Автоматизированная система обработки заказов

Передача и прием заказа по электронной почте

Передача и прием заказа по факсу

Передача и прием заказа торговым представителем

Передача и прием заказа по телефону.

Недостатки:

возможны ошибки вида и количества, так как заявка сначала записывается от руки, на черновик.

большие временные затраты по обработке заказа.

один офис менеджер не в силах обслуживать большое количество заказов за смену, в следствие чего у предприятия возникает проблема - ухудшается сервисное обслуживание клиентов. увеличение штата приводит к увеличению фонда оплаты труда.

Достоинства:

можно «подтолкнуть» его к заказу дополнительных позиций в заявке. Это дает возможность компании продавать залежавшийся товар, новинки, товары с истекающим сроком годности, производить замену отсутствующих позиции на аналоги и т.д. Компания получает возможность увеличить показатель оборачиваемости товаров, получить дополнительный товарооборот, соответственно дополнительную прибыль.

Анализируя способ принятия заказов торговым представителем, можно отметить, что он имеет такие же, как при принятии заказов по телефону, достоинства и недостатки.

К дополнительным преимуществам такого вида принятия заказов можно отнести человеческий фактор. Торговый представитель может непосредственно влиять на своего клиента по многим ключевым моментам, таким образом, увеличивая объем заказов данного клиента в компании.

Говоря про способ принятия заказов по факсу, следует отметить такие достоинства метода, как фиксация заказа на бумажном носителе. Если клиент неправильно составил заявку, то он никогда не сможет сложить свою ответственность на оптового продавца при условии, что все заявки покупателей в оптовой компании сохраняются на определенное время.

В результате уменьшаются ошибки вида и количества. К недостатком данного метода относиться не всегда четкая передача данных, заказ может быть не читаемый или частично читаемый, в результате офис - менеджер вынужден тратить дополнительное время на уточнение позиций заказа и на формирование его в программе учета товара.

Преимущества и недостатки способа приема заказов с использованием электронной почты, аналогичны принятию заказов по факсу. Электронная почта работает значительно быстрее и качественнее пересылки информации по факсу, однако не избавляет операторов от ручной обработки заявок, выставления счетов, обновления прайс-листов и т.п., что требует значительных усилий и времени.

В настоящее время сложность и огромное число документов, используемых при управлении материальными и информационными потоками, заставляют компании задуматься о внедрении электронной системы обмена и обработки информации .

Компания предоставляет клиенту при помощи специальной программы, возможность проставлять в ней необходимое количество заказываемого товара. Данная программа представляет собой электронный прайс-лист для электронного заказов товара и устанавливается бесплатно каждому клиенту компании. У продавца эта программа связана непосредственно с программой учета товара и в зависимости от того какие установки запрограммировал продавец, данные по остаткам на складе (количество и ассортимент), постоянно обновляются.

Покупатель в любое удобное для него время, совершенно не привязанное к рабочему дню продавца, отправляет сделанные им в этой программе заказы поставщику, при этом заявки из программы заказа автоматически переносятся в программу учета товара.

Заказы в течение запрограммированного времени хранятся в базе данных продавца, что позволяет решать проблемы при возникновении спорных ситуаций по заказам с клиентами.

Применение электронных систем имеет свои недостатки. «Чем более совершенными становятся коммуникационные системы, тем более уязвимыми становятся компании от любых коммуникационных сбоев, как внутреннего, так и внешнего характера. Это объясняется тем фактом, что при наличии современных систем обработки заказов страховые запасы существенно уменьшаются, в результате чего при возникновении нестабильного цикла выполнения заказа у потребителя остается только минимальная защита» .

К непосредственным выгодам от применения электронной системы обмена и обработки информации относятся:

· рост производительности в функциональных областях логистики;

· улучшение канальных взаимосвязей между звеньями логистической цепи;

· достижение полной интеграции действий звеньев логистической цепи;

· снижение операционных и административных (трансакционных) логистических издержек.

Таким образом, внедрение электронной системы обмена и обработки информации позволяет повысить скорость и точность коммуникаций, тем самым, сокращая время выполнения заказа и сопутствующие трансакционные издержки. Также к преимуществам данного метода относится высокая скорость обработки заказа, в среднем с момента отправки заказа до его загрузки в программу учета поставщика проходит секунд 20.