МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ
Разработка состава подразделений и связей между ними (структуризация)
На этапе структуризации определяется состав основных подразделений и связей между ними. Разрабатываются полные организационные структуры подразделений, аппарата управления, организации и положения о них, схемы взаимодействия с другими организациями и т.п. Анализируются тенденции изменений внешней среды и тенденции развития организации. Выявляются потребности организации в ресурсах в настоящем и будущем. Вырабатываются предложения по совершенствованию организационной структуры, механизмов управления, разрабатываются методы мотивации подразделений и отдельных работников, а также показатели оценки их деятельности.
7.2.4. Определение порядка функционирования системы управления (регламентация)
На этапе регламентации выполняются следующие работы:
уточняются характеристики и процедуры деятельности организации;
уточняется состав подразделений, аппаратов управления, распределяются задачи, обязанности, права и ответственность между конкретными исполнителями;
определяется трудоемкость основных видов работ, квалификационный состав работников, рассчитывается численность работников каждого из подразделений;
разрабатываются штатные расписания;
определяется порядок взаимодействия подразделений и конкретных должностей при выполнении взаимосвязанных комплексов работ, разрабатываются процедуры выполнения основных видов работ;
проектируются организационная, информационная, социальная, экономическая и технологическая структуры;
проектируются процессы документирования и потоки информации;
проводится организация документооборота с целью наиболее полного и своевременного информационного обеспечения процесса функционирования подразделений, органов управления и управления ими;
в органах управления и подразделениях формируется благоприятный социально-психологический климат;
уточняется положение об организации;
разрабатываются положения о структурных подразделениях;
разрабатываются должностные инструкции;
проводятся расчеты эффективности проектируемой структуры и т.п..
Другими словами, на этом этапе проводится чёткая регламентация усовершенствованной организации.
На основе результатов проведённых работ уточняются проектные решения по основным направлениям совершенствования существующей структуры и разрабатываются документы, регламентирующие процессы функционирования организации и управления ею.
В процессе оргпроектирования следует обязательно учитывать, что каждое подразделение, каждый аппарат управления, организация, кроме организационной, имеют также отраслевую, технологическую, экономическую, социальную и информационную структуры, которые взаимосвязаны и взаимозависимы.
Отраслевая структура представляет собой форму упорядочения соотношений подразделений, аппаратов управления в организации.
Технологическая структура определяется составом и соотношением техники, оборудования, приборов и других видов технических средств, используемых в процессе функционирования подразделений. Она определяется приемами использования технических средств в процессе выполнения организацией своих задач.
Экономическая структура характеризуется экономическими отношениями как между подразделениями организации, так и между организацией и внешней средой.
Социальная структура - это распределение работников по профессиональному, квалификационному, половозрастному, национальному составу, уровню образования, семейному положению и т.п.
Информационная структура представляет собой относительное расположение источников и получателей информации. Она характеризуется также направленностью, интенсивностью и конфигурацией информационных потоков и др.
Перечисленные виды структур организации, подразделений, аппарата управления в комплексе должны обеспечивать реализацию стратегии её деятельности.
Следует помнить, что с течением времени под воздействием внешних и внутренних условий главные цели деятельности организации изменяются. Поэтому должна изменяться их стратегия и, соответственно, организационная, информационная и другие виды структур и другие параметры организации.
Методы организационного проектирования могут быть сведены в следующие четыре основные группы:
1. Методы структуризации целей. Включают выработку системы целей организации, качественную и количественную оценку этих целей и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия разработанной системе целей.
Конкретная формулировка каждой цели должна быть четко определена с позиции следующих признаков: п р е д м е т н ог о - должно быть ясно с какими реальными объектами связана цель; в р е м е н н о г о - является ли цель постоянной или временной, долгосрочной или оперативной и т.п.; п р о с т р а н с т в е н н о г о - размещение подразделений, филиалов, аппаратов управления на территории города, субъекта федерации и т.п..
Система целей должна быть простой и понятной. Она может быть представлена в графической ("дерево целей"), матричной (таблицы) и списочной (перечисление и кодирование целей) форме.
В процессе организационного проектирования система целей может быть использована в следующих направлениях:
выделение основных структурных подразделений в данной организационной системе. При этом каждое подразделение должно быть ориентировано на достижение своей цели (или комплекса целей), например, кадровой, финансовой, маркетинговой и других служб, а структура организационной системы - на организационное обеспечение достижения глобальной цели (миссии) организации;
проверка уровня и однородности целей, стоящих перед каждым структурным подразделением, исключение дублирования целей;
установление рациональных организационных, информационных, экономических и других связей. Разработка главных направлений координации и регулирования деятельности подразделений;
разработка критериев и систем оценки функционирования структурных подразделений, а также всей организации по достижению поставленных целей.
При использовании метода структуризации целей необходимо помнить, что невозможно разработать четкий алгоритм перехода от системы целей непосредственно к организационной структуре, так как цели являются важнейшим, но не единственным фактором формирования организационной структуры. Здесь следует учитывать размеры организации, технологию выполнения основных работ, внутренние и внешние связи и многие другие факторы.
2. Методы экспертного анализа. Основными формами применения этих методов должны быть:
проведение группами экспертов обследования организации, детальный анализ целей, задач, функций, организационных связей подразделений и элементов субъекта и объекта управления. Экспертами могут быть как работники данной организации, так и приглашенные специалисты.
анализ специфических особенностей, проблем и узких мест в системе управления организацией;
проведение экспертных опросов руководителей и специалистов для выявления трудностей, резервов и возможностей в работе организации, её подразделениях и аппаратах управления;
разработка правил организационного проектирования, основанных на изучении опыта экспертов;
разработка описаний организационных структур, процессов функционирования и управления, изготовление схем, графиков, диаграмм, таблиц и других иллюстративных материалов.
3. Методы аналогий. Служат для выявления прогрессивных решений и передового опыта в отечественной и зарубежной практике и использования их при проектировании новых и реорганизации действующих организаций, их подразделений, аппаратов управления со сходными характеристиками. С помощью метода аналогий разрабатывались, например, типовые структуры управления и определялись границы их применения. В последние годы методы аналогий пытались широко использовать в процессе перехода к рыночным отношениям. Однако перенос зарубежного опыта на нашу почву чаще имел отрицательные, чем положительные последствия. Это обусловлено тем, что при использовании методов аналогий особо важным является обоснование выбора организации-аналога с проектируемой системой, а также учёт политических, экономических и культурных факторов.
4.Методы организационного моделирования. К ним относят: разработку формализованных математических, графических, машинных и других моделей деятельности организаций, распределения в них полномочий и ответственности. Эти модели являются базой для анализа и оценки различных вариантов организационных структур в зависимости от изменяющихся условий. Модели разрабатываются с использованием методов системного анализа, исследования операций, написания сценариев, построения матриц распределения прав и обязанностей, построения матриц межфункциональных связей, игрового и имитационного моделирования и др.