Курсовая работа: Особливості використання інформаційних технологій в документознавстві

Відкритий міжнародний університет розвитку людини „Україна”

Кафедра документознавства та інформаційної діяльності

Допущено до захисту

Зав. кафедри_______І.М. Ломачинська

"__"_____________________2008 р.

Курсова робота

"Особливості використання інформаційних технологій в документознавстві"

за спеціальністю 6.020100

"Документознавство та інформаційна діяльність"

Подгайченко Любов Миколаївна

студентки ІІІ курс, ЗДІ – 62,

факультету філології та масових комунікацій

Науковий керівник:

старший викладач кафедри

документознавства та інформаційної діяльності

Ліпінська А.В.

Київ - 2008

ЗМІСТ

Перелік умовних позначень. 3

Вступ.. 4

Розділ 1. Теоретичні підходи до використання інформаційних    технологій  6

1.1. Поняття інформаційної технології 6

1.2. Інтегровані пакети: поєднання різних технологій. 10

1.3. Етапи розвитку інформаційних технологій. 12

1.3. Види сучасних інформаційних технологій. 16

Розділ 2. Особливості використання ІТ в документознавстві 21

2.1. Використання ІТ в документознавстві 21

2.2. Дослідження ІТ в мережі Інтернет / Інтранет. 24

Висновки.. 30

Список використаної літератури.. 33

АІС – автоматизована інформаційна система

АІСОД – автоматизовані інформаційні системи опрацювання даних

АРМ – автоматизоване робоче місце

АСЗУ – автоматизована система забезпечення управління

АСУ – автоматизована система управління

БД – база даних

ІДС – інформаційно-довідкові системи

ІС – інформаційна система

ІТ – інформаційна технологія

СУБД – система управління базами даних

СОД – система опрацювання даних

Об'єктом дослідження є особливості використання інформаційних технологій в документознавстві, які передбачають існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і важливу роль мережі Інтернет / Інтранет, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес.

Предметом дослідження роботи - перспективи розвитку значного прогресу, який можна досягти в галузі документознавства з впровадженням відповідних інформаційних комп’ютерних технологій, які роблять інформаційний процес більш гнучким, індивідуалізованим і одночасно забезпечує можливість користувачам використовувати глобальні ресурси для документознавства, спілкуватись та обмінюватись досвідом.

Мета визначає завдання роботи:

·  розглянути етапи розвитку інформаційних технологій та поняття інформаційної технології в документознавстві;

·  використання інформаційних технологій в документознавстві, складові частини та інструментарій інформаційних технологій;

·  особливості використання інформаційних технологій шляхом мережі Інтернет / Інтранет та технічних засобів з впровадження відповідних інформаційних технологій.

Теоретичне значення роботи – огляд використання інформаційних технологій в документознавстві, як систему методів і способів збирання, передавання, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації з застосуванням технічних засобів.

Практичне значення роботи – розгляд шляхів практичного використання технічних засобів і мереж Інтернет / Інтранет сучасних електронних ресурсів для впровадження в роботу організацій, працюючих у будь-якій галузі

Структура курсової роботи: титульний аркуш, зміст, перелік умовних позначень, вступ, основна частина – розділ 1 (підрозділів 3) і розділ 2 (підрозділів 2), висновки, список використаної літератури, додатки – роздрукована презентація курсової роботи (7 сторінок) та компакт-диск (з текстом і презентацією курсової роботи).

Ключові слова: технологія, інформаційна технологія, автоматизація, автоматизована інформаційна система, автоматизовані інформаційні системи опрацювання даних, автоматизоване робоче місце, автоматизована система забезпечення управління, технологія баз даних, копіювальні апарати, сканер, принтер, мережа Інтернет, мережа Інтранет.

Розділ 1. Теоретичні підходи до використання інформаційних технологій

1.1. Поняття інформаційної технології

Існування сучасного світу неможливе без використання розвинутої структури інформаційних технологій. Визначимо, що мається на увазі під поняттям "інформаційні технології".

Інформаційна технологія - це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і зберігання інформації; інформаційну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техніки. Їхнє введення повинно починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки спеціалістів.

Технологія – це сукупність методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних у процесі виробництва продукції. Технологія – це уміння щось робити досконало. Коли йде мова про інформаційну технологію, то матеріалом виступає інформація. Продуктом є також інформація. Але це якісно нова інформація про стан об'єкта, процесу або явища. Технологія представлена методами і способами роботи персоналу і технічних пристроїв з інформацією [3. c.17].

Інформаційна технологія в документознавстві – це система методів і способів збирання, передавання, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації, різні види інформаційного пошуку, вміння працювати в операційній системі Windows, вміння працювати з MS Excel, вміння створювати СУБД Access тощо.

У технологічному плані підприємство можна розглядати як сукупність інформаційних, людських і технологічних ресурсів та методів їх взаємодії, організованих для досягнення певної мети (табл.1).

Кожна з перелічених у визначенні інформаційної технології фаз перетворення і використання інформації реалізується за допомогою специфічної технології, тому інформаційну технологію можна розуміти як сукупність технологій – технології збирання інформації, технології передавання інформації тощо.

Таблиця 1.

Зіставлення основних компонентів

Інформаційні технології в документознавстві реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизація – це заміна діяльності людини роботою машин і механізмів. Ступінь автоматизації може змінюватися і в широких межах – від систем, у яких процес управління повністю здійснюється людиною, до таких, де він реалізується автоматично [3. c.17].

Автоматизація управління, а, отже, й автоматизація інформаційної системи та автоматизація технологій, необхідні в таких випадках:

·  фізіологічні та психологічні можливості людини для управління даним процесом є недостатніми;

·  система управління знаходиться в середовищі, небезпечному для життя і здоров'я людини;

·  участь людини в управлінні процесом вимагає від неї дуже високої кваліфікації;

·  процес, яким треба управляти, переживає критичну або аварійну ситуацію.

Автоматизована інформаційна технологія в документознавстві передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби й організаційно-методичне забезпечення, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частку технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (HIT), мають на увазі комп'ютерні інформаційні технології, хоча поняття "інформаційна технологія" стосується будь-якого перетворення інформації, в тому числі й на паперовій основі.

Інструментарієм нової інформаційної технології є один або декілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в якому забезпечує можливість досягти поставленої користувачем мети (табл.2).

Таблиця 2.

Основні характеристики нових інформаційних технологій

Таким чином, автоматизована інформаційна технологія в документознавстві складається з технічних пристроїв, найчастіше – комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збирання, передавання, накопичення, зберігання, опрацювання, використання і поширення інформації в документознавстві шляхом інформаційних технологій. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями в документознавстві розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, які забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем та їх окремих компонентів від проектування до утилізації.

Мета будь-якої інформаційної технології – отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу опрацювання інформації, якість отриманої інформації. А мета інформаційних технологій в документознавстві, де комп'ютер є головним атрибутом робочого місця, - це формування знань про структуру та функціональні можливості сучасної інформаційної технології, апаратного та програмного забезпечення, методи семантичного опрацювання та пошуку інформації в автоматизованих інформаційних системах (АІС).

Можливі різні схеми класифікації інформаційних технологій. Кожна з них будується на певних класифікаційних ознаках.

Перша ознака класифікації – наявність чи відсутність автоматизації. Зазвичай мова йде про традиційні й автоматизовані інформаційні технології.

Прийнято розрізняти забезпечувальні і функціональні інформаційні технології. Забезпечувальні технології можуть використовуватися як інструментарій у різних предметних галузях для вирішення різних задач. Вони можуть бути класифіковані відносно класів задач, які вирішуються. Зазвичай ці технології виконуються на різних комп'ютерах і в різних програмних середовищах. Основне завдання – поєднання цих технологій у єдиній інформаційній системі.

Під функціональними технологіями слід розуміти сукупність забезпечувальних технологій для автоматизації певної задачі чи функції.

Наступна класифікаційна ознака – це тип інформації, що опрацьовується. Умовна класифікація комп'ютерних інформаційних технологій залежно від типу інформації, що опрацьовується наведена в табл.3

Таблиця 3.

Класифікація комп'ютерних інформаційних технологій

1.2. Інтегровані пакети: поєднання різних технологій

Залежно від типу інтерфейсу користувача (тобто від того, як користувач технології взаємодіє з комп'ютером) прийнято виділяти такі технології: пакети, діалогові, мережеві. У першому випадку користувач отримує тільки результати роботи технології, в решті – взаємодіє з нею на індивідуальному комп'ютері чи комп'ютері, який підключено до інформаційних мереж. За ступенем автоматизації функцій людини в процесі управління розрізняють такі технології: електронне опрацювання даних, автоматизація функцій управління, підтримка прийняття рішень, експертна підтримка [3, с.17-20].

Основу технології опрацювання даних складають процеси перетворення вхідної інформації на результуючу. Кожна ІТ закінчується створенням інформаційного продукту.

Технологія розв’язання задачі на комп’ютері охоплює роботи, необхідні для збирання, реєстрації, передачі вхідних даних, їх збереження, опрацювання на комп’ютері за відповідним алгоритмом, видачі результатів, передачі їх користувачам, а також послідовність виконання цих робіт.

Отже, інформаційні технології впливають:

·  на підвищення якості та кількості послуг;

·  розвиток програмного забезпечення;

·  створення умов для підвищення рівня життя населення;

·  зміну умов дії соціально-економічного механізму внаслідок зміни умов праці й залучення інформації як предмета праці;

·  значне скорочення інвестиційних та управлінських витрат;

·  розширення доступу до інформації з боку більшої кількості користувачів й удосконалення можливостей отримання, збереження, поширення інформації при використанні різноманітних джерел;

·  підвищення ефективності комплексу взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і зберіганням інформації.

Отже, ми з`ясували, що розуміє сучасна людина під поняттям "інформаційні технології", ознайомилися з класифікацією інформаційних технологій, процесом створення інформаційного продукту, як кінцевого результату кожного інформаційної технології. Оптимальна інформаційна технологія, яка володіє високою гнучкістю, мобільністю та адаптивністю до зовнішніх впливів, є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Впровадження такої технології нині актуальне, коли ринок вимагає на місцях більшої самостійності, відповідальності, соціологічної ініціативи при глибокій децентралізації управління.

1.3. Етапи розвитку інформаційних технологій

Сучасна людина широко користується різноманітними інформаційними технологіями. Але розвиток ІТ мав поступовий характер і складався з декількох етапів протягом ХХ - початку ХХІ століть.

Існує декілька точок зору щодо розвитку інформаційних технологій із використанням комп'ютерів, що визначаються різноманітними ознаками поділу.

Загальним для усіх викладених нижче підходів є те, що з появою персонального комп'ютера, ксерокса, принтера, тощо почався новий етап розвитку інформаційної технології. Основною ціллю стає задоволення персональних інформаційних потреб людини як для фахової сфери, так і для побутової.

Комп’ютерні ІТ пройшли у своєму розвитку етап машинних ресурсів, етап програмування, етап нових інформаційних технологій, етап високих ІТ.

Історія розвитку способів збору, збереження, переробки і передачі інформації та її видів тісно пов'язана з історією науково-технічного розвитку суспільства, але кожна чергова технологія повністю не витісняла попередню. Кожна наступна технологія інформаційного процесу, займаючи певне місце в ньому, розширювала весь технологічний арсенал інформації і зв'язку – від усного слова – до друкованого, від книги – до персонального комп'ютера. Іншими словами, "паперова" технологія отримання, переробки і передачі інформації в наш час доповнилася електронною.

Сучасний етап розвитку людства характеризується широким впровадженням інформаційних технологій у всі сфери життя. Сучасна людина вже не може уявити свого життя без інформаційних технологій. Інформація стає найважливішим, життєво необхідним ресурсом і відіграє важливе значення не тільки для конкретних користувачів, а й для держави та суспільства в цілому.

Інформаційна технологія у своєму розвитку пройшла декілька етапів. До другої половини XIX в. основу інформаційної технології складали перо, чорнильниця і книга. Комунікація (зв'язок) здійснювалася шляхом направлення пакетів (депеш). Продуктивність інформаційної опрацювання була вкрай низькою: кожен лист копіювався окремо вручну; крім рахівниць, на яких підсумовували також вручну, не було іншої інформації для прийняття рішень.

Поява у другій половині 60-х років великих продуктивних електронно-обчислювальних машин (ЕОМ) в обчислювальних центрах надала можливість змістити акцент в інформаційній технології на опрацювання не форми, а змісту інформації. Це було початком формування електронної технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіші компоненти опрацювання інформації: облік, аналіз і прийняття рішень. Сформовані в 60-х роках концепції застосування автоматизованих систем управління (АСУ) не завжди і не повною мірою відповідають задачі вдосконалювання управління та оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології. Методологічно ці концепції нерідко спираються на появу про необмежені можливості "кнопкової" інформаційної технології при неперервному нарощуванні обчислювальної потужності систем АСУ і застосуванні найбільш загальних імітаційних моделей, які у ряді випадків далекі від реального механізму оперативного управління.

Назва “автоматизована система управління не зовсім коректно відбиває функції, які такі системи виконують; точніше було б – “автоматизована система забезпечення управління (АСЗУ), тому що в існуючих АСУ поняття “система” не включає вирішальної ланки управління – користувача. Ігнорування цієї принципової обставини, очевидно, привело до того, що розширення мережі АСУ і підвищення потужності їх інформаційних засобів забезпечили завдяки великим масивам первинних даних покращання в основному облікових функцій управління (довідкових, статистичних, що стежать). Однак облікові функції відбивають тільки попередній стан об'єкта управління і не допускають оцінити перспективи його розвитку, тобто мають низький динамізм. В інших компонентах технології управління нарощування потужності АСУ не видало відчутного ефекту. Відсутність розвинутих комунікаційних зв'язків робочих місць користувача з центральним ПК, характерні для більшості АСУ пакетні режими опрацювання даних, низький рівень діалогової підтримки – все це фактично не забезпечує високої якості аналізу користувачами даних статистичної звітності і всього інтерактивного рівня аналітичної роботи. Тим самим ефективність АСУ на нижніх рівнях управлінських сходів, тобто саме там, де формуються інформаційні потоки, істотно падає внаслідок значної надмірності інформації, що надходить, при відсутності засобів узагальнення даних. Починаючи з 70-х років сформувалася тенденція перенесення центра ваги розвитку АСУ на фундаментальні компоненти інформаційної технології (особливо на аналітичну роботу) з максимальним застосуванням людино-машинних процедур. Однак як і раніше вся ця робота проводилася на потужних ПК, розташовуваних централізовано в інформаційних центрах. При цьому в основу побудови подібних АСУ була покладена гіпотеза, згідно з якою задачі аналізу і прийняття рішень належали до класу формалізованих, тобто таких, що піддаються математичному моделюванню. Передбачалося, що такі АСУ повинні були підвищити якість, повноту, дійсність і своєчасність інформаційного забезпечення осіб, що приймають рішення, ефективність роботи яких буде зростати завдяки збільшенню числа задач, що аналізуються.

Однак впровадження подібних систем дало досить практичні результати. Виявилося, що економіко-математичні моделі, які використовуються, мають обмежені можливості практичного застосування: аналітична робота і процес прийняття рішень відбуваються у відриві від реальної ситуації і не підкріплюються комунікаційним процесом формування. Для кожної нової задачі потрібна нова модель, а оскільки модель створювалася фахівцями з економіко-математичних методів, а не користувачем, то процес прийняття рішень здійснюється не в реальному масштабі часу, і губиться творчий внесок самого користувача, особливо при рішенні нетипових управлінських задач. При цьому інформаційний потенціал управління, зосереджений в інформаційних центрах, знаходиться у відриві від інших засобів і технологій опрацювання інформації внаслідок неефективної роботи нижніх рівнів і необхідності неперервних конверсій інформації. Це також знижує ефективність інформаційної технології при вирішенні задач на верхніх рівнях управлінських сходів. До того ж для сформованої в АСУ організаційної структури технічних засобів характерний низький коефіцієнт їхнього використання, значні терміни (не завжди виконувані) проектування автоматизованих систем і невисока їх рентабельність через слабкий вплив результатів автоматизації на ефективність управління.

З появою персональних комп’ютерів (ПК) на “гребені мікропроцесорної революції ” відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: від інформаційних центрів і централізації управління до розподіленого інформаційного потенціалу, підвищення однорідності технології опрацювання інформації і децентралізації управління [3, с.21-23].

На всіх етапах розвитку людського суспільства інформаційні технології в документознавстві забезпечували інформаційний обмін між окремими людьми, колективами, суспільними інформаціями і відображали відповідний рівень розвитку й можливості систем реєстрації, зберігання, опрацювання та передавання інформації і, по суті, були синтезом методів та засобів оперування інформацією в інтересах тієї чи іншої сфери діяльності людини.

Таким чином, з початку ХХ століття до початку ХІ наукові досягнення людства простягнулися далеко за межі уяви пересічної людини в галузі інформаційних технологій і поступово. поетапно вивели її від стану "перо, папір і чорнильниця" до персональних комп`ютерів із широким спектром різноманітних і глобальних світових комп`ютерних мереж без яких неможливе існування сучасної людської спільноти.

1.3. Види сучасних інформаційних технологій

Сучасні інформаційна технологія в документознавстві повинні відповідати таким вимогам:

·  забезпечувати високий рівень розчленування всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;

·  включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

·  мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами;

·  доцільність впровадження технічних засобів;

·  можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

·  наявність придатних приміщень;

·  можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Реалізація технологічного процесу для інформаційної технології в документознавстві повинно бути такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається опрацювання первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології.

Інструментарій інформаційної технології - один або декілька взаємозалежних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких позволяє досягти поставленої користувачем мети.

У якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи управління базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення, експертні системи і т.д.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення завдання, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.

Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМів управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального часу в опрацювання інформації.

Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

Існує декілька особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:

• виконання необхідних підприємству задач по опрацюванню даних. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

• вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

• виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

• виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

• використання деталізованих даних;

• вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього зберігання створюються бази даних.

Основна функція системи опрацювання даних – це реалізація таких типових операцій опрацювання даних, якими є:

·  збирання, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії;

·  підготовки інформації в місця її зберігання й опрацювання;

·  введення інформації в комп’ютер, контроль її введення та компонування в пам'яті комп'ютера;

·  створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази;

·  опрацювання інформації на комп’ютері (накопичення, сортування, редагування, вибірка, арифметична і логічна опрацювання) для вирішення функціональних задач системи (підсистеми) управління об'єктом;

·  виведення інформації у вигляді табуляграм, відеограм, сигналів для прямого управління технологічними процесами, інформації для зв'язку з іншими системами;

Практично всі системи опрацювання даних інформаційних систем незалежно від сфери їх застосування включають один і той самий набір складових (компонентів), що називаються видами забезпечення.

Прийнято виділяти інформаційне, програмне, технічне, правове, лінгвістичне забезпечення.

Інформаційне забезпечення – це сукупність методів і засобів розміщення й організації інформації, що включають у себе системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми документів, методів створення внутрішньомашинної інформаційної бази інформаційної системи. Від якості розробленого інформаційного забезпечення значною мірою залежить достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.

Програмне забезпечення – сукупність програмних засобів для створення та експлуатації СОД засобами інформаційної техніки. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні) програмні продукти. Базові програмні засоби служать для автоматизації взаємодії людини і комп'ютера, організації типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів СОД.

Прикладне програмне забезпечення являє собою сукупність програмних продуктів, призначених для автоматизації вирішення функціональних задач інформаційної системи. Вони можуть бути розроблені як універсальні засоби (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) і як спеціалізовані, тобто такі, що реалізують функціональні підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).

Технічне забезпечення – це комплекс технічних засобів, які застосовуються для функціонування системи опрацювання даних, і містить у собі пристрої, за допомогою яких виконуються типові операції опрацювання даних як поза комп’ютером (периферійні технічні засоби збирання, реєстрації, первинної опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку), так і на комп’ютерах різних класів.

Правове забезпечення – це сукупність правових норм, що регламентують створення і функціонування інформаційної системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розроблювачем ІC, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування СОД включає: умови надання юридичної чинності документам, отриманим із застосуванням комп’ютерної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією і порядок вирішення суперечок щодо її достовірності.

Лінгвістичне забезпечення – це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки та забезпечення спілкування людини і комп’ютера.

Розділ 2. Особливості використання ІТ в документознавстві

2.1. Використання ІТ в документознавстві

Розвиток інформаційної діяльності, вихід до інформаційних мереж світової інформаційної інфраструктури, обмін інформацією, створення зведених електронних каталогів, корпоративних інформаційних мереж значно розширює спектр прикладного використання автоматизованих документно-інформаційних систем, робить їх застосування міждисциплінарним напрямом, необхідним для вивчення спеціалістами, які працюють з інформаційними ресурсами науки, культури, освіти, сфери підприємництва.

Технологія баз даних посідає особливе місце в теорії і практиці автоматизованих банків інформації, яка включає частину розділів і термінологію із суміжних галузей інформатики.

В теорії автоматизованих банків інформації окрема увага приділяється документальним інформаційно-пошуковим системам, які широко використовуються в інформаційному забезпеченні науковців, спеціалістів, управлінських працівників. Документальні системи мають об'єктом пошуку документ (його бібліографічний опис, анотацію, реферат, повний текст), і маючи багато спільного з фактографічними системами, тобто такими, у яких здійснюється пошук різноманітних числових характеристик, фактів, даних, мають ряд суттєвих відмінностей і специфічних вимог, які стосуються стандартизації наданої в них інформації і вимог до програмних засобів.

Проектування баз даних є складним творчим процесом, успішне здійснення якого вимагає від виконавця високого рівня сформованості основних прийомів розумової діяльності – аналізу, синтезу, порівняння, абстрагування й узагальнення. Для успішного, свідомого і творчого використання інструментарію, що надається сучасними інформаційними технологіями опрацювання даних, спеціалісту необхідні глибокі знання теоретичних основ, на яких ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь і проблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки володіння прийомами роботи з певним програмним засобом. Унікальні можливості як з практичної, так і з дидактичної точки зору для отримання знань про принципи, на яких ґрунтуються сучасні автоматизовані технології створення документальних баз даних, набуття навичок проектування і використання документальних баз даних (зокрема бібліографічних і повнотекстових), відпрацювання навичок стратегії пошуку з використанням логічних (булевих) операторів, моделювання зведеного електронного каталогу інформаційних ресурсів за допомогою файла обміну ISO 2709, має система CDS/ISIS, яка була спеціально створена і поширюється ЮНЕСКО.

Хоча комп’ютерні інформаційні системи використовують комп’ютерні технології, щоб обробити неперевірені відомості в значущу інформацію, існує відчутна відмінність між комп’ютером і комп’ютерною програмою, з одного боку, та інформаційною системою – з іншого. ПК і програми для них – технічна база, інструментальні засоби та матеріали сучасних інформаційних систем. Комп’ютери забезпечують устаткування для зберігання і виготовлення інформації. Комп’ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами керівництва по обслуговуванню, які управляють роботою комп’ютерів. Але комп’ютери є тільки частиною інформаційної системи.

Важливе місце у інформаційних технологіях документознавства посідають технічні засоби: копіювальна техніка, сканери, принтери, ксерокс тощо. Фахівкець з документознавства має оволодіти всіма можливими технічними засобами для збирання, накопичення, передавання, опрацювання та використанням інформаційних ресурсів і застосовувати комплексно. Але ж за таких умов діловодний процес з документами набуває ефективності в галузі.

Переважна більшість копіювальних апаратів працює за однаковим принципом дії. Основними складовими копіювального апарата є: скляний стіл, дисплей (панель керування), пристрій для розміщення паперу (лоток, касети чи ліфт), елементи вилучення запнутого паперу (ручки, важелі, кнопки). Оригінал лицевою стороною донизу розміщують на скляному столі і накривають кришкою. Копіювальні апарати використовуються для розмноження документа.

Сканером називається пристрій, який забезпечує можливість вводити в комп'ютер двомірне зображення. Перші сканери допускали вводити тільки чорно-білі зображення. Використання сканерів для введення в ПК текстової і графічної інформації має, як мінімум, семирічну історію.

Нове покоління таких систем забезпечує можливість за один прохід переглядати текст, додавати коди управління форматом, виконувати розбиття на сторінки, перевіряти правильність написання тексту, видавати майже готові файли. Усе це здійснюється у фоновому режимі роботи ПК.

Переважну більшість сканерів використовують для підготовки і видання різних інформаційних матеріалів, тобто користувачі зацікавлені, в основному, вартістю (ціною) опрацюванню зображень і текстів.

Сьогодні принтери - найбільш масове сімейство комп'ютерної периферії, яке за кількістю у багато разів перевищує всі інші периферійні пристрої. Принтер підтримує єдиний стандартний шрифт, а моделі з використанням змінних поворотних головок, наприклад, типу "ромашка", часто вимагали для зміни шрифту складних операцій.

Сучасні принтери цієї групи передбачають роботу з форматами паперу А4 (вузька каретка) або А3 (широка каретка), різні способи подачі паперу, друкують на прямому і зворотному ходах каретки, мають зручний інтерфейс користувача. Останнім часом стали популярними компактні вертикальні моделі, що економлять місце на робочому столі.

При використанні технічних засобів та програмного забезпечення у документознавстві надає змогу опрацювати на високому рівні інформацію, включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети, надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами та з мінімальними затратами отримати кінцевий продукт.

2.2. Дослідження ІТ в мережі Інтернет / Інтранет

Мережа Інтернет, за визначенням спеціалістів, це набір технічних засобів (комп'ютерів і засобів зв'язку), стандартів і домовленостей, які з 1970 року дозволяють підтримувати зв'язок між комп'ютерними мережами в світі. Він являє собою павутину невпорядкованих зв'язків, які взаємно пересікаються через супутникові, оптико-волоконні, телефонні та радіорелейні канали, що об'єднують мільйоні комп'ютерів в світі.

Розглянемо в ретроспективному плані роль і місце мережі Інтернету у складі сучасних інформаційних технологій. Методи і засоби обробки інформації матеріалізуються і надходять до користувача персональної ЕОМ у вигляді так званих інформаційних технологій, тобто сучасних видів інформаційного обслуговування, організованих на базі засобів обчислювальної техніки та зв'язку. На всіх етапах розвитку суспільства інформаційні технології забезпечували обмін інформацією між людьми, колективами, відображали відповідний рівень й можливості систем реєстрації, збереження, обробки та передачі інформації в різних сферах діяльності людства. Найважливішими історичними етапами розвитку інформаційних технологій є писемність, винахід книгодрукування, використання пошти, телефону, телеграфу, телебачення. Особливе місце в розвитку інформаційних технологій посідають комп'ютери, електронна пошта, широке використання мережі Інтернету, які забезпечують не тільки змістовну обробку інформації, а й передачу текстових, мультимедіа (графіка, відео, звук) та інших матеріалів практично на будь-які відстані в реальному масштабі часу [10, с.30].

Основу сучасних інформаційних технологій становлять три технічні досягнення: поява нового середовища накопичення інформації (магнітні та оптичні диски); розвиток сучасних засобів зв'язку, зокрема супутникові; постійне вдосконалення комп'ютерів і програмного забезпечення для автоматизованої обробки та передачі інформації в реальному масштабі часу.

Перш ніж перейти до розглядання конкретних послуг (сервісів) мережі Інтернету, необхідно провести їх класифікацію. Найбільш придатним для класифікації послуг мережі Інтернету є їх розподіл за часовим засобом отримання інформації: на прямі послуги та відкладеного читання. Ці умовні групи об'єднують сервіси за великим числом ознак. Сервіси, які належать до класу відкладеного читання, найбільш поширені та універсальні і мають найменше вимог до ресурсів комп'ютера та ліній зв'язку. Основна ознака цієї групи полягає в тому, що запит та добування інформації можуть бути достатньою мірою поділені за часом.

Сервіси прямого спілкування характеризуються тим, що інформація запиту повертається миттєво. Проте одержувачу інформації не потрібна миттєва реакція. Аналогами сервісів прямих та відкладеного читання у послугах звичайної пошти можна назвати відповідно факс та посилку.

Для загального уявлення про можливості Інтернету розглянемо перелік і короткий зміст його сервісу (основних послуг).

Електронна пошта (E-mail) – перша за походженням послуга мережі Інтернету і найбільш ефективна з усіх існуючих. E-mail – типовий сервіс відкладеного читання. Пошта забезпечує передачу текстових повідомлень у межах мережі Інтернету, запам'ятовування її в пам'яті комп'ютера та виведення користувачеві в електронному або паперовому вигляді. За своїм призначенням електронна пошта не відрізняється від звичайної, проте функціонує значно швидше (практично миттєво). Оплата здійснюється за місцевим тарифом навіть за електронні листи, які відправлені кореспонденту в будь-яку крапку земної кулі. Ефективність електронної пошти не можна навіть порівнювати з системою телефонного зв'язку. За даними США в умовах широкої телефонної щільності вірогідність того, що телефонна розмова відбудеться, дуже невелика. Досвід управлінської діяльності свідчить, що більше половини викликів (56%) не потребують негайної реакції керівника, 29% із них можна відкласти до кінця дня, а 27% – до наступного дня. В той же час 60% телефонних викликів створюють в роботі перешкоди в тому розумінні, що перервана ними робота є суттєво важливою у порівнянні з телефонною розмовою [14, с.373].

Телеконференції (UseNet – мережеві новини) – другий (за електронною поштою) найпоширеніший сервіс мережі Інтернету. UseNet – також типовий сервіс відкладеного читання. При цьому забезпечується централізований збір інформації за визначеною тематикою та надання її в розпорядження користувача мережі.

Найважливішими можливостями мережі Інтернету є надання послуг, які пропонують користувачеві доступ до численних інформаційних ресурсів світу.

До основних послуг мережі Інтернет такого класу належать:

Програма забезпечення дистанційного доступу до віддаленого комп'ютера (Telnet). При цьому користувач за допомогою свого комп'ютера має можливість працювати з програмами, розміщеними в пам'яті віддаленого комп'ютера в Інтернеті.

Протокол передачі файлів (FTP). За його допомогою користувач Інтернету може знайти в мережі необхідні для його професійної роботи програми, скопіювати їх та використати в своїй практичної діяльності.

Розподілена система структурованої інформації (Gopher). Gopher передбачає роботу з системою вкладених меню, наприкінці котрих знаходяться файли різних типів (прості тексти, звук, графіка та ін). При його застосуванні до публічного доступу експортуються файли з інформацією, але не у вигляді файлової системи (як в ftp), а у вигляді анотованої деревовидної структури.

Гіпертекстова система з елементами мультимедіа (World Wide Web або WWW – всесвітня павутиння). WWW – найпопулярніша й найцікавіша послуга Інтернету, котра за запитом користувача може посилати на його комп'ютер документи з різним поданням інформації (тексти, у тому числі і гіпертексти, музику, графіку, тривимірні об'єкти та ін). Причому посилання вказують не тільки на специфічні для самої WWW документи, а й на інші інформаційні послуги Інтернету: протокол передачі файлів (ftp), мережеві новини (UseNet), електронна пошта (E-mail) та ін. WWW є типовим представником прямої послуги, яка обумовлює практично миттєве повернення інформації з Web-серверів [10, с.92, 94].

Програма Microsoft Internet Explorer є одним з найбільш поширених веб-браузерів, тобто програм, призначених для перегляду веб-сторінок. Для запуску програми треба двічі клацнути мишкою по іконці або вибрати Internet Explorer в стартовому меню Пуск / Программы. В результаті відкриється вікно програми.

Розглянемо призначення меню і основних панелей інструментів програми. Зазначимо, що типи панелей інструментів, а також склад і вигляд кнопок можна змінювати, вибравши опцію Настройка в меню Вид / Панели инструментов або скориставшись контекстним меню, що викликається натисканням правої клавіші мишки на панелях інструментів.

Використання мережі Інтернет - и WWW-технологій у корпоративній мережі, ізольованій від мережі Інтернет, називається мережею Інтранет - мережі, що отримали все більш широке розповсюджування, складаються з внутрішньо-корпоративних Web-серверів, доступ персоналу до яких організований через глобальні мережі. Як правило, інформація в середині окремої організації розподілена на багато комп’ютерів і зберігається у вигляді різних файлів, звітів і повідомлень електронної пошти. Як правило доступ до всієї інформації не організовано. Тому багато організацій створюють мережі Інтранет із внутрішніми Web-серверами, щоб полегшити своїм працівникам доступ до різноманітної інформації. Завдяки зв’язкам з корпоративними базами даних, файл-серверами та архівами документів Web-сервери надають працівникам компанії найрізноманітнішу інформацію через один інтерфейс, добре знайомий Web–браузер. Декілька перших сторінок є гіпертекстовими зв’язками із усіма іншими даними та видами документів. При роботі в корпоративній мережі насамперед необхідно знати ім’я файлу, що містить необхідну інформацію. Для досвідчених користувачів пошук та спільне використання файлів в мережі стає чимось схожим на засвоєння другої професії, та навіть для них задача важка, коли хтось пре назве файл, змінить його вміст чи перемістить в інше місце. Для недосвідчених же – намагання знайти таку втрачену інформацію викликає роздратування і частіше за все це закінчується невдачею. Щоб їх насправді влаштовувало так це – сторінка тексту на екрані, що описує явища, що відбуваються в системі, яка підказує у процесі переміщення з одного пункту мережі до іншого місцезнаходження та вміст файлів.

Аби полегшити пошук інформації за ключовими словами, не винесеними в гіпертекстові посилання, фірма Digital Equipment випустила версію прогарами AltaVista для персональних комп’ютерів, що надає можливість застосовувати цей потужний та ефективний пошуковий механізм в мережі Інтранет. Переваги та недоліки мережі Інтранет - технології виходять з особливостей, закладених при створенні WWW-технологій: використання гіпертексту забезпечує зв’язаність різнорідної інформації; браузер (клієнтська програма WWW-сервера) надає єдиний більш простий інтерфейс користувача. Корпоративна мережа Інтранет - прекрасна платформа для публікації інформації всередині підприємства чи установи. Web-броузер доступний практично для будь-якої клієнтської системи. Web-сервери не потребують апаратних засобів такої великої потужності, як наприклад, класичні пакети для групової роботи типу LotusNotes. Існує обмежений вибір засобів прив’язки Web-серверів до баз даних та іншим допоміжним системам. Офісні документи використовуються у вигляді текстів, електронних документів, планів тощо. Доступ до цієї інформації може бути забезпечений або в режимі читання, або повний доступ з можливістю редагування в тому середовищі, де документ був створений. Розповсюджування інформації відбувається методом опитування каналів, нерідко необхідна "підписка" на потрібні новини. Бази даних не мають прямої підтримки в мережах Інтернет / Інтранет. Доступ та ведення БД відбувається через серверні чи клієнтські додатки. При цьому запити на пошук та введення даних оформляються у вигляді HTML-форм.

Мережа Інтранет – це поєднання апаратних засобів, технології та програмного забезпечення разом. Мережа Інтранет – дещо інше. Якщо в організації є мережа Інтернет, то все, що необхідно для побудови мережі Інтранет уже є. На справді мережа Інтранет подібне побудові індивідуального інтелекту – це одночасно і локальна мережа, і система “клієнт - сервер”, й персональний комп’ютер – словом, все те, що і раніше використовувалося в різноманітних організаціях для роботи з інформацією.

Отже, це можливість побудувати організацію на інформаційному рівні і надавати цю інформацію всім, кому необхідно. Коли працівник знає те, чим займається установа, яка стратегічна система технічного бачення установи, які принципи керівництва, то він може більш ясно зупинитися на власному вкладі в загальну справу. Для забезпечення цієї надійності дуже актуальні проблеми інформаційної безпеки, оскільки можливе її витікання. Мережа Інтранет не тільки програма обміну поштою. Фактично, це альтернатива електронної пошти Внутрішня мережа надає надійні, багаті різноманітними властивостями прикладні програми, які поділяють чотири основні стандартні послуги мережі управління директоріями, електронною поштою, файлами і друком.

Курсова робота мала за мету виявлення особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві, технологічні умови, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу та важливу роль мережі Інтернет в цій галузі. Розглянуто поняття інформаційних технологій, етапи їх розвитку, особливості використання мережі Інтернет / Інтранет в документознавстві.

Шляхом дослідження визначено, що в галузі документознавства при використанні інформаційних технологій у комплексі документ набуває кінцевого результату лише з широким впровадженням сучасних комп`ютерних технологій, локальних та глобальних комп`ютерних мереж Інтернет / Інтранет.

Зрозуміло, що сучасний фахівець з документознавства має володіти: системою знань, умінь, навичок, методологією збирання, накопичення інформації, опрацювання, зберігання., подання, передавання і використання інформації; володіти різноманітними видами інформаційного пошуку від найдавніших, традиційних до найсучасніших операційних систем Windows; уміло використовувати інформаційні ресурси для отримання потрібної інформації.

Вагомим засобом підвищення продуктивності роботи з документами є введення інформаційних технологій в систему роботи з документознавства. Всі етапи діловодного процесу мають бути механізованими, автоматизованими та комп’ютеризованими. Інформаційний процес на всіх етапах підготовки документів, а саме при копіюванні, при оперативному зберіганні, при транспортуванні мають бути узгодженими, що надає користувачу можливість об`єднати їх в єдину систему.

Розглянувши інформаційні технології з теоретичної точки значення прийшли до висновку, що і у сучасному стані ІТ в документознавстві мають перспективи розвитку в суспільстві при використанні сукупності методів і способів одержання, обробки, подання інформації, спрямованих на зміну її стану, властивостей, форми, змісту й здійснюваних в інтересах користувачів.

Етапи розвитку інформаційних технологій найбільш яскраво простежується на процесах зберігання, транспортування й обробки інформації.

Сучасний етап характеризується широким впровадження у різних сферах електронних офісів, що виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Усі програмні продукти Microsoft Office не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках вирішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується. Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних технологій в документознавстві. До теперішнього часу вона пройшла кілька етапів, зміна яких обумовлювалася головним чином розвитком науково-технічного прогресу, появою нових технічних засобів технології опрацюванні інформації. У сучасному суспільстві основним технічним засобом опрацюванні інформації служить персональний комп’ютер, що істотно вплинув як на концепцію побудови та використання технологічних процесів, так і на якість результатної інформації. Впровадження персонального комп’ютера в інформаційну сферу й застосування телекомунікаційних засобів зв’язку обумовили новий етап розвитку інформаційної технології.

Дуже важливою властивістю інформаційної технології є те, що для неї інформація є не тільки продуктом, але і вихідною сировиною. Особлива роль приділяється всьому комплексу інформаційної технології і техніки в документознавстві.

Безсумнівною перевагою інформаційної технології в документознавстві є застосування мережі Інтернет / Інтранет. Застосування технічних засобів при відтворенні документу надає можливість у сфері документознавства користуватися у повному обсязі інформаційними технологіями.

Пішеніна Т.І. Інформаційне забезпечення управління та реферування [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / Пішеніна Т.І., Шаповал О. Ф.; За наук. ред. О.Б. Бутник-Сіверського - К.: Вид-во "Університет "Україна", 2006. - 278 с.

Інформатика і комп’ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. /Уклад.: Н.М. Наумова та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.

Сорока П.М. Інформаційні системи і технології у фінансах [Текст]: Навч. Посібник для дистанційного навчання // За редакцією д. е. н., проф. П.А. Лайка. – К.: Вид-во Університету “Україна”, 2005. – 260 с.

Кулешов С.Г. Управлінське документознавство [Текст]: Навчальний посібник. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение [Текст]: Учеб. для вузов. - 5-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2004. - 459 с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. – 3-тє вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.

Ракитов А.И. Информационное общество, информатизация [Текст]. – М., 2001. – 286 с.

Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів [Текст] / Н.М. Кушнаренко, Удалова В. К.: Підручник. - К.: Вікар, 2004. - 28 с.

Кулаков Ю.О. Комп'ютерні мережі [Текст] / Ю.О. Кулаков, Г. М Луцький. . - К.: Юніор, 2003. - 396 с.

Мельник І.В. Інформаційні системи та мережі [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навчання. – К.: Ун-т, 2005. – 260 с.

Бохан В.Г. Організаційна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистанц. навч. – К.: Ун-т “Україна”, 2004. – 192 с.

Зеленський К.Х. Системи управління базами даних [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання / К.Х. Зеленський, В.М. Ігнатенко. – К.: Університет "Україна", 2006. – 245 с.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 3-тє вид. – К.: Либідь, 2001. – 384 с.

Наумова Н.М. Інформатика і комп’ютерна техніка [Текст]: Навч. посіб. для дистан. навчання. / Уклад.: Наумова Н.М. та ін. - К.: Університет "Україна", 2004. - 404 с.