даних за результатами оцінювання; аналіз і прийняття рішення за результатами оцінювання.

У системі мають бути передбачені механізми для планування заходів оцінювання, збирання і фіксації даних за результатами оцінювання, а також засоби аналізу, що допомагають приймати рішення з переміщення персоналу.

У системі також хотілося б бачити допоміжні інструменти для організації атестацій (графіки та інструкції з проведення, запитальники, накази, історія проходження оцінювання кожним працівником тощо).

Бажано, аби система могла допомогти перевірити, які зміни в кар’єрному зростанні, зарплатні співпрацівника відбулися після самої атестації.

Важливо, щоб система до того ж допомагала оперативно обробляти і передавати інформацію до бухгалтерії для здійснення необхідних нарахувань і виплат.

Кадрове планування. На основі всієї сукупності наявної первинної інформації ідеальна система повинна забезпечувати формування бюджету за витратами на персонал.

До таких завдань належать: планування фонду заробітної платні; формування бюджету на навчання; планування чисельності персоналу; планування витрат на забезпечення соціальних гарантій, на підбір тощо.

Крім того, з її допомогою співпрацівники кадрових підрозділів мають отримати можливість планування необхідних заходів й аналізу міри виконання запланованого.