Статья: Практичний розрахунок ефективності системи електронного документообігу

 УДК 681.3

Практичний розрахунок ефективності системи електронного документообігу

М.Ю. КРУКОВСЬКИЙ

Інститут Проблем Математичних Машин і Систем НАНУ

e-mail: max@viaduk.net

Abstract: In this paper described calculation of the efficiency of electronic document management system production. Calculations are based on the data that were collected from the 12 moths of system operation. Based on the results of calculation were provided measures of workflow participants execution.

Key words: electronic document management, composite docflow, workflow, efficiency.

Анотація: У статті проведено розрахунок ефективності роботи системи електронного документообіг по результатам функціонування за 12місяців. На основі проведеного розрахунку надано рекомендації щодо оцінки поточної роботи виконавців.

Ключові слова: електронний документообіг, композитний документообіг, процесне керування, ефективність.

Аннотация: В статье проведен расчет эффективности работы системы электронного документооборота по результатам функционирования за 12 месяцев. На основании проведенного расчета выданы рекомендации по оценке текущей работы исполнителей.

Ключевые слова: электронный документооборот, композитный документооборот, процессное управление, эффективность.

1.Вступ

В сучасному суспільстві іде процес інтенсифікації обчислювальних і інформаційних технологій в усіх галузях людської діяльності [1]. Впровадження електронного документообігу є актуальною задачею сучасного суспільства.

Для вирішення задач впровадження систем електронного документообігу важливо мати не тільки наявну теоретичну базу, але й практичну методику, що дозволяє фахівцям самостійно проводити розрахунки. Ці розрахунки дають можливість робити обґрунтовані і неупереджені висновки щодо ефективності впровадженої або пропонованої СЕД.

2. Постановка задачі

Нижче наведено приклад розрахунку ефективності СЕД на основі експериментально отриманих статистичних даних. В Додатку наведено фактичні дані, що було отримано в результаті збору даних функціонування системи електронного документообігу в великій український страховій компанії. Дані збирались протягом дванадцяти календарних місяців по системній компанії, що об’єднує головну організацію, 28 обласних и 785 районних представництв.

В якості теоретичної основи для розрахунку ефективності використовувалась формально модель композитного документообігу [2] і методологія, що була запропонована автором в роботі [3].

3. Проведення розрахунку

Розглянемо таблицю із Додатку, що представляє собою сумарні дані по кожному виконавцю по трьох параметрах нотації композитного документообігу - У, Д і Ф. Відповідно, У– сумарні дані по дванадцяти місяцях по кількості ролей в яких приймав участь виконавець, Д - по кількості дій, що було їх зроблено в СЕД і Ф - по кількості форму документів, що було їм оброблено.

Проведемо видалення вироджених рядків таблиці, тобто таких рядків, що мають нульові значення по всім трьом параметрам – У, Д і Ф. Ці рядки відповідають користувачам, що взагалі не використовують систему, або були прийняті на роботу та звільнені в досить короткий термін.

В таблиці налічується 84 виконавця із нульовими рядками, що є 21.5% від загальної кількості виконавців. Такий результат є експериментальним підтвердженням тезісу автору в роботі [4] щодо можливості застосування співвідношення Парето до задач електронного документообігу. Тобто, експеримент підтверджує тезис, що 20% виконавців виконують 80% загальної роботи.

Побудуємо кількісну оцінку ефективності за допомогою графічної парадигми кількісної оцінки системи документообігу. Для цього треба відкласти значення елементів колонки Д на абсцисі, значення  елементів колонки Ф на ординаті і значення елементів колонки У на аплікаті.

Рис. 1. Статистичні дані в графічній парадигмі кількісної оцінки ефективності

Цей рисунок не надає наочного розуміння ефективності виконавців. Для отримання чіткого розуміння щодо відношення певних виконавців до ефективних чи неефективних рішень, побудуємо три погляди на тетраедр ефективності.

Рис. 2. Погляд на ефективність у координатах {Д,Ф}

Рис. 3. Погляд на ефективність у координатах {Д,У}

Рис. 4. Погляд на ефективність у координатах {Ф,У}

Розглянемо рішення, що відповідають критеріям ефективності у відповідності із графіком на рисунку 3.4. Оскільки цей погляд є відображенням тетраедру ефективності кількісної оцінки ефективності, то ефективні рішення лежать у трикутнику, що знаходиться вище діагоналі max Д – max Ф. Формулою оцінки це означається наступним чином:

Після застосування цієї формули до статистичних даних функціонування СЕД, наведений у таблиці, отримуємо виконавців, що відповідають критеріям ефективності Д-Ф. Із таблиці цьому критерію відповідають наступні виконавці: В25, В249 і В255.

На рисунку 3. зображено погляд на тетраедр ефективності із визначенням значень множин Д і У як параметрів ефективності. У відповідності до кількісної оцінки, графічне відображення ефективних виконавців знаходиться у трикутнику, що знаходиться нижче діагоналі max У – max Д. Формула ефективності в цьому погляді наступна:

Застосуємо цю формулу до даних і отримаємо виконавців, що відповідають критерію У-Д. Йому відповідають наступні виконавці: В1-В241, В243-В248, В250-В303.

Рис. 4. відображає погляд на ефективність виконавців із застосуванням параметрів множин У і Ф. Парадигма кількісної оцінки ефективності трактує ефективних виконавців у відображенні у трикутнику понад діагоналі max У – max Ф. У вигляді формули це виражається наступним чином:

До статистичних даних функціонування СЕД із таблиці Г1 застосуємо означену формулу для означення виконавців, що є ефективними учасниками документообігу з точку зору критерію У-Ф. Цьому критерію відповідають наступні виконавці: В4, В7, В13, В15-В20, В23-В26, В29-В39, В41-В43, В46-В49, В51-В57, В59-В61, В64, В67-В75, В81, В83, В84, В90-В98, В104, В106, В107, В111, В114, В116, В118, В122-В126, В128-В131, В133, В135, В137, В139, В143-В147, В149-В152, В155, В158, В159, В161, В163-В169, В171, В172, В178-В180, В182, В184-В190, В192, В193, В200-В203, В205-В214, В217-В219, В224-В233, В236-В238, В244, В246-В248, В250, В252-В256, В259, В261-В266, В269, В271, В273, В275-В277, В279-В281, В284-В288, В291, В292, В300, В303.

Оскільки ефективними можна назвати виконавців, що підпадають одразу під всі сформульовані критерії, то комплексна формула ефективності виражається:

Таким чином, шляхом отримання перетину множин виконавців, що є ефективними у відповідності до критеріїв Д-Ф, У-Д і У-Ф, отримуємо виконавців, що відповідають комплексному критерію ефективності. Цьому критерію відповідають лише два виконавця: В25 і В255. Тобто, ці виконавці виконують свої дії, оброблюють свої документи і приймають участь у процесах таким чином, що вони відповідають ефективній роботі системи документообігу.

5. Висновки

З точки зору сформульованих критеріїв ефективності системи документообігу позитивно оцінюється виконавці, що задовольняють двом із трьох критеріїв ефективності. Із таблиці Г1 двом критеріям відповідає 181 виконавець із 303, а саме: В4, В7, В13, В15-В20, В23, В24, В26, В29-В39, В41-В43, В46-В49, В51-В57, В59-В61, В64, В67-В75, В81, В83, В84, В90-В98, В104, В106, В107, В111, В114, В116, В118, В122-В126, В128-В131, В133, В135, В137, В139, В143-В147, В149-В152, В155, В158, В159, В161, В163-В169, В171, В172, В178-В180, В182, В184-В190, В192, В193, В200-В203, В205-В214, В217-В219, В224-В233, В236-В238, В244, В246-В248, В250, В252-В254, В256, В259, В261-В266, В269, В271, В273, В275-В277, В279-В281, В284-В288, В291, В292, В300, В303. Негативно оцінюється виконавець В242, оскільки він не відповідає жодному із критеріїв.

ЛІТЕРАТУРА

1. Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с.
2. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота // Математичні машини і системи. – 2004. – № 1. – С. 101 – 114.

3. Круковский М.Ю. Критерии эффективности систем электронного документооборота// Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – 204С. 107 – 111с.

4. Круковский М.Ю. Модель документооборота. // Информационные технологии в XXI веке. – 2004.- 207. 92 -104с.

ДОДАТОК

Таблиця 1. Статистичні дані функціонування СЕД за 12 місяців