Организация и способы внедрения ИС

Барьеры при внедрении и использовании информационных систем

Системная интеграция— это создание, сопровождение и развитие информационной инфраструктуры организации, т. е. комплекса программных и технических средств, полностью обеспечивающих работу организации с информацией.

Успешное внедрение системы невозможно без правильной организации всего процесса внедрения, поэтому внедрение системы необходимо выполнять в рамках специально организованного проекта со следующими основными этапами:

1. Создание рабочей группы процедуры внедрения ИС. В состав рабочей группы входят руководители структурных подразделений, участвующих во внедрении, при этом ответственность за неисполнение сроков внедрения и бюджет проекта разделяется между членами рабочей группы. Состав рабочей группы утверждается Положением о рабочей группе проекта.

2. Выявление основных информационных потоков на предприятии, формирование базы основной нормативно-справочной документации и ее сверка. В ходе данного этапа определяются основные информационные потоки предприятия и проблемы, которые могут возникнуть при внедрении (например, отсутствие первичных документов, нормативно-справочной документации, стандартов и др.). Формируется и сверяется база основной нормативно-справочной документации. По результатам данного обследования формируется подписываемый всеми участниками проекта внедрения документ, который

описывает все выявленные проблемы и намечает пути их ликвидации. От каче-ства проведения данного этапа и полноты подготовленного документа часто зависит успех проекта в целом. Также необходимым условием успешности проекта внедрения является его подробное документирование.

3. Построение информационно-функциональной модели деятельности предприятия, описание и оптимизация процессов, подвергающихся автоматизации. Кроме построения информационно-функциональной модели деятельности предприятия, на данном этапе разрабатывается и согласовывается настройка справочников и классификаторов системы. При необходимости принимаются решения об изменении существующей практики управленческого учета или функциональных моделей. Здесь очень важно наличие корпоративных стандартов. На данном этапе обязательно должны быть созданы или проанализированы на полноту корпоративные стандарты учета. Эту задачу может выполнить только хорошо обученный персонал или внешние консультанты. Главным требованием в данном случае является наличие всех необходимых для функционирования системы справочников и классификаторов (единого классификатора продукции, товаров и материалов, плана счетов и аналитических признаков бухгалтерского учета, справочников дебиторов и кредиторов, справочника основных хозяйственных операций, стандартов учета движения материальных ценностей и денежных средств и др.) и соответствие принципов их организации требованиям системы. Моделирование бизнес-процессов предприятия также крайне желательно так как оно позволяет хорошо подготовиться к внедрению. Моделирование должно проводиться хорошо обученными сотрудниками предприятия-заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и с привязкой со-зданной модели к стандартам бизнеса и к внедряемой системе. После обучении; внедренческая группа разрабатывает детальный план проекта внедрения, в который включены такие вопросы, как обязанности участников проекта, сроки начала и окончания работ, а также другие, вытекающие из них, параллельно! решаемые задачи. Работа проводится совместно группой внедрения и внешними консультантами.

4. Выполнение пилотного проекта. На этой стадии полностью моделируется вся деятельность предприятия. В отдельных подразделениях в систему вводятся фактические данные (в ограниченном объеме) и последовательно тестируются бизнес-функции путем моделирования реальных ситуаций деятельности предприятия в условиях, максимально приближенных к действительности. Отрабатывается совместная работа подразделений на основе тестовых пилотных примеров. С учетом результатов выполнения данного примера руководством предприятия принимается решение о полномасштабном внедрении системы.

5. Адаптация системы на предприятии. На данном этапе осуществляется настройка системы в соответствии с планом проекта внедрения и тестирование отдельных модулей и функций группой внедрения, очень важно также наличие корпоративных стандартов, так как именно они являются основой настроек системы. Конечные пользователи осваивают настроенную систему

непосредственно на своих рабочих местах. При этом должна быть установлена и настроена система разграничения доступа конечных пользователей к информации. Обучение проводится членами группы внедрения.

6. Опытная эксплуатация системы. В ходе данного этапа заказчик должен убедиться в полном соответствии функциональности, полученной в результате настройки системы, требованиям предприятия. На этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы. В ходе опытной эксплуатации генерируются стандартные отчеты (с помощью системы и обычными способами) и производится верификация данных. Система постепенно вводится в эксплуатацию по отдельным участкам учета или управления. При этом документируются инструкции по ведению автоматизированных рабочих мест и корректируются должностные инструкции участников проекта и задействованных руководителей.

7. Ввод системы в промышленную эксплуатацию. Составляется план перевода из опытного внедрения системы в промышленную эксплуатацию, а также определяются процедуры работ и план-график перехода конечных пользователей на работу в новой системе. Затем эти планы последовательно реализуются. Конвертируются необходимые данные из унаследованных систем.

8. Сопровождение промышленной эксплуатации. После того как руководство предприятия приняло принципиальное решение о внедрении информационной системы в масштабах всего предприятия, следующая задача — сделать так, чтобы процесс внедрения завершился успешно и потребовал минимальных затрат ресурсов.