Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками

Облік інших довгострокових зобов’язань

Для узагальнення інформації про розрахунки з іншими кредиторами та за іншими операціями, заборгованість за якими не є поточним зобов'язанням та облік яких не відображається на решті рахунках класу 5 "Довгострокові зобов'язання" призначено рахунок 55 "Інші довгострокові зобов'язання". Зокрема, на цьому рахунку відображається відстрочена відповідно до законодавства заборгованість з податків, зборів (обов'язкових платежів), фінансова допомога на зворотній основі тощо.

За кредитом рахунку 55 "Інші довгострокові зобов'язання" відображається збільшення довгострокових зобов'язань, за дебетом - їх погашення, переведення до короткострокових, списання тощо.

Аналітичний облік ведеться за кожним кредитором та видами залучених коштів.

Досить часто операції з придбання товарів і операції з їх оплати не збігаються в часі. Тобто відбувається придбання товарів з відстроченням платежу. Такі операції призводять до виникнення кредиторської заборгованості. Основними контрагентами в таких розрахунках є постачальники і підрядники.

Постачальники– це юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей або надають послуги чи виконують роботи.

Підрядники– спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-вантажні роботи при спорудженні об’єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Загальна схема закупівлі товарно-матеріальних цінностей має такий вигляд:

1. На підприємство постачальника скеровується довірена особа підприємства-покупця, яка оглядає товар і приймає рішення про його купівлю.

2. На основі переговорів між постачальником та покупцем укладається договір купівлі-продажу.

3. На основі повідомлення покупця уповноважена особа підприємства-постачальника виписує рахунок на оплату.

4. Виписаний рахунок керівником підприємства-покупця передається в бух­галтерію з розпорядним надписом.

5. Підприємство-покупець передає в обслуговуючий банк розпорядження на перерахування коштів зі свого рахунку на рахунок постачальника (платіжне доручення, акредитив, видатковий касовий ордер, інкасо) відповідно до виписаного рахунку-фактури.

6. Отримання підприємством-продавцем виписки банку, яка підтверджує над­ходження коштів на його банківський рахунок.

Слід зауважити, що поставка матеріальних цінностей на підприємство може здійснюватися:

- працівником підприємства — довіреною особою;

- підприємством-постачальником (яке згідно з укладеним договором, доста­вляє товар на склад покупця);

- зобов'язання щодо поставки товару на склад покупця бере на себе транс­портна організація (перевізник).

Коли отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) здійснюється дові­реною особою, на складі постачальника представник підприємства-покупця зобо­в'язаний пред'явити довіреність та документ, що засвідчує його особу. Довіре­ність видається працівникові за розпорядженням директора.

У довіреності вказуються:

- найменування підприємства-одержувача і його адреса;

- ідентифікаційний код;

- найменування підприємства-платника і його адреса;

- номер розрахункового рахунку, найменування і код (МФО) банку;

- дата видачі і дата, до якої довіреність дійсна;

- кому видана довіреність: посада і прізвище, ім'я та по батькові;

- документ, що засвідчує особу працівника, на якого виписується довіреність, його серія, номер, дата видачі, ким виданий;

- назва організації-постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;

- номер і дата документа, на підставі якого одержують цінності, наприклад, наряду, рахунку, договору, заявки, угоди або будь-якого іншого документа, що їх заміняє. Причому одна довіреність може бути виписана на кілька ра­хунків, нарядів тощо (всі вони повинні бути вказані в довіреності), якщо цінності, вказані в цих рахунках, нарядах, необхідно отримувати від одного і того самого постачальника і з одного й того самого складу;

- перелік цінностей, які належить одержати, їх найменування, одиниці вимі­рювання (кілограми, метри, штуки тощо) і кількість.

Важливо знати, що довіреності належать до бланків суворої звітності. Випи­сані, але не використані довіреності не знищуються, а підлягають поверненню відповідальній особі. Ця особа зберігає невикористані бланки в окремих папках протягом встановленого терміну. У разі пошкодження, знищення, крадіжки блан­ка довіреності складається акт відповідною комісією.

Після належного оформлення довіреність завіряється підписом керівника та бухгалтера і ставиться печатка підприємства. Довірена особа ставить свій підпис як зразок. Слід пам'ятати, що виписана довіреність дійсна протягом 10 днів.

Відпускаючи цінності із складу, постачальник виписує накладну-вимогу на відпуск матеріалів (ф. М-11), у якій зазначається номер довіреності та дата її видачі, а також найменування товару, його кількість. Якщо товар доставляється автотранспортом, то замість форми М-11 оформляється товаро-транспортна на­кладна. Якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й подат­кову накладну. Після відпуску матеріалів довіреність та другий примірник на­кладної здається в бухгалтерію постачальника. Доставлені довіреною особою на склад матеріали оприбутковуються комірником прибутковим ордером (ф.М-4), а також реєструються в Журналі обліку вантажів (ф. М-1).

Довірена особа зобов'язана не пізніше від наступного дня після оприбутку­вання цінностей надати працівникові, який виписує довіреності, документи про придбання та оприбуткування матеріалів на складі.

У системі рахунків бухгалтерського обліку вартість доставки відображаєть­ся як транспортно-заготівельні витрати, сума яких або відразу включається до ціни придбаних цінностей, або відображається на окремому рахунку і розподіля­ється пропорційно до вартості цінностей, що вибувають Коли товарно-матеріальні цінності, згідно з договором, доставляються під-приємством-постачальником, вартість доставки є включеною у вартість ціннос­тей одразу, у рахунку-фактурі окремо не виділяється.

Якщо цінності доставляються сторонньою транспортною організацію (пере­візником), з нею укладається договір на перевезення. При цьому також оформля­ється товаро-транспортна накладна. Відображаючи в оформлених документах факт перевезення цього виду цінностей, у вартість придбаного товару включають вартість транспортних послуг перевізника.

Для розрахунків з постачальником за отримані товарно-матеріальні цінності покупець переважно використовує платіжне доручення, за якими обслуговуючий банк перераховує кошти на рахунок постачальника. Проте при розрахунках між суб'єктами підприємницької діяльності можуть використовуватися й інші форми безготівкових розрахунків, а також готівкова форма оплати.

Коли оплата здійснюється за допомогою чеків, загальна схема розрахунків набирає дещо іншу форму. Працівник підприємства-покупця розраховується з постачальникам за придбану продукцію на місці, виписуючи чек на потрібну суму. Підприємству-продавцю виписувати рахунок немає потреби.

При наданні послуг, виконанні робіт підставою для здійснення роз­рахунків є підписаний замовником Акт виконаних робіт, наданих по­слуг.

Облік розрахунків з постачальниками і підрядниками ведеться на рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”. Цей рахунок пасивний, балансовий, розрахунковий, призначений для обліку поточних зобов’язань.

По кредиту відображається заборгованість за одержані від постачальника товарно-матеріальні цінності, по дебету – її списання чи погашення.

Рахунок 63 має такі субрахунки:

631 „Розрахунки з вітчизняними постачальниками”;

632 „Розрахунки з іноземними постачальниками”;

633 „Розрахунки з учасниками ПФГ”.

Синтетичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками ведеться в журналі №3. Аналітичний облік – окремо за кожним постачальником.