Єдиний реєстр заповітів та спадкових справ

Єдиний реєстр заповітів та спадкових справ — це комп'ютер­на база даних, що містить відомості про заповіти та спадкові справи.

Реєстр введений у дію 1 грудня 2000 року.

Мета створення реєстру — захист майнових прав та інтере­сів громадян і юридичних осіб, створення єдиної системи облі­ку заповітів та спадкових справ, зменшення навантаження на суди за рахунок розв'язання питань спадкуЁання у безспірному порядку.

Реєстратори — державні нотаріальні контори, державні нота­ріальні архіви, приватні нотаріуси — здійснюють реєстрацію по­свідчення, зміни, скасування заповітів, зміни місця зберігання за­повітів, заведення спадкових справ, видачу свідоцтв про право на спадщину, списання спадкових справ до архіву та зміни місця зберігання спадкових справ, а також приймають на реєстрацію відповідні заяви від інших державних нотаріальних контор, дер­жавних нотаріальних архівів, приватних нотаріусів, які не є ре­єстраторами, та заповідачів', виконують перевірки за даними ре­єстру і видають довідки про наявність або відсутність заповітів та спадкових справ.

Відповідальність за вірогідність відомостей, що вносяться до реєстру, несуть особи, які надали цю інформацію.

Заповіти, складені та посвідчені, змінені або скасовані в уста­новленому законодавством порядку, та заведені спадкові справи підлягають обов'язковій реєстрації в реєстрі. Реєстрація здійсню­ється шляхом унесення запису до реєстру протягом 5 робочих Днів із часу посвідчення реєстратором заповіту або не пізніше на­ступного робочого дня з часу отримання від інших нотаріусів або заповідачів1 відповідної заяви і не пізніше наступного робочого Дня з моменту заведення спадкової справи або надходження від­повідної заяви. Відомості про видачу свідоцтва про право на спад­щину вносяться до реєстру не пізніше 5 робочих днів після видачі такого свідоцтва або не пізніше наступного робочого дня після одержання від інших нотаріусів відповідної заяви. В аналогічно­му порядку до реєстру вносяться реєстраційні записи про спи­сання до архіву.

Нотаріуси, які не мають систем комп'ютерного доступу до ре­єстру, подають заяви встановленого зразка про реєстрацію протя­гом 5 робочих днів з часу посвідчення заповіту або отримання заповіту від осіб, що перераховані у ст. 40 Закону України «Про нотаріат», і не пізніше наступного робочого дня після заведення спадкової справи.

Реєстраційний запис про посвідчення заповіту має містити та­кі відомості: прізвище, ім'я, по батькові заповідача; дата, місце народження заповідача; серія, номер спеціального бланка нотарі­ального документа, на якому викладено текст заповіту; дата, час і місце посвідчення заповіту; номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, за яким посвідчено заповіт; місце зберігання заповіту; відомості про особу, яка посвідчила заповіт; відомості про реєстратора.

Реєстраційний запис про посвідчення заповіту, що скасовує або змінює попередній заповіт, здійснюється за заявою заповіда­ча аналогічним чином не пізніше наступного робочого дня після вчинення нотаріальних дій або не пізніше наступного робочого дня після одержання від інших нотаріусів відповідної заяви. Він має містити такі відомості: серія та номер спеціального бланка нотаріального документа, на якому викладено текст заяви; номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, за яким засвід­чується справжність підпису на заяві, якою змінюється або ска­совується заповіт; дата зміни або скасування заповіту; відомості про заповідача (прізвище, ім'я та по батькові; дата народження; місце народження); відомості про заповіт, який змінюється або скасовується (серія та номер спеціального бланка нотаріального документа; дата посвідчення заповіту; номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій; місце посвідчення заповіту); відомо­сті про нотаріуса, який засвідчив справжність підпису на заяві; відомості про реєстратора.

Реєстраційний запис про заведення спадкової справи містить такі відомості: номер спадкової справи; дата заведення спадкової справи; місце заведення спадкової справи; прізвище, ім'я, по бать­кові спадкодавця; дата народження; дата смерті; відомості про но­таріуса, в провадженні якого знаходиться спадкова справа; місце зберігання спадкової справи; відомості про реєстратора.

Реєстраційний запис про видачу свідоцтва про право на спад­щину має містити такі відомості: серія та номер спеціального бланка нотаріального документа, на якому викладено текст сві­доцтва про право на спадщину; дата видачі свідоцтва; номер за­пису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій; відомості про но­таріуса, який видав свідоцтво; відомості про реєстратора.

При надходженні заповіту або спадкової справи на зберігання до державної нотаріальної контори чи державного нотаріального архіву нотаріус безпосередньо вносить реєстраційний запис про зміну місця зберігання заповіту до реєстру або надсилає про це заяву реєстраторові.

Під час заведення спадкової справи нотаріус самостійно або шляхом подання письмового запиту реєстраторові зобов'язаний перевірити за даними реєстру наявність заведеної спадкової справи, а по закінченні 5 робочих днів після заведення спадкової справи — наявність або відсутність заповіту, складеного спадко­давцем. За результатами перевірки робиться відповідна службова позначка на заяві чи іншому документі, на підставі якого відкри­та спадкова справа, і/або виготовляється витяг.

Для підтвердження факту внесення інформації до реєстру ре­єстратор виготовляє відповідну довідку або робить службову по­значку (із зазначенням номера та дати видачі довідки) на копії заповіту, заяві про прийняття спадщини або іншому документі, що залишається у справах нотаріуса. Довідка приєднується до примірника документа, що залишається у справах нотаріуса і на­дається (надсилається поштою) особі, яка надала відомості на ре­єстрацію, протягом двох робочих днів з дати реєстрації. У разі виявлення помилок у довідці особа, яка надала відомості на ре­єстрацію, звертається до реєстратора із заявою про внесення змін до відповідного реєстраційного запису.

Реєстратор видає витяги про наявність або відсутність запові­тів на письмовий запит нотаріусів; особи, яка є спадкоємцем за законом при пред'явленні документа, що свідчить про родинні зв'язки з спадкодавцем, та свідоцтва про смерть останнього; су­ду, прокуратури, органів дізнання і слідства — у зв'язку з кримі­нальними, цивільними або господарськими справами, що перебу­вають у їх провадженні при пред'явленні свідоцтва про смерть спадкодавця. У витягу про наявність заповіту зазначаються: прі­звище, ім'я, по батькові заповідача; дата, місце народження запо­відача; відомості про посвідчення, зміну, скасування заповіту (дата посвідчення, зміни або скасування заповіту; номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій; серія та номер спеціаль­ного бланка нотаріального документа, на якому викладено текст заповіту або заяви про зміну чи скасування заповіту; прізвище, ім'я та по батькові нотаріуса, який вчинив нотаріальні дії щодо посвідчення, зміни або скасування заповіту); відомості про місце зберігання заповіту; відомості про реєстратора.

Витяги про наявність або відсутність спадкової справи вида­ються реєстратором на письмовий запит нотаріусів. У витязі про наявність спадкової справи зазначаються: прізвище, ім'я, по бать­кові спадкодавця; дата смерті; місце та дата заведення спадкової справи; відомості про нотаріуса, в провадженні якого знаходить­ся спадкова справа; відомості про реєстратора.

Заяви до реєстру, витяги про наявність або відсутність запові­ту, складеного спадкодавцем, та витяги про наявність або відсут­ність спадкової справи виготовляються з використанням захис­них знаків нотаріальних документів. Довідки про внесення реєстраційного запису до реєстру виготовляються з використан­ням спеціальних бланків документів.

Державний реєстр атестованих судових експертів державних

і підприємницьких структур та громадян

Державний реєстр атестованих судових експертів державних і підприємницьких структур та громадян є офіційною автоматизо­ваною системою обліку фахівців, яким органи дізнання, поперед­нього слідства і суди зобов'язані переважно доручати проведення судової експертизи.

Реєстр ведений у дію 4.02.2002 р. відповідно до статті 9 Зако­ну України «Про судову експертизу».

Метою створення реєстру є здійснення обліку атестованих судо­вих експертів та створення інформаційного фонду про осіб, які одер­жали в установленому порядку дозвіл на проведення конкретного виду судової експертизи за відповідною експертною спеціальністю, а також забезпечення в установленому порядку органів дізнання, попереднього слідства й судів, інших зацікавлених юридичних та фізичних осіб необхідною інформацією з фонду реєстру.

Обов'язки з ведення реєстру, розроблення організаційних захо­дів та впровадження методологічних принципів, створення та під­тримки у контрольному стані автоматизованої бази даних реєстру та надання інформації з використанням фонду реєстру покладено на управління інформаційного забезпечення Міністерства юстиції.

Фонд реєстру складається з державного фонду офіційних ві­домостей про фахівців, які одержали дозвіл на проведення судо-

вих експертиз, з державного страхового фонду і робочого фонду таких відомостей та з довідково-пошукового апарату.

До реєстру вносять такі реквізити: реєстраційний номер; прі­звище, ім'я, по батькові судового експерта; дата включення до реєстру; вид експертизи, експертна спеціальність; адреса, теле­фон, факс судового експерта державної, підприємницької струк­тури або судового експерта — громадянина; найменування екс­пертно-кваліфікаційної комісії, дата і номер її рішення; номер і термін дії свідоцтва; кваліфікаційний клас судового експерта.

Підставою для включення до реєстру атестованих судових експертів державних структур та їх позаштатних співробітників є подання керівників цих структур, а для атестованих судових екс­пертів підприємницьких структур і громадян, які проводять екс­пертизи за разовими договорами, — їх особиста заява, що пода­ється до Міністерства юстиції. До заяви або подання додаються копія виданого експертно-кваліфікаційною комісією державної структури свідоцтва про кваліфікацію судового експерта з дозво­лом на проведення конкретного виду судової експертизи за від­повідною експертною спеціальністю; документ про присвоєння кваліфікаційного класу (для судових експертів державних струк­тур); копія ліцензії на судово-експертну підприємницьку діяль­ність (для судових експертів підприємницьких структур). Доку­менти, що надходять від установ і окремих експертів, становлять фонд реєстру.

Міністерство юстиції протягом десяти робочих днів з дня над­ходження перевіряє правильність оформлення поданих докумен­тів та приймає рішення щодо внесення даних до реєстру.

Кожному судовому експерту в реєстрі надається особистий реєстраційний номер, який складається з таких елементів:

* літерне позначення: «Д» — для судових експертів держав­них структур, «П» — для судових експертів підприємницьких структур, «Г» — для судових експертів — громадян;

« порядковий номер державної реєстрації;

« рік реєстрації.

Зміни та доповнення до реєстру вносяться за поданням керів­ників державних структур або особистою заявою судових експер­тів підприємницьких структур і громадян, до яких додаються ко­пії документів про надання права проведення іншого виду судо­вої експертизи або з іншої експертної спеціальності; присвоєння чергового кваліфікаційного класу або його пониження; продов­ження терміну дії свідоцтва про присвоєння кваліфікації судово­го експерта; звільнення з державної установи чи підприємницької

структури, яка провадить судову експертизу; продовження тер­міну дії ліцензії, виданої підприємцеві.

Підставою для виключення з реєстру є рішення експертно-кваліфікаційної комісії державної структури про позбавлення кваліфікації судового експерта та кваліфікаційного класу; скасу­вання свідоцтва про присвоєння кваліфікації судового експерта внаслідок визнання судового експерта недієздатним або його за­судження. Підлягає також виключенню із реєстру судовий екс­перт у разі позбавлення підприємця ліцензії на судово-експертну діяльність, виїзду на постійне місце проживання за межі України, а також за власним бажанням.

7.2.10. Реєстр прав власності на нерухоме майно

Реєстр прав власності на нерухоме майно є інформаційною системою, яка містить відомості про зареєстровані права власно­сті, суб'єктів прав, об'єкти нерухомого майна, правовстановлю-вальні документи, на підставі яких здійснено реєстрацію прав власності.

Реєстр прав власності на нерухоме майно включає в себе ре­єстр заяв і запитів та реєстраційні справи, які не можуть бути ви­лучені.

Реєстр запроваджений з 1.10.2002 р. на виконання постанов Кабінету Міністрів України від 18.02.1998 р. № 192 «Про заходи щодо створення системи реєстрації прав на нерухоме та рухоме майно» та від 16.05.2002 р. № 661 «Про заходи щодо створення системи реєстрації прав власності на нерухоме майно» до прий­няття та набрання чинності законом України про державну ре­єстрацію прав на об'єкти нерухомого майна.

Мета створення реєстру — забезпечити визнання та захист прав власності на нерухоме майно фізичних та юридичних осіб в Україні, створення умов для функціонування ринку нерухомого майна, активізації інвестиційної діяльності.

Реєстрація прав власності на нерухоме майно — це внесення запису до реєстру прав власності на нерухоме майно у зв'язку з виникненням, існуванням або припиненням права власності на нерухоме майно, що здійснюється БТІ за місцезнаходженням об'єктів нерухомого майна на підставі правовстановлювальних документів, за рахунок коштів особи, що звернулася до БТІ.

Обов'язковій реєстрації підлягає право власності на нерухоме майно фізичних та юридичних осіб, у тому числі іноземців та

осіб без громадянства, іноземних юридичних осіб, міжнародних організацій, іноземних держав, а також територіальних громад в особі органів місцевого самоврядування. Реєстрації підлягають права власності тільки на об'єкти нерухомого майна, будівництво яких закінчено та які прийнято в експлуатацію в установленому порядку за наявності матеріалів технічної інвентаризації, підго­товлених відповідним БТІ. Не підлягають реєстрації тимчасові споруди, а також споруди, не пов'язані фундаментом із землею.

Технологічні та технічні засоби ведення реєстру забезпечують довічне зберігання та достовірність інформації, її захист від несанк­ціонованого доступу та внесення недокументованих записів, мож­ливість оновлення, архівування та відновлення даних, їх опера­тивного пошуку та документального відтворення процедури ре­єстрації, контроль реєстраційних записів і запитів до реєстру, оперативне надання витягів із реєстру.

Реєстр прав власності на нерухоме майно — суперечності між електронними і паперовими носіями

У разі виявлення невідповідності запису реєстру на електрон­них носіях запису на паперових носіях пріоритет має запис на па­перових носіях.

Реєстрація прав власності здійснюється в такому порядку:

• приймання під розписку і перевірка документів, поданих для реєстрації прав власності на нерухоме майно, реєстрація заяви в реєстрі заяв та запитів;

• установлення відсутності підстав для відмови в реєстрації прав;

• прийняття рішення про реєстрацію прав власності або про відмову в реєстрації прав (не пізніше ніж через 20 робочих днів з дня отримання заяви БТІ без урахування терміну проведення ін­вентаризаційних робіт);

• внесення записів до реєстру;

• виконання написів на правовстановлювальних документах;

• видача витягів із реєстру про реєстрацію прав (з реєстрацією відповідних запитів у реєстрі заяв та запитів) і повернення право­встановлювальних документів (з позначкою у реєстрі заяв та запитів).

При реєстрації прав власності на нерухоме майно, які виникли відповідно до договорів про відчуження нерухомого майна між юридичними особами, в разі, якщо такі договори не були нотарі­ально посвідчені, юридичні особи подають також довідку про

відсутність або наявність арештів з Єдиного реєстру заборон від­чуження об'єктів нерухомого майна, яка видається на підставі відповідного запиту БТІ.

Під час подання заяви про реєстрацію прав власності фізична особа повинна пред'явити документ, що посвідчує її особу, а в разі подання заяви представником фізичної чи юридичної осо­би — документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

Заява про реєстрацію прав власності на нерухоме майно може бути відкликана заявником (заявниками) у будь-який момент до прийняття реєстратором рішення щодо цієї заяви шляхом подан­ня письмового клопотання встановленої форми, яке реєструється у реєстрі заяв та запитів.

При реєстрації заяв вказують: порядковий номер заяви; дату її надходження; порядковий номер нерухомого майна, якщо право власності на нього вже зареєстроване; відомості про заявника ; перелік документів, які додаються до заяви; запис про прийняте рішення, надання витягу (заноситься після прийняття рішення), дату його прийняття, прізвище реєстратора.

Рішення реєстратора про реєстрацію чи про відмову в реєст­рації прав власності на нерухоме майно має містити: дату й місце прийняття рішення; стислий опис майна, щодо якого приймаєть­ся рішення; підстави винесення рішення, а в разі прийняття рі­шення про відмову — правове обґрунтування; порядковий номер об'єкта нерухомого майна.

У реєстрації прав на нерухоме майно може бути відмовлено, якщо:

» заявлене право не є таким, що підлягає реєстрації;

* об'єкт нерухомого майна розташований на території, реєст­рацію прав власності на якій здійснює інше БТІ;

* із заявою про реєстрацію прав власності на нерухоме майно звернулась особа, яка не може бути заявником;

* подані документи не відповідають вимогам або не дають змоги встановити відповідність заявлених прав і поданих доку­ментів вимогам законодавства;

1 Для фізичних осіб — громадян України — прізвище, ім'я та по батькові, ідентифі­каційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов'язкових платежів. Для іноземних громадян — прізвище, ім'я та по батькові (за на­явності останнього), адреса постійного місця проживання за межами України. Для юри­дичних осіб — резидентів — найменування, адреса постійного місцезнаходження, код в ЄДРПОУ. Для юридичних осіб — нерезидентів — найменування, адреса постійного мі­сцезнаходження, країна, де зареєстровано юридичну особу, та відомості про особу, яка представляє інтереси заявника.

* заявлене право вже зареєстровано;

* не проведено інвентаризаційних робіт або якщо вони прове­дені не тим БТІ, яке здійснює реєстрацію прав власності на неру­хоме майно;

«• у разі отримання інформації про накладення арешту на від­чуження об'єктів нерухомого майна з Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна.

Реєстрація прав проводиться після технічної інвентаризації об'єкта.

У реєстрі прав на кожне нерухоме майно, право власності на яке заявлено вперше, за рішенням реєстратора про реєстрацію права власності відкриваються відповідні розділи. Кожен розділ має дві частини, які включають записи про нерухоме майно та про право власності на нього.

Записи про нерухоме майно містять: порядковий номер запи­су; порядковий номер об'єкта нерухомого майна та відомості про його місцезнаходження; призначення нерухомого майна; опис нерухомого майна, отриманий у порядку технічної інвентариза­ції; зміни в описі нерухомого майна (у разі добудови, знесення, нового будівництва тощо), отримані в порядку технічної інвента­ризації; вартість нерухомого майна за станом на дату проведення інвентаризаційних робіт; дату внесення записів та дату внесення змін до записів; прізвище реєстратора та дату прийняття рішень.

Записи про право власності на нерухоме майно містять: по­рядковий номер запису; відомості про власників (співвласників)1; вид спільної власності та розмір часток, якщо майно належить на праві спільної часткової власності; підстави виникнення права власності; дату внесення записів та дату внесення змін до запи­сів; прізвище реєстратора та дату прийняття рішень.

Реєстраційна справа відкривається на нерухоме майно, право власності на яке підлягає реєстрації, і містить такі документи: заяви про реєстрацію відповідних прав; копію розділу реєстру; рішення реєстратора; копії правовстановлювальних документів, що підтвер­джують права на нерухоме майно, завірені реєстратором; докумен-

^

Для фізичних осіб — громадян України — прізвище, ім'я та по батькові, дата і міс­це народження, адреса постійного місця проживання, ідентифікаційний номер у Держав­ному реєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов'язкових платежів, дані документа, що посвідчує особу. Для іноземних громадян — прізвище, ім'я та по батькові (за наявності останнього), адреса постійного місця проживання за межами України, дані Документа, що посвідчує особу. Для юридичних осіб — резидентів — назва, адреса по­стійного місцезнаходження, код в ЄДРПОУ. Для юридичних осіб — нерезидентів — на­йменування, адреса постійного місцезнаходження і країна, де зареєстровано юридичну особу.

ти, що свідчать про внесення плати за реєстрацію; інформацію про видані витяги з реєстру; дані технічної інвентаризації; інші докумен­ти, що є підставою для прийняття рішення реєстратором.

Документи в реєстраційній справі розміщуються в порядку їх надходження, мають послідовну нумерацію і не можуть бути ви­лучені.

Розділ реєстру і реєстраційна справа закриваються на підставі рішення реєстратора в разі знищення, поділу або об'єднання неру­хомого майна. Закриті реєстраційні справи зберігаються в архіві БТІ в установленому чинним законодавством України порядку.

Витяг з реєстру надається (або приймається рішення про від­мову в наданні такого витягу) після отримання відповідної заяви встановленої форми чи офіційного запиту протягом десяти днів з дня реєстрації заяви (запиту).

Під час реєстрації запитів на надання витягів із реєстру фік­суються: порядковий номер запиту; дата надходження запиту; дані про особу, яка звернулася із запитом; дані про документи, які посвідчують особу; порядковий номер та адреса нерухомого майна, щодо якого здійснено запит; мета (інтерес), з якою здій­снюється запит; запис про надання витягу або про відмову в на­данні витягу (заноситься після прийняття рішення), дата його прийняття, прізвище реєстратора.

Право на отримання витягів із реєстру про зареєстровані права мають: власник (власники), його спадкоємці та правонаступники юридичних осіб, уповноважені ним особи; суд, органи внут­рішніх справ, органи прокуратури, органи державної податкової служби, органи Служби безпеки України, державні виконавці, нотаріуси та інші органи державної влади (посадові особи), якщо запит зроблено у зв'язку зі здійсненням ними повноважень, ви­значених чинним законодавством України. -.„<

'• • \ **''< '

1 Н; 7.3. БАГАТОРІВНЕВА ІЄРАРХІЧНА 1C «РАГС» ^

Багаторівнева ієрархічна 1C «РАГС» складається з інформа­ційних підсистем відділів реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, виконавчих органів сільських, селищних, мі­ських (крім міст обласного значення) рад, які проводять реєстра­цію народження, смерті, одруження та встановлення батьківства, а також консульських установ і дипломатичних представництв України, які виконують зазначені функції.

Багаторівнева ієрархічна 1C «РАГС» містить:

1) автоматизовану систему реєстрації актових записів, що складається з підсистем «Народження», «Укладання шлюбу», «Розлучення», «Смерть», «Встановлення батьківства», «Усинов­лення (удочеріння)», «Зміна прізвища, імені, по батькові», «Від­новлення актового запису», «Статистика»;

2) автоматизовану систему «Архів», що складається з підсис­тем «Народження», «Укладання шлюбу», «Розлучення», «Смерть», «Встановлення батьківства», «Усиновлення (удочеріння)», «Змі­на прізвища, імені, по батькові», розроблених з урахуванням усіх змін форм актових записів і законодавства РАГС за період з 1918 року і донині; підсистем «Електронна картотека актових записів» та «Електронна картотека метричних церковних книг», підсисте­ми «Листи», розробленої з урахуванням специфіки кореспонден­ції, якою обмінюються органи РАГС з іншими організаціями і між собою;

3) автоматизовану систему «Внутрішня взаємодія», яка забез­печує централізацію даних із районних відділів РАГС, селищних або сільських рад, консульських установ і дипломатичних пред­ставництв України у міський або обласний архів як по каналах зв'язку, так і за допомогою магнітних носіїв інформації (дискет);

4) автоматизовану систему «Зовнішня взаємодія», яка забез­печує інформаційну взаємодію з органами галузевого і територі­ального управління за даними відділів РАГС, а також обмін ін­формацією і документами з архівами інших регіонів країни по каналах зв'язку з використанням методів криптологічного конт­ролю і захисту від несанкціонованого доступу;

5) інформаційно-довідкову систему «Закон», яка забезпечує правову консультацію з питань реєстрації актів громадянського стану.

Використання системи забезпечує виконання таких функцій:

• ведення актових записів з логічним та юридичним контро­лем даних, що вводяться;

« автоматизоване формування, перегляд, редагування і друку­вання актових записів, свідоцтв, довідок, сповіщень, карток, ві­домостей, статистичної звітності;

• автоматизований пошук актових записів за будь-якими рек­візитами, що мають юридичні наслідки;

« формування і ведення архівів по всіх архівних фондах (мет­ричних церковних книгах будь-яких релігійних конфесій, акто­вих записах за період з 1918 року й донині, консульських установ і дипломатичних представництв);

* формування і ведення електронних картотек по всіх архів­них фондах;

* формування і ведення довідників і словників архівів відділів РАГС, селищних і сільських рад, церков, консульських установ, формулювань, що вносяться в графу «особливі позначки» актово­го запису відповідно до вимог законодавства РАГС з 1918 року й донині та ін.;

* формування і видача описів архівних фондів по всіх архівах та одиницях зберігання;

• облік зберігання і витрачання гербових бланків свідоцтв;

• оперативний контроль керівників за діяльністю персоналу відділу РАГС і архіву;

• одержання юридичних консультацій з питань реєстрації ак­тів громадянського стану в автоматизованому режимі;

• видача необхідної інформації по матеріалах відділів РАГС органам галузевого і територіального управління, а також у військкомати, органи соціального забезпечення і соціального за­хисту, органи внутрішніх справ і т. ін.;

* автоматизоване збирання і централізація даних в міському або обласному архіві;

• обмін інформацією і документами з іншими регіонами країни;

* актуалізація бази даних «Регістр населення».