Документальне оформлення наявності та руху запасів
Документування наявності та руху запасів в бюджетній установі здійснюється з використанням первинних документів, які закріплені Наказом Державного казначейства України № 130 від 18.12.2000 р. “Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання” (табл. 3.2).
Таблиця 3.2. Типові форми обліку руху запасів бюджетних установ
№ форми | Назва документу | Призначення документу |
Форма № З-1 | Акт про приймання матеріалів | Складається при прийманні на облік установи матеріальних запасів, за якими існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників |
Форма № З-2 | Акт списання | Застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках |
Форма № З-3 | Накладна (вимога) | Є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору), видачі зі складу (комори) та для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей |
Форма № З-4 | Меню-вимога на видачу продуктів харчування | Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори). Складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування |
Форма № З-4а | Меню-вимога на видачу продуктів харчування | Застосовується для оформлення видачі продуктів харчування зі складу (комори) при автоматизованому обліку |
Форма № З-5 | Забірна картка | Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця |
Запаси бюджетних установ обліковують за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії. Для аналітичного обліку запасів, у т.ч. матеріалів у дорозі, бухгалтерією та/або матеріально відповідальними особами бюджетних установ застосовуються форми, наведені нижче (табл. 3.3).
Таблиця 3.3. Типові форми аналітичного обліку запасів бюджетних установ
№ форми | Назва документу | Призначення документу |
Форма № З-6 | Книга кількісно-сумового обліку | Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах |
Форма № З-6а | Книга кількісно-сумового обліку | Застосовується в централізованих бухгалтеріях для аналітичного обліку матеріальних цінностей в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (гатунком) запасів як у цілому за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням за кожною установою (матеріально відповідальною особою) |
Форма № З-7 | Картка кількісно-сумового обліку | Застосовується в установах, де аналітичний облік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках (аналогічно до форм № З-6 та № З-6а) |
Форма № З-8 | Книга обліку тварин | Застосовується для аналітичного обліку молодняка тварин та тварин на відгодівлі (за видами та віковими групами молодняка тварин, а також за видами тварин на відгодівлі) |
Форма № З-9 | Книга складського обліку запасів | Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (кладовій) |
Форма № З-10 | Журнал реєстрації битого посуду | Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок |
Форма № З-11 | Оборотна відомість | Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку |
Форма № З-12 | Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування | Призначена для обліку надходження продуктів харчування (у кількісно-сумовому вираженні) за кожною матеріально-відповідальною особою |
Форма № З-13 | Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування | Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця на підставі меню-вимог та інших документів |
Форма № З-14 | Опис карток з обліку запасів | Застосовується для реєстрації відкритих карток аналітичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках |
Узагальнення даних щодо руху запасів відбувається так, як це показано на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Схема кількісно-сумарного (паралельного)
методу обліку запасів
Облік надходження запасів ведуть в меморіальних ордерах № 4, 6, 7, 8.