Курсовая работа: Информационное обеспечение работы менеджера

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тульский государственный университет»

Факультет «Экономики и права»

Кафедра «Финансы и менеджмент»

Курсовая работа

по курсу «Основы менеджмента»

на тему:

«Информационное обеспечение работы менеджера»

Выполнил:

студентка гр. 720151

Чернышовой Д.В.

Проверил: доц., к.т.н.

Михалева Е.П.

Тула 2006

СОДЕРЖАНИЕ

Введение.

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

1.1 Управленческая деятельность

1.2 Информационное обеспечение управленческой деятельности

1.3 Организация информационного обеспечения

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

2.1 Системы документации

2.1.1 Организационно-правовая документация

2.1.2 Распорядительная документация

2.1.3 Справочно-информационная документация

2.2 Порядок движения документов в организации

2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов

2.2.2 Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

2.2.3 Организация рационального движения документов внутри организации

2.3 Организация секретарской деятельности

Глава 3 Программное обеспечение управленческой деятельности

Глава 4 Системы управления базами данных

4.1 Понятие и классификация современных систем управления баз данных

4.2 Основные функции систем управления базами данных

4.3 Типовая организация современных СУБД

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих различный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

1.1 Управленческая деятельность

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые подразделения организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру.

Система управления

Информация об                                                          Управляющие

управляемом процессе                                                         воздействия

Схема 1 Информационный контур в системе управления

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может основываться на бумажных носителях. В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

-  персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;

-  пользователей информационной системы – потребителей информации;

-  техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;

-  программное обеспечение;

-  информационные ресурсы организации.

Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию. Ее свойства:

v  достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;

v  адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;

v  полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;

v  краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;

v  своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Схема 2 Информационные ресурсы организации

В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Документ – информационное сообщение в бумажном или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение документов и работа с ними в организации – ее документооборот. Документооборот – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

1.2 Информационное обеспечение управленческой деятельности

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;  

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические и т.д.)

- фото-, кино- и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1)  документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2)  документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1)  документация по материально-техническому обеспечению;

2)  производственно-технологическая документация.

1.3 Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

v  удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

v  формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

v  создание и развитие систем обработки и передачи информации;

v  развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

Ø  законодательные акты РФ;

Ø  указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

-  правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

-  правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

-  методические материалы по работе с документами;

-  государственные стандарты на документацию;

-  унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

§  простые и сложные запросы;

§  формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

2.1 Системы документации

2.1.1 Организационно-правовая документация

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций – организация системы и процессов управления, т.е.:

v  создание организации;

v  регистрация организации;

v  установление ее структуры;

v  определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;

v  регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

v  установление режима работы и системы охраны;

v  организация труда работников оценка труда работников.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. К ним относятся:

Ë учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;

Ë устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;

Ë положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;

Ë регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным.

Разрабатывает эти документы учреждения или подразделения с привлечением юристов и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации.

2.1.2 Распорядительная документация

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами. В юридическом плане такие документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

-  правовые акты федерального уровня;

-  правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

-  правовые акты организаций, предприятий.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся на:

Ø  документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

Ø  документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – это правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

2.1.3 Справочно-информационная документация

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно–справочных документов входят:

Ë  докладная записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

Ë  служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;

Ë  объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу;

Ë  предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;

Ë  заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;

Ë  служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;

Ë  электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;

Ë  справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;

Ë  отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

2.2 Порядок движения документов в организации

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1.  экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

2.  предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

3.  организация рационального движения документов внутри организации;

4.  экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов

Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.

Если на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество листов.

2.2.2 Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

Этот этап зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

а) для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

б) не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Руководству, как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

В учреждения, в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые системе организации. После документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

2.2.3 Организация рационального движения документов внутри организации

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов, их согласования, подписания и утверждения.

2.3 Организация секретарской деятельности

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.

Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

-общие положения;

-функции работника;

-должностные обязанности;

-права секретаря;

-ответственность;

-взаимоотношения;

-оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит.

В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1.  Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2.  Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.  Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4.  По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их по исполнителям.

5.  Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6.  Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7.  Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8.  Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9.  Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10.  Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11.  Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12.  Подшивка исполненных документов в дела.

13.  Выполнение работ на компьютере.

14.  Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

Вторая половина дня:

15.  Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.

16.  Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17.  Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.

18.  Обработка и отправка исходящих документов.

19.  Планирование мероприятий на следующий день.

Окончание рабочего дня:

20.  Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

21.  Если руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его свей необходимой информацией, материалами.

22.  Приведение в порядок своего рабочего места.

Глава 3 Программное обеспечение управленческой деятельности

Современные информационные системы, обеспечивающие управленческую деятельность, основаны на компьютерных технологиях.

Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное использование средств вычислительной техники в управленческой деятельности, является соответствующее программное обеспечение.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства служат для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. Их состав представлен на схеме 3.

Схема 3. Состав системного программного обеспечения

Текстовые и диагностические программы служат для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

С помощью антивирусных программ выявляются и по возможности устраняются вирусные программы, нарушающие нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

v  тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

v  обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

v  реализацию эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессоры (оболочки) позволяют организовать систему взаимодействия пользователя вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например Norton Commander).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности включают в себя компоненты, показанные на схеме 4.

Схема 4. Состав прикладного программного обеспечения

Системы подготовки секстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они содержат:

- текстовые редакторы;

- текстовые процессоры;

- настольные издательские системы.

Посредством систем подготовки табличных документов обработки финансово-экономической информации обрабатываются числовые данные, характеризующие различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составляются соответствующие управленческие документы и информационно-аналитические материалы.

Системы управления базами данных предоставляют возможность создавать и хранить массивы данных большого объема, а также манипулировать ими.

Личные информационные системы служат для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и по существу выполняют функции секретаря.

С помощью систем подготовки графических материалов удается квалифицированно подготовить графические и текстовые материалы к демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов при выполнении сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений служат для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления дают возможность применять CASE-технологии, ориентированные на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Глава 4 Системы управления базами данных

4.1 Понятие и классификация современных систем управления баз данных

Системой управления базами данных (СУБД) называют программную систему, предназначенную для создания на ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. СУБД предназначена, таким образом, для централизованного управления базой данных как социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей.

В настоящее время практически невозможно представить информационную поддержку современного учреждения без применения профессиональных СУБД. Системы управления базами данных можно классифицировать, используя различные признаки:

1) по используемому языку общения:

- замкнутые – имеют собственные самостоятельные языки общения пользователей с БД, они обеспечивают непосредственное общение с системой в режиме диалога, позволяют работать без программистов;

- открытые – для общения с БД используется язык программирования, «расширенный» операторами языка манипулирования данными, в этом случае необходимо присутствие квалифицированного программиста;

2) по выполняемым функциям:

- операционные – иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в явном виде в БД;

- информационные – позволяют организовать хранение данных, поиск и выдачу нужных данных из БД и поддерживать их целесообразность и актуальность;

3) по сфере применения:

- универсальные – настраиваются на любую предметную область путем создания соответствующей БД и прикладных программ;

- проблемно-ориентированные – ориентации на определенные процедуры обработки данных, присущих конкретной области применения;

4) по допустимым режимам работы:

- пакетный;

- телеобработка.

4.2 Основные функции систем управления базами данных

1. Управление данными во внешней памяти.

Функция управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых структур внешней памяти, как для хранения непосредственных данных, так и для служебных целей.

2. Управление буферами оперативной памяти.

СУБД обычно работают с базами данных значительных размеров; по крайней мере, этот размер превышает доступный объем оперативной памяти. Понятно, что если при обращении к любому элементу данных будет производится обмен с внешней памятью, то вся система будет работать со скоростью внешней памяти. Единственным способом реального увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти.

3. Управление трансакциями.

Трансакция – это последовательность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое. Либо трансакция успешно выполняется, и СУБД фиксирует изменения БД, произведенных ею, во внешней памяти, либо ни одно из этих изменений никак не отражается в состоянии БД. Понятие трансакции необходимо для поддержания логической целостности БД.

4. Журнализация и восстановление БД после сбоев.

Одно из основных требований к СУБД – надежное хранение данных во внешней памяти. Под надежностью хранения понимается то, что СУБД должна быть в состоянии восстановить последнее согласованное состояние БД после аппаратного или программного сбоя. Наиболее распространенный метод – это ведение журнала изменений базы данных.

5. Поддержание языков БД.

Для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В ранних СУБД поддерживалось несколько специализированных по своим функциям языков. В современных СУБД обычно поддерживается единый интегрированный язык, содержащий все необходимые средства для работы с БД, начиная от ее создания обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами данных.

4.3 Типовая организация современных СУБД

Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствуют набору функций. Логически в современной СУБД можно выделить внутреннюю часть – ядро СУБД, компилятор языка БД, подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит.

Ядро СУБД отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управление трансакциями и журнализацию.

Основная функция компилятора языка БД – компиляция операторов языка БД в некоторую выполняемую программу. Результатом компиляции является выполнимая программа, представляемая в некоторых системах в машинных кодах, но более часто в выполняемом внутреннем машинно-независимом коде. В последнем случае реальное выполнение оператора производится с привлечением подсистемы поддержки времени выполнения, представляющей собой интерпретатор этого внутреннего кода.

В отдельные утилиты обычно выделяют такие процедуры, которые слишком накладно выполнять с использованием языка БД, например, загрузка БД, сбор статистики, глобальная проверка целостности. Утилиты программируются с использованием ядра СУБД, а иногда с проникновением внутрь ядра.

Заключение

Успешное развитие современного бизнеса немыслимо без активного применения новейших информационных технологий. Успешность ведения бизнеса определяется квалификацией предпринимателя, знанием запросов потребителей и пониманием ситуации на рынке. Предприниматель активно работает с информацией. Он отбирает из множества потоков информации то, что соответствует его целям и способствует разработке или реализации предпринимательской идем. Знания предпринимателя превращаются в информационные сообщения, которые организуют производственные и торговые процессы, а также управляют бизнесом в целом.

Предприниматель перемещает экономические ресурсы из области низкой производительности и доходов в область более высокой производительности и прибыльности. Именно поэтому предприниматели, следуя за изменениями деловой среды или предвосхищая их, меняют сферы своей активности. Интуиция и знания предпринимателя ведут его в новые, неизведанные области, где появляется возможность создать продукты для удовлетворения новых потребностей покупателей.

Объединение сетей и построение глобальной информационной системы привело к созданию принципиально новой предпринимательской среды, появлению возможности объявить о своем бизнесе миру и включиться в мировое разделение труда. В этой принципиально новой предпринимательской среде происходит постепенное слияние компьютерных сетей информации с рекламой, телевидением, кино, телефонным и видеопереговорами.

В современной экономике предприятие понимается как совокупность информационных, человеческих и технологических ресурсов и методов их взаимодействия, организованных для достижения стратегических целей. В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме – в виде данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как информационную технологию получения, осмысления и преобразования данных. Автоматизированная информационная технология дает возможность легко манипулировать многократно укрупненными данными, не вдаваясь в подробности, с тем, чтобы корректировать стратегическую линию. И в то же время и так же легко автоматизированные информационные технология позволяет обрабатывать детальную первичную информацию для решения тактических вопросов.

Список использованной литературы

1.  Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2003. – № 11(40). – С. 25-27

2.  Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудрявцева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с.

3.  Менеджмент: Учеб. пособие / Под ред. В.В Лукашевича, Н.И. Астаховой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 255 с.

4.  Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник / Годин В.В., Корнеев И.К. – М.: Мастерство, 2001. – 240 с.

5.  Как организовать делопроизводство на предприятии / Андреянова В.В. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 96 с.

6.  Профессия – менеджер / Уткин Э.А. – М.: Экономика, 1992. – 176 с.

7.  Информационные технологи управления: Учеб. пособие / Сост.: Ю.М. Черкасов и др. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.

8.  Концепция менеджмента. Учеб. пособие / Э.М Коротков – М.: ДЕКА, 1997. – 304 с.

9.  Золотая книга руководителя / П.С. Таранов. – М.: Фаир-Пресс, 2001. – 496 с.

10.  Справочник менеджера / под ред. Э.А. Уткина. – М.: Экмос, 1998. – 418 с.