Информационные технологии и системы управления проектами

Управление коммуникациями проекта

Лекция 12

Тема: Управление коммуникациями проекта

Цель занятия: изучить методику анализа и управление коммуникациями проекта

План лекции:

1. Управление коммуникациями проекта — управленческая функ­ция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией понимают собранные, обработанные и рас­пределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия реше­ний, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают: проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и при­нятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку систе­мы связи между участниками проекта, пере­дачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник про­екта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функ­ция управления информационными связями включает в себя сле­дующие процессы: планирование системы коммуникаций — определение ин­формационных потребностей участников проекта; сбор и распределение информации — процессы регулярно­го сбора и своевременной доставки необходимой инфор­мации участникам проекта; отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фак­тических результатов состояния работ проекта, соотно­шение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирова­ние; документирование хода работ — сбор, обработка и органи­зация хранения документации по проекту.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: план сбора информации, в котором определяются источ­ники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяют­ся потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который дол­жен быть получен или передан, включая формат, со­держание, уровень детальности и используемые опреде­ления; план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций; методы обновления и совершенствования плана коммуни­каций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зави­симости от потребностей проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: внутренние и внешние; формальные и неформаль­ные; письменные и устные; вертикальные и горизонтальные.Системы сбора и распределения информации должны обес­печивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтома­тизированные методы сбора, обработки и передачи информа­ции.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу дан­ных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для по­вышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Процессы сбора и обработки данных о фактических резуль­татах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного пла­нирования и управления. Отчетность о ходе выполнения вклю­чает: информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; информацию об отклонениях от базовых планов; прогнозирование будущего состояния проекта.

Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя: сбор и верификацию окончательных данных; анализ и выводы о степени достижения результатов проек­та и эффективности выполненных работ; архивирование результатов с целью дальнейшего исполь­зования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позво­ляют автоматизировать процессы хранения и индексации тексто­вых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Информационная система управления проектом — организаци­онно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на под­держку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится опе­рировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пересчет гра­фика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимо­стной анализ с подразумевают достаточно сложные для неавто­матизированного расчета алгоритмы.