Реферат: Організації, її призначення та методи управління
РЕФЕРАТ
На тему:
«Організації, її призначення та методи управління»
Запоріжжя 2007
Вступ
Організація – це група людей, діяльність яких свідомо й добровільно поєднується для досягнення певної загальної мети (виробництво виробів чи продуктів, надання транспортних, комунальних та інших послуг).
Кожна організація має відповідати трьом вимогам:
1) наявність не менше двох людей, які вважають себе частиною єдиної групи;
2) загальна мета;
3) свідоме об'єднання людей у групу для спільної діяльності.
Організація створюється й функціонує відповідно до Законів України (про господарські товариства тощо).
Розрізняють два види організацій; формальні та неформальні.
Наведене вище визначення організацій стосується формальних організацій. Вони бувають прості й складні. Зустрічаються два типи формальних груп людей в організації: командна і цільова.
Командна група – менеджер та його безпосередні підлеглі для управління дільницею, цехом, підприємством.
Цільова група створюється для виконання певних програм і функцій (планування, нормування, облік, аналіз, контроль та ін.).
У кожній формальній організації можуть існувати неформальні. Це одна чи кілька груп, що виникли зненацька (раптово) для взаємодії з вирішення питань соціального захисту, взаємодопомоги, для спілкування за інтересами тощо (страйком, задоволення соціальних чи культурних потреб, товариство садівництва, товариство книголюбів, каса взаємодопомоги). У кожній такій неформальній організації є лідер, кожна має свою структуру, мету, завдання. Менеджери формальних організацій завжди мають рахуватися з неформальними організаціями чи групами, зобов'язані зважати на їхні запити, думки, дозволяти їм брати участь в управлінні.
1. Діяльність організації
Організація завжди розглядається як система, яку необхідно оптимізувати за критерієм: максимум результату па одиницю витрат (чи інвестицій) за конкретний проміжок часу. Результатом діяльності організації можуть бути; доход, прибуток, ефект (економічний, соціальний, екологічний).
Діяльність будь-якої організації має орієнтуватися на суспільство і споживачів її продукції, послуг.
За орієнтації на суспільство необхідно:
ü здійснювати науково-технічний прогрес і служити своєму народові, а не лише окремим групам або особам;
ü сприяти подальшому розвитку світової цивілізації; сприяти мирному співіснуванню через торгівлю між країнами;
ü керуватися правилами; що добре для країни, то добре й для організації; наша продукція (послуги), товари роблять світ зручнішим для життя; ставитися до організації як до корпоративного громадянина суспільства;
ü не допускати компромісів з нормами етики й моралі заради прибутку;
ü забезпечувати екологічну чистоту виробництва і продукції. За орієнтації на покупця керуються правилами:
ü споживач – найважливіша фігура в діяльності організації; організація завжди залежить від споживача;
ü споживач – мета роботи організації; споживачі роблять послугу організації, купуючи її товари;
ü споживачі – це не відчужені люди, а люди зі своїми почуттями, обов'язок організації – задовольняти їхні потреби;
ü споживачі – джерело життєвої сили і процвітання організації;
ü споживач заслуговує на ввічливе, уважне й турботливе до себе ставлення з боку організації.
Діяльність будь-якої організації характеризується: по-перше, цілями й завданнями; по-друге, необхідністю у різних ресурсах (людях, техніці, матеріалах, технологіях, інформації тощо); по-третє, залежністю від зовнішнього і внутрішнього середовища; по-четверте, горизонтальним і вертикальним поділом праці; по-п'яте, структурою і методами управління.
2. Цілі й завдання організації
Ціль – це бажаний, можливий і необхідний стан організації для досягнення успіху.
Цілі мають бути:
· визначеними, ясними і досяжними;
· науково обґрунтованими, комплексно відображати вимоги об'єктивних законів розвитку;
· такими, що визначають основні напрями діяльності; відомими кожному працівникові; документально оформленими.
Існують такі категорії цілей організації:
· головні, вищі й підлеглі;
· основні й побічні;
· комплексні й прості;
· ринкові, фінансові, пов'язані із суспільством та продукцією.
Правильно визначена раціональна ціль дисциплінує колектив і стимулює його на досягнення успіху. Цілеспрямованість колективу завжди є важливим чинником підвищення продуктивності праці і якості продукції.
Залежно від поставленої цілі використовуються різні методи управління.
Визначення різних цілей та їхньої ролі є вихідною позицією й основою всіх управлінських впливів. Вибір цілі – це визначення майбутнього стану керованої та керуючої систем серед можливого, неможливого і необхідного, залежно від закономірного, випадкового і бажаного. Взаємозв'язок усіх цих факторів розвитку організації визначає реальний зміст цілі.
Значущість цілі, її об'єктивність і організуюча сила зумовлюються використанням закономірностей її постановки й обґрунтування. [1; с. 31–34]
3. Ресурси організації
Для реалізації головної мети і досягнення результатів організації потрібні різні ресурси.
Основними ресурсами є люди (працівники), капітал, трудові ресурси, матеріали, устаткування, технологія й інформація. Діяльність з виробництва продукції та надання послуг організовується з використанням цих ресурсів.
Люди. Організація – це група людей, які здійснюють загальну діяльність. Саме люди є центральним чинником і елементом організації. Вони здійснюють виробничий процес і управління, впливають на хід виробництва.
При цьому необхідно враховувати:
1) поведінку окремих людей;
2) поведінку людей у групі;
3) поведінку керівника та його вплив на окремих людей і групи.
Поведінка людини залежить від складного сполучення індивідуальних характеристик особистості та зовнішнього середовища. У кожної людини може бути своє сполучення характеристик, і кожен в одній і тій самій ситуації може поводитися по-різному.
Основні характеристики людини: здібності, схильність, потреби, очікування, сприйняття, ставлення, цінності.
Здібності. Здібностями люди найбільше відрізняються одне від одного. У кожної людини свої здібності до виконання тієї чи іншої діяльності (художника, поета, керівника, майстра тощо). Здібності зумовлюються спадковістю, та згодом вони здобуваються і розвиваються досвідом певної діяльності.
У завдання менеджера входить:
1) виявити здібності людини;
2) надати їй роботу за здібностями.
Схильність. Це наявний потенціал людини щодо виконання певної роботи (менеджера, педагога, лікаря, токаря, художника). Результат сполучення як уроджених якостей, так і набутого досвіду тісно пов'язаний зі здібністю. Схильність у певній галузі полегшує виконання конкретної діяльності.
Потреби. Це внутрішній стан психологічного чи фізіологічного відчуття недостатності будь-чого (продуктів харчування, успіху, поваги, квартири, дачі, машини тощо).
В організації слід створювати умови для реалізації можливостей задоволення потреб кожного працівника. Усе це сприятиме досягненню головної мети організації.
Очікування. Кожен працівник формує очікування щодо результатів своєї поведінки і праці, ґрунтуючись на прямому досвіді.
Сприйняття. Це інтелектуальне усвідомлення стимулів. Люди реагують не на те, що дійсно відбувається в їхньому оточенні, а на те, що вони сприймають як те, що дійсно відбувається. Кожна людина будь-яку ситуацію сприймає по-своєму, тому по-різному сприймаються і стимули (премія, посада, підвищення, пільги й ін.).
Ставлення – це те, що подобається або ж не подобається, прихильність до чогось, ворожість і т. ін.
Цінності – це загальні переконання людини про те, що добре чи байдуже для життя. Цінності здобуваються людиною в процесі навчання, роботи, контактів з навколишнім середовищем.
Поведінка в процесі функціонування окремих особистостей, груп людей і керівників залежить від складного сполучення Індивідуальних характеристик особистості й зовнішнього середовища. Тому поведінка різних людей завжди різна, і малоймовірно, що в одній і тій самій ситуації дві особи поводитимуться однаково – зважаючи на їхні переконання, здібності, схильності, потреби, очікування, сприйняття, ставлення до прані тощо.
Капітал. Для здійснення діяльності, розвитку і процвітання організації необхідний капітал. Це кошти. Джерелами капіталу можуть бути: акціонери, кредити банків, програми регіональних органік ї державної позики, продаж облігацій і акцій, кошти приватних осіб.
Трудові ресурси. Для досягнення поставленої мети необхідно мати трудові ресурси. Це кількісний і якісний склад працівників відповідних спеціальностей і кваліфікації (менеджери, керівники, маркетологи, конструктори, технологи, економісти, бухгалтери, фінансисти, основні й допоміжні працівники, обслуговуючий персонал). Для цього слід провести велику роботу з виявлення, підбору, добору, підготовки трудових ресурсів організації.
Стан трудових ресурсів характеризується прямою дією на успіхи діяльності організації. Чим кваліфікованіші керівники й працівники, там значніших результатів вони досягають.
Матеріали. Для здійснення виробничого процесу (виготовлення продукції) необхідно мати різноманітні матеріали (сировину, чавун, прокат, пластмаси, дерево й ін.). Усе це закуповується в постачальників. Тому слід створювати необхідні запаси матеріалів. Та ці запаси мають бути відносно мінімально необхідними. Досвід японських фірм у цій галузі полягає в наступному: доставка матеріалів здійснюється за принципом «точно в термін». Створюючи запаси, завжди варто пам'ятати, що вони зв'язують гроші, які доводиться витрачати на матеріали, їхнє збереження, підготовку до виробництва тощо. Крім того, необхідні великі складські приміщення. Усе це дуже дороге задоволення, з огляду на вартість оренди землі, приміщень і устаткування на складах (верстати, механізми й інше устаткування).
Технологія – це процес перетворення різноманітних матеріалів та інформації на необхідні продукти, товари, вироби, послуги шляхом використання: устаткування, інфраструктури, інструмента, технічних знань та кваліфікаційних умінь і навичок працівників для одержання якоїсь продукції; наприклад, на машинобудівному заводі – тракторів, турбін, на харчовому – ковбас, сирів, соків тощо.
Технологія істотно впливає на організацію, управління та результати діяльності. Тому технологію необхідно безупинно удосконалювати за рахунок:
· використання прогресивного виробничого устаткування, пристосувань;
· стандартизації, механізації й автоматизації процесів.
Технологію, в залежності від кількості продукції, що випускається (типу виробництва), класифікують у такий спосіб:
· технологія індивідуального чи дрібносерійного виробництва – випуск різноманітних виробів в одиничній чи невеликій кількості;
· технологія серійного виробництва: номенклатура велика, вироби виготовляються серіями, а деталі обробляються партіями;
· технологія масового, великосерійного чи безупинного виробництва: випуск одного виду виробів у великій кількості – автомобілів, велосипедів тощо;
· безупинна технологія – нафтохімічне, сталеливарне виробництво, робота електростанцій.
Соціолог і теоретик організації Дж. Томпсон підрозділяє технології на типи: багатоланкові, посередницькі й інтенсивні.
1. Багатоланкові технології. Характеризуються серією взаємозалежних робіт і завдань, що мають виконуватися послідовно, наприклад, складальні лінії та конвеєри на автозаводі. Не можна встановити двигун, поки не зібрано раму. Багатоланкові технології характерні для машинобудування.
2. Посередницькі технології застосовуються у разі спільної діяльності людей. Банківська справа, скажімо, пов'язує клієнтів і працівників банку; бюро з працевлаштування – продавців і покупців робочої сили; торгова точка – продавців і покупців і т.ін.
3. Інтенсивна технологія припускає використання спеціального устаткування, спеціальних способів і прийомів для виготовлення продукції чи надання послуг (холодне видавлювання деталей, пресування готових точних деталей з порошку, монтаж фільму, автоматизоване виробництво із застосуванням роботів, обробні центри, гнучкі виробництва, швидкопереналагоджувані верстати, преси).
У кожному конкретному випадку слід обирати найбільш ефективну технологію, що забезпечувала б максимальний результат. [1; с. 34–37]
4. Зовнішнє і внутрішнє середовище організації
діяльність місія середовище організація
Діяльність будь-якої організації цілком залежить від зовнішнього і внутрішнього середовища. Всі організації повинні чітко взаємодіяти з навколишнім середовищем, аби:
1) одержати матеріальні, трудові і фінансові ресурси;
2) знайти споживачів своєї продукції й реалізувати її;
3) одержувати від цього доход і прибуток;
4) розвивати й удосконалювати свою організацію.
До зовнішнього середовища належать:
1) економічні умови, у яких перебуває організація;
2) джерела одержання сировини, матеріалів, напівфабрикатів та комплектуючих виробів;
3) споживачі продукції (послуг, робіт);
4) законодавство, урядові декрети (закони про власність, підприємство, оренду, працю й ін.);
5) конкурентні організації;
6) профспілки;
7) суспільна думка тощо.
Усі ці фактори взаємозалежні. Кожна організація має враховувати дію і вплив зовнішніх факторів, оскільки вона є відкритою системою.
Зовнішні фактори діють і впливають на організацію прямо чи побічно.
Фактори прямої дії (постачальники ресурсів, споживачі, закони, постанови уряду й ін.) чинять негайний прямий вплив на діяльність організації.
Фактори, що мають непряму дію і вплив, – це науково-технічний прогрес, стан економіки, політичне становище, соціальні, культурні чинники і т.ін.
Вплив факторів зовнішнього середовища виявляється у такий спосіб:
· віддалений вплив на організацію справляють фактори екологічні, економічні, політико-правові, демографічні, технологічні;
· виробничий вплив справляють виробнича структура галузі, суперництво між конкурентами, вхідні та вихідні бар'єри, загроза появи товарів-замінників; постачальники, споживачі;
· операційний вплив надходить від ринку робочої сили, інтересів посередників, відносин постачальників і кредиторів.
Фактори зовнішнього середовища взаємозалежні, складні, рухливі й невизначені. Тому зовнішнє середовище характеризується різними параметрами.
Взаємозв'язок факторів зовнішнього середовища – це рівень сили, з яким зміна одного фактора впливає на інші фактори. Наприклад, постачання електроенергії й енергоносіїв з інших країн впливає на економіку України і, відповідно, на підприємства. Підвищення ціни на ресурси спричиняє підвищення витрат підприємства, а отже, й збільшення собівартості продукції і ціни. Усе це призводить до зниження рентабельності і прибутковості.
Зовнішнє середовище завжди є складним.
Під складністю зовнішнього середовища розуміють кількість діючих на організацію факторів, па які варто реагувати і враховувати ступінь їхнього впливу (державні постанови, угоди з профспілками, численні конкуренти, прискорення НТП, постачальники).
Середовище організації завжди є рухливим і невизначеним. Рухливість середовища – це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації. Наприклад, поява комп'ютерів та їхнє застосування спричинили зміну систем управління, планування, обліку і т. ін.
Невизначеність зовнішнього середовища є функцією кількості інформації, яку слід мати про той чи інший фактор зовнішнього середовища для забезпечення знань про його вплив на діяльність. Якщо інформації замало, середовище стає невизначеним, а це створює труднощі в прийнятті ефективних управлінських рішень.
Внутрішнє середовище організації характеризують такі фактори: структура, технологія, кадри, види робіт, види продукції, що випускається, види наданих послуг, наявність капіталу, поділ праці, соціально-психологічний клімат у колективі тощо.
Усі внутрішні фактори взаємопов'язані і взаємозалежні. Вони впливають на діяльність і кінцеві результати й у своїй сукупності розглядаються як соціотехнічні підсистеми. Зміна однієї призводить до зміни інших. Тому їхні дію і вплив необхідно систематично вивчати, досліджувати, вимірювати й враховувати.
Для успішної діяльності кожна організація повинна:
по-перше, мати змогу швидко реагувати на дію зовнішніх факторів;
по-друге, пристосовуватися до будь-яких змін у зовнішньому оточенні, аби забезпечувати стабільне становище організації і досягнення намічених цілей; по-третє, систематично враховувати внутрішні фактори, їхню зміну і вплив на процеси усередині організації.
5. Горизонтальний і вертикальний поділ праці в організації
Поділ праці розуміють як розмежування діяльності відповідно до складових елементів у процесі спільної праці. Поділ праці є найважливішим чинником виробництва, що визначає форми організації праці.
Поділ праці тісно пов'язаний з його кооперацією.
Кооперація – це об'єднання людей для планомірної і спільної участі в одному чи різних, але пов'язаних між собою процесах праці. Для успішної діяльності організацій використовують горизонтальний і вертикальний поділ праці.
Горизонтальний поділ праці – це поділ виробничого процесу на стадії, фази, види роботи й операції відповідно до визначеного технологічного процесу. Наприклад, у великих організаціях (на підприємствах) існує горизонтальний поділ на стадії – заготівельну, оброблювальну та складальну.
Стадії поділяються на фази; наприклад, у заготівельній стадії виділяються ливарна, ковальська фази.
Види робіт, наприклад, ливарної фази – це формування, плавка, заливання, вибивання, виливок; машинообробної (верстатної) фази – токарські, свердлильні, шліфувальні й ін. роботи.
Токарські роботи поділяють за операціями: токарська чорнова, токарська чистова; свердління, зенкування тощо.
У свою чергу, за горизонтального поділу весь процес виробництва в організації поділяється на цехи і дільниці, наприклад, ливарні, ковальські, штампувальні, механічні й т. ін.
Цехи поділяються на дільниці, наприклад ливарний має дільниці плавильну, формувальну, заливальну, вибивання й очищення лиття.
Вертикальний поділ праці передбачає рівні управління для координації діяльності всіх елементів горизонтального поділу праці. Для цього створюється апарат управління, що включає керівників, менеджерів і фахівців, які виконують на різних рівнях певні завдання, роботи, операції. Оптимальні результати діяльності організації забезпечують, як правило, три рівні управління:
1) керівники низової ланки;
2) керівники середньої ланки;
3) керівники вищої ланки.
На кожному рівні може бути ще кілька ланок керівників (бригадир, майстер, начальник дільниці).
Керівники низової ланки – це молодші начальники чи оперативні безпосередні керівники робітників і фахівців. Типові посади: бригадир, майстер, нормувальник, начальник дільниці, начальник сектора, начальник бюро. Усі вони організовують роботу і здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань, а також забезпечують працівників необхідною інформацією. Вони безпосередньо спілкуються з підлеглими. Керівники низової ланки відповідають за ощадливе використання виділених їм ресурсів (матеріалів, устаткування, інструмента, працівників, фінансів тощо). Робота керівників низової ланки є відповідальною, напруженою, пов'язаною з виконанням різноманітних дій. Вона характеризується частими переходами від одного завдання до іншого, що вимагає швидкого прийняття рішення. Наприклад, майстер виконує до 600 і більше управлінських дій за зміну.
Керівники середньої ланки – це керівники цехів, відділів, служб, управлінь, філій. Вони координують і контролюють роботу керівників низової ланки. Характер їхньої роботи визначається змістом діяльності як підрозділу, так і організації в цілому. Вони готують інформацію для рішень, прийнятих керівниками вищої ланки, а також передають ці рішення низовим лінійним керівникам.
В міру використання керівниками вищої ланки персональних комп'ютерів число керівників середньої ланки скорочується.
Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших для діяльності організації управлінських рішень. Таких керівників зазвичай дуже мало (кілька людей): це директор, генеральний директор, президент, віце-президент, голова (об'єднання, акціонерного товариства, корпорації, концерну й ін.). Праця їх дуже напружена й відповідальна. Вони повинні забезпечувати умови ефективної і прибуткової діяльності організації.
6. Структура і методи управління організацією
Структура – це логічна побудова організації та сукупності відносин у ній, що створює умови для раціонального управління й ефективної діяльності.
Формування структури організації зумовлюється такими критеріями: найменше число ступенів у системі управління;
· зосередження в кожному ступені всіх необхідних рівнів управління;
· відсутність дублювання;
· мінімальне число джерел інформації, необхідних для прийняття рішень кожним
· керівником.
Основним, вирішальним фактором формування структури менеджменту є горизонтальний і вертикальний поділ праці, кооперація праці й оптимальний склад функцій підсистем менеджменту: цільової, забезпечуючої, функціональної, керуючої. Наявність структури організації та її розвиток є запорукою успішної діяльності і збереження стійкого стану організації в умовах ринкової економіки.
Для управління організацією використовується комплекс різних методів.
Методи управління – це способи і прийоми управлінської діяльності, за допомогою яких робота колективу спрямовується на досягнення цілей. Ґрунтуються методи на економічних законах, закономірностях і принципах менеджменту Вони враховують науково-технічний рівень організації, соціально-правові та психологічні відносини людей у процесі діяльності.
Методи управління сприяють:
1) забезпеченню високої ефективності діяльності колективу;
2) мобілізації зусиль усіх його членів на виконання наміченої програми дій і досягнення мети.
Розрізняють економічні, організаційно-розпорядницькі та соціально-психологічні методи. [1; с. 37–41]
Висновок
Отже, організація – це група людей, діяльність яких свідомо й добровільно поєднується для досягнення певної загальної мети (виробництво виробів чи продуктів, надання транспортних, комунальних та інших послуг).
Варто пам'ятати, що ціль розробляється людиною і тому може містити елемент суб'єктивності. Важливо, щоб частка суб'єктивного була мінімальною, а не переважаючою. Це залежить від рівня знань, врахування й аналізу інформації в об'єктивних умовах, якості методики розробки мети, колегіальності її розробки, застосування обчислювальної техніки і т. ін.
Отже, розробка мети організації вимагає наукового підходу, використання сучасних досягнень науки і техніки.
Інформація – необхідний ресурс для управління організацією. Процес управління може здійснюватися лише за наявності певної технічної, технологічної, економічної, соціальної й іншої інформації потрібного обсягу і якості. У діяльності організації і забезпеченні її успіху інформація має важливе значення. Цьому буде присвячено один із наступних розділів.
Для успішної діяльності кожна організація повинна: по-перше, мати змогу швидко реагувати на дію зовнішніх факторів; по-друге, пристосовуватися до будь-яких змін у зовнішньому оточенні, аби забезпечувати стабільне становище організації і досягнення намічених цілей; по-третє, систематично враховувати внутрішні фактори, їхню зміну і вплив на процеси усередині організації.
Організацію, що досягла наміченої мети, слід вважати успішною, а її діяльність – результативною й ефективною. Для успішного управління організацією і прийняття оптимальних управлінських рішень менеджери мають враховувати усі фактори, а також результати і наслідки їхніх змін.
Список використаної літератури
1. Сердюк О.Д. Теорія та практика менеджменту. К.: Знання, 2005. – 487 с.
2. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М. 1998. – 423 с.
3. Кузнецов Ю.В., Подлесных В.Н. Основы менеджмента: Учебное пособие. СПб. 1998. – 246 с.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М. 2001. – 321 с.
5. Томпсон А.А., Стрикленд А.Дж. Стратегический менеджмент. М. 1999. – 189 с.
6. Прыткин В.В. Общий курс менеджмента в таблицах и графиках: Учебное пособие. М. 2002. – 264 с.
7. Коренченко Р.А. Теория организации: Учебное пособие. ПГУ, П. 2000. – 178 с.