Контроль реализации управленческих решений


Тема 6. КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Контроль как функция управления представляет собой процесс обес­печения достижения поставленных целей, реализации принятых управленческих решений. Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс установления стандартов, определения фактически достиг­нутых результатов и их отклонения от нормы; с другой — процесс мо­ниторинга хода выполнения управленческих решений и оценки дос­тигнутых результатов. Результаты контроля являются основа­нием для корректировки ранее принятых решений при обнаружении значительных отклонений от намеченного хода реализации решения. Другими словами, контроль представляет собой процесс сравнения полученных результатов с запланированными и, в случае необходи­мости, проведения соответствующих корректирующих мероприятий.

Неопределенность как неотъемлемая характеристика будущего является главным обоснованием контроля в процессе реализации управленческого решения.

Контроль сопутствует всем этапам процесса. По этому признаку различают следующие основные виды контроля.

Предварительный контроль осуществляется до начала мероприя­тий по разработке решения. Его целью является предупреждение на­ступления нежелательных результатов до момента их появления за счет разработки критериев оценки, отладки методики и регламента контролирующих действий. Предварительный контроль использует­ся для раскрытия признаков и причин проблемы, анализа неопреде­ленностей, формулировки ограничений и оценки альтернатив. При­мером предварительного контроля являются действия комиссий по оценке статей проекта бюджета МО при принятии бюджета на сле­дующий год.

Текущий контроль реализуется непосредственно в ходе процесса реализации решения. Он осуществляется руководителем и основан на измерении и изучении фактических промежуточных результатов выполненной работы в условиях воздействия внутренних и внешних факторов. Регулярный контроль работы исполнителей, обсуждение возникающих вопросов позволяют оперативно устранить текущие отклонения от намеченных планов и заранее скорректировать про­цесс решения проблемы.

Корректирующий контроль направлен на уже совершенные дей­ствия и создавшуюся ситуацию. Он предназначен для корректиров­ки ситуации, когда известны результаты реализации управленческо­го решения и они противоречат запланированным значениям. Глав­ной целью является недопущение повтора аналогичных ситуаций в будущем. Многие бухгалтерские и финансовые документы создают­ся с целью корректирующего контроля, так как, например, в финан­совом управлении города проводится сравнение реальных годовых бюджетных расходов с запланированными и на следующий год мо­жет быть предложен иной проект использования финансовых ресур­сов.

Заключительный контроль выполняется после того, как принятое решение реализовано. Назначение — учет, измерение конечных ре­зультатов и сравнение их с запланированными, на основании чего может быть сделан вывод о степени достижения цели. Следует пом­нить, что заключительный контроль осуществляется тогда, когда уже нельзя поменять решение в случае неудачного исхода. Он выполняет следующие важные функции.

1. Формирование и заполнение базы данных по следующим направлениям:

цели и составляющие их задачи;

¨ начальные, промежуточные и конечные параметры деятельно­сти;

¨ критерии оценки исходных показателей;

¨ набор корректирующих решений;

¨ результаты достижения целей при конкретных параметрах дея­тельности;

¨ набор решений но нейтрализации побочных явлений.

2. Сбор статистических данных о специфике работы в конкретной сфере, позволяющий руководителю принимать более адекватные решения в сложных ситуациях.

3. Разработка инновационных технологий для совершенствования процесса реализации решения.

Существует два варианта контроля: по результатам и по упреж­дению.

Контроль по результатам использует организационную, эконо­мическую, техническую и правовую документацию. Осуществляется оценка отклонения фактического результата от запланированных значений. Такой вариант контроля целесообразно применять в про­цессах с небольшим временем цикла и при невысокой стоимости процесса разработки и реализации решения. Управленческое реше­ние постепенно совершенствуется на основе предыдущих результа­тов реализации, с помощью корректировок и уточнений (рис. 6.1).

Контроль по упреждению основывается на стандартах, нормах, пра­вилах и может осуществляться до начала или в процессе разработки и реализации решения.

Контроллинг — направление в управленческой практике, которое включает административный, технологический контроль, ревизию и аудит.

Административный контроль представляет собой постоянное на­блюдение за процессом разработки и реализации управленческого решения, сроками и качеством.

Технологический контроль — контроль используемых технологий, применяемых в процессе разработки и реализации решений.

Ревизия — документальное фискальное обследование результатов реализации решения.

Аудит - документальное исследование результатов реализации решения, определяющее уровень его соответствия определенным кри­териям.

Между процессами принятия решений, планирования и контроля существует неразрывная связь, которая определяется предназначе­нием, миссией и целями управляемой системы. Требования к контро­лю формируются руководством с участием всех заинтересованных сторон и регламентируют состав анализируемой информации, струк­туру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Разработка эффективной системы контроля под­разумевает:

¨ тщательное планирование всех мероприятий, проведение которых необходимо для достижения целей;

¨ оценка ресурсов и времени, необходимых для выполнения наме­ченных планов;

¨ сопоставление достигнутых результатов и использованных ресур­сов с учетом временных характеристик;

¨ корректировка планов по временным и материальным затратам, необходимым для выполнения оставшейся работы;

¨ периодическое сопоставление полученных результатов и затрат с планом и бюджетом.

Характеристики и принципы построения эффективной системы контроля. Эффективная система контроля должна обладать четко отлаженными механизмами координации, коммуникации, свойства­ми гибкости, экономичности, своевременности.

Коммуникации. Процессы передачи информации являются осно­вой эффективного контроля. Контроль эффективен настолько, на­сколько адекватна, своевременна и точна информация, на которой базируется система. Разработка управленческих решений, оценка результатов их реализации требуют эффективной информационной системы.

Сотрудникам должны быть известны требования, предъявляемые к заданию, чтобы они могли их выполнить и на их основе осуществ­лять самоконтроль. Часто неэффективная работа является следствием того, что руководитель не располагает реальной информацией. Для быстрой и эффективной обработки данных о результатах работы не­обходимо использовать современные информационно-коммуника­ционные технологии.

Координация контроля — важное условие его эффективности. Контроль является средством координации выполнения заданий различными подразделениями и служащими, способствующим кон­центрации работников на достижении общеорганизационных целей. Результаты деятельности любого учреждения не являются результа­том деятельности какого-нибудь одного работника или отдела, а кро­ме того, задачи разных отделов или работников зачастую не взаимо­связаны.

Своевременность контроля заключается в том, что он должен про­водиться именно тогда, когда это необходимо. Систематическое на­блюдение за результатами позволяет принимать корректирующие меры в процессе реализации решения и достичь намеченных целей. В случае обнаружения каких-либо отклонений от намеченного пла­на работ принимают меры по их исправлению или устранению. Од­нако чрезмерный контроль или бесконечные проверки снижают эф­фективность и увеличивают сроки реализации управленческого ре­шения.

Гибкость системы контроля выражается в том, что в процессе реа­лизации управленческого решения должны меняться как стандарты, так и возможные корректирующие действия.

Экономичность контроля. Если затраты на контроль превосходят создаваемые им преимущества, то следует от него отказаться. Иными словами, преимущества от контроля должны превосходить затраты финансовых, временных и человеческих ресурсов на его проведение. Система контроля должна срабатывать только при наличии замет­ных отклонений фактических результатов от плановых значений.

Четко структурированные планы являются основой контроля. При достаточно частом обновлении плана без применения процеду­ры контроля изменений контроль над реализацией решения может быть утрачен.

Эффективная система отчетности. Необходимо основываться на единых подходах и критериях при формировании отчетов о ходе вы­полнения работ. Методика их подготовки и получения должна быть ясно определена и достаточно проста. Для всех видов отчетов необ­ходимо определить четкие временные интервалы.

Система анализа фактических показателей и тенденций позволя­ет установить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, и если нет, определить серьезность последствий выявленных откло­нений.

Процесс контроля ориентирован на повышение вероятности дос­тижения цели. В теории управления процессы принятия решений и контроля определяют как тесно взаимосвязанные, поэтому еще на стадии планирования следует разработать способ соотнесения пла­нов с реальной ситуацией. Определение целей является не только ча­стью процесса планирования, но и началом процесса контроля.

Процесс контроля характеризуется следующим: содержательная составляющая определяет, что выполняется; организационная — кем и в какой последовательности осуществляется контроль; технологи­ческая отвечает на вопрос, какие методики и технологии использу­ются.

Целью контроля является обеспечение соответствия утвержден­ного решения и процесса его исполнения, предотвращение вероят­ных недоработок и проблем, выявление отклонений от заданной про­граммы, поставленных целей и задач, установленных сроков.

Содержание контроля раскрывают реализуемые им функции: ди­агностика состояния дел, ориентирование, стимулирование, коррек­тировка действий, распространение опыта, осуществление надзора.

Функция диагностики заключается в выявлении фактического состояния дел; ориентирующая функция сосредоточена на указании проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего вни­мания; стимулирующая направлена на выявление и вовлечение в ра­боту всех временных, денежных, человеческих ресурсов.

В процессе реализации управленческого решения при сравнении фактических и запланированных результатов руководителю необхо­димо определить, насколько фактические результаты соответствуют установленным стандартам. Если выявлены явные расхождения, он должен решить, насколько они допустимы. Далее руководитель оце­нивает фактические результаты, т. е. делает вывод о качестве приня­того решения. Деятельность на этой стадии процесса контроля связа­на с проведением следующих мероприятий: установление масштаба допустимых отклонений, оценка фактических результатов, информи­рование о результатах, оценка результатов.

В процессе реализации управленческого решения иногда допус­кается неточное соблюдение критериев выбора. Так, по отдельным характеристикам определяется интервал допустимых отклонений, в пределах которого они считаются несущественными. Размер интер­вала играет крайне важную роль. При достаточно большом интерва­ле возможные отклонения приводят к необратимым последствиям. Если интервал мал, то руководитель будет реагировать на каждое не­значительное отклонение, что требует больших финансовых и вре­менных затрат, и контроль становится неэффективным.

Особое внимание следует обратить на методику измерения фак­тических результатов, получаемых в процессе реализации решений. Важно корректно определить типы шкал, единицы измерения значе­ний контролируемых параметров, выбрать частоту и точность изме­рений.

Передача информации играет важную роль в процессе контроля. Ценность данных значительно снижается, если они несвоевременны и неточны. К информации предъявляется требование наглядности, что позволяет легко понимать смысл контролируемых процессов и предпринимать адекватные действия. Перечислим основные трудно­сти, связанные с передачей информации:

¨ искажение сообщений в процессе межличностного общения и при прохождении по каналам передачи информации;

¨ информационные перегрузки, которые подавляют восприятие и мышление руководителя, занятого обработкой больших объе­мов информации;

¨ сложная организационная структура, затрудняющая прохождение информации и повышающая вероятность ее искажения.

Оценка результатов заключается в сравнении фактических и тре­буемых результатов решения с учетом масштаба допустимых от­клонений. На основании сравнения судят о том, достигнута ли цель принятия решения или нет. Если обнаруживаются существенные от­клонения реальных значений показателей от плановых, принимается решение о выполнении корректирующих действий.

Итак, после оценки результатов реализации решения руководи­тель может выбрать одну из следующих стратегий:

1) если результаты сравнения фактических и плановых значений позволяют сделать вывод, что цель достигнута, то никакие допол­нительные действия не предпринимаются, а положительный опыт решения сохраняется в базе данных для использования в подоб­ных ситуациях в будущем;

2) если отклонения от намеченных результатов становятся недопус­тимыми, предпринимается попытка разобраться в причинах этих отклонений и предпринимаются необходимые мероприятия для возвращения на правильную траекторию. Если выявлены откло­нения в ходе текущего контроля, то руководитель выполняет кор­ректирующие действия непосредственно в процессе реализации решения. Если отклонения от цели обнаружены по результатам заключительного контроля, то проводится анализ новой проблем­ной ситуации и повторяется процесс разработки и реализации ре­шения;

3) несовпадение фактических и запланированных результатов объ­ясняется тем, что была запланирована нереалистичная цель. За­вышенные требования к качеству решений сводят на нет усилия исполнителей, снижают их мотивацию. И наоборот, легкость дос­тижения поставленной цели объясняется слишком мягкими кри­териями выбора. Контрольная информация позволяет выявить необходимость доработки не только самих решений, но и требо­ваний, предъявляемых к их качеству, как в сторону повышения, так и в сторону понижения.

Разработанные стандарты позволяют усовершенствовать процесс анализа работы и, как следствие, систему контроля принятия управ­ленческого решения. Рисунок 6.2 иллюстрирует связь контроля, стан­дартов деятельности и измерений. Тогда контроль может быть представлен как последовательность действий.

1. Разработка стандартов деятельности и норм, с которыми будут сравниваться реальные результаты. Стандарты должны учитывать количественные и качественные характеристики.

2. Установление допустимых и приемлемых отклонений от сущест­вующих стандартов при реализации решения.

3. Оценка фактических результатов деятельности на основе приме­нения различных методов измерения.

4. Процесс сопоставления стандартов и полученных результатов опирается на оценочные суждения и, как следствие, отличается высокой субъективностью.

5. Текущая деятельность. Если запланированный результат не был достигнут, то принимаются корректирующие меры для измене­ния существующих стратегий.

6. Будущая деятельность. К целям будущей деятельности относится использование накопленного положительного опыта для форми­рования будущих управленческих решений.

Необходимо отметить, что при организации контроля необходи­мо учитывать следующее:

¨ реализацию контрольных функций следует поручать лицам, ком­петентным в данных вопросах, чтобы они могли быть способны оценить причины и следствия возможных отклонений и предло­жить мероприятия по их устранению;

¨ для обеспечения объективности и принципиальности оценок ли­ца, отвечающие за контроль, не должны быть связаны материаль­ными интересами с подконтрольными подразделениями.

Поскольку система контроля оказывает влияние на людей, при ее реализации руководитель должен учитывать следующие аспекты:

¨ люди негативно воспринимают внешний контроль;

¨ контроль определяет положение и власть того, кто его осуществ­ляет;

¨ установки и стандарты могут быть по-разному поняты, и контроль может привести к конфликту между сотрудниками;

¨ при очень жестком контроле может быть ограничена гибкость системы, а нехватка гибкости и инициативы приводит к сниже­нию уровня мотивации и способности к адаптации во внешней среде.

Разработанные стандарты контроля должны быть осмыслены и восприняты всеми сотрудниками, чтобы каждый понимал причины и ожидаемые результаты, а участие в разработке и внедрении систе­мы контроля поможет во многом преодолеть негативное отношение к ней.

В процессе проведения контроля можно столкнуться со следу­ющими трудностями:

¨ сложно избежать предвзятости и субъективных толкований;

¨ доверчивость, поверхностные наблюдения, стремление оправдать ожидания руководства;

¨ низкая компетентность;

¨ малые сроки для проведения детального анализа;

¨ отсутствие решимости сказать правду.

Таким образом, контроль в первую очередь призван информиро­вать исполнителей о ходе работы, ее соответствии планам руководи­теля. Сотрудник, реализующий управленческое решение, заинтере­сован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оце­нены по достоинству. Так что иногда мягкий контроль повышает вес выполняемых исполнителем поручений, прибавляет самоуважения, уверенности.

Для повышения эффективности контроля при его проведении следует учитывать следующие психологические факторы:

¨ увлеченно работающего сотрудника не стоит отвлекать, так как он примет контроль как помеху;

¨ контроль следует проводить, когда сотрудник испытывает сомне­ния или когда выполнен некоторый этап работы и он сам готов поделиться результатами;

¨ часто контролируемые задачи становятся более приоритетными для исполнителя по сравнению с менее контролируемыми, поэто­му проводить контроль следует системно.

Государственный контроль над местным самоуправлением. Не вмешиваясь в решение вопросов местного значения, государство осу­ществляет контроль решений и действий органов и должностных лиц местного самоуправления. Для любого административного контроля характерно следующее:

¨ реализация контроля только в формах и случаях, предусмотрен­ных конституцией или законом;

¨ контроль направлен на обеспечение законности и конституцион­ных принципов;

¨ степень вмешательства контролирующего органа должна быть соразмерна значимости защищаемых интересов.

Перечисленные принципы не исключают контроль государства над выполнением органами местного самоуправления делегирован­ных им полномочий. Надзор за выполнением законодательства орга­нами и должностными лицами местного самоуправления возложен на прокуратуру РФ. При выявлении не соответствующих закону му­ниципальных правовых актов прокурор соответствующего уровня обязан принести протест на эти акты принявшему их органу или должностному лицу. Протест должен быть рассмотрен в 10-дневный срок или на ближайшем заседании представительного органа мест­ного самоуправления. При отклонении протеста прокурор вправе об­ратиться в суд.

Соответствие устава муниципального образования законодатель­ству РФ контролирует орган юстиции, на который возложена его ре­гистрация.

Контроль выполнения органами и должностными лицами мест­ного самоуправления переданных им отдельных государственных полномочий осуществляют уполномоченные органы государствен­ной власти.

Контроль органов власти местного самоуправления в отдельных сферах муниципальной деятельности выполняют специальные струк­туры, к которым относятся органы финансового, экологического, са­нитарно-эпидемиологического, земельного контроля и надзора.

Надзорные органы вправе:

¨ адресовать органам местного самоуправления рекомендации по решению возложенных на них задач;

¨ при невыполнении возложенных на органы местного самоуправ­ления задач и обязательств адресовать им соответствующие пред­писания;

¨ направлять органам местного самоуправления уведомления о воз­ражении по их решениям и действиям и рекомендовать в течение определенного срока отменить или внести изменения в указан­ные решения и действия.

Органы государственного специального надзора е имеют права вмешиваться в дела местного сообщества за пределами своей компе­тенции и не вправе отдавать должностным лицам местного само­управления распоряжения по решению местных задач.

Финансовый контроль целевого расходования бюджетных средств осуществляют органы финансового контроля, входящие в систему Министерства финансов РФ.

Судебный контроль наиболее формализован, строится исключи­тельно на правовых аргументах и реализуется всеми видами судов. Он используется для того, чтобы обезопасить граждан и юридиче­ских лиц от ошибок и незаконных решений этих органов. Решения, принятые на основе прямого волеизъявления граждан, решения и действия органов местного самоуправления могут быть обжалованы в суде в установленном законом порядке.

Наиболее распространенные случаи судебного обжалования ре­шений:

¨ введение не предусмотренных законодательством местных нало­гов и сборов;

¨ ужесточение условий ввоза или вывоза определенных товаров;

¨ нарушения порядка приватизации объектов муниципальной соб­ственности;

¨ нарушения порядка выделения земельных участков под застройку.