Доклад: Види документації

Доповідь

На тему:

"Види документації"

Документ (лат. доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Спільні риси документів

1.  Кожен документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.

2.  Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3.  Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання – лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача – гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.

4.  Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов’язкове для всіх.

5.  Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовою офіційно-ділового стилю.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Види документів визначають за такими ознаками:

-  найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т.д.

-  походженням – службові (офіційні) й особисті

-  місцем виникнення – внутрішні та зовнішні

-  призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу

-  напрямком – вхідні й вихідні

-  формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)

-  за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

-  ступенем гласності – секретні й несекретні

-  стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат

-  строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання

-  технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом

-  носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці

-  за структурними ознаками – стандартні й нестандартні

Документи щодо особового складу

До цих документів належать автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.

·  Резюме – це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

·  Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

·  Характеристика – це документ, в якому в офіційній формі висловлено громадянську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Довідково-інформаційні документи

До цього виду документів належать анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, огляд, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-реліз, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс.

·  Довідка – це документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

·  Пояснювальна записка

Цей термін використовується для назви двох документів:

1)  вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2)  документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

·  Лист – це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

·  Рецензія – це критичний відгук на художній, науковий або інший твір, що містить зауваження, пропозиції тощо.

Мета рецензії – рекомендація твору до друку, захисту.

·  Наукова робота – це письмовий виклад власних результатів наукового дослідження, який ґрунтується на критичному огляді бібліографічних джерел.

Обліково-фінансові документи

Це такі документи: акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна.

·  Акт – це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійнодіючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій

Акт складається кількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

-  вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що склали акт, а також присутні при його складанні);

-  констатуючу (викладаються мета та завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

·  Доручення – це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на:

-  особисті (особа доручає особі)

-  офіційні (установа доручає особі чи установі).

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

·  Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, – передачі й отримання документів, товарів, грошей.

Господарсько-договірні документи

До господарсько-договірних документів відносяться договір, трудова угода, контракт.

·  Договір – це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами.

Договір уважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово.

Договір може бути укладеним між приватними особами та між організаціями. Цивільний кодекс передбачає такі договори: купівлі-продажу, позики, в наймання житлового приміщення, підряду, постачання, приватизації житла та нежитлових приміщень, оренди. Окрему групу становлять договори банківської діяльності: договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад, кредитний договір.

·  Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службови Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації замовника.

·  Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно з Законами України «Про підприємство», «Про власність», «Про освіту» громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Контракт уважають укладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів, і відповідно оформили документацію. Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони, про це зазначається у тексті контракту.

Організаційні документи

До організаційних документів належать інструкція, положення, правила статут.

·  Положення – це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів, його складають переважно під час створення нових підприємств чи установ. Затверджується вищими органами або керівниками установ.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро та ін.

·  Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їхніх відносин з іншими організаціями та громадянами, права й обов’язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Статути можуть бути типові та індивідуальні.

Типові статути розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищими органами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій.

Індивідуальний статут укладається для певної організації чи установи шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується ця організація.

Статути після затвердження їх підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

·  Правила – це службові документи, в яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних та фізичних осіб.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Виконання правил обов’язкове для всіх, кого вони стосуються, і тому їх можна віднести до правових документів.

Розпорядчі документи

До розпорядчих відносяться такі документи: вказівка, наказ, постанова, розпорядження.

·  Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні).

Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження. відпустки, заохочення, стягнення.

Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реоганізації або ліквідації структурних підрозділів.

·  Розпорядження – це правовий акт, що видається керівником або колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян – виконавців розпорядження.

Рівні документації в установі

1.  Рівень А         – Основоположні документи:

– документи, які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданню послуг;

– положення щодо мети існування установи, її політика та місія;

– показники розвитку основних фондів

2.  Рівень В         – Управлінські документи:

організаційно-розпорядча документація: документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов’язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів та тощо

3.  Рівень С         – Робочі документи:

інструкції з експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правила внутріщнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо

4.  Рівень D         – Записи:

звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів

Література

документ установа інформація

1.  Красюк В.Л. «Ділова українська мова» Навчально-методичний посібник. – 2-е вид., виправлене і доповненеЧеркаси, 2002. – 145 с.

2.  Гриценко Т.Б. Українська мова та культкра мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів – Вінниця: Нова Книга, 2003. – 427 с.

3.  http://dilo.kiev.ua/pkud.php

4.  http://www.pib.odessa.ua/? p=746

5.  http://studentam.com.ua/1/1857.pdf