III. Информационное обеспечение
Информационное обеспечение - это совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включающих в себя системы классификации и кодирования, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов, методов создания внутримашинной информационной базы информационной системы. От качества разработанного информационного обеспечения во многом зависит достоверность и качество принимаемых управленческих решений.
Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях.
Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.
Разработаны стандарты, где устанавливаются требования к документации ГОСТ Р 6.30-20003 «Унификация и стандартизация организационно-распорядительной документации»:
§ к унифицированным системам документации;
§ к унифицированным формам документов различных уровней управления;
§ к составу и структуре реквизитов и показателей;
§ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.
При обследовании организаций выявляется целый комплекс типичных недостатков:
§ чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
§ одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
§ работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
§ имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.
Устранение недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
Ø исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
Ø классификацию и рациональное представление информации.
Подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
Основные идеи методологии построения баз данных:
1. обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:
· понять специфику и структуру ее деятельности;
· построить схему информационных потоков;
· проанализировать существующую систему документооборота;
· определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.
2. построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной сферы деятельности. В модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.
Для создания информационного обеспечения необходимо:
· понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;
· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
· совершенствование системы документооборота;
· наличие и использование системы классификации и кодирования;
· владение методологией создания информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;
· создание массивов информации на электронных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.