Курсовая работа: Особливості використання системного підходу у документознавстві

ВСТУП

У наш час документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя, а також є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін. Документ несе в собі інформацію, яку можна передати тому, хто буде знайомитися з ним, вивчати його, читати чи іншим способом «споживати інформацію». Документ потрібний саме для того, щоб ознайомитися з цією інформацією, зберегти певне знання в часі та передати його споживачам інформації. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення й обробки масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень. Поняття «документ» є основним та фундаментальним в системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, які служать об'єктами практичної діяльності з пошуку, створення, зберігання, використання, розповсюдження документної інформації в суспільстві|.

Тому багато вітчизняних та зарубіжних дослідників пропонують для швидкого пошуку та обробки великих масивів документів використовувати системний підхід. Так, провідний вітчизняний науковець С.Г. Кулешов розглядав системний підхід як методологічний, в якому об’єкт виступає системою. Головною складовою та об’єктом даної системи він вважав документ. При дослідженні поняття «системи», А.Г. Гапоненко виділяє три взаємопов’язані компоненти системи та пропонує розділити системи за ступенем складності на неживі, живі та соціальні. А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за способом утворення, стосовно цільового призначення, за розміром, за ступенем складності, по відношенню до змін у часі тощо.

Отже, дослідження сутності поняття «документ» і «системи документації», застосування системного підходу у документознавстві дозволяє стверджувати, що дана проблема є актуальною, що і зумовило вибір теми курсової роботи.

Об’єкт курсової роботи - терміносистема документознавства.

Предмет дослідження - документ і системи документації.

Мета – проаналізувати визначення понять «документ», «система», «система документації», визначити особливості використання системного підходу у документознавстві.

Відповідно до об’єкту, предмету і мети курсової роботи було сформульовано наступні завдання:

- дати визначення понять «документ», «система», «система документації»;

- розглянути основні типи та види систем;

- виявити основні характеристики системного підходу в документознавстві;

- проаналізувати системи документації.

Методологічною основою дослідження є:

- інформаційний і системний підходи; положення А.В. Демидової про систему як організаційне ціле, яке складається з великої кількості елементів, розміщених у визначеному порядку і залежних один від одного; погляди Н.С. Ларькова та С.Г. Кулешова на документ як інформацію, закріплену на матеріальному носії у стабільній знаковій формі;

- нормативну базу дослідження складають Державні стандарти України ГОСТ 16487 – 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ДСТУ 2732 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 2392 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 3017 – 95. «Видання. Основні види. Терміни та визначення», ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять».

У процесі дослідження було використано наступні методи:

- теоретичні: аналіз та синтез, індуктивний, дедуктивний, інформаційний та системний;

- емпіричні: спостереження, порівняння, термінологічний метод, огляд джерел за темою.

Курсова робота складається зі вступу, одного розділу, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 31 сторінку. Список використаних джерел налічує 34 найменування.

Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1 Поняття «система», «документ», «документація», «система документації»

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення понять «система», «документ», «документація», «система документації» суттєво підвищується. Постає проблема комплексності раціоналізації документообігу, поєднання уніфікованих та стандартних систем і підсистем у галузевому та територіальному розрізах. Для упорядкування інформаційних та документаційних процесів необхідна системність. Розглянемо основні підходи щодо визначення поняття «система».

Так, А.В. Демидова визначає систему як організаційне ціле, яке складається з великої кількості елементів, розміщених у визначеному порядку і залежних один від одного, направлене для здійснення поставлених цілей [9, с.4]. О.І. Михайлов, О.І. Чорний та Р.С. Гіляревський дають таке визначення поняттю «система». «Система – сукупність елементів та відношень, закономірно пов’язаних один з одним в єдине ціле, котрі мають ознаки, що відсутні у елементів та відношень, які його складають [21, с.46].

На думку соціолога Г.В. Осипова, «система – це предмет, явище чи процес, який складається з якісно визначеної сукупності елементів, які знаходяться у взаємних зв’язках та відношеннях, складають єдине ціле і при взаємодії з зовнішніми умовами свого існування змінювати свою структуру» [24, с.121]. Фахівець в галузі інформаційного управління А.Л. Гапоненко вважає, що «система – це комплекс взаємопов’язаних елементів, які завдяки своїй єдності мають нові характеристики та такі ознаки, що кожна система виступає елементом системи більш високого порядку, а будь-який елемент системи – системою більш нижчого порядку» [30, с.107]. Л.І. Скібіцька трактує поняття «система» у вузькому та широкому значенні. Так, у вузькому значенні під «системою» вона розуміє комплексність раціоналізації документообігу, а в широкому значенні «система» – поєднання уніфікованих стандартних підсистем у галузевому, функціональному та територіальному розрізах [27, с.14]. Таким чином, проаналізувавши поняття «система», можна говорити про те, що всі дослідники під «системою» розуміють сукупність елементів та взаємовідношень, які пов’язані одне з одним та мають ознаки і характеристики, які відсутні у елементів, що їх складають. Поняття «системи» нерозривно пов’язане з поняттям «документа», адже саме система забезпечує оптимізацію документаційних процесів. Поняття «документ» в різних наукових дисциплінах трактується по різному. Звідси його полісемічність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документаційно-комунікативної сфери. Перший державний стандарт, в якому було подано дефініцію «документа», призначену для потреб діловодства та архівної справи – ГОСТ 16487 – 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Перша редакція цього стандарту давала таке визначення: «документ – засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини» [5, с.3].

Друга ж редакція цього стандарту – ГОСТ 16487 – 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дала таке визначення «документа»: «матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою винайденим людиною способом для її передавання в часі та просторі» [6, с.3]. Це поняття «документа» стало більш узагальненим, ніж попереднє.

Державний стандарт України ДСТУ 2732 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» запропонував ще одне визначення документа: «матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу» [11, с.3].

У ДСТУ 2392 – 94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» під документом слід розуміти «записану інформацію, яка може розглядатися як одиниця в ході інформаційної діяльності» [12, с.3].

ДСТУ 3017 – 95. «Видання. Основні види. Терміни та визначення» трактує документ як «матеріальний об’єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання у часі та просторі» [13, с.3].

Аналогічний підхід характерний для наступної редакції українського стандарту ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять». Документ визначається тут як «інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». У примітці уточнюється знаковий характер інформації (це запис) і те, що могло би відповідати розширеному трактуванню реквізитів: «жанрові характеристики запису інформації» [14, с.3].

Таким чином, проаналізувавши різні редакції державного стандарту України, можна говорити про те, що всі вони під документом розуміють матеріальний об’єкт, який містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для передавання її у часі і просторі. У цьому значенні майже однаково трактують поняття «документ» ГОСТ 16487 – 70 та ДСТУ 2392 – 94. Дослідник документальної комунікації та інформаційних технологій С.Г. Кулешов дав декілька визначень поняттю «документ». У своїй науковій праці він пише, що під документом слід розуміти текст (як логічну послідовність мовних та немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження та розповсюдження інформації у просторі та часі [17, с.63].

Розглядаючи документ з історичної точки зору, С.Г. Кулешов під документом розуміє «запис інформації, що відповідає характеристикам певного жанру чи номіналу, зафіксований на матеріальному носії, основною функцією якого є збереження та передавання інформації у часі та просторі» [18, с.3]. В іншій науковій праці він доходить висновку, що документи використовуються в різних сферах людської діяльності і є об’єктом досліджень різноманітних наукових дисциплін, тому зміст поняття «документ» багатозначне та залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.

А.В. Соколов дає таке визначення поняття «документ». «Документ – це стабільний речовинний об’єкт, призначений для використання у соціальній смисловій комунікації як завершене повідомлення» [28, с.107].

В учбових посібниках з документознавства багато вчених дають різні визначення поняття «документ». Так, Н.М. Кушнаренко, спираючись на Державний стандарт України 3017 – 95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» під документом розуміє «матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі» [19, с.21]. Подібне визначення подано і Н.С. Ларьковим. «Документ – це інформація, закріплена на матеріальному носії у стабільній знаковій формі створеним людиною способом для її передачі в просторі та часі» [20, с.37]. А от Ю.М. Столяров під документом розуміє об’єкт, що дозволяє видобувати з нього потрібну інформацію [29, с.17].

Усі розглянуті вище визначення подібні до тих, які містяться у наведених редакціях державних стандартів України. Фахівці в галузі діловодства пропонують до визначення документа додати ознаку «задіяності в документообігу» та ще деякі, характерні саме для ділових документів. У результаті запропонована білоруським документознавцем Ю. Нестеровичем дефініція має такий вигляд: «документ – носій документованої інформації (яка має соціальну та правову значимість) з реквізитами; що є за одиницю документообігу (або ведення діловодства) та одиницю (або елемент) системи збереження (або фіксації) в органах влади та управління, державних та громадських установах» [23, с.48].

Звичайно таке поняття звужує обсяг поняття «документ», і не дає можливості використовувати його за межами діловодства, наприклад, в архівній справі. Інший підхід продемонстрували укладачі наукових словників. «Терминологический словарь по теории и практике научной информации» трактує документ як «матеріальний об’єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді» [31, с.58]. У «Большой советской энциклопедии» під документом розуміється «матеріальний об’єкт, що містить інформацію в заданому вигляді і спеціально призначений для її розповсюдження в просторі та часі» [3, с.1196]. Схоже трактування можна знайти й у «Термінологічному словнику з інформатики»: «Документ – матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію і спеціально призначений для її передавання та використання» [32, с.62].

Таким чином, енциклопедії та словники дають подібне трактування поняттю «документ» як матеріального об’єкта з закріпленою інформацією.

Визначення, які подаються у цих словниках, мають дещо схоже з тим визначенням «документ», яке сформульоване О.М. Зусьманом та А.В. Мінкіною, адже у науково-інформаційній та бібліотечно-бібліографічній діяльності також використовується поняття «документа». «Документ – матеріальний носій із зафіксованою інформацією, призначений для її зберігання та передавання в часі та просторі, придатний для використання у документаційних процесах» [10, с.28]. О.І. Михайлов, А.І. Чорний та Р.С. Гіляревський також звертаються до поняття «документ», розуміючи під ним «матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передавання в просторі та часі і такий, що використовується у суспільній практиці» [21, с.36].

Г.М. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття «документ», що відповідає об’єкту бібліографічної діяльності. «Документ – це єдність інформації та речовинного носія, яка використовується у соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації» [34, с.21]. Саме такі документи, на її думку, входять у систему бібліографічної справи, є об’єктами бібліографічної діяльності, і на цьому значенні й базується система документальних комунікацій в інформатиці.

Поняття «документа» та його види закріплені й на законодавчому рівні, оскільки документування в багатьох випадках є одним із засобів контролю за виконанням законності. У Законі України «Про інформацію» під документом розуміється «передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві» [26, с.76].

Таким чином, аналізуючи поняття «документ» багато дослідників спираються, перш за все, на державний стандарт України. Більшість з них під документом розуміють матеріальний об’єкт, який містить у собі закріплену інформацію, для передачі її у просторі і часі. Більш розгорнуте поняття «документ» дає С.Г. Кулешов, який говорить ще і про те, що інформація, яка зафіксована у документі, повинна ще й мати характеристики певного жанру чи номіналу. У кожній сфері людської діяльності використовуються різні види документів. Ці документи складають систему документації. У Державному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» під документацією розуміється «сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, напряму діяльності установи чи її підрозділу» [14, с.3].

У ДСТУ 2732 – 94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» система документації тлумачиться як «сукупність документів з певного предмета» [11, с.3]. У редакції російського стандарту ГОСТ Р 51141 – 98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» поняття «система документації» трактується більш узагальнено. «Система документації – це сукупність документів, взаємозв’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення» [7, с.3 ]. Вузьке значення поняття «система документації» міститься у «Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания»: «система документації – сукупність документів, зібраних разом з певною метою» [31, с.116].

Т.М. Бондирєва пише, що «система документації – сукупність взаємозв’язаних документів, які використовуються у визначеній сфері діяльності» [4, с.29]. Таким чином, поняття «система документації» більш розгорнуто дає ГОСТ Р 51141 – 98, адже саме в ньому вказуються характеристики, які повинні мати документи, що входять до неї [7, с.3].

Отже, поняття «система», «документ», «документація», «система документації» трактуються вченими по-різному. Об’єднує ці всі поняття те, що головною їх складовою є інформація, тобто різні відомості, знання, які призначені для передачі в процесі комунікації. Завжди важливо знати, який саме обсяг понять визнає той чи інший автор, те чи інше джерело. Інакше неможливо порівняти ці трактування одне з одним, визначити класифікацію документів на види, охарактеризувати діяльність документування, опрацювання та використання документів.

1.2 Системний підхід у документуванні

Існує декілька підходів у дослідженні систем, основним з яких є системний підхід. Так, В.В. Кафідов під системним підходом розуміє методологічний підхід, що вивчає об'єкт як єдине ціле. Згідно до цього визначення об'єкт дослідження є сукупністю підсистем, елементів з|із| внутрішніми і зовнішніми зв'язками [16, с.23].

На думку В.І. Мухіна, системний підхід – це дослідження об'єкту як системи, в якій виділені всі елементи, внутрішні і зовнішні зв'язки, що істотно впливають на його функціонування, а цілі кожного з елементів визначені виходячи із загального призначення об'єкту [22, с.60]. С.Г. Кулешов вважає, що системний підхід – напрям|направлення| методології, спеціального наукового пізнання і соціальної практики, в основі якого лежить дослідження об'єктів як системи. Об'єкт є сукупністю підсистем, елементів з внутрішніми і зовнішніми зв'язками [17, с.84].

Таким чином, системний підхід це, перш за все, методологічний підхід, в якому об’єкт виступає системою. Кожна система має декілька компонентів, які взаємопов’язані між собою. Так, А.Л. Гапоненко, виділяє чотири взаємопов’язані компоненти системи. Перший компонент системи – мінімальна ціла частина системи, яка функціонально здатна відобразити деякі загальні закономірності системи. Окрім функціональної характеристики, мінімальність визначається самим суб'єктом дослідження як достатня частина, що задовольняє пізнавальні потреби.

Другим компонентом системи виступають взаємозв’язки між компонентами. Вони можуть бути нейтральними, коли обидва елементи не зазнають структурних або функціональних змін, або функціональними, коли один елемент, впливаючи на іншій, призводить до структурних або функціональних змін у цьому елементі. Третім компонентом є підсистема, що складається з низки елементів системи, які можна об'єднати за схожими функціональними ознаками. У системі може бути різна кількість підсистем. Це залежить від основних функцій підсистеми: внутрішніх і зовнішніх.

Четвертим компонентом системи виступає структура системи. Під структурою розуміється сукупність зв'язків між всіма елементами системи, між її підсистемами, між системою і зовнішнім середовищем [30, с.128].

Також, А.Л. Гапоненко вважає, що якщо розглядати|сукупність усіх зв'язків усередині системи, то така структура буде внутрішньою. Якщо розглядати сукупність всіх зв'язків як усередині системи, так і системи із зовнішнім середовищем така структура називається повною [30, с.134].

Таким чином, система, яка є основним об’єктом системного підходу, складається з таких компонентів, як: мінімальна ціла частина системи, взаємозв’язки між частинами, підсистеми та структури системи.

А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухіна пропонують розділити системи за ступенем складності на неживі, живі та соціальні. До неживих систем відносять:- системи зі стабільною структурою, не схильні до функціональних дій протягом тривалого періоду;

- системи зі структурою, що періодично змінюється у часі і має декілька функцій.

До живих систем відносять:

- системи з структурою і низьким рівнем переробки інформації;

- системи, які мають відносно розвинену здатністю сприймати інформацію, але не володіють самосвідомістю;

 - системи з розвиненою самосвідомістю, мисленням;

- соціальні системи і соціальні організації.

До соціальних систем відносять:

- системи державного управління. Саме вони визначають якісний стан суспільства, його розвиненість;

- системи самоврядування. За їх допомогою місцевим самоврядуванням організовується соціально-економічні і культурні процеси на конкретній території;

- системи управління організаціями, інститутами, групами;

- системи управління господарюючими об'єктами [30, с.161].

Інший науковець А.В. Демидова пропонує класифікувати системи за такими параметрами.

За способом утворення:

- природні – системи, створені природою без втручання людини;

- штучні – системи, створені людиною для задоволення різних потреб.

Стосовно цільового призначення:

- ціленаправлені – системи, які наперед програмують роботу, для досягнення поставленої мети;

- цілеспрямовані – поставлені цілі досягаються шляхом вибору альтернативних способів.

За наявністю центрального провідного елементу слід розрізняти централізовані, у складі яких є центральна ланка, і децентралізовані, в яких ролі розподілені рівномірно між елементами [9, с.87].

За розміром виділяють малі системи (включають менше 30 елементів), середні (до 300 елементів) і великі (більше 300 елементів). На думку А.В. Демидової великі системи складно|скрутно| досліджувати без попереднього розбиття їх на простіші функціональні складові.

За ступенем складності розрізняють прості системи – системи, які не потребують розбиття на складові при вирішенні проблем, і складні.

По відношенню до змін у часі слід виділяти відносно статичні, які мають один можливий і заданий стан і динамічні, які змінюються в протягом певного часу.

Також слід розрізняти системи і за тривалістю функціонування: короткострокові, довгострокові, середньострокові.

За спеціалізацією: системи спеціалізовані, які виконують одну функцію, і комплексні – що виконують усі функції [9, с.94].

Таким чином, системи класифікують за способом утворення, ступенем складності, розміром і відповідно виділяють соціальні, живі, неживі, природні, штучні, великі та інші системи. Ще один підхід до класифікації систем пропонує А.В. Демидова, яка розділяє їх на властивості I ряду і II ряду.

До властивостей системи I ряду слід віднести:

- цілісність – система є організаційно складною. Це означає, що якщо вона може бути розділена на елементи, то властивості та функції елементів визначаються їх місцем в межах цілого, а властивості цілого не можуть бути створені та визначені без деяких властивостей елементів. Цілісність системи конкретизується і здійснюється через зв'язки. Вони існують між елементами системи і несуть невелике смислове навантаження;

- подільність – система завжди повинна бути розділена на підсистеми, компоненти і елементи;

- множинність – кожна система складається з безлічі елементів (рівні ієрархії, кількість елементів і зв'язків);

- цілеспрямованість – кожна складова системи повинна бути орієнтована на досягнення загальної мети.

Властивості II ряду – це властивості, які забезпечують працездатність системи:

- гомогенність – система повинна мати хоча б одну загальну властивість;

- різнорідність – у кожній системі повинне бути розмаїття властивостей різнорідних елементів;

- самоорганізованість – самостійно існуюча і функціонуюча система не повинна руйнуватися;

- ієрархічність – система – це сукупність елементів, розташованих на різних рівнях ієрархії;

- централізованість – у кожній системі повинна бути центральна ланка, яка стоятиме над всіма рівнями ієрархії;

- емерджентність – властивості системи в цілому відрізняються від властивостей окремих її елементів [9, с.106].

В.П. Андрущенко та Н.І. Горлач вважають, що однією з найважливіших системних характеристик являється ентропія, що є кількісною мірою безладу в системі. Ентропія характеризує співвідношення дезорганізованості| і організованості систем різної природи. При прогресивному розвитку системи у ній швидше зменшується ентропія. Якщо ентропія у деякій системі збільшується, то це означає, що в системі переважають процеси руйнування, деструкції, рух у бік неврегульованості, невизначеності й хаосу, що зрештою може привести до руйнування та загибелі даної системи [1, с.124].

Отже, крім того, що системи можна класифікувати, вони ще й мають деякі характерні властивості. Це властивості, які мають системне походження та забезпечують працездатність системи.

Науковці А. Л. Гапоненко та А. П. Панкрухіна висловлюють думку про те, що системний підхід в управлінні ділиться на декілька етапів діяльності, які можна віднести до документознавства.

1.  Виділення об'єкта уваги із загальної маси явищ і процесів, меж системи, її основних частин, елементів, зв'язків з навколишнім середовищем. Виявлення головних або важливих властивостей складових елементів і системи в цілому. При цьому система не обов'язково є матеріальним об'єктом; вона може бути, наприклад, алгоритмом, програмою або моделлю.

2.  Визначення основних критеріїв доцільної дії системи, а також основних обмежень і умов існування.

3.  Визначення варіантів структур і елементів, виявлення головних чинників|факторів|, що впливають на систему.

4.   Розробка моделі системи.

5.  Оптимізація роботи системи по досягненню мети.

6.  Визначення оптимальної схеми управління системою.

7.  Установлення надійного зворотного зв'язку за наслідками функціонування, визначення надійності функціонування системи [30, с.161].

А.В. Демидова основні поняття системного підходу представляє у вигляді логічної послідовності, в якій усі поняття взаємопов’язані. Мета – Елементи – Зв'язки елементів – Структура – Стан системи – Функціонування – Взаємодія з навколишнім середовищем – Організація – Управлінська дія – Результат. Так, мета – це збереження або досягнення бажаного або необхідного стану системи.

Елементи – частини системи. Зв'язки елементів – взаємини між елементами системи, що виявляються в обміні енергією, інформацією, речовиною. Структура – внутрішня будова системи, обумовлена стійкими зв'язками між її елементами. Стан системи – сукупність параметрів, що характеризують систему в цілому.

Функціонування – процес переходу з одного стану системи в інший або збереження заданого її стану.

Організація – структурно-функціональний стан системи. Організація описує головні відносини, які конструюютьсистему як ціле і визначають її сутність. Управлінська дія – цілеспрямована дія на систему для корекції її стану шляхом зміни вхідних параметрів. Результат – підсумковий стан системи, досягнутий під впливом управління і функціонування системи [30, с.284].

Отже, системний підхід у документознавстві має включати в себе такі основні етапи діяльності, як: виділення об’єкту, визначення його основних критеріїв, визначення чинників, що впливають на об’єкт, побудова моделі та визначення надійності функціонування системи.

На думку В.В. Кафідова, системний підхід у документознавстві передбачає не тільки вивчення об’єкта як системи (тобто сполучення його структурних компонентів — зовнішньої форми, матеріального носія та змісту, інформації, аналізу функціонального складу кожної з них тощо), а й сукупностей документів — потоків, масивів (фондів, колекцій, зібрань), груп, що об'єднані за певною ознакою [16, с.25].

Як системний об'єкт можуть розглядатися потоки управлінської документації чи їх частина в установі, сукупна продукція видавництва, фонди архівів, бібліотек чи музеїв, класифікаційні ряди документів. Функціональне спрямування як структурних частин цих об'єктів, так і в цілому, представляє складову загальної характеристики документа як системи. Однак, такого роду системні дослідження неможливі без застосування класифікаційного методу. Будь-який аналіз структури потоків або масивів ґрунтується на групуванні його частин на основі подібностей чи відмінностей як елементів системи чи структурних складових. Навіть дослідження конкретного документа не може уникнути процедури віднесення його до якогось класу чи виду. Часто класифікаційний метод називають типологічним, однак слід зауважити, що типологізація є частковим проявом класифікації.

Як системний об'єкт в документознавстві може аналізуватися і процес, наприклад, створення або організація користування документом, оскільки вони, як і кожна складна технологія, мають системну природу, а отже, і сукупність операцій — структурне впорядкування, а кожна операція — конкретну функціональну орієнтацію і т.д. Сукупності користувачів документів теж науково вивчаються за конкретними класифікаційними ознаками, як і види потреб у документній інформації, котрі можна представити також у певній системі інформаційних потреб. У динамічному документальному середовищі така ситуація стимулює створення документів, що цілком укладається у схему «стимул – реакція» [16, с.25].

Отже, системний підхід у документознавстві вивчає не лише систему, як об’єкт, а й сукупність документів, потоки управлінської документації та інформації.

Такі науковці як А.В. Ігнатьєва та М.М. Максімов виділяють загальні риси системного підходу, які можна віднести до документознавства:

- у дослідженні об'єкту як системи кожен елемент описується з урахуванням його місця у цілому|загалом|;

- дослідження системи невіддільно від дослідження умов її існування;

- для системного підходу специфічна проблема породження властивостей цілого з властивостей елементів і навпаки;

- у системному дослідженні недостатні суто причинні пояснення функціонування і розвитку об'єкту;

- джерело перетворення системи або функцій знаходиться звичайно в самій системі;

- самоорганізація систем пов'язана з доцільною поведінкою, допущенням безлічі індивідуальних характеристик і мір свободи [15, с.17].

Інший вчений В.В. Кафідов виділяє наступні позитивні риси системного підходу, які відносять до документознавства:

- розширення шляхів для пізнання об'єкту дослідження, зокрема його синергетичних властивостей;

 - можливість розглядати глибинно будь-який об'єкт;

 - створення більш складної схеми обґрунтування і виявлення характеру і достовірності зв'язків і відносин у досліджуваному об'єкті, і при цьому формувати передумови для пошуку нових механізмів ефективного функціонування об’єкта;

- тісний зв'язок з іншими методологічними напрямами науки, а при необхідності є можливість сумісного інтеграційного застосування інших методологічних підходів, що підвищує результативність дослідження [16, с.34].

Таким чином, системний підхід у документознавстві – це дослідження об'єкту як системи, в якій виділені всі елементи, їх внутрішні і зовнішні зв'язки, що впливають на його функціонування. На думку багатьох учених, системний підхід у документознавстві не обмежується лише вивченням об’єкту як системи, а й може вивчати сукупності документів, потоки управлінської документації, розглядати процес як системний об’єкт. Саме системний підхід у документознавстві допомагає визначити місце кожного елемента системи, його основні характеристики, глибше розглянути та вивчити риси цих елементів та побудувати більш складну схему дослідження об’єкту системи.

1.3 Аналіз систем документації

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.

При розгляді систем документації В.А. Блощинська спирається на Єдину Державну систему діловодства. Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульовано загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії.

Сферою сучасної служби документування є вся сукупність чинників, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва й результативність діяльності підприємства чи установи. Правильно обрана й побудована система документування реалізовує свої основні функції через певні види документів. диференціація систем документування відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити іх функціонування у загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документацій як: галузеві та функціональні [2, с.134]. Л.І. Скібіцька вважає, що функціональні системи (планові, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів функціонального призначення. Вони тісно пов’язані між собою (система планової та облікової документації) і їх особливістю є те, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації й підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Галузеві системи функціонують в органах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Кількість таких систем зумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації[27, с.14]. С.Г. Кулешов у діяльності управлінського апарату виділяє декілька управлінських функцій. Частина з них є типовими, притаманними будь-якому управлінському апарату, наприклад планування діяльності, організації системи управління, облік і звітність, кадрове забезпечення. В організаціях поряд з типовими значну частину документів можуть складати специфічні, які документують визначену галузь діяльності [17, с.90]. С.Г. Кулешов пропонує всі системи документації, що склалися в суспільстві поділити на три блоки: базові, інфраструктурні та дисциплінарні [17, с.90].

На його думку, базовими системами документації є системи, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності та спрямовані на забезпечення їхнього функціонування. Даний блок включає такі системи документації: наукова, виробничо-експлуатаційна, навчальна, економічна, громадсько-політична, судова, законодавча, військово-оборонна, документація органів внутрішніх, справ країни, цивільно-реєстраційна, документація системи охорони здоров’я, особиста. Ці системи не охоплюють усі сфери соціальної діяльності, але саме в них представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна — це умовна назва документації, що створюється у результаті фіксації актів громадянського стану [17, с.90].

С.Г. Кулешов уважає, що кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять низку систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи:

- наукова: науково-організаційна, науково-дослідна, конструкторська, дослідно-конструкторська, дослідно-технологічна, патентна;

- навчальна: навчально-організаційна, навчально-дослідна, навчально-контрольна;

- виробничо-експлуатаційна: виробничо-організаційна, виробничо-проектна, експлуатаційно-технологічна;

- економічна: торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська.

Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, навчально-контрольні документи — це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні програми перевірки знань за допомогою електронно-обчислювальної машини тощо.

Системи документації, які об’єднані у групу «економічні», у Державному класифікаторі управлінської документації віднесені відповідно до управлінської документації. Однак, на думку С.Г. Кулешова, таке приєднання є умовним і кожну з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна додати ліцензійну, інвестиційну тощо [17, с.94].

Інфраструктурні види документації названі так тому, що функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера тощо). Цей блок включає такі групи:

- управлінська: організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, планова, бухгалтерсько-облікова;

- нормативна: документація з стандартизації, документація з сертифікації, метрологічна;

- інформаційна: реєстраційно-облікова, документація систем інформаційного обслуговування;

- дисциплінарні — це види документації, які утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Відповідно виділяють технічні, гуманітарні та природничі;

- технічна документація: будівельна, транспортна, енергетична, житлово-комунальна;

- гуманітарна: соціологічна, етнографічна, археологічна;

- природнича: геологічна, картографічна, гідрологічна, метеорологічна.

С.Г. Кулешов вважає, що таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно-конструкторська документація. Можна відзначити і наявність міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо [17, с.99]. Таким чином, документальні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою та взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення та обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття й виконання управлінських рішень.

Складовою частиною державної системи документації, на думку В.А. Блощинської, є Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). ДКУД розроблено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.05.93 № 326 «Про концепцію побудови національної статистики України та Державну програму переходу на міжнародну систему обліку і статистики» [2, с.134]. ДКУД являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів (УФД) з уніфікованими кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами і організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством [2, с.134]. Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД) [2, с.134].

Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова документація;

3) банківська документація;

4) фінансова документація;

5) звітно-статистична документація;

6) планова документація;

7) ресурсна документація;

8) торговельна документація;

9) зовнішньоторговельна;

10) цінова документація;

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12) документація з побутового обслуговування населення;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

14) документація з пенсійного фонду;

15) словниково-довідкова документація [2, с.134].

Ю.І. Палеха пропонує для удосконалення документування та документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ ввести уніфікацію управлінських документів [25, с.124]. На думку Ю.І. Палехи, метою уніфікації управлінських документів, як процесу пошуку єдиного початку й приведення різноманітних показників до схожості або ідентичності за певними принципами, є:

- зменшення кількості документів, які використовуються в управлінській діяльності;

- типологізація їх форм;

- зменшення трудомісткості їх обробки;

- основи суміжності функцій управління;

- використання технічних засобів для підготовки, обробки та використання документів [25, с.124].

В.А. Блощинська вважає, що уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну й комплексну уніфікацію документів [2, с.145]. До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію й використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації є збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів [2, с.145].

До комплексної уніфікації належать:

- державна уніфікація, при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

- галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах цієї галузі;

- міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом є міжнародний стандарт (наприклад ISO 15489 – 2201 «Інформація та документація. Управління документацією») [2, с.145].

О.М. Давидова пропонує при уніфікації документів використовувати такі підходи:

- формальний, що ґрунтується на встановленні єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності та взаємопов’язаності з іншими документами та системами;

- змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації, сприйняття якого зумовлене певним просторовочасовим контекстом [8, с.41].

Таким чином, диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє виділити такі системи документації як галузеві, що призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі, та функціональні. Інші вчені пропонують поділити системи документації, що склалися у суспільстві взагалі на базові, інфраструктурні та дисциплінарні. Одним із основних напрямків удосконалення документаційного забезпечення при вивченні систем документації вчені вважають уніфікацію. Саме за допомогою уніфікації можна знизити витрати часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення та засвідчення. Значну роль при розгляді систем документації відіграє Державний класифікатор управлінської документації, який всю сукупність документів розподіляє на певні класи, що допомагає більш ефективно користуватися документами.

ВИСНОВКИ

У роботі було вивчено поняття «система», «система документації», «документ». Так, під системою більшість дослідників розуміють сукупність елементів та взаємовідношень, які пов’язані одне з одним та мають ознаки і характеристики, які відсутні у елементів, що їх складають. Поняття «система» нерозривно пов’язане з поняттям «документ», адже саме система забезпечує оптимізацію документаційних процесів. Трактуючи поняття документа більшість вчених спираються на державний стандарт України. Відповідно до цього, під документом потрібно розуміти матеріальний об’єкт, який містить у собі закріплену інформацію, для передачі її у просторі і часі.

У кожній сфері людської діяльності використовуються різні види документів. Саме вони складають систему документації – сукупність документів, які використовуються у визначеній сфері діяльності.

Під системним підходом дослідники даної проблеми розуміють напрям методології, в основі якого лежить дослідження об’єктів як системи. При цьому, об’єкт є сукупністю підсистем, елементів з внутрішніми і зовнішніми зв’язками. Однак, системний підхід у документознавстві вивчає не лише систему, як об’єкт, а й сукупність документів та потоки управлінської діяльності. Як системний об’єкт в документознавстві може аналізуватися і процес, наприклад, створення або організація користування документом. Тому, системний підхід у документуванні допомагає визначити місце кожного елемента системи та його основні характеристики, дає змогу побудувати більш складну схему дослідження об’єкту системи.

Одним із завдань дослідження було вивчити основні типи та види систем. Система, як основний об’єкт системного підходу, складається з таких компонентів, як: мінімальна ціла частина системи, взаємозв’язки між частинами, підсистеми та структури системи. Відповідно до цього, системи класифікують за способом утворення, ступенем складності, цільовим призначенням, за спеціалізацією та розміром. Вчені пропонують виділяти соціальні, живі, неживі, природні, штучні, великі, малі, ціленаправлені та інші системи. До основних характеристик системного підходу у документознавстві слід віднести те, що у дослідженні об’єкту кожен елемент системи описується з урахуванням його місця у цілому і дослідження системи невіддільно від дослідження умов її існування. Також для системного підходу специфічна проблема породження властивостей цілого з властивостей елементів і навпаки. Правильно обрана і побудована система документування реалізовує свої основні функції через певні види документів. Тому, за принципом поділу певних комплексів документів виділяють такі системи документації як галузеві та функціональні. Особливістю перших є те, що вони поширюються на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву залежність. Особливістю других є те, що вони функціонують лише в органах галузевого управління. Деякі вчені пропонують поділити системи документації на базові, інфраструктурні та дисциплінарні. Все сказане дає змогу зробити висновок, що системний підхід у документознавстві допомагає за короткий проміжок часу проаналізувати великий масив документів, а розподіл документів на класи дає змогу більш ефективно використовувати документи в управлінській діяльності.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Андрущенко В.П., Горлач Н.И. Социология: наука об обществе. Учебное пособие. – Харьков: Рубикон, 1996. – С. 124.

2. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – Івано-Франківськ: Злата, 2000. – С. 125 – 134, 145.

3. Большая советская энциклопедия. – 3-е изд. – Т. 8. – М., 1972. – С. 1196.

4. Бондирева Т.М. Секретарское дело: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 1989 – С. 28 – 31.

5. ГОСТ 16487 – 70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1971. – С. 3.

6. ГОСТ 16487 – 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1984. – С. 3.

7. ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998 – С. 3.

8. Давыдова О.М. Делопроизводство. – 9-е изд. – МН: ТетраСистем, 2005. – С 41.

9. Демидова А.В. Исследование систем управления: Конспект лекций. – М.: Приор-издат, 2005. – С. 4, 84, 94 – 106.

10. Документальный поток как основа библиографической деятельности / Зусьман О.М., Минкина В.А. // Справочник библиографа. – 2-е изд., перераб. и доп. – Спб: Профессия, 2003. – С. 28.

11. ДСТУ 2732 – 94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – К., 1994. – С. 3.

12. ДСТУ 2392 – 94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення – К., 1994. – С. 3.

13. ДСТУ 3017 – 95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1995. – С. 3.

14. ДСТУ 2732:2004 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. – К., 2005. – С. 2 – 3.

15. Игнатьева А.В., Максимова М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. – М.: Юнити-Дана, 2003. – С. 17.

16. Кафидов В.В. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. – М.: Академ. Проспект, 2003. – С. 23 – 25, 34.

17. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи. – К: Знання, 2000. – С. 63, 84 – 90.

18. Кулешов С.Г. Про визначення поняття документа. // Бібліотечний вісник. – 1995. – № 1. – С. 3.

19. Кушнаренко Н.М. Документознавство: Підручник. – К.: Знання, 2005– С. 20 – 21.

20. Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. Пособие / Томск. гос. ун-т. – Томск, 2005. – С. 37.

21. Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревский Р.С. Основы информатики. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Прогресс, 1968. – С. 46.

22. Мухин В.И. Исследование систем управления: Учеб. Для вузов. – М.: Екзамен, 2003. – С. 60.

23. Несторович Ю.К. К вопросу о дефинции понятия документа в рамках документоведения. // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. пр. – К., 2005. – Вип. 7. Архівна наука та наука в архівах. – С. 48.

24. Осипова Г.В. Социология. Основы общей теории: Учеб. для вузов. – М.: Аспект-пресс, 1996. – С. 121.

25. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К: МАУП, 1997. – С. 124 – 128.

26. Про інформацію: Закон України, від 02.10. 1992. // Закони України. – Т. 4. – К., 1993. – С. 72 – 88.

27. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посібник. / Укладач Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навч. літ-ри, 2006. – С. 14.

28. Соколов А.В. Социальные коммуникации. Ч. 1: Науч-методическое пособие.– М.: Профиздат, 2001. – С. 107.

29. Столяров Ю.Н. Документ – понятие конвенциональное (в порядке дискуссии) // Делопроизводство. – 2005. – № 4. – С. 17.

30. Теория управления: Учебник. Изд. 2-е. / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. – М.: Изд-во РАГС, 2005. – С. 107 – 128, 134, 161, 284.

31. Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания. – М.: Аспект-пресс, 1995. – С. 116.

32. Термінологічний словник по інформатиці / Міждународний центр науч.-техн. ін форм. – М., 1975. – С. 62.

33. Толковый словарь по основам информационной деятельности. – К.: Ваклер, 1995. – С. 58.

34. Швецова–Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник. – К.: Кн. палата, 1998. – С. 21, 36.