Термін «абзац» вживається у двох значеннях.

Абзац та його виділення

Архітектоніка тексту

Ефективність сприймання і запам'ятовування повідомлення визначається ефективністю структури тексту, тобто забезпечується архітектонічною досконалістю, яка е у графічно-знаковій тканині документа. Формальна структура тексту — архітектоніка являє собою об'ємно-прагматичне членування тексту на абзаци, пункти, підпункти. Для тексту службових документів оптимальним є співвіднесеність лінгвістичної структури та архітектоніки: межі абзацу збігаються з межами надфразової єдності. За підрахунками вчених, такий поділ удвічі полегшує розуміння та запам'ятовування тексту.

Складне синтаксичне ціле та абзац співвідносяться між собою як словесна тканина та форма її подання. Вони різняться своїм значенням відносно тексту як цілого. Поняття «абзац» може застосовуватися тільки до писемного мовлення, «надфразова єдність» може належати як до писемного, так і до усного мовлення.

1) Це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Відрізок письмового чи друкованого тексту від одного червоного рядка до іншого, що містить надфразову єдність чи її частину, рідше — одне просте чи складне речення.

У даному випадку важливо розрізняти надфразову єдність і складне речення.Від складного речення вона відрізняється тим, що речення, які містяться в надфразовій єдності, є більш самостійними і відповідно зв'язки між ними — менш тісні.

Виділення абзаців — спосіб семантико-стилістичного виділення речень. Це просторово-композиційне, експресивне явище, оскільки виявляється на графічному, інтонаційному (ритмо-мелодійному) рівнях.

Слід пам'ятати, що абзац — це засіб впливу на адресата на невербальному (несловесному) рівнях. Для досягнення комунікативної мети важливо використовувати максимум можливостей, що діють на свідомість і підсвідомість.

Типовий абзац складається з трьох частин:

1) зачин (формулюється мета абзацу);

2) фраза (основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбиття підсумків того, про що йшлося в абзаці).

Розміщення інформації в абзаці може бути різним. Як правило, перше речення містить основну думку, тому абзацу і є головним компонентом його структури. Кожне наступне речення продовжує, поглиблює, конкретизує інформацію, висвітлену у попередньому реченні. Останнє речення підсумовує викладене. У іншому випадку основна думка може бути зосереджена в першому й останньому реченнях, а проміжні речення виконуватимуть коментуючу функцію.

У тексті документа обов'язково виділяють абзацами етикетні формули початку і кінця тексту, композиційні частини тексту — вступ, основну частину, висновки.

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—б речень. Це властиво текстам художньої чи публіцистичної літератури. Однак у текстах службових документів абзаци часто складаються з одного чи двох речень, що зумовлено єдністю змісту і послідовного, конденсованого викладу.

У науковій літературі правила, за якими у тексті виділяються абзаци, зводяться до таких:

1. Речення, які розпочинають абзац, містять у собі основну ідею тексту. Вони можуть розпочинатися вставними словами та зворотами: отже, таким чином, у цілому, зважаючи на викладене, з огляду на наведене вище... тощо. Вони включають нову інформацію порівняно з попереднім реченням. У таких реченнях вживаються слова та вислови, які не згадуються у попередньому абзаці.

2. Це речення із повторюваною інформацією про одну й ту саму особу (особи), пов'язані дистантним зв'язком, їх формальна ознака — повторення тих самих іменників у називному відмінку в різних частинах тексту.

3. Речення, що починаються займенниками він, вона, воно, які не належать до останнього іменника попереднього речення.

4. Наступні після діалогу чи полілогу речення.

5. Речення, які за смислом не можуть контактувати (розміщуватися) в одному рядку з попереднім, оскільки абзацні речення тексту повинні бути у логічному відношенні однорідними і відповідно зіставлюваними.

6. Не слід виділяти в абзац речення, які мають другорядне значення. Такі речення не входять в один рядок із зачинами інших абзаців, які виражають основний зміст попередньої частини тексту.

У службовому документі кожен аспект питання, викладеного у ньому, має займати певне місце в його логічній структурі та не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Тому кожен аспект змісту має виділятися в окремий невеликий абзац, який може містити одне чи кілька речень, які виражають закінчену думку.