Система информационного обеспечения управления

Информация- это совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей ее среде.

Так как процесс выработки управленческих решений предполагает сбор и обработку различной информации и ее анализ, то можно сказать, что информация является основой управленческого процесса. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления - получение и переработка сведений о состоянии управляемого объекта и передачи управляющих команд этому объекту. Следовательно, посредством информации реализуется взаимосвязь между органом управления и объектом управления или между различными уровнями управляющей системы.

Информация может быть как внешней (указания вышестоящих органов управления, требования документов системы законодательного и нормативного регулирования, сведения о состоянии развития науки и техники и т.п.), так и внутренней (сведения о ходе производственного процесса, о состоянии оборудования, о соблюдении технологии, о результатах деятельности отдельных участков и предприятия в целом).

Кроме того, информация может быть классифицирована по характеру содержащихся в ней сведений на распорядительную (поступающую от вышестоящих органов управления в виде сформулированных целей и задач, нормативов и т.п.) и осведомительную (внутреннюю) информацию.

Для целей управления вся информация может быть сгруппирована по следующим признакам:

по источнику возникновения: на первичную и производную

по способу фиксирования: на устную и документированную;

по способу выражения: на текстовую, цифровую, смешанную;

по характеру фиксации данных: на фиксируемую и нефиксируемую;

по направлению движения: на исходящую и нисходящую;

по степени стабильности: на условно-постоянную и условно-переменную;

по назначению в процессе управления: на распорядительную, отчетную, учетную, контрольную;

по принадлежности к функциям управления: на финансовую, экономическую, техническую, конструкторскую, оперативно-производственную;

по степени определенности: на детерминированную и стохастическую;

по видам преобразования: на стратегическую, текущую и оперативную.

Все виды информации, используемой в процессе управления составляют информационную систему, которая представляет собой организационно оформленную совокупность информационных потоков, документов, каналов связи, технических средств, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы.

В зависимости от объемов обрабатываемой информации, а также приемов и методов обработки, все информационные системы делятся на:

простые - в которых сравнительно небольшие объемы однородной информации обрабатываются вручную или с использованием простейших приспособлений;

смешанные - в которых сбор информации осуществляется вручную, а обработка - с использованием средств вычислительной техники;

информационно-справочные - выдающие информацию о состоянии управляемого объекта;

экспертные системы - в которых автоматизирована не только обработка информации, но выработка простейших рекомендаций, используемых при выработке управленческих решений.

Для обеспечения процесса управления необходимой информацией, на предприятии организуются следующие виды учета:

бухгалтерский учет - система сбора и обобщения финансовых показателей деятельности предприятия. Оценка данных бухгалтерского учета производится, как правило, по окончании очередного отчетного периода (месяца, года, квартала);

статистический учет - система сбора и обобщения количественных, стоимостных, технических и иных аналогичных показателей, характеризующих обеспеченность предприятия отдельными видами ресурсов и их состояние. В силу большого объема показателей статистической отчетности, периоды ее обобщения несколько больше, чем периоды обобщения бухгалтерской информации (квартал или год);

оперативный учет - система сбора и обобщения показателей о текущем состоянии управляемой системы. Срок представления оперативной информации органу управления должны быть предельно минимальными (по некоторым видам информации - ежедневно, еженедельно, подекадно). Анализ данных оперативного учета позволяет своевременно реагировать на изменения в состоянии объекта управления - усиливать положительные тенденции и нивелировать негативные.