Лекція 3. Довідково-інформаційні документи. Етикет службового листування.
План
2.1.Резюме. Характеристика. Рекомендаційний лист.
2.2.Заява. Види заяв. Автобіографія. Особовий листок з обліку кадрів.
3.3.Наказ щодо особового складу. Трудова книжка.
3.4. Трудовий договір.
Документи мають правове і господарче значення. Слід зауважити, що документація щодо особового складу посідає неабияке місце в управлінській діяльності та діловодстві на сучасному етапі державних процесів та ринкових відносин в економіці.
Документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи, організації, фірми й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Ці документи регламентуються законодавством України. Це заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особовому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки тощо.
Документація з кадрових питань: заява, автобіографія, резюме, наказ щодо особового складу, — пишеться від першої особи.
Заява — це документ, адресований установі чи вповноваженій особі, у якому викладається певне прохання з його коротким обґрунтуванням.
Класифікаційні ознаки заяви як документа:
- за походженням — особистий (містить прохання окремої особи) чи службовий (містить прохання установи, організації);
- за місцем створення — внутрішній;
- за призначенням — щодо особового складу;
- за формою — індивідуальний;
- за ступенем гласності — звичайний;
- за стадіями створення — оригінал;
- за терміном зберігання — безстроковий.
Особисті заяви обов’язково оформлюються від руки в одному примірнику.
У складних заявах зазначається перелік документів, які додаються до заяви з метою підтвердження правомірності висловлюваного у ній.
Усталена послідовність реквізитів заяви та їх розміщення
| 1. Адресат 2. Адресант | ||
| 3. Назва виду документа | ||
| 4. Текст | ||
| 5. Вказівка на додатки | ||
| 6. Дата | 7. Власноручний підпис |
Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності.
Заява слугує підставою для видання наказу або розпорядження.
Характеристика — це документ, у якому в офіційній формі викладено громадську думку про працівника як члена колективу, про його ділові та моральні якості і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Підписується представниками адміністрації.
Характерними класифікаційними ознаками характеристики як документа щодо особового складу є такі:
- за походженням — службовий;
- за місцем створення — зовнішній;
- за призначенням — щодо особового складу;
- за напрямом — вихідний;
- за формою — індивідуальний;
- за ступенем гласності — звичайний;
- за стадіями створення — оригінал (видається працівникові), копія (підшивається до особової справи);
- за терміном зберігання — безстроковий.
Текст характеристики викладається від третьої особи. Відомості про особу, якій видається характеристика, викладаються у послідовності, що зумовлюється ступенем важливості тієї чи іншої інформації. Характеристика пред’являється при вступі на виборні посади, переобрані, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до НДІ, ін.
Традиційна послідовність реквізитів характеристики:
1. Назва виду документа.
2. Заголовок: прізвище, ім’я, по батькові, освіта, рік народження, громадянство.
3. Текст:
- трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі працює, на якій посаді);
- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання, рівень професійної майстерності);
- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
- висновки;
- призначення характеристики (при її потребі).
4. Дата укладання документа.
5. Підпис посадової особи.
6. Гербова печатка організації чи установи.
Особливість мовного оформлення характеристики в тому, що:
— дієслівні форми теперішнього часу використовуються у тексті характеристики, якщо у цьому документі йдеться про працівника (учня, студента), який на момент складання характеристики працює (навчається) і продовжуватиме працювати (навчатися);
— дієслівні форми минулого часу використовуються у тексті характеристики, якщо характеристика видається випускникові або працівнику, який звільняється.
Рекомендаційний лист – це документ, який подають у ситуації клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії, гранту тощо.
На відміну від характеристики, рекомендація на обов’язково подається з місця роботи, зацікавленою в рекомендації може бути або сама людина, або ж організація чи установа.
Рекомендаційні листи зазвичай складаються з двох частин.
У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендованого: з якого часу, звідки, як його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі тощо.
У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую. Зрештою висловлюється готовність нести відповідальність за рекомендовану особу.
Автобіографія — це обов’язковий документ особової справи, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
Текст документа пишеться від першої особи. Інформація про факти, події викладається у хронологічній послідовності. Кожне нове повідомлення у тексті автобіографії виокремлюється у абзац.
Обов’язковою вимогою є установлене написання дат: 18 червня 1981 року, у березні 1980 року.
Якщо довелось змінювати прізвище, ім’я, слід назвати причину, час, колишнє ім’я.
Класифікаційні ознаки автобіографії як документа:
- за походженням — особистий;
- за місцем створення — внутрішній;
- за призначенням — щодо особового складу;
- за формою — індивідуальний;
- за ступенем гласності — звичайний;
- за стадіями створення — оригінал;
- за терміном зберігання — безстроковий.
Як і усі ділові папери автобіографія має свій набір реквізитів, що розміщуються обов’язково у такій послідовності:
1. Назва виду документа.
2. Текст:
- прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце народження;
- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелось навчатись);
- відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічному порядку назвати місця роботи й посаду);
- відомості про громадську роботу;
- короткі відомості про стан сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти, брати, сестри): прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце роботи, посада.
3. Дата.
4. Власноручний підпис.
Резюме як документ ділового спілкування порівняно недавно почав входити у сферу ділових стосунків і використовується в офіційному листуванні, під час влаштування на роботу тощо.
Резюме в перекладі з французької означає короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.
Як документ резюме — це коротке узагальнення найважливіших відомостей про особу. Зокрема в ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні біографічні дані.
На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме — запорука успіху.
Резюме має такі класифікаційні ознаки як документа:
- за походженням — особистий;
- за місцем створення — зовнішній;
- за призначенням — щодо особового складу;
- за напрямом — вхідний;
- за формою — індивідуальний;
- за ступенем гласності — звичайний;
- за стадіями створення — оригінал;
- за терміном зберігання — безстроковий.
Є три форми резюме: звичайне, або стандартне (довільне), хронологічне, що висвітлює досвід за роками, і функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, висвітлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.
Відбір елементів тексту та послідовність розміщення реквізитів залежить від обраної форми документа.
Так, хронологічне резюме містить таку інформацію:
1. Прізвище, ім’я, по батькові, адреса та номер телефону;
2. Мета пошуку роботи;
3. Освіта та наукові ступені (зазначаються, починаючи з найвищого), назви закінчених навчальних закладів, кваліфікація;
4. Нагороди та премії;
5. Список публікацій;
6. Плани на майбутнє щодо освіти, кар’єри;
7. Досвід роботи;
8. Сімейний статус, стан здоров’я, хобі тощо;
9. Наявність рекомендаційних листів.
У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші — замість переліку попередніх посад — висвітлюють уміння та навички, професіоналізм.
Вимоги до складання резюме:
1) вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;
2) грамотність, бездоганний друк;
3) чітке оформлення;
4) персоніфікація резюме (при бажанні можна перелічити назви фірм, де людина працювала раніше, та зазначити імена їхніх керівників).
Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки (формат А4). Інформація повинна акцентувати особистісні позитиви. На сторінці зліва — графа питань у вигляді коротких називних речень, справа — лаконічні відповіді.
Враховуючи комп’ютерне вивчення резюме у фірмах, агенціях, слід дотримуватись таких правил: не вживати особові займенники, надавати перевагу іменникам, що є назвами посад, професійним термінам. Для кожного конкурсу слід складати окреме резюме.
Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, який заповнює особа під час зарахування її на посаду, навчання, для участі у певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника шляхом таблиці-анкети.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Прізвище, ім'я, по батькові.
3. Фотокартка.
4. Відомості про освіту, науковий ступінь, вчене звання.
5. Якими мовами володіє.
6. Трудова діяльність.
7. Державні нагороди.
8. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
9. Відомості про родину.
10. Паспортні дані.
11. Домашня адреса.
12. Підпис.
13. Дата.
ТРУДОВА КНИЖКА – це документ установленого зразка, що підтверджує трудову діяльність особи і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.
Представник відділу кадрів заносить в неї таку інформацію:
- відомості про працівника записують на першій сторінці трудової книжки: прізвище, ім'я, по батькові, дату народження вказують на підставі паспорта або свідоцтва про народження;
- відомості про прийом на роботу, звільнення, переміщення;
- відомості про нагородження і заохочення;
- відомості про відкриття, на які видані дипломи тощо.
Наказ. У діловому спілкуванні виокремлюють накази щодо особового складу та накази з питань основної діяльності.
Наказ щодо особового складу — це розпорядчий документ, який регламентує призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення.
Накази з питань основної діяльності — видаються при створенні, реорганізації, або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумуванні діяльності установ, при затвердженні перспективних, річних, інших планів, зміни планових завдань.
Класифікаційні ознаки наказу як документа:
- за походженням — службовий;
- за місцем створення — внутрішній/зовнішній;
- за призначенням — щодо особового складу/розпорядчий;
- за напрямом — вихідний;
- за формою — індивідуальний;
- за ступенем гласності — звичайний;
- за стадіями створення — оригінал;
- за терміном виконання — терміновий.
Типова послідовність розташування реквізитів наказу щодо особового складу:
1. Назва організації, підприємства, установи.
2. Назва виду документа.
3. Дата.
4. Номер.
5. Місце видання документа.
6. Заголовок.
7. Розпорядча частина тексту.
8. Констатуюча частина тексту.
9. Посада, статус, ранг керівника установи.
10. Підпис керівника установи.
Логічні елементи тексту наказу щодо особового складу розташовуються у зворотному порядку (1. Розпорядча. 2. Констатуюча частина ).
У розпорядчій частині наказу зазначається: прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку поширюється наказ, назва відповідальної посади, дата зарахування, звільнення, переведення, термін, на який зараховується особа на певну посаду, умови зарахування, переведення, звільнення.
У констатуючій частині зазначається підстава.
Виконавцями наказів є організації чи структурні підрозділи. Службова особа може бути виконавцем тоді, коли здійснення дій наказується конкретній особі або групі осіб. При цьому подається повне найменування посади цієї службової особи, прізвище, ініціали (у давальному відмінку).
Підготування проектів наказів покладається на керівників структурних підрозділів, діяльності яких стосується цей наказ.
У документах цього виду використовується наказова форма викладу розпорядчої частини. Пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі, наприклад, зарахувати, здійснити, покласти на… Активна форма дієслів вживається тоді, коли треба вказати на ініціатора дій. Наприклад: Начальник планового відділу зобов’язаний…
Пункти розпорядчої частини нумеруються арабськими цифрами, розпочинаються назвою виконавця, далі — назва дії (інфінітивна форма) та термін виконання (застосовується десяткова система: 00.00.00.)
ДОГОВІР
Спілкування в офіційній сфері громадського життя вимагає від кожного підприємця чи працівника знань основ ведення, укладання документів з господарсько-договірної діяльності, зокрема договорів, контрактів, трудових угод.
Договір — це письмова угода двох і більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин; це безстрокова домовленість між двома чи кількома партнерами, приватними особами і організаціями, між організаціями.
Цивільний кодекс передбачає такі типи договорів:
— з господарської діяльності: купівлі-продажу, позики, постачання, підряду, приватизації житла та нежитлових приміщень, оренди, про матеріальну відповідальність, про спільну діяльність, щодо створення нових форм господарювання, установчий договір;
— з банківської діяльності: на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, про депозитний вклад, ін.;
— трудові договори.
Договір вважають укладеним, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.
Класифікаційні ознаки договору як документа:
- за походженням — службовий;
- за місцем створення — зовнішній;
- за призначенням — господарсько-договірний;
- за формою — типовий;
- за ступенем гласності — звичайний/для службового користування;
- за стадіями створення — оригінал;
- за терміном виконання — терміновий.
Традиційна послідовність реквізитів договору:
1. Назва документа;
2. Заголовок;
3. Місце укладання договору;
4. Дата;
5. Повні назви сторін, їх представників (ПІП), повноважень, на підставі яких вони діють;
6. Текст;
- термін виконання;
- кількісні, якісні показники;
- вартість робіт (продукції) і загальна сума;
- порядок виконання робіт;
- порядок розрахунків між сторонами;
- відповідальність сторін;
- порядок і місце розв’язання суперечок;
7. Форс-мажорні обставини
8. Відомості сторін: юридичні адреси установ / паспортні відомості осіб;
9. Підписи сторін;
10. Печатка однієї / всіх установ, які укладають договір.
Договір підряду — це документ, за яким підприємець-підрядник зобов’язується виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику.
Договір постачання — документ, за яким організація-постачальник зобов’язується оплатити продукцію за встановленими цінами.
Договір щодо створення нових форм господарювання — це документ, який спрямований на організацію асоціацій, малих підприємств, комерційних банків, орендних підприємств.
Договір про матеріальну відповідальність — це документ, за яким одна сторона бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов’язується створити нормативні умови праці матеріально відповідальним особам.
Договір про спільну діяльність — документ, у якому сторони визначають розмір і характер внесків.
КОНТРАКТ. ТРУДОВА УГОДА
Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності.
Сторонами в контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник.
Класифікаційні ознаки контракту (трудової угоди) як документа:
- за походженням — службовий;
- за місцем створення — внутрішній;
- за призначенням — господарсько-договірний;
- за формою — типовий/індивідуальний;
- за ступенем гласності — звичайний;
- за стадіями створення — оригінал;
- за терміном виконання — терміновий.
Відмінності між контрактом та трудовим договором:
1) контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір як на період виконання певної роботи, так і на невизначений термін;
2) у контракті, на відміну від трудового договору, можуть визначатися додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством;
3) за контрактом порядок надання працівникові відпустки та зарплати може визначитися на розсуд керівника, тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки (за встановленим графіком);
4) у контракті можуть застерігатися наслідки (додаткові гарантії та компенсації моральної та матеріальної шкоди) дострокового припинення контракту з незалежних від працівників причин;
5) контракт може укладатися як з ініціативи особи, яка наймається на роботу, так і з ініціативи роботодавця;
6) контракт може бути змінений тільки за угодою сторін, складеною у письмовій формі;
7) контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті.
Послідовність реквізитів та структура тексту контракту:
1. Назва документа зі стислим обґрунтуванням його призначення (на виконання обов’язків… на управління підприємством).
2. Дата і місце укладання.
3. Орган, що наймає працівника.
4. Посада, ПІП того, кого наймають.
5. Текст:
- загальні положення;
- обов’язки;
- робочий час, де визначаються умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень);
- оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника;
- відповідальність сторін, вирішення суперечок;
- зміни, припинення та розірвання угоди;
- термін дії документа;
- адреси сторін, інші відомості.
6. Підписи сторін.
7. Печатка.
Трудова угода — це документ, яким регламентуються виробничі стосунки між установою і працівником (людиною, яка не працює в цій організації).
Структура тексту трудової угоди:
- предмет угоди;
- розмір і порядок оплати;
- відповідальність сторін;
- дострокове розірвання угоди;
- вирішення спорів;
- юридичні адреси сторін.
Запитання для самоконтролю:
1. Які ділові папери належать до кадрово-контрактних?
2. У якій послідовності укладають кадрово-контрактні документи?
3. Що таке заява? Які реквізити характерні для заяви?
4. Які заяви бувають за походженням?
5. Що таке резюме? Яких правил слід дотримуватися, складаючи резюме?
6. Схарактеризуйте основні типи резюме?
7. Що таке автобіографія? Які особливості написання тексту документа?
8. На якому етапі працевлаштування заповнюють особовий листок з обліку кадрів? Які відомості подають?
9. Що регламентують накази щодо особового складу?
10. Які реквізити містить наказ? З якого моменту наказ набуває чинності?
11. Що таке контракт? Які відмінності між контрактом та трудовою угодою, трудовим договором?
12. Який документ називається трудовою книжкою? Які відомості заносять до трудової книжки і де вона зберігається?
План
3.1.Прес-реліз. Акт. Оголошення. Звіт.
3.2.Службова записка. Довідка. Протокол, витяг з протоколу.
3.3 Службове листування.
3.4.Класифікація листів. Реквізити листа та їх оформлювання. Різні типи листів.
1. Визначення довідково-інформаційної документації
Довідково-інформаційна документація — документація, що містить інформацію про фактичний стан справ у закладах (підприємствах, організаціях), який є підставою для розпорядчих документів, прийняття і виконання управлінських рішень. Тож довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, але вони, на відміну від останніх, не обов'язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Інформаційно-довідковою є переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них. Багато з таких документів одночасно можуть належать до інших груп документації. Наприклад, акти можуть бути не лише довідково-інформаційними, але й обліково-фінансовими, використовуватись у бухгалтерській звітності тощо.
До довідково-інформаційних документів належать:
- довідки,
- огляди,
- службові (доповідні та пояснювальні) записки,
- акти,
- протоколи та витяги з протоколу,
- плани робіт,
- звіти,
- доповіді,
- службові листи (офіційна кореспонденція),
- запрошення та повідомлення,
- телеграми,
- факси,
- телефонограми.
- оголошення,
- висновки,
- відгуки,
- рецензії, тощо.
2. Довідки та огляди
Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Наприклад, фактів біографії або діяльності особи чи установи.
Довідки поділяються на:
— особисті — підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи. Оформлюються, як правило, на трафаретних бланках;
— службові — містять інформацію про факти та події службового характеру. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів. Оформлюються на загальних бланках установи або аркушах паперу з реквізитами;
— архівні — засвідчують наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запису. Оформлюються на бланках установи.
Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.
Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.
— Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.
— Внутрішні — укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.
Реквізити довідки:
1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).
2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.
3. Адресат — посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).
4. Дата видачі.
5. Місце укладання.
6. Назва документа та його номер (посередині).
7. Заголовок до тексту (для службових).
8. Текст:
— прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видається довідка (у називному відмінку);
— статус; спеціальність; класність; розряд; посада; звання та ін.;
— місце проживання, площа помешкання, вигоди та ін. (якщо потрібно);
— розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно);
— назва установи, закладу, до яких подається довідка.
Увага! У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: «Цим повідомляємо...», «Пред'явник цього...», «...дійсно проживає...», «...справді працює...», «...зараз навчається...» та ін.
9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх).
10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні кошти).
11. Печатка (якщо довідку укладено не на бланку).
Огляд — різновид довідки, складається для інформування підвідомчих та інших органів про хід робіт чи висновки про них. В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.
Реквізити огляду: назва виду документа (огляд); заголовок; текст; дата і місце видання, підпис посадової особи.
Огляд друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.
3. Службові записки
Розрізняють доповідні, пояснювальні і службові записки, які належать до інформаційних документів.
Службові складаються на бланку, а особисті – на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора. Оформлюються аналогічно доповідній записці.
Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.
Доповідна записка може містити:
- інформацію для керівника установи чи структурного підрозділу про ситуацію, що склалася, явища і факти, що сталися, про виконану роботу;
- повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо;
- звіт про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань;
- висновки та пропозиції укладача.
Записки укладаються як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.
За походженням та з погляду адресності доповідні записки поділяються на:
- внутрішні — адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає;
- зовнішні — адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника та реєструються.
- За призначенням та характером змісту доповідні записки розрізняють:
- звітні,
- інформаційні
- ініціативні.
Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці або комп’ютері.
Реквізити доповідної записки:
1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).
2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.
3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у Р. відмінку.
4. Назва документа, номер (для внутрішніх).
5. Заголовок («про...»).
6. Текст — може поділятися на такі частини:
загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції. Текст доповідної записки, як правило, починається зі слів: «Доводжу до Вашого відома», «Доповідаю, що…». Текст має бути точним і лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. ;
- описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);
- висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів. Оформляється у словах: «Прошу вжити відповідних заходів» або «Зважаючи на вищевказане, вважаю за доцільне (прошу, пропоную)»
7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.
8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) — ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та розшифрування підпису.
9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) — цифрами.
Різновидами доповідної записки є пропозиція та рапорт.
Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).
Рапорт (фр. rapport) — усне або письмове донесення, офіційна доповідь вищій інстанції, керівництву або повідомлення в громадському порядку про виконання доручення, узятих зобов'язань. Раніше це був військовий термін, тепер вживається стосовно будь-якого службового повідомлення, що має суспільне значення.
Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події. Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам:
Пояснювальні записки може бути:
— Службові — вони є службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків. Оформлюється на бланку.
— Особисті — документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Оформлюються на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.
4. Подання, клопотання
Подання (клопотання) — документ, що готує завідувач певного структурного підрозділу організації, підприємства, установи до вищої інстанції із певним проханням, клопотанням затвердити конкретне рішення чи взяти участь у вирішенні певних питань. Цей документ укладає офіційна особа, що його й засвідчує (підписує).
Подання оформляють на звичайному (рідше — гербовому) папері. Воно може мати рукописну або друковану форму.
Підпис особи, що складає таке клопотання, не засвідчується, якщо документ має внутрішнє призначення. У разі подання клопотання поза межі підприємства (установи), воно готується на бланкові.
Реквізити: особа (інстанція), до якої звернений документ, назва виду документа (подання; клопотання); текст; підпис автора, дата.
5. Плани роботи, звіти та доповіді
План — це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін їхнього здійснення. Слово «план» може означати й порядок розміщення частин якого-небудь викладу, його композицію.
План роботи — це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених робіт (заходів) для їхнього подальшого виконання. Вій має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).
Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми тощо.
Розрізняють такі групи планів:
- перспективні (розраховані на кілька років)
- річні (календарний, фінансовий, навчальний);
- піврічні (семестрові);
- квартальні (четвертні);
- місячні;
- декадні;
- тижневі;
- добові (денні, щоденні).
Форми планів робіт: графіки, таблиці, тексти.
Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:
- Гриф затвердження.
- Назва документа.
- Назва установи чи структурного підрозділу.
- Термін, на який укладено план.
- Порядковий номер.
- Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).
- Зміст роботи.
- Посада, прізвище та ініціали виконавця.
- Посада, прізвище та ініціали відповідального.
- Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.
Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні — ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.
За результатами роботи пишуть звіти, тому останні укладаються найчастіше за схемою, що встановлюється планом роботи.
Звіт — документ, який містить відомості про результати діяльності за певний (звітний) період часу і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.
Звіт допомагає: вивчити, перевірити, узагальнити виконану роботу (заходів, доручень, завдань); знайти позитивне і негативне; зробити висновки, намітити перспективи.
Залежно від тематики, звіти можуть бути:
— текстові — на звичайному папері за встановленою формою;
— статистичні (цифрові, табличні) — оформлюються на бланках.
Звіти можуть бути зовнішніми (для органів вищого рівня) і внутрішніми.
Оформлюються звіти на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.
Звіт характеризується чіткістю побудови, логічною послідовністю, вичерпністю інформації, наявністю узагальнення та висновків. Якщо він дуже великий за обсягом, то частини його мають заголовки, які відповідають змістові і мають бути короткими.
Реквізити звіту:
1. Гриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).
2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа.
3. Назва документа (ЗВІТ).
4. Заголовок, який має такі дані, як:
— «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо;
— термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002\ за І квартал 2002 р. тощо);
— статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;
— прізвище та ініціали укладача.
5. Текст, який має такі частини:
— вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);
— основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);
— висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).
6. Додаток (якщо є):
— службова (доповідна, пояснювальна) записка;
— довідкові матеріали;
— квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).
7. Підпис автора документа.
8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).
9. Дата укладання.
10. Печатка (для зовнішніх).
Звіти про результати виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам: зазначається назва посади і прізвище керівника (праворуч угорі па першій сторінці звіту). Текст такого звіту розпочинається посиланням типу «Відповідно до Вашого доручення від...», «За Вашим завданням...». Такі звіти схожі на доповідні записки.
Доповідь — це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції. Вони готуються для публічного (усного) повідомлення (прочитання та обговорення) з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях.
Доповіді можуть бути:
— поточними (інформація про хід роботи),
— звітними (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час),
— науковими, політичними тощо.
У тексті доповіді обов’язково повинні бути такі логічні елементи, як:
— вступ — зазначаються підстави та причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді;
— основна частина (описова частина та обґрунтування) — аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи та факти, даються посилання (наприклад, на висновки наукових установ, слідчих органів) тощо;
— висновки — повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.
Підготовка доповіді — кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним). До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному зібранні.
6. Акти
Акт — це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.
Акти поділяються на:
• законодавчі — містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів;
• адміністративні — містять підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.
Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:
1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.
2. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.
3. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.
4. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей — ревізія.
5. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).
6. Зміна керівництва.
Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу. Тому факти, констатовані актом, мають бути викладені об’єктивно.
Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально, тобто кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом. Така комісія може створюватись керівником підприємства.
Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості:
Вступна частина акта
1. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п. 2, в іншому разі — посередині).
2. Затвердження (гриф затвердження) — посада, підпис, розшифрування підпису, дата (праворуч). За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.
3. Дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).
4. Місце укладання (праворуч).
5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер.
6. Заголовок («про...»).
Констатуюча частина акта
7. Підстава — наказ керівника організації (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);
8. Склад комісії та присутні. Якщо акт укладено комісією, то замість слова «Присутні» пишуть: «Голова комісії», потім — «Члени комісії» з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);
9. Текст: виклад підстави для складання акту, його мети й завдань, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів, висновки та пропозиції.
10. Кількість примірників акта й місце їх зберігання (місцезнаходження). Як правило, перший примірник направляють до вищої організації, другий — керівникові організації, а третій додають до справи.
11. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).
12. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.
Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції. Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.
Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.
Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами.
Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.
7. Протоколи, витяги з протоколу та резолюції
Протокол — один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. В ньому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях.
Протокол містить відомості про місце, час, мету проведення зборів, склад присутніх і відсутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.
Зміст інших протоколів — об'єктивний опис певного факту чи події. Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.
Протокол укладає офіційна, компетентна особа (секретар).
За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на три групи:
— скорочені (стислі, короткі) — фіксуються лише ухвали — містять назву обговорюваних питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ»), прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення (ухвали) або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ»)
— повні — в тексті яких окрім рішень (ухвал), коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення;
— стенографічні - всі виступи репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів записують дослівно.
В залежності від способу фіксації протоколи можуть бути:
— рукописними (машинописними),
— стенографічними,
— фонографічними.
Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань. Вислів «протокольна точність» відображає суть даного документа з обов'язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх розділах і пунктах протоколу.
Реквізити протоколу:
1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова «Протокол»).
2. Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч). Якщо засідання (збори, конференція) триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення.
3. Місце проведення (праворуч).
4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо).
5. Назва установи, організації, закладу чи їхнього структурного підрозділу, де відбувається захід.
6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.
7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.
8. Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:
— посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є). У протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не зазначають;
— якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх учасників (за абеткою);
— якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою);
— відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.
9. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н. відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).
10. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного.
11. Кожний розділ містить пункти: «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ» (ці слова подають із нового рядка великими літерами):
— після римської цифри на позначення розділу (питання) в одному рядку пишуть «СЛУХАЛИ»;
— прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пишуть із нового рядка в Н. відмінку й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст доповіді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають «Текст доповіді додається».
— нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного і стенографічного протоколу);
— розділ «ВИСТУПИЛИ:» (без цифри перед ним) оформляють аналогічно попередньому. Арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;
— розділ «УХВАЛИЛИ:» оформляють аналогічно попередньому розділу. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка. У цьому розділі повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, або з констатуючої частини та резолюції. Учасник наради чи засідання може висловити окрему думку щодо прийнятого рішення; її викладають на окремому аркуші й додають до протоколу. Зміст окремої думки записується до документа на рівні запису відповідного рішення.
12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.
13. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).
Збори та конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічильної комісії. У протоколі зазначають склад комісії та результати голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Результати голосування за кожну кандидатуру
записуються так:
1. Дерев'янченко Р.М. за — 80 (вісімдесят),
проти — 4 (чотири),
утримався — 1 (один).
2. Тюлькін Д.Г. за — 7 (сім),
проти — 74 (сімдесят чотири),
утрималися — 4 (чотири).
У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібний певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад:
На обліку в профспілковій організації — 155 осіб, присутні — 145, відсутні — 10, із них: 4-у відрядженні, 2 — на лікарняному, 4 — із невідомої причини.
Витяг з протоколу — частина протоколу, що містить інформацію з конкретного питання порядку денного. Це один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.
Цей документ складається на прохання особи для подання за місцем вимоги. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.
Реквізити витягу з протоколу:
— Назва виду документа (витяг з протоколу).
— Номер документа, із якого робиться витяг.
— Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.
— Дата проведення зборів, засідання.
— Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).
— Текст: конкретне питання з порядку денного (слухали, ухвалили), винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося.
— Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).
— Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг (голови та секретаря)
— Дата укладання витягу.
Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з’їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.
Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.
8. Службові листи (офіційна кореспонденція)
Кореспонденція (від латин. correspondeo — відповідаю, відправляю, повідомляю; correspondentia — листування) — це:
— листування між окремими особами або установами;
— сукупність поштових відправлень (листи, телеграми тощо);
— окреме поштове відправлення (лист, поштівка тощо);
— замітка, допис, повідомлення, надіслані кореспондентом / до редакції часопису;
— оперативний жанр журналістики, що повідомляє про конкретні факти та ситуації.
Кореспонденція є своєрідною візиткою та обличчям установи, фірми, компанії, що репрезентується у документно-комунікативному просторі. Бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення вашої поваги до адресата.
Службовий лист — це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Головна мета службового листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача).
Види офіційного листування (офіційної кореспонденції):
Ділове (комерційне) —
1) офіційне листування:
— дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;
— адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їхніми структурними підрозділами;
2) ділове (комерційне) листування — листування напівофіційного характеру для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо. За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:
— комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. Комерційними можуть бути такі ділові листи: лист-відповідь, лист-запит, лист-інформація, лист-попередження, лист-пропозиція (оферта), лист-претензія (рекламація), лист-нагадування;
— некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них належать: лист-гарантія, лист-підтвердження, лист-подяка, лист-привітання, лист-запрошення, лист-прохання, лист-рекомендація, лист-співчуття, інструкційний лист, супровідний лист.
Класифікація службових листів
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.
— Звичайний лист — надсилається на одну адресу від імені одного кореспондента.
— Колективний лист — надсилається на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів (декількох організацій чи установ). Навіть якщо цей лист фактично укладається однією людиною, але підписується від імені колективу.
— Циркулярний — надсилається цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)).
За структурою виділяють такі ділові листи:
— Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку.
— Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.
За формою відправлення ділові листи можуть бути:
— Конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).
— Електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).
— Факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).
За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:
1. Листи, що потребують відповіді. До них належать:
— листи-запити,
— листи-прохання,
— листи-пропозиції,
— листи-звернення,
— листи-вимоги,
— персональні запрошення.
2. Листи, що не потребують відповіді — це:
— листи-відповіді,
— листи-попередження,
— листи-розпорядження,
— листи-відмови,
— листи-нагадування,
— листи-подяки,
— листи-підтвердження,
— листи-повідомлення (інформаційні листи),
— комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні листи.
За характером інформації виділяють також ініціативні листи — листи, що містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата. За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати з особистого, безпосереднього спілкування і вже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення і звороти, які засвідчують ставлення до партнера. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора — надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента й т. ін. Зазвичай, ініціативні листи вимагають відповіді.
За тематичною ознакою та характером інформації службові листи поділяються на різні групи.
Лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди.
Лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо.
Лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди.
Листи-відповіді — лист, що містить відомості, на які попередньо було зроблено запит. Ці листи за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їхня тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату й номер яких має бути обов’язкове посилання. Оскільки лист-відповідь повинен мати посилання на лист, на який відповідає, його текст, зазвичай, починається з таких слів: «На Ваш лист № (номер листа-запита) від (дата) повідомляємо, що…». Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їхнього виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені. Готуючи відповідь на лист, важливо звернути увагу на оформлення вхідного документа: якщо його підписав керівник, то відповідь слід адресувати йому, причому підписану теж керівником, а не його заступником.
Комерційний лист — специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.
Рекламний лист — це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи. Мета такого листа — спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.
Лист-рекламація (претензія) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків.
— Рекламаційний лист (лист-рекламація) — це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених (в раніше укладених угодах та договорах) термінів, технологічних нормативів виготовлення, пакування, транспортування та зберігання продукції, товару, що призвело до псування товарного вигляду, погіршення якості тощо. Обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів. В цьому листі наполягається на повторенні послуг чи робіт на більш високому рівні або висуваються інші вимоги; висловлюється також прохання підтвердити отримання рекламаційного листа.
— Лист-претензія — документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист є скоріше тактовним нагадуванням чи коректним висловленням незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться в рекламаційному листі.
Гарантійний лист (лист-гарантія) — документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену правову функцію. Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо. Обов'язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта.
Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій, здійснення певного факту. Цей лист може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій, угод і т.ін).Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «підтверджувати».
Лист-нагадування — це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів. Такий лист, як правило, починається словами «Нагадуємо».
Лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленості, у разі невиконання ним своїх зобов'язань.
Контрольний лист — це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.
Інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям.
Супровідний лист — документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності. Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію. Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Додаємо» і т. ін., а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що направляється.
Договірний лист — різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом, що додаються до листа.
Рекомендаційний лист (лист-рекомендація) — документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Це лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресатові листа партнера, фірми. Незважаючи на довільний виклад, в листі-рекомендації слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого. Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно рекомендує пред'явника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.
Лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу.
Лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу.
Лист-вітання — містить вітання з якогось приводу. Це зовсім не обов'язковий офіційний набір висловів-штампів до державних свят, а також до подій, ювілеїв чи успіхів локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає враховувати рівень стосунків, становище, вік і стать адресата.
Лист-запрошення — запрошення на якийсь захід. Містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.
Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення. Лист-інформація містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається. Втім, повідомлення та інформування ще не означають запрошення (якщо в них не указується місце, час та умови заходу, а також не наявні словесні форм