Основные принципы планирования ресурсов проекта

В проектах на стадии планирования прово­дится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляе­мых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределе­ние на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту — основа определения во времени потреб­ностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, пла­нирования поставок ресурсов, а также основой распределения закупленных ресурсов по работам проекта.

Ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе: разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта; разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей; контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно с каждой работой можно свя­зать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потреб­ностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта: ресурсное планирование при ограничении по времени; планирование при ограниченных ресурсах. Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени — предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что первоначально заданное количество доступ­ных ресурсов не может быть изменено и является основным ог­раничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта по­лучает возможность перейти к следующей фазе управления ре­сурсами — к организации закупок и поставок ресурсов.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обес­печить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс мож­но разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; поставки на место производства работ.

Структура задач материально-технического обеспечения про­ектов укрупненно сводится к следующим шагам: подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг; планирование и организация процесса закупок; изучение возможных источников закупки ресурсов и пере­говоры с возможными поставщиками; предварительный отбор участников торгов; подготовка документов для торгов; проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; размещение заказа, включая переговоры о поставках; контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений; разрешение конфликтов; взаиморасчеты; наем на работу необходимых специалистов, включая консультантов; планирование поставок; организация бухгалтерского учета; доставка, приемка и хранение товара; учет и контроль доставки.

Правовое регулирование закупок и поставок. Главная правовая форма организации и регу­лирования отношений при осуществлении закупок между их участниками — договор. Договор поставки — это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, предназна­ченный для предпринимательской деятельности или иных це­лей, не связанных с личным потребле­нием, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.

Организационные формы закупок. Различают следующие организационные формы закупок: прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов; посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, всту­пает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами; биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: непосредственно от своего имени и за свой счет; от имени клиента и за его счет; от своего имени за счет клиента; от имени клиента за свой счет. Посетителями бирже­вых торгов могут быть юридические и физические лица, не явля­ющиеся членами биржи и имеющие право на совершение бир­жевых сделок.

Требования к управлению закупками и поставками. Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики: закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации; графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз; план должен охватывать весь проект в целом; выбор места закупок определяется на основе расчета сто­имости вариантов; в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Можно выделить следующие типы товарных рынков: рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей ис­пользования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, строительных мате­риалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посредничес­кие организации различных типов; рынки продукции, которую потребитель может приобре­тать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это — рынки приборной продукции, инстру­мента, электрооборудования, изделий электронной и радиопромышленности, торгового оборудования и т. д. Для данного типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово-посреднических организаций, фирм — «интеграторов» через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, — через фирменную торговлю, специализированные оптово-сервисные фирмы; рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам потребителей. Это рынки уникального оборудования, прокатных ста­нов, крупных энергомашин, автоматических линий, химического оборудования и др. Для таких рынков наиболее естественны прямые связи предприятий, фирменный принцип организации торговли, наличие специализированных комплектующих организаций.

Договоры на поставку материально-технических ресурсов.В современных условиях поставки приобрели форму обмена товарами. Договор поставки товаров стал основопо­лагающим документом, регламентирующим сроки, объемы и ус­ловия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом.

Планирование поставок. Исходными данными для календарного планирования ресур­сного обеспечения проектов являются следующие документы: календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах; календарный план ввода объектов в эксплуатацию и зада­ния по окончании этапов строительно-монтажных работ; годовой план закупок ресурсов; годовой график поставки материалов от специализирован­ных товарных организаций; договоры и спецификации; нормативно-технологическая документация по материаль­но-техническому снабжению и комплектации; информация о ходе выполнения плана строительно-мон­тажных работ за период, предшествующий планируемому; информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшест­вующий планируемому; информация о выполнении заказов за период, предшеству­ющий планируемому;информация о движении остатков строительных материалов; производственно-технические нормы расхода строительных материалов; нормы производственных запасов.

На основании календарной заявки-графика и нормативно-тех­нической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соот­ветствии с их составом, указанным в технологических комплек­тах. Рассчитанная объектная потребность — основа для разработ­ки квартальных заказов для проекта.

Поставки материально-технических ресурсов.Организация материального обеспечения строительных про­ектов основана на системе производственно-технологической ком­плектации. Эта система предполагает единство комплектного из­готовления конструкций и изделий, поставки и транспортирова­ния всех материальных ресурсов в соответствии с технологичес­кой последовательностью реализации проекта, способствует наи­более рациональному и экономному использованию ресурсов.

На стадии разработки проекта создается мо­дель технологической комплектации. В составе планов проекта разрабатывается определенная унифицированная нормативно-технологическая документация — комплекс докумен­тов, который является нормативной базой производственно-технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производст­венного потребления, в контейнерах и пакетах непосредственно в рабочую зону проекта.

Вопросы управления закупками и поставками взаимоувяза­ны с вопросами управления запасами ресурсов. За решением вопросов «что нужно закупить», следуют решения: сколько нужно приобрести, а в соответствии с этим определяется — какой объем каж­дого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса с целью: минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ; обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.

Задача определения регламента и объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурса­ми. В качестве целевой функции в управлении запасами выступа­ют суммарные затраты на содержание запасов, на складские опе­рации, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемыми пара­метрами в этой задаче выступают объемы запасов; частота, сро­ки и объемы их пополнения; степень готовности ре­сурса, хранящегося в виде запаса.

Точка заказа, или пороговый запас — минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его по­полнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.

Страховой запас — минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабже­ния производства в случае нарушения хода поставок по сравне­нию с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета; при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность ре­сурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.

Понятие запасы относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя: товарно-материальные запасы; незавершенное производство; готовую продукцию на складе.

Под управлением запасами понимается контроль за состояни­ем запасов и принятие решений, нацеленных на экономию вре­мени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запа­сов, необходимых для эффективной реализации проекта.

Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управ­ления запасами — обеспечение бесперебойного обеспечения про­цессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимально возможных затра­тах на содержание запасов.

Виды запасов. Каждый из видов запасов выполняет определенные функ­ции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов.

Транзитные запасы - определенные ресурсы для хранения тран­зитных запасов сырья с дальнейшим распределением ресурсов с транспортировкой на небольшие расстояния. Для снижения тран­зитных запасов применяются различные способы, включая мест­ных поставщиков, формирование мелких партий ресурсов.

Линейные запасы - формируется товарами, находящимися в процессе перевозки, перемещения от поставщиков к потребителям или производства. Факторы, определяющие размер линейных запасов: время перевозки; расстояние, на которое перевозятся грузы; оп­тимальность хозяйственных связей между поставщиками и потре­бителями; коэффициент звенности товародвижения в процессе об­ращения и др. Размер запасов в большей степени зависит от вре­мени перевозки и относительно — от времени продвижения про­дукции.

Затраты на формирование и хранение запасов. Содержание запасов неминуемо влечет за собой расходы. Наи­более известные виды затрат на содержание запасов: простран­ство, рента и стоимость риска. Затраты на формирование и хра­нение запасов представляют собой расходы, связанные с: отвле­чением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.; те­кущим обслуживанием запасов, в том числе издержки на прове­дение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кре­дит и т. п.; издержками хранения; стоимостью рисков.

Под пространством понимаются расходы на амортизацию, содержание, отопление и т.д., занимаемого под запас помеще­ния. Рента представляет собой расход на вложенный в запас ка­питал.

Под стоимостью риска подразумеваются последствия различ­ных страховых случаев, а также оценка стоимости риска в денеж­ной форме. Стоимость этих рисков с той или иной степенью точности выражается через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий.

Невостребование запасов может привести к некондиции, унич­тожению и продаже по сниженным ценам.

Новые методы управления материально-техническим обеспечением

В последние годы в практике материально-технического обеспечения проектов стали использоваться новые методы и технологии, базирующие на концепции логистики.

Логистика в сфере материально-технического обеспечения по­нимается как наука о рациональной организации производства и распределения, которая комплексно изучает снабжение, сбыт и распреде­ление средств производства; совокупности различных видов деятельности в целях полу­чения необходимого количества продукции в установлен­ное время и заранее установленном месте, в котором сло­жилась потребность в этой продукции; взаимодействии всех элементов производственно-транспорт­ных систем — от производства до потребления; управлении процессом физического распределения продук­ции в пространстве и времени; взаимосвязях и взаимодействии снабжения со сбытом и транспортом; интеграции производственного и перевозочного процессов, включая все транспортные, погрузочно-разгрузочные и другие операции, затребованные клиентурой, и их необхо­димым информационным обеспечением; планировании, управлении и контроле поступающего на предприятие, обрабатываемого там и покидающего это предприятие материального потока и соответствующего ему информационного потока; планировании, управлении и контроле материальных, инфор­мационных, людских и энергетических потоков; физическом распределении материальных ресурсов, техни­ческом, технологическом, организационном и информа­ционном обеспечении данного процесса.

Целью логистики является удовлетворение потребностей потре­бителей на основе оптимального управления материальными пото­ками, для чего в логистике организуются информационные потоки.

Наиболее общие управленческие функции — исследование, ана­лиз, прогнозирование, принятие решений, планирование, организация, контроль, учет рассмотренных производственных функ­ций — снабжения, производства и сбыта — в частности, и мате­риального потока в целом. Функции управления логистикой реа­лизуются в тесном взаимодействии с функциями маркетинга по проекту, а также со всеми подсистемами управления проектом.

Концепция логистики в управлении проектами. Материальные ресурсы — один из важнейших управляемых аспектов проекта и, соответственно, система управления ресур­сами выступает в ряду подсистем управления проектами в каче­стве основной. По сути, логистический подход к обеспечению оптимальности материальных потоков полностью соответствует системному подходу в управлении проектами в области ресурс­ного обеспечения. Проект, как система функционирует в преде­лах жизненного цикла, имеет: «вход», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, включая материально-технические и трудовые, а также финансовые и временные ресурсы, команду проекта, информацию, знания, техноло­гии и разнообразные ограничения по входным параметрам; комплекс взаимосвязанных процессов обработки этих ресур­сов с учетом ограничений и критериальных показателей с целью обеспечить их оптимальное использование для дости­жения конечной цели управления проектом — формирова­ния результата проекта с запланированными показателями; «выход», являющийся собственно результатом проекта.

В рамках управления проектом функционируют материальные потоки ресурсов и сопровождающие потоки информации, кото­рые отражают эффективность процессов управления проектом или сигнализируют о нарушениях в запланированном ходе работ. Таким образом, логистика, имея целью повышение эффек­тивности функционирования системы управления проектом, яв­ляется его неотъемлемой частью и занимается управлением по­токами материальных ресурсов.

Важнейшими общими задачами логистики в управлении проектами являются: создание интегрированной системы управления материальными потоками на основе информационных потоков; разработка методов управления движением ресурсов и контроля материальных потоков; определение стратегии и технологии физического распре­деления ресурсов по работам проекта; стандартизация полуфабрикатов и упаковки; прогнозирование объемов поставок, перевозок и склади­рования; выявление дисбаланса между потребностями и возможно­стями закупки и поставок; оптимизация технической и технологической структур транспортно-складских комплексов.

Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения реализации проекта и минимизацией складских запасов.

Основу экономической эффективности закупочной логисти­ки составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изуче­нии рынка, которое проводится соответствующими менеджера­ми команды проекта, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возмож­ных логистических расходов и сроков поставок. Расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет даль­нейшую стратегию реализации проекта.

Оптимизация размера запаса.Наличие определенных видов запасов обусловливает эффек­тивность управления материально-техническим обеспечением проекта.

Так, положительный аспект наличия большого размера за­пасов — обеспечение высокого уровня обслуживания. Появля­ется возможность избежать проблем, связанных с временем по­ставок и других помех, влияющих на эффективность реализа­ции проекта. Отрицательные аспекты наличия большого разме­ра запасов — снижение уровня качества и увеличение периода движения ресурсов, омертвление капитала, вложенного в ре­сурсы.

Теоретически должен поддерживаться как можно более низ­кий уровень запасов ресурсов определенной номенклатуры при условии сохранения высокого уровня обслуживания и оптималь­ного времени поставок с учетом множества дополнительных ус­ловий.

Система управления запасами решает следующие основные задачи: контроль и учет уровня запасов; определение размера резервного запаса для каждого ресур­са, зависящего от необходимости непрерывного обеспече­ния работ проекта; расчет оптимального размера заказа ресурса; определение интервала времени между заказами.

Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете наличия ресурсов и отслеживания момента, ког­да следует осуществить заказ очередной партии ресурсов.

Одним из наиболее известных методов контроля уровня за­пасов является АВС-метод — способ учета и контроля за состоянием запасов, заключающийся в разбиении номенкла­туры ресурсов на три подмножества: А, В и С. Метод АВС-контроля товарно-материальных запасов базируется на разде­лении запасов сырья и материалов на 3 категории — по степе­ни важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости:

- Категория А включает в себя ограниченное количество наи­более ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного подробного учета и контроля. Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;

- Категория В составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Для этой категории ресурсов, как и для категории А, приемлемы методики определения оптимального размера заказа;

- Категория С включает в себя широкий ассортимент оставших­ся малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.

Из ABC-метода вытекает, в частности, правило 20/80. Уста­новлено, что в большинстве случаев 75% стоимости запасов oxватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов (под­множество А), 20% стоимости — соответственно 25% наимено­ваний (подмножество В), 5% стоимости — 65% наименований (подмножество С). Во многих случаях оказывается, что 20% наиболее потребляемых ресурсов составляют около 80% стоимости запасов.

Оптимизация размера заказа. Наиболее распространенным инструментом в управлении за­пасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа. Причины популярности этой модели — простота математичес­кого аппарата и хорошие результаты ее практического использования.

Проблема управления запасами в данной модели сведена и определению объема заказа и частоты выполнения заказов; за планируемый промежуток времени, что, в свою очередь, рассчитывается посредством балансирования между затратами, связанными с выполнением одного заказа, и затратами на хранение единицы запасов. Размер заказа следует увеличивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увели­чение затрат на хранение.

В наиболее простом варианте модели величина заказа и пе­риод между поставками принимаются постоянными величина­ми. Введенное в модель дополнительное ограничение по едино­временной поставке новой партии в момент завершения запасов предыдущей, позволяет утверждать: средний объем хранящихся на складе материалов.

Наиболее часто встречающимися логистическими операциями с материальными потоками являются складирование, транспортировка, комплектация, погрузка, разгрузка транспортных средств и т. д. К логистическим операциям с информационными потока­ми, соответствующими материальным потокам, могут быть от­несены также сбор, хранение и обработка данных.

Информационный поток соответствует потоку материально­му и может существовать в виде, например, бумажного или элек­тронного документа. Информационные потоки характеризуются источником возникновения, направлением. Основная цель логистической системы — доставка ресурсов в нужном количестве и ассортименте и в максимально возможной степени готовых к потреблению в нужное место при заданном уровне логистических издержек.

Логистические издержки — затраты на выполнение логисти­ческих операций.

Среди функций логистики можно выделить производственные, связанные с непосредственным выполнением производственных; процессов, и управленческие, связанные со сбором информа­ции и принятием решений по материально-техническому обес­печению проекта.

Производственные функции в своей совокупности характеризу­ют особенности того или иного производства и обслуживающих его материальных систем и т. д., а также — что особенно важно — нужды потребителя. К основным производственным функциям логистики относятся снабжение, производство и сбыт.

Подсистемы управления проектами.Выбор конкретной формы организации управления матери­альными ресурсами зависит от специфики проекта.

Логистическая подсистема управления проектами ориентиро­вана на материальные потоки, то есть является подсистемой управления ресурсами.

Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения реализации проекта и минимизацией складских запасов.