Курсовая работа: Аннотация как вид библиографической записи

Курсовая работа

Аннотация как вид библиографической записи

Содержание

Введение

Глава 1. Библиографическая запись

1.1 Понятие о библиографической продукции

1.2 Основные типы и виды библиографической записи

1.3 Аннотация – вторичный документ

Глава 2. Аннотация как жанр научного стиля

2.1. Правила подготовки аннотации для книжной торговли

2.2 Правила подготовки аннотации при характеристике архивных фондов        

Заключение

Библиографический список

Введение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что аннотация является неотъемлемой частью любого современного издания. Кроме того аннотация присутствует не только в издательском деле, но и используется как краткая характеристика фильма, статьи, научной работы и др. Любое издание, будь то монография, учебник, аналитический обзор и пр., всегда предваряется вторичным документом (рефератом или аннотацией). Отсутствие вторичного документа свидетельствует о непрофессионализме издателя и крайне отрицательно сказывается на эффективности издания как средства распространения информации. С аннотации (реферата) начинается знакомство читателя с изданием в целом и основным произведением в частности. От того, насколько квалифицированно подготовлены эти документы, во многом определяется отношение читателя к изданию.

Трудно представить современную жизнь без информации, которая превратилась в третий ресурс развития общества, наряду с материей и энергией. Все сферы жизни охвачены процессом информатизации, т.е. насыщением их различными видами информации. Все чаще приходится слышать, что современное общество - это общество информационное, в котором любой индивидуум может получить релевантную информацию независимо от того, где, в каком банке данных, она находится. Основными процессами, осуществляемыми современными информационными системами, являются сбор, аналитико-синтетическая переработка, хранение, поиск и распространение информации. Информационные системы, аккумулирующие научную информацию, призваны в кратчайшие сроки осуществлять информационное обеспечение ученых и специалистов. Аннотирование и реферирование – это виды аналитико-синтетической переработки информации, которые очень часто встречаются в современном издательском деле. Без них практически невозможен выпуск изданий, поскольку выходные сведения любого издания содержат либо аннотацию, либо реферат. Что касается информационных изданий, прежде всего библиографических и реферативных, то аннотация и реферат являются основными видами вторичных документов, помещаемых в этих изданиях.

Теоретико-методологическую базу исследования составили работы Баранова В. М., Гречихина А. А., Никифоровской Н. А., Савиной И. А., Степанова В. К., Шамурина Е. И., Фокеева В. А. Хортюновой Л. В. и др.

Научная значимость работы заключается в том, что краткие аннотации являются важной частью при систематизации и поиске необходимой литературы и прочих источников информации.

Практическая значимость работы заключается в том, что аннотация, будучи уже результатом более или менее углубленного исследования книги - по существу научная работа. Аннотирование требует знания соответствующего вопроса, знания литературы вопроса, а нередко и многого другого.

Целью данной работы является рассмотрение аннотации как вида библиографической записи.

Исходя из цели исследования, мы можем определить задачи:

- выяснить сущность библиографической записи,

- рассмотреть аннотацию в совокупности ее проблематики.

Работа состоит из введения, основной часть, включающей 2 главы, разделенных на параграфы, заключения, библиографического списка. Основным методом исследования является теоретический анализ литературы.

Глава 1. Библиографическая запись

1.1 Понятие о библиографической продукции

В современной библиографии базовая категория «библиографическая продукция» трактуется излишне ограниченно - как документально зафиксированная библиографическая информация, т. е. как информация о документах. Правда, если буквально следовать определению ГОСТ 7.0-99, где библиографическая продукция трактуется через определение библиографической информации «как результата и средства библиографической деятельности», то можно говорить о достаточно обоснованном понимании этого термина. Только следует уточнить все же, что библиографическая информация - это не только результат и средство, но и содержание, предмет библиографической деятельности. В итоге мы можем утверждать, что библиографическая продукция - это библиографическая информация, воспроизведенная во всем многообразии возможных знаковых систем и материальных носителей (конструкций).[1]

Само слово «продукция» (от лат. producere - производить) обозначает всю совокупность продуктов, созданных в результате соответствующей деятельности. В случае библиографии таким продуктом является библиографическая информация. Но она, как нам уже известно, не существует, согласно принципу коммуникативности, вне ее материализации в определенной знаковой форме - произведениях, документах, изданиях, теперь еще и в форме динамических способов материализации - кино, радио, телевидение, компьютер. Определяющим для библиографической информации как продукции является ее знаковая форма материализации. На этом основании мы и ввели в библиографию в качестве базовой, а также в качестве одного из признаков многомерного критерия библиографической типологии категорию жанр. Именно он становится доминирующим при построении системы библиографической продукции.

Традиционно понятие жанра связывают с художественной литературой и научной разработкой его проблем занимается литературоведение. В современной журналистике (или публицистике) также используется понятие жанра. Наряду с литературными существуют еще и речевые жанры, развиваемые в лингвистике. Наиболее интересной и глубокой является концепция М. М. Бахтина. Настаивая на индивидуальном, неповторимом характере высказывания (речи), он вместе с тем отмечал, что эта индивидуальность не исключает существования типичных форм высказывания - речевых жанров. «Говорящему, - подчеркивал он, - даны не только обязательные для него формы общенародного языка..., но и обязательные для него формы высказывания, то есть речевые жанры». Причем М. М. Бахтин вкладывает в это понятие достаточно широкий смысл, включая все возможное разнообразие форм высказывания, текста. По его мнению, «даже в самой свободной и непринужденной беседе мы отливаем нашу речь по определенным жанровым формам».[2] Огромное разнообразие высказываний и текстов привело к тому, что в настоящее время не существует единой трактовки самого понятия «жанр», нет и научно обоснованной типологии жанров. По мнению М. М. Бахтина, такое состояние обусловлено тем, что «здесь в одной плоскости изучения оказываются такие разнороднейшие явления, как однословные бытовые реплики и многотомный художественный роман, как стандартная и обязательная даже по своей интонации военная команда и глубоко индивидуальное лирическое произведение и т. п.». С точки зрения рассматриваемой проблемы жанра в библиографии особый интерес представляет опыт исследования жанров в таком активно развивающемся сейчас научном направлении языкознания, как лингвистика текста.

К сожалению, в книговедении неоправданно мало внимания уделяется проблеме жанров, хотя книга является своеобразной и сложной системой и в книжном деле сформировались свои особые знаковые формы.

В работах и по типологии книги вообще, и по типологии информационных (библиографических) изданий в частности, используется жанр как один из определяющих признаков. Под жанром (знаковой, литературной формой) понимается научная категория, отражающая культурно-исторически, целенаправленно создаваемые способы семиотического воспроизведения содержания (социальной информации). Существует и определенная типология книжных жанров, которая соотносима с предложенной нами универсальной типологической моделью книги. Модель позволяет систематизировать все многообразие книжных жанров по самым различным критериям. Базовым для такой систематизации выступает многомерный, комплексный критерий – «способ информационного общения, или коммуникации». На его основе выделяются родовые жанровые категории книги - произведение, документ, издание. В целом они отражают историческую эволюцию системы информационного общения от естественного языка («устная книга») к письменности («рукописная книга») и печати («печатная книга»). Причем печать характеризует этап формирования массового информационного общения. С этого момента информационное общение приобретает характер сложной системы, обусловленной различными социальными уровнями, функциями, структурой и другими особенностями общественной деятельности.

В наше время указанные категории - произведение, документ, издание - отражают уже не только исторические, но и логические и практические уровни информационного общения, формирования общественного сознания. Более того, продолжается и их историческая эволюция, формируется новый тип книги – «электронная книга». В свою очередь, каждая из базовых родовых категорий может быть представлена следующими видовыми категориями: монография, сборник, справочник, серия.

Применительно к библиографическим жанрам следует учитывать, что они являются составной частью и выступают в определенной модификации книги - книги как знакового способа информационного управления. Следовательно, речь идет о функциональной, или специальной, типологии жанров, хотя намеченный в универсальной модели книги подход сохраняет свою действенность, будучи определенным образом видоизменен в соответствии с основной функцией библиографической деятельности.[3]

При разработке типологии библиографических жанров следует устранить доминирующее пока узкое понимание библиографии, которое, как мы уже отмечали выше, сводит всю библиографическую продукцию (книгу) к библиографическим пособиям. Типологическая модель библиографической продукции может быть представлена следующим образом. Наиболее существенная особенность такой модели заключается в том, что собственно библиографические пособия как основная форма воспроизведения «вторичной» библиографической информации составляют лишь один структурный компонент на уровне типовых функциональных категорий – «информационная библиографическая книга». Конечно, термин не совсем удачный, поскольку в современной терминологии слово «информационный» применительно к изданиям неточно квалифицирует их вторично-информационный (в нашем случае - информационно-управленческий) характер.

Научная библиографическая продукция отражает результаты библиографических исследований в плане разработки истории, теории и методики библиографии. Научная библиографическая информация (знание) воспроизводится в тех же видовых категориях, которые представлены выше в типологической модели: научной монографии (например, диссертации по библиографии); научного сборника (например, сборника научных трудов, сборника тезисов или докладов научных конференций по библиографии, избранных трудов выдающихся отечественных библиографов и т. п.); научного справочника (например, биобиблиографических словарей писателей и ученых, терминологических словарей по библиографии и т.п.); научной серии (например, серия «Труды отечественных книговедов»). Что касается научно-библиографической периодики, то до газеты пока дело не дошло, хотя такие предложения высказывались. Зато существовали издавна и теперь имеются, пусть пока и немногочисленные, научные библиографические журналы (например, «Библиография»).[4]

Учебная библиографическая продукция связана с необходимостью подготовки соответствующих кадров специалистов по информационному управлению.Популярная библиографическая продукция призвана пропагандировать знания и другие достижения библиографии, воспитывать библиографическую культуру среди самых широких слоев общества. И здесь активно используется весь спектр видовых категорий библиографической продукции - популярные монографии, сборники, справочники, журналы, газеты и серии.

Наконец, можно говорить и о художественно-библиографической продукции, где содержанием является библиографическая информация, а знаковыми формами ее воспроизведения - известные литературные жанры, например: роман М. Чернокова «Книжники»; сборник «Книжные страсти. Сатирические произведения русских и советских писателей о книгах и книжниках»; очерки С. Р. Минцлова (сына известного библиографа Р. И. Минцлова) «За мертвыми душами», в основу которых положены путешествия автора по России в поисках книг и рукописей и др.[5]

1.2 Основные типы и виды библиографической записи

К настоящему времени сложилось определенное многообразие библиографической продукции (книги), первооснову которого составляет сложная совокупность библиографической записи. Естественно, запись следует отличать от пособий и изданий, но последние лишь как результат усложнения логической переработки содержания первичных документов и изданий с привлечением уже не единичной совокупности их, а достаточно емкого множества, чтобы осуществлять информационное управление не просто на уровне констатации и сигнализации об имеющейся информации, а именно - информации, необходимой для принятия соответствующего информационного решения.

Важно отличать библиографическую запись от библиографического сообщения: последнее характеризует любой способ, или жанр, воспроизведения библиографической информации, тогда как запись - это фиксированное, закрепленное библиографическое сообщение, но в знаковой форме (жанре), соотносимой, задаваемой характером библиографической записи, в свою очередь обусловленной основными функциями библиографии. Наконец, с учетом понимания книги как универсальной категории в системе информационной деятельности и соответствующей науки (книговедения) мы можем говорить и о библиографической книге, выделяя затем основные типологические категории ее - библиографическое произведение, документ, издание. Соответственно и библиографическое пособие, и библиографическая запись в реальной практике также могут иметь характер указанных категорий.

Итак, все многообразие библиографической записи можно свести к трем основным категориям (типам). Функциональное, или управленческое, своеобразие и взаимосвязь между ними определяются следующим: если библиографическое описание только идентифицирует данную книгу (произведение, документ, издание, их части или их единичную совокупность) в целом среди других, всего накопленного в мире массива документальной, фиксированной информации, то аннотация осуществляет эту идентифицирующую функцию уже по отношению к содержанию данной книги, возможных ее частей, совокупностей, а реферат - в отношении только к новому, ценному и полезному содержанию. Именно указанное своеобразие основных категорий библиографической записи и позволяет нам построить достаточно строгую их систему в максимально возможной типологической конкретизации.

Библиографическое описание. В основу систематизации положены три типологических признака: объект описания, функция описания и полнота описания. Библиографическое описание содержит библиографические сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа.

Библиографическое описание является основной частью библиографической записи. Библиографическая запись может включать также заголовок, термины индексирования (классификационные индексы и предметные рубрики), аннотацию (реферат), шифры хранения документа, справки о добавочных библиографических записях, дату завершения обработки документа, сведения служебного характера. Правила составления библиографического описания определены действующим ГОСТ 7.1-2003 и разработанными в плане их конкретизации и детализации практическими пособиями: Правила составления библиографического описания; Составление библиографического описания: Краткие правила .[6]

Теми же нормативными документами определены и требования к подготовке библиографического описания по признаку полноты: краткое, расширенное и полное библиографическое описание. В основу их выделения положено деление всех элементов библиографического описания на обязательные и факультативные (необязательные). При использовании только обязательных элементов получается краткое библиографическое описание, обязательных и частично факультативных - расширенное библиографическое описание, всех возможных элементов - полное библиографическое описание. Последнее, конечно, условно, так как это в принципе - бесконечный процесс. Ограничение его в каждом конкретном случае обусловлено задачами информационного управления, библиографической идентификации.

По функциональному признаку в системе библиографического описания выделяется библиографическая ссылка. В самом общем определении это библиографическое описание в любом варианте его систематизации, составляемой на цитированное, рассматриваемое или упоминаемое в каком-либо тексте (произведении, документе, издании) другое издание (произведение, документ, составную часть или единичную совокупность их), необходимое и достаточное для его идентификации и поиска. Библиографическая ссылка оформляется в виде примечания к тексту (внутритекстовое, подстрочное, затекстовое), также может быть частично включена в сам текст, а частично оформлена в виде примечания. В свою очередь, библиографическая ссылка может быть дополнена собственным примечанием самого различного характера.

Аннотация. Второй из основных типовых категорий библиографической записи является аннотация. Здесь большой интерес представляют монографические работы Е. И. Шамурина и М.В.Истриной.

Как и в случае с библиографическим описанием, действует нормативный документ - ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация». В нем была предпринята попытка унифицировать структуру и объем аннотации, но в настоящее время этот нормативный документ можно считать несколько устаревшим и противоречивым.

Аннотация (от лат. annotatio - примечание, замечание, отметка) в своем этимологическом значении встречается уже у Плиния Старшего (вторая половина I в. н. э.). Но функционально, как известно, аннотация использовалась уже в каталоге Александрийской библиотеки (III в. до н.э.), в римских сборниках «О знаменитых мужах», посвященных жизнеописанию ученых, поэтов, полководцев, императоров. Позднее аннотация в виде краткой характеристики тех или иных авторов, сведений о тематике их трудов, оценки последних используется в биобиблиографических словарях Иеронима («О церковных писателях», 392 г.), Геннадия Марсельского ("О церковных писателях», вторая половина V в.) и др. С появлением научных журналов во второй половине XVII в. аннотация дает начало жанрам научной периодики, а в более поздний период - становлению так называемой аннотированной библиографии.[7]

В России аннотация использовалась уже в рукописных библиографических пособиях, например в единственном из дошедших до нас в полном смысле библиографическом указателе («Оглавление книг, кто их сложил»). Чаще всего это краткие биографические сведения об авторах, заимствованные составителем из аппарата отражаемых книг. Аннотации, идентифицирующие содержание книги, включающие оценки и рекомендации, появляются в XVIII в., прежде всего в повременных изданиях. В любом случае аннотация носит промежуточный характер: между библиографическим описанием и рефератом.

В основу типологической системы аннотаций положены три признака: функциональный, полнота отражения содержания и число аннотируемых изданий (произведений, документов, составных частей или единичной совокупности их). По наиболее существенному функциональному признаку мы выделяем следующие родовые категории аннотации: 1) сигнальную, или справочную, характерную для изданий государственной библиографии; 2) оценочную, отражающую в большей мере своеобразие научно-вспомогательной, или критической, библиографии; 3) рекомендательную, соотносимую с соответствующим видом библиографии. По полноте отражения содержания мы различаем две категории аннотаций - общую и аналитическую, по числу аннотируемых документов - групповую, включающую все перечисленные выше пять категорий аннотации.[8]

Аннотация – это краткая характеристика произведения печати с точки зрения его содержания, оформления, направленности, происхождения и т. д. В аннотации очень коротко раскрывается содержание произведения – буквально только говорится, о чем оно. Также указывается назначение и аудитория, например «учебник предназначен для студентов, обучающихся по специальности…». Аннотация может описывать, может рекомендовать, быть общей или содержать какую-либо специальную направленность. Цель аннотации – проинформировать читателей о существовании работы (текста) определенного содержания и характера.

С точки зрения метода анализа и оценки текста (первоисточника) различают описательные (раскрывающие тематику без критической оценки), рекомендательные (оценивающие пригодность текста для данной категории читателей), справочные аннотации (с критическими замечаниями).

Приступать к написанию аннотации можно лишь тогда, когда известно:

·  КОМУ? (к кому адресована аннотация),

·  О ЧЕМ (о каком тексте будет идти речь),

·  ЗАЧЕМ (с какой целью будет написана аннотация (проинформировать, убедить прочесть и др.));

·  ГДЕ (в какой ситуации эта аннотация будет восприниматься (устно, письменно)).

Типовая структура аннотации или реферата

I. Библиографическое описание

II. Содержательная часть

1. Сигнальная (справочная):

а) назначение издания (тип произведения);

б) сведения об авторах;

в) объект, проблема, тема, лежащая в основе содержания (изложения);

г) основные рассматриваемые вопросы (подтемы), аспекты или полученные результаты; по ГОСТ 7.9-95: предмет, тема, цель работы; метод или методология проведения работы; результаты работы; область применения результатов; выводы; дополнительная информация;

д) особенности художественно-полиграфического оформления (исполнения);

е) наличие и особенности аппарата книги (издания);

ж) читательское назначение.

2. Оценочная:

а) характеристика нового, ценного и полезного содержания (по сравнению с предшествующими изданиями, аналогичными изданиями на ту же тему, того же автора, жанра и т.п.);

б) оценка социальной значимости издания (идеологической, научной, технической, художественной и т.п.);

в) наиболее значимые факты, идеи, достижения и т.д.

3. Рекомендательная:

а) характеристика содержания, в наибольшей степени соответствующего потребностям данной категории читателя;

б) рекомендации в зависимости от целей чтения, навыков самостоятельной работы с книгой, уровня общеобразовательной и профессиональной подготовки читателя и т.д.;

в) целесообразная последовательность чтения, изучения, использования (от общего к частному, от известного к неизвестному, от простого к сложному, от нового к ценному и полезному и т.д.);

г) сведения, усиливающие пропагандистский характер рекомендаций;

д) методические советы читателю, направленные на воспитание культуры чтения;

е) методические советы работникам книжного дела по использованию данного издания (изданий) в руководстве чтением.

III. Аппарат аннотации (реферата).

Образец аннотации:

А) Стрелков Л.П. «Уроки сказки»: «Данная книга – помощник родителей по нравственному и эмоциональному развитию дошкольников. Слушая текст книги, построенный на материале сказок, ребенок анализирует его, решает этические задачи, усваивает элементарные нравственные нормы. Книга ярко иллюстрирована и дает родителям рекомендации по работе с дошкольниками».

Издательская аннотация представляет собой аннотацию издательства, помещенную в издании на обороте титульного листа, последней сторонке обложки, переплета, клапане суперобложки. Целью такой аннотации является сжато охарактеризовать содержание и особенности издания, основной упор сделав на отличительных достоинствах издаваемых произведений (произведения) вообще и для определенного круга читателей в особенности, на примечательных чертах автора и его творчества. От издательской аннотации не следует отказываться даже в тех случаях, когда в издании помещен макет аннотированной каталожной карточки, поскольку у аннотации в карточке другая задача — как можно точнее представить тематическое содержание книги, по которому читатель, обратившийся к систематическому каталогу библиотеки, мог бы судить, следует ли ему брать издание для чтения или просмотра. Аннотация же должна повлиять на выбор покупательский по самому изданию, где о его тематическом содержании можно получить более полное представление по предисловию и оглавлению (содержанию). В издании, выпущенном на иностранном языке или одном из языков народов России (кроме русского) и предназначенном для распространения в России, издательскую аннотацию целесообразно приводить также на русском языке (помимо аннотации на языке издания не русском).

1.3 Аннотация – вторичный документ

Согласно ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация. Общие требования», аннотация должна включать характеристику основной темы, проблемы, цели работы и ее результаты. В аннотации указывается, что нового несет в себе издание в сравнении с другими, родственными по тематике и целевому назначению.

По мнению Сазоновой Л.И., все аннотации делятся на краткие и развернутые. Краткая аннотация обычно используется при характеристике справочных изданий (энциклопедий, словарей, справочников) и сборников статей, когда содержание произведения может быть достаточно четко выражено несколькими словами, уточняющими заглавие, или когда отдельные статьи сборника подробно реферируются. Развернутая аннотация отличается от краткой более подробным изложением содержания произведения, например научной монографии. Здесь могут быть использованы рубрики и оглавление издания. Подробные аннотации составляются при характеристике изданий, представляющих большую научную ценность.[9]

В теории и практике свертывания информации наиболее трудным вопросом является типология аннотаций. Несмотря на наличие ГОСТ 7.9-95. «Реферат и аннотация», пока нет должной четкости в методиках по составлению аннотаций, хотя этот вопрос многократно поднимался на страницах специальных изданий. Так, М. В. Истрина выделяет следующие пять групп сведений об изданиях литературы, которые обычно содержатся в издательской аннотации:

1) об авторе, составителе;

2) о произведении литературы, вошедшем в издание;

3) о научно-справочном аппарате;

4) об оформлении, иллюстрациях;

5) о читательском адресе издания.

Как справедливо отмечают А. А. Гречихин, И. Г. Здоров, в типологии М. В. Истриной есть существенные недостатки. Прежде всего, это нечеткое различие между литературным произведением и изданием, а также то, что не учитывается целевое назначение издания, в зависимости от которого находятся все остальные его типологические характеристики, и прежде всего содержание. Другие типологические характеристики издания обычно достаточно отражены уже в библиографическом описании. Тем более что оно включает область применения, в которой можно конкретизировать достаточно подробно все особенности издания, в том числе и содержание.

А. А. Гречихин, И. Г. Здоров предлагают типологию аннотаций, беря за основу именно целевое назначение, и выделяют три типа аннотаций:

1. Сигнальную, или справочную, аннотацию;

2. Оценочную аннотацию;

3. Рекомендательную аннотацию.

Что касается сигнальной (справочной) аннотации, то в принципе уже само библиографическое описание позволяет дать полноценный информационный сигнал, особенно при современных требованиях к аппарату издания, унифицированных правилах библиографического описания. Наибольшая трудность – характеристика предмета (содержания) документа в силу трудности и субъективности при формулировании его заглавия. Аннотация принимает вид краткой дополняющей характеристики заглавия. Семиотическая форма и место в библиографической записи таких сведений могут быть самыми различными:

- уточнение заглавия;

- второе заглавие;

- примечание о содержании документа как структурный элемент библиографического описания;

- дополнительная характеристика содержания документа вне стандартной структуры библиографического описания.

При составлении сигнальной аннотации эти дополнительные характеристики получают из аппарата или в крайнем случае путем изучения содержания самого источника. В принципе дополняющие сведения могут быть приданы любому элементу библиографического описания, они могут характеризовать любые другие аспекты источника информации. Следовательно, содержательная характеристика – наиболее важная, но частная разновидность аннотации. В своей оптимальной полноте аннотация должна отражать сведения о всех типологических свойствах источника информации. Они и определяют структуру аннотации Взаимозависимость их такова, что отсутствие в аннотации любого из них ведет к неверной идентификации, систематизации, оценке содержания источника, следовательно, потребитель получает неадекватный библиографический сигнал. Содержание данного документа не существует вне его конкретных типологических характеристик.

А. А. Гречихин, И. Г. Здоров выделяют следующие основные разновидности справочной (сигнальной) аннотации:

1. Уточняющая сигнальная аннотация создается путем соответствующего уточнения содержательности отдельных областей и элементов библиографического описания – заголовка описания, заглавия и сведений об ответственности, примечания;

2. Общая сигнальная аннотация характеризует в целом содержание (предмет) документа, то есть о чем говорится в документе;

3. Аналитическая сигнальная аннотация характеризует содержание документа с определенной точки зрения, в определенном аспекте.

4. Сводная сигнальная аннотация составляется на несколько документов (частей нескольких документов) аналогичного содержания, одного автора, издательства и пр.

Оценочная аннотация, в отличие от сигнальной, имеет специфический элемент – аналитическую (критическую, оценочную) часть. Такая аннотация результат специального (научного) изучения документального источника, оценки его информационной значимости в первую очередь с точки зрения приращения социальной информации, то есть качественно новой и ценной информации по отношению к уже имеющейся в системе информационного общения. Такая аннотация может или ограничиваться аналитической частью как дополнением к библиографическому описанию, или содержать кроме указанных также и сигнальную часть, характеризующую в общем данный документ.

А. А. Гречихин, И. Г. Здоров выделяют следующие разновидности оценочной аннотации:

1. Сопоставительная аннотация сигнализирует о наличии новой социальной информации в документе по отношению к уже имеющейся в системе социального общения.

2. Критическая аннотация содержит элементы научной критики (оценки) информации в первоисточнике.

3. Сводная оценочная аннотация - это перечисленные выше две разновидности аннотаций, составленные на определенное множество документов.

Рекомендательная аннотация – один из самых ответственных жанров вторичной информации. Особенность такой аннотации в том, что составление ее требует предварительного учета, систематизации, анализа, оценки и синтеза всей документальной информации, то есть обобщенного представления о наличии, новизне и ценности аннотируемого документального источника. Рекомендательная аннотация характеризует источник с точки зрения оптимального использования имеющейся в нем информации не вообще, а в сфере определенной общественной деятельности, данной категорией потребителя. Рекомендательная аннотация может или ограничиваться непосредственно рекомендательной характеристикой документа, дополняющей его библиографическое описание, или эта характеристика является составной частью аннотаций сигнального и оценочного вида.

А. А. Гречихин, И. Г. Здоров выделяют следующие основные разновидности рекомендательной аннотации:

1. Сигнальная рекомендательная аннотация характеризует условия эффективного освоения и использования всей социальной информации, содержащейся в документе.

2. Аналитическая рекомендательная аннотация характеризует условия эффективного использования определенной (новой, ценной и полезной для данного потребителя) социальной информации, содержащейся в документе.

3. Сводная рекомендательная аннотация составляется на определенное множество документальных источников информации (не менее двух).

Таковы типологические особенности аннотаций как вторичных документов. Следует заметить, что четкой границы между разновидностями нет. Так, иногда можно встретить, например, общую, сигнальную (справочную) аннотацию, которая в то же время имеет уточняющие элементы. И это далеко не единственный вариант сочетания в одном документе признаков двух аннотаций. Все это является предметом дальнейших книговедческих исследований.[10]

Глава 2. Аннотация как жанр научного стиля

2.1 Правила подготовки аннотации для книжной торговли

Аннотация является составной частью книготорговой библиографической информации (по отраслевому стандарту ОСТ 29.131-98 «Издательская и книготорговая библиографическая информация. Общие технические требования»). Правила подготовки аннотации регламентированы межгосударственным стандартом СИБИД ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация. Общие требования». А так же ГОСТ 7.86.-2003 «Издания. Общие требования к издательской аннотации». Значимость аннотации определяется тем, что она должна привлечь внимание покупателя к книге, раскрывая ее основное содержание, особенность именно данного издания книги. В аннотации также отражаются дополнительные сведения, которые отсутствуют в библиографическом описании. ГОСТ 7.8 определяет издательскую аннотацию как содержащую краткую характеристику издания с точки зрения его целевого назначения, содержания, читательского адреса, издательско-полиграфической формы и других его особенностей. На издательскую аннотацию распространяются все требования ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация. Общие требования» в части, касающейся аннотации.

Издательская аннотация составляется издателем при подготовке издания к выпуску и используется для информационно-библиографических целей:

- в издании, как элемент выходных сведений по ГОСТ 7.4 и 7.5,

- на карточках для каталогов и картотек по ГОСТ 7.51.

Издательская аннотация является частью библиографической записи. Она сопровождает библиографическое описание и содержит краткую характеристику издания.

Издательская аннотация не включает сведения, вошедшие в библиографическое описание, а дополняет их.

При аннотировании первого тома многотомного и серийного издания необходимо давать аннотацию на издание в целом и на первый том этого издания. В последующих томах дается аннотация, кратко характеризующая издание в целом и очередной том.

Для многотомного или нумерованного серийного издания аннотация каждого тома включает сведения о годах выпуска предыдущих томов.

Примечание - При выпуске многотомного издания в течение календарного года эти данные не указываются.

По содержанию и характеру сведений издательская аннотация делится на:

- аннотацию к литературно-художественным изданиям,

- аннотацию к другим видам изданий по ГОСТ 7.60.

ГОСТ 7.9 определяет аннотацию следующим образом: «Аннотация - краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей». Рекомендуемый средний объем аннотации - 500 печатных знаков. Аннотация книготорговой библиографической записи, как правило, не должна превышать абзац, состоящий из 10-12 строк. Особенностью аннотации для книжной торговли является то, что основное внимание уделяется раскрытию содержания книги, подчеркиваются ее привлекательные для покупателя черты (наличие иллюстраций, справочного аппарата, приложений, качество полиграфического исполнения и т. п.).

Аннотацию располагают после библиографического описания с абзаца. Аннотацию всегда составляют на русском языке вне зависимости от текста издания. Текст аннотации должен быть лаконичен и четок, свободен от второстепенной информации.

Аннотация не должна содержать:

1. Сведения из библиографического описания.

Часто библиографы ошибочно пересказывают в аннотации информацию из библиографического описания («В двухтомнике Л. Н. Толстого «Анна Каренина» содержится роман «Анна Каренина», или: «В данном томе опубликованы романы «Иван» и «Крестоносец», хотя в описании названия романов, входящих в том уже приведены).

Следует избегать повторения в аннотации имени автора, названия книги, ее подзаголовочных данных, имени составителя, художника, места издания, имени издателя и т.п., если эти сведения уже имеются в библиографическом описании.

2. Общеизвестную информацию.

В аннотации неуместны расхожие штампы, общеизвестные сведения. Не следует приводить в аннотации то, что всем известно. Например: «великий русский поэт А. С. Пушкин», «знаменитый детский поэт Агния Барто», «книга содержит известные с детства стихи» и т. п.

3. Специальные термины и узкую научную терминологию.

Аннотация должна быть понятна читателю-неспециалисту, для чего используют общепринятые или стандартизированные термины и определения. Не следует употреблять наукообразный «птичий язык». Если тема слишком сложна, лучше обозначить область применения, предмет исследования книги, не вдаваясь в подробности.

4. Выдержку из текста, обширную цитату из данной книги.

Нередко издатели, особенно детективной литературы и женских романов, на обложке книги приводят наиболее интересную с их точки зрения цитату. Этот «захватывающий кусок» не является аннотацией! Приводить его в библиографической записи не следует. К сожалению, стало ошибочной практикой переписывание таких кусков, особенно это характерно для записей на детективы издательства «Эксмо».

5. Повтор аннотации на тома многотомника.

Не следует при составлении библиографической записи на отдельные тома многотомника повторять одну и ту же аннотацию для всех томов. Целесообразней раскрывать содержание и особенности содержания каждого тома.

Аннотации условно можно разделить на две группы:

·  аннотации на литературно-художественные произведения;

·  аннотации на не литературно-художественные издания.

Аннотации на литературно-художественные произведения включает следующие сведения:

·  сведения об авторе (принадлежность к определенному времени, национальность, авторство других произведений);

·  жанр произведения(ий);

·  основная тема и проблема произведения, место и время действия описываемых событий;

·  читательский адрес (для изданий для детей).

Имя автора следует упомянуть, если составляется аннотация на сборник, содержащий произведения разных авторов, или автор публиковался под разными псевдонимами. Могут быть также приведены сведения о составителях, если они являются известными лицами или занимаются литературной деятельностью.

Сведения об авторе целесообразно приводить по форме: «Психологический роман классика русской литературы…», «Сборник лирических стихов современного японского поэта…», «Новая приключенческая повесть автора известных романов о пиратах…». Если произведения экранизированы или известны прежде всего по экранизациям, это упоминается в аннотации. Например: «Детективный роман, по мотивам которого снят известный фильм «Рожденная революция»…».

Жанр произведения указывается в аннотации в развернутой форме, например, «фантастическая повесть», «лирические стихи». Роман и повесть, пьесы могут быть: психологическими, детективными, историческими, фантастическими, автобиографическими, готическими, сказочными, мифологическими, мистическими, любовными, военными и т.п. Жанр может быть также определен как триллер. Стихи - лирические, гражданские. Пример: «Фантастическая повесть американского писателя посвящена…».

Основная тема, проблема, место и время действия описываемых событий отражаются в аннотации на основе краткого знакомства с произведением. За основу может быть взята и грамотная издательская аннотация. Целесообразно указать в аннотации общую сюжетную линию, интригу, завязку сюжета. Например: «В новом детективном романе современного английского автора действие разворачивается в старинном замке на юге Шотландии. Убит наследник миллионного состояния…», «Лирические стихи молодой московской поэтессы посвящены извечным людским проблемам. На стихи автора написаны любимые песни…».

Полезно указать в аннотации дату создания произведения, если она приведена в издании. Например: «Написанный в 1963 году фантастический роман русского писателя…».

При подготовке аннотации на сборник одного автора в аннотации указывают названия двух-трех произведений или наиболее известных произведений, если они не приведены в библиографическом описании. Например: «В книгу американского писателя вошли исторический роман «Вашингтон» и психологическая повесть «Анна». В аннотации на сборник стихов приводят названия циклов или указываются названия трех-четырех наиболее известных произведений.

При подготовке аннотации на сборник произведений разных авторов, имена авторов и названия произведений указываются в аннотации только в том случае, если они не приведены в библиографическом описании. Например: «В сборнике опубликованы фантастические рассказы немецких писателей. Среди них…».

В аннотациях на издания художественной литературы для детей указывают читательский адрес по форме: «Для детей дошкольного возраста», «Для детей младшего школьного возраста» и т. п. Как правило, читательский адрес издатели указывают в аннотации или на последней полосе издания. Если в книге специально оговаривается предназначение издания, его следует привести в аннотации: «Для чтения взрослыми детям», «Для семейного чтения» и т. п.

Практическую пользу принесло бы создание рабочего «словаря», «банка данных» аннотаций классических, часто переиздаваемых и популярных произведений. Имеющуюся аннотацию в этом случае надо дополнять сведениями об особенностях издания: «иллюстрированное издание», «расширенный текст в авторской редакции», «роман опубликован в новом переводе» и т. п.

Аннотация на издания, кроме литературно-художественных, включает следующие сведения:

·  краткое раскрытие темы издания (отражение специфики содержания, общая тематика или общий замысел);

·  отличия издания от других, родственных по тематике и/или от предыдущих изданий произведений того же автора (новизна содержания, освещение неизвестных фактов или оригинальность их трактовки);

·  целевое назначение и читательский адрес издания;

·  вид издания (по ГОСТ 7.60) или жанр публикуемого произведения;

·  изменение заглавия документа или авторского коллектива и год выпуска предыдущего издания (при переиздании).

Аннотация на аудиовизуальные, электронные издания дополнительно может содержать характеристику носителя и аппаратуры, используемой при воспроизведении.

Краткое раскрытие темы целесообразно осуществлять указанием отрасли, раздела науки или хозяйства (в качестве подспорья можно использовать наименования рубрик УДК). Обычно конкретный предмет исследования приведен в заглавии книги в библиографическом описании, повторять его в аннотации не надо. Раскрытие темы органично увязывается со сведениями о новизне издания. Например: «В учебном издании излагается оригинальная концепция исторического развития России…». Обобщенное указание темы книги целесообразно использовать при подготовке аннотации на издания естественнонаучной, технической тематики (для расширенной, компетентной аннотации в этом случае требуются специальные знания).

Целевое назначение и читательский адрес издания указывается в аннотации только в том случае, если это отмечено в книге. Фразы типа «для широкого круга читателей» или «для любителей фантастики, детективов, историков, для интересующихся и т. п.» в аннотации приводить не следует.

Вид издания или жанр публикуемого произведения определяется на основе выходных сведений издания (на последней полосе) или самостоятельно (по ГОСТ 7.60). Вид и жанр обязательно надо указать при составлении аннотации на официальные, научные, нормативно-технические издания. Сведения о том, что издание является учебным, производственным или практическим, как правило, содержатся в описании, повторять их аннотации не надо.

Сведения об авторе в аннотации следует приводить лишь в том случае, когда автор имеет научную степень или звание академика, профессора, доктора или кандидата наук, а также известным ученым или практиком. Например: «Доктор медицинских наук, профессор предлагает новую методику оздоровления…», «Пособие написано коллективом РАМН под редакцией академика….».

Отмечается также наличие иллюстраций (если они уникальны или являются отличительной особенностью издания), наличие приложений (традиционных, аудиовизуальных, электронных.[11]

Аннотация на другие виды изданий включает следующие сведения.

1 Целевое назначение по ГОСТ 7.60.

2 Данные об авторе, которые позволяют судить об авторитетности издания (такие, как профессия, должность, ученая степень и звание, и др.).

3 Жанр произведения, если он не указан в библиографическом описании (монография, статья, очерк, практическое пособие, учебник, энциклопедия, языковой словарь и др. – по ГОСТ 7.60).

Примечание. Аннотация на учебник для средней школы дается в том случае, если он выпущен впервые или существенно пересмотрен.

4 Краткое раскрытие темы издания, которое должно отразить специфику его содержания и его отличия от близких по теме (проблеме) и целевому назначению изданий, т.е. должны быть выделены те моменты содержания, которые несут в себе новизну.

Для переизданий, содержащих изменения в сравнении с предыдущим изданием, следует указать, в чем они заключаются, а также дать сведения о предыдущем издании (год выпуска и название, если оно изменено).

5 Для сборника – формулировка общей темы или общего принципа отбора материалов для издания.

6 Конкретный читательский адрес, т.е. точное указание, на какую читательскую аудиторию данное издание рассчитано. При этом для производственно-практических изданий указывается профессия и квалификация специалиста, которому это издание предназначено.

П р и м е ч а н и я: 1. В аннотации на учебные издания для высших и средних специальных учебных заведений специальность указывается в том случае, если она отсутствует в библиографическом описании;

2. В отдельных случаях может быть указан и дополнительный читательский адрес, например, для специалистов и студентов соответствующих специальностей

7 Особенности научно-справочного аппарата издания, его состав (предисловие, послесловие, комментарии, примечания, вспомогательные указатели, словарное приложение и пр.).

8 Специфика издательско-полиграфического оформления (для изданий, отличающихся необычным или улучшенным оформлением).

Под свертыванием информации понимают изменение физического объема сообщения (документа) в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением (или увеличением) его информативности.

Подобно анализу и синтезу, свертывание и развертывание (увеличение физического объема текста за счет внесения в него необходимых дополнений, уточнений, пояснений, обеспечивающих лучшее восприятие, понимание) – операции взаимозависимые и взаимопереходящие.

Необходимо также отметить различие в понятиях «свертывание информации» и «свертывание документа».[12]

Свертывание информации – мы имеем дело с текстом, сообщением, не ограничиваемым рамками определенного документа. Мы преобразуем текст тем или иным способом с целью уменьшения (или увеличения) его физического объема с оставлением в нем необходимых «смысловых вех», «следов».

При свертывании документа мы получаем новый документ (в общем случае вторичный). При свертывании документа из него могут быть извлечены отдельные фрагменты на «нулевом» уровне свертывания информации. А теперь рассмотрим различные виды свертывания.

Методика формализованного составления справочной аннотации

Назначение формализованной методики составления справочных аннотаций заключается в снижении субъективности действий человека, преследующего цель выявить основное смысловое содержание первичного документа и дать его характеристику; в повышении качества подготовляемых вторичных документов; в снижении временных и интеллектуальных затрат на их подготовку.

Эта методика рассчитана на первичное ознакомление с большим количеством документов и позволяет принять решение о необходимости их дальнейшей, более глубокой переработки и усвоения. Практически используется на этапе первичного отбора и анализа документов при подготовке докладов и сообщений, рефератов, обзоров, статей. Также может быть использована при написании курсовых и дипломных работ.

Аннотация – краткая характеристика книги (или статьи), содержащая перечень основных разделов, тем или вопросов, рассматриваемых в работе. Аннотация на книгу может включать, кроме того, указание на особенности в изложении материала и адресат (для кого она предназначена). Говоря схематично, аннотация на книгу (прежде всего научную или учебную) отвечает на вопросы: о чем? Из каких частей? Как? Для кого?

Аннотация служит источником информации о содержании работы. Кроме того, умение аннотировать прочитанную литературу помогает овладеть навыками реферирования.

В качестве исходного продукта при аннотировании выступают научные, справочные, официальные документы, обладающие четко выделенными элементами внешней структуры издания: справочным аппаратом и основным текстом.

Справочный аппарат издания - сведения справочного, научного или пояснительного характера, дополняющие основной текст, помогающие лучше понимать его. В его состав входят: титульный лист, предисловие, вступительная статья, послесловие, примечания, списки литературы, содержание (или оглавление), указатели, приложения. Именно из этих элементов извлекаются основные сведения для составления справочной аннотации.

Основной текст издания отличается четкой логической последовательностью изложения, предусматривающей его деление на части, разделы, главы, параграфы. Заголовки этих структурных элементов являются наиболее информативными и служат основой для характеристики содержания документа при аннотировании.

В основе построения справочной аннотации лежит формализованный подход. Сущность используемого метода заключается в том, что при составлении справочной аннотации заранее заданы некоторые формальные правила, которые регламентируют деятельность человека при аннотировании.

Формальные правила сводятся к следующему:

1. Определяются элементы структуры издания, которые подлежат анализу с целью извлечения информации для составления справочной аннотации;

2. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует обязательно включить в состав аннотации;

3. Приводится перечень формальных текстовых признаков (маркеров и индикаторов), позволяющих выделить заданные в структуре справочной аннотации аспекты содержания;

4. Задаются правила редактирования извлекаемых из первичного документа предложений, подлежащий включению в аннотацию.

Технология формализованного аннотирования включает выполнение следующих операций:

- составление библиографического описания первичного документа;

- анализ текста первичного документа (просмотр первичного документа, анализ справочного аппарата издания);

- синтез текста (определить состав и последовательность изложения аспектов содержания, выявленных в ходе анализа справочного аппарата первичного документа);

- редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа (достигнуть четкость и ясность изложения);

- запись и оформление аннотации.

Результатом использования методики формализованного аннотирования является составление справочной аннотации – вторичного документа, характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей без оценки и без рекомендаций по его использованию.

Структура справочной аннотации включает:

- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

- сведения об авторе;

- сведения о форме (жанре) первичного документа;

- предмет, объект или тема первичного документа;

- время и место исследования;

- характеристика содержания первичного документа;

- причины переиздания и отличительные особенности данного издания;

- целевое и читательское назначение первичного документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность их изложения в аннотации сохраняется.

Особенностью справочной аннотации, полученной в результате использования формализованной методики, является выделение основного смыслового содержания текста первичного документа на основе представлений о ценности, новизне, значимости, информации непосредственно самого автора, составителя или редактора первичного документа, а не на основе субъективных суждений составителя аннотации.[13]

Методика формализованного составления рекомендательной аннотации

В качестве объектов аннотирования выступают научно-популярные, литературно-художественные, детские издания, тексты, которые имеют слабоструктурированный характер и в меньшей степени поддаются формализации. Другие виды документов в качестве элементов внешней структуры могут наряду с текстом включать справочный аппарат издания.

Тексты художественных и научно-популярных изданий отличаются метафоричностью, образностью, широким использованием синонимов, многозначных слов, разнообразными стилевыми пластами лексики. Они характеризуются эмоциональностью и особой экспрессивностью.

В качестве основного источника выявления информации при составления рекомендательной аннотации выступает справочный аппарат.

В основе построения рекомендательной аннотации лежит формализованный подход. Сущность используемого метода заключается в том, что при составлении рекомендательной аннотации заранее заданы некоторые формальные правила, которые регламентируют деятельность человека при аннотировании.

Формальные правила сводятся к следующему:

1. Устанавливается вид и жанр издания;

2. Определяются элементы структуры издания, которые подлежат анализу с целью извлечения информации для составления рекомендательной аннотации;

3. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует обязательно включить в состав аннотации;

4. Приводится перечень формальных текстовых признаков (маркеров и индикаторов), позволяющих выделить заданные в структуре рекомендательной аннотации аспекты содержания;

5. Перечисляются приемы, обеспечивающие рекомендательную (рекламную) функцию аннотации;

6. Задаются правила редактирования извлекаемых из первичного документа предложений, подлежащих включению в аннотацию.

Однако использование формализованного подхода носит ограниченный характер, поскольку составление рекомендательных аннотаций является разновидностью творческой деятельности, сходной с литературной критикой и рецензированием. Формализация проявляется лишь в определении элементов структуры рекомендательной аннотации и приведении примерного перечня маркеров, позволяющих выделить заданные аспекты содержания.

Технология формализованного аннотирования включает выполнение следующих операций:

- Составление библиографического описания первичного документа.

- Анализ текста первичного документа (просмотр первичного документа и анализ справочного аппарата).

- Анализ дополнительных источников информации (рецензий, критических статей, справочных изданий и т.д.)

- Синтез текста (определить состав и последовательность изложения аспектов содержания).

- Редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа (четкость и простота изложения).

- Запись и оформление аннотации ( в соответствии с ГОСТ 7.9-95).

Результатом использования методики формализованного аннотирования является составление рекомендательной аннотации - вторичного документа, не только характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей, но и дающего оценку и рекомендации по его использованию. Цель рекомендательной аннотации - заинтересовать читателя, показать значение и отличительные особенности данной книги или статьи, привлечь внимание пользователей к первичному документу. Практически рекомендательная аннотация выполняет функцию рекламы издания.

Структура рекомендательной аннотации включает:

- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания:

- первичного документа:

- сведения об авторе;

- краткая характеристика творчества автора;

- характеристика аннотируемого произведения;

- оценка аннотируемого произведения;

- стилистические особенности аннотируемого произведения;

- характеристика художественно-полиграфического и редакционно-издательского оформления;

- целевое и читательское назначение аннотируемого документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность изложения в аннотации сохраняется.

Особенностью рекомендательной аннотации, полученной в результате формализованного аннотирования, является характеристика и оценка первичного документа на основе представлений о ценности, значимости информации составителя или редактора первичного документа, выдающихся деятелей культуры и искусства, критиков и литературоведов и др., а не субъективных суждений составителя аннотации.

Общие требования, а также требованиям, предъявляемым к рекомендательной аннотации:

- лаконичность в сочетании с точностью характеристики содержания первичного документа;

- наличие оценок и рекомендаций по использованию первичного документа.[14]

библиографический запись аннотация архивный

2.2 Правила подготовки аннотации при характеристике архивных фондов

Аннотация - основной источник информации о составе и содержании документов фонда.

Аннотация состава и содержания фонда включает характеристику состава документов по видам и содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности; с указанием хронологии тем, вопросов или отдельных групп документов и обозначением их географических (административно- территориальных) границ.

При аннотировании документов применяется дифференцированный подход к подаче информации в зависимости от степени информативности фонда и вида характеристики. Вместе с тем существуют общие требования к аннотации фонда:

·  недопустимость пересказа содержания документов и некритического использования формулировок из текста документов;

·  соблюдение выбранного для фондов принципа группировки информации (структурный, тематический, производственно-отраслевой, номинальный);

·  соблюдение принятой последовательности расположения сведений в аннотации, группировка сведений по одному вопросу (теме) в одном месте.

Для включения в аннотацию из общей совокупности сведений выделяются те, которые имеют решающее значение для характеристики основного направления деятельности данной организации. В аннотацию включаются документы, отражающие характерные особенности конкретного региона.

Первоочередному отбору для включения в аннотацию подлежат документы, которые отражают основные функции фондообразователя и особенно те из них, которые могут выступать в качестве своеобразного итога деятельности, закрепляют важные стороны работы организации.

При отборе групп документов учитываются: значение (масштаб) деятельности фондообразователя, функции, место документа в осуществлении функции, время образования документа. Кроме того, в каждом конкретном случае на отбор сведений о тех или иных документах влияют степень сохранности и полнота освещения в них событий.

Сведения о документах вышестоящих организаций могут включаться в аннотации на фонды нижестоящих организаций только в тех случаях, если установлено, что документы этих фондов не сохранились или содержат прямые указания о деятельности фондообразователя. В тех случаях, когда рассылка документов вышестоящих организаций носила массовый характер, включение сведений о них в аннотации на фонды нижестоящих организаций нецелесообразно.

Сведения о документах нижестоящих организаций, присланные для контроля и обобщения, включаются в аннотацию только в том случае, если фонды нижестоящих организаций не поступили в данный архив или есть возможность убедиться, что эти фонды не сохранились.

Наиболее подробные аннотации составляются на фонды первой категории.

К фондам большого объема со сложной структурой и большим количеством описей на отдельные структурные части могут составляться самостоятельные аннотации (например, к фондам обкомов КПСС и ВЛКСМ). В этом случае после названия фондообразователя, общих справочных данных и исторической справки к фонду приводится название структурного подразделения, даты его существования, номера описей, количество включенных в них дел и хронология документов, краткая историческая справка о структурном подразделении и аннотация документов.

Необходимо различать объем аннотации и полноту обозначения содержания документов. Наиболее полной является аннотация, в которой по строго установленной системе обобщены сведения об основных группах документов данного фонда с раскрытием их характерных особенностей.

Группировка информации в аннотации зависит от категории фонда, специфики его состава и содержания, принципа систематизации документов, объема фонда.

Информация о составе и содержании документов в аннотации может быть сгруппирована по следующим признакам:

·  структурному

·  тематическому

·  производственно-отраслевому

·  номинальному

Структурный принцип построения аннотации применяется для фондов первой категории с четко выраженной структурой фондообразователя. Единая аннотация составляется по структурным частям, структурные группы информации располагаются в хронологической последовательности образования структурных частей. Внутри структурной части информация группируется по тематическому или номинальному признакам. Расположение информации по структуре применимо, в основном, к фондам 1 категории.

Тематический принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, без четкой структуры фондообразователя или при наличии их отраслевой направленности. Аннотирование целесообразно проводить по тематическим группам.

По тематическому принципу могут строиться аннотации структурных частей объемных фондов 1 категории, таких как фонды обкомов КПСС и ВЛКСМ.

Производственно-отраслевой или функциональный принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, фондообразователи которых имели четко обособленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов. В такой аннотации сначала указываются документы о деятельности фондообразователя в целом, а затем, относящиеся к отдельным отраслям или функциям. Внутри каждой группы документы располагаются в порядке значимости.

Номинальный принцип, т. е. расположение информации по видам и разновидностям документов применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов второй категории и коллекций, созданных по одной теме. Аннотации может ограничиваться перечислением основных разновидностей документов без раскрытия их содержания, т. к. часть информации о содержании документов раскрывается в предыдущих элементах характеристики (названии, исторической справке), что позволяет опустить конкретные вопросы содержания документов.

Вышеперечисленные принципы группировки информации могут применяться в аннотации на объединенный фонд и в групповой характеристике фондов в зависимости от категории фондов, специфики состава и содержания документов.

Обобщение сведений по одной теме (вопросу) производится в одном месте, виды документов в пределах темы (вопроса) располагаются в порядке их значимости.

Виды документов в пределах одной темы или структурной части указываются в аннотации в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчеты, обзоры, статистические отчеты, статистические таблицы, доклады, докладные записки, переписка.

Если аннотация составляется на документы партийной, комсомольской, профсоюзной, кооперативной, иной общественной организации, в основе деятельности которой были коллегиальные решения, на первое место выносятся протоколы заседаний и решения съездов, конференций, пленумов, бюро и другие документы коллегиального характера, а затем помещается информация о документах, в которых отражены сведения по определенным темам или вопросам.

При описании распорядительной, нормативной документации и протоколов обозначается лишь их разновидность, прямые сведения о содержании документов не приводятся (постановления, приказы, циркуляры, инструкции, протоколы). Информация дополняется указанием на авторство и обозначением направленности действия, за исключением тех случаев, когда автором является фондообразователь.

При описании плановой и отчетной документации, помимо разновидностей документов и указания в определенных случаях автора, обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При аннотировании переписки указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов.

При аннотировании переписки в фондах личного происхождения указываются авторы и основные корреспонденты.

Обозначается подлинность или копийность в комплексах документов коллекционного характера (например, фонд Истпартотдела).

Датируются:

·  наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации

·  комплексы документов и отдельные документы, если они имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а за отдельные периоды

·  комплексы документов персонального характера, образовавшиеся в ходе партийных чисток, репрессий, реабилитации

·  если даты документов фонда выходят за рамки дат существования фондообразователя.

Все вышесказанное для индивидуальной аннотации применимо для аннотации объединенного фонда и групповой аннотации.

При аннотировании документов, характерных не для всех частей объединенного фонда, включенных в его характеристику или не для всех фондов группы фондов, необходимо указывать название структурной части объединенного фонда, номер фонда, в котором находятся эти документы (для групповой аннотации).

Аннотирование для объединенного фонда:

Если объединены однородные по содержанию документы, то аннотация составляется как групповая.

Когда в объединенном фонде отдельные части состоят из индивидуальных по содержанию документов, документы каждой части аннотируются индивидуально.

Сведения, характерные для всех фондов, помещаются в виде общей аннотации.

Аннотация может строиться по структурной, производственно-отраслевой, номинальной схемам.

Аннотирование для групповой характеристики фондов:

Составляется общая аннотация на однотипные фонды при условии приблизительного совпадения состава этих фондов; ссылки на конкретный фонд опускаются.

В аннотацию включаются сведения о документах, характерных для всей группы фондов, а сведения о документах, характерных только для одного из фондов, из общей аннотации исключаются и помещаются вслед за общей аннотацией, с указанием номера данного фонда.

В основной части путеводителя приводятся групповые характеристики наиболее полных комплексов документов данной группы фондов, сведения об остальных однотипных фондах, в частности, плохо сохранившихся, могут помещаться в список неаннотируемых фондов.

При общем заголовке и общей исторической справке на все фонды, входящие в группу, конкретные сведения по каждому фонду (по истории фондообразователя и фонда, состава и содержания его документов), могут приводиться раздельно после его названия и справочных данных.

Аннотация на фонды личного происхождения строится в следующем порядке:

·  документы творческого и служебного характера;

·  переписка (письма фондообразователя, письма к нему);

·  официальные документы, относящиеся к биографии фондообразователя, в т.ч. личные документы;

·  статьи, заметки, воспоминания о фондообразователе;

·  документы родственников;

·  коллекции, собранные фондообразователем;

·  документы других лиц;

·  фотографии фондообразователя, других лиц, рисунки.

Коллекции: в коллекциях, собранных коллекционером, на первое место выносятся документы коллекции, а затем документы коллекционера. Если коллекция документов создана по тематическому признаку, документы аннотируются по более узким темам или вопросам, располагаемым в порядке значимости или хронологии. Выделяется преобладающее направление.[15]

Заключение

Требования к составлению аннотаций различных видов ,помимо действующего ГОСТ 7.9.95,изложены во многих научных работах. «Методика составления аннотаций» Е.И. Шамурина, Аннотирование произведений печати Истриной М.В., а так же в работах Гречихина А.А. и Здорова И.Г., Никитенковой Н., Правила подготовки аннотаций. и трудах Сазоновой Л.И.

Несмотря на то что существует ГОСТ 7.9-95. «Реферат и аннотация», пока нет общепринятой методики аннотирования, хотя этот вопрос многократно поднимался на страницах специальных изданий. Так, М. В. Истрина выделяет пять групп сведений об изданиях литературы, которые обычно содержатся в издательской аннотации. Но А. А. Гречихин, И. Г. Здоров, в типологии М. В. Истриной находят много недостатков. А. А. Гречихин, И. Г. Здоров предлагают типологию аннотаций, беря за основу именно целевое назначение, и выделяют три типа аннотаций. М.В. Истрина не предложила и своей типологии аннотаций, что является первым и обязательным условием и от ее качества зависит методика аннотирования. Наиболее фундаментально типология аннотаций и методика аннотирования разработана у Е.И. Шамурина. Но она уже во многом устарела, да и была излишне усложнена и в то же время формализована. К явной удаче Е.И. Шамурина следует отнести данное им определение аннотации, в котором несколько пространно указаны все ее наиболее существенные признаки: Аннотацией принято называть краткие сведения, характеризующие произведение печати со стороны его содержания, идейно-политической направленности, ценности, назначения, литературно-библиографической истории, оформления и пр., которые составляются библиографом на основании текста издания или других источников с целью углубить информацию о произведении печати и помочь читателю в выборе литературы.

Как видим, на первом месте стоит краткая характеристика содержания, вошедшая затем почти во все последующие определения. Но у Е.И. Шамурина нет ни слова о дополнении библиографического описания. Обратимся к типологии аннотаций и методике аннотирования, предложенных О.П.Коршуновым. Он по функциональному назначению делит аннотации на справочные и рекомендательные. В свою очередь, они по второму признаку - способу характеристики документов - подразделяются на общие, аналитические и групповые. О.П.Коршунов более четко квалифицировал содержательный аспект типологии. Более того, он ввел еще и количественный критерий, так как аннотирование осуществляется не только на один документ (составную часть его), но и на некоторое множество их - групповое аннотирование (аннотация). Сравнив эти методики можно сделать вывод, что при общей их повторяемости в смысле идентификации содержания обязательно указывается необходимость оценки (краткой рецензии) соответствующего произведения, документа, издания (книги).Целенаправленная оценка - особая функция библиографии, в данном случае - аннотации. Аннотация – это результат более или менее углубленного изучения книги. Чтобы грамотно составить библиографическую запись нужно воспользоваться действующими нормативными документами ГОСТами 7.1.-2003, ГОСТ 7.9-95,ГОСТ 7.80-2000. Но в порядке поиска «золотой середины» в современной методике составления библиографических записей можно предложить типовую структуру аннотации. Эта структура определяет те составляющие аннотации, которые образуют как бы ее стержень. В частности, показывает, что без библиографического описания такого жанра в библиографии, как аннотация, не бывает. И никакой речи о дополнительности аннотации к библиографическому описанию быть не должно. Специфика аннотации заключается в особенностях отражения в ней содержания произведения. Эта специфика обусловлена, прежде всего, функциями аннотирования, соотносимыми с основными функциями библиографии.

Библиографический список

1.  Баранов, В. М. Традиционная и автоматизированная каталогизация: (Теорет. и технолог.аспекты) : учеб.пособие/В.М. Баранов; МГИК.-М., 1990. 74 с.

2.  Гринина, Р. Ф. Теоретические основы предметизации и предметного каталога: учеб.пособие для студентов библ. фак. Р.Ф. Гринина. – Л., 1989. -73с.

3.  Диомидова, Г. Библиография. Общий курс: учебник для вузов Г. Диомидова. – М.: Просвещение, 1991. – 328 с.

4.  Зупарова, Л. Б. Аналитико-синтетическая переработка информации/ Л. Б Зупарова ,Т.А. Зайцева. – М.: Гранд-фаир, 2005. – 290 с.

5.  Коготков, Д. Я. Библиографическая деятельность библиотеки: организация, технология, управление: учебник для вузов/ Д.Я.Коготков. - СПб.: Профессия, 2003. – 304 с.

6.  Никифоровская, Н. А. Библиографическое описание: вопросы теории, истории и методики/ Н.А Никифоровская. – М.: Наука, 1978. – 150 с.

7.  Никифоровская, Н. А. Библиографическое описание в России: очерк истории до середины XIX в./Н.А. Никифоровская. – М.: Наука, 1981. – 127 с.

8.  Мильчин, А. Э. Издательский словарь-справочник/А.Э. Мильчин. — М.: ОЛМА-Пресс, 2006. – 390 с.

9.  Моргенштерн, И. Г. Общее библиографоведение: учебник для вузов/И.Г. Моргенштерн. – СПб.: Профессия, 2006. – 171 с.

10.  Савина, И. А. Библиографическое описание документа/И.А.Савина. – СПб.: Профессия, 2006. – 272 с.

11.  Сазонова, Л. И. Библиотечные каталоги/Л.И.Сазонова. – М.: Наука, 1975. 239 с.

12.  Степанов, В. К. Библиографические базы данных // Библиотека. – 1998. - № 10. – С. 52-53.

13.  Степанов ,В. К. Библиографические ресурсы и каталоги // Библиотека. – 1998. – № 6. – С. 61-62.

14.  Стефанов, С. И. Реклама и полиграфия: опыт словаря-справочника/С.И. Стефанов. — М.: Гелла-принт, 2004. – 320 с.

15.  Сукиасян, Э. Р. Конверсии каталогов / Э.Р.Сукиасян. – М.: Наука, 1992. – 135 с.

16.  Фокеев, В. А. Библиографическая наука и практика: терминологический словарь/В.А. Фокеев. – М.: Профессия, 2008. – 272 с.

17.  Фокеев ,В. А. Библиография: теоретико-методологические основания/В.А. Фокеев. – М.: Профессия, 2006. – 240 с.

18.  Хортюнова, Л. В. Библиотечные каталоги: назначение и виды/Л.В.Хортюнова. – М.: Наука, 1992. – 237 с.

19.  Шамурин ,Е. И. Методика составления аннотаций / Е.И Шамурин. – М., 1959. – 230 с.

20.  Шиманов, А. Е. Аннотирование и реферирование в издательском деле: конспект лекций А.Е. Шиманов – М.: МГУП, 2004. – 131 с.

21.  Аннотация. [Электронный ресурс] / «Архивы России». М.,2001.- Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/methodics/guide_party/method6.shtml.

22.   Гречихин А. А. Общая библиография [Электронный ресурс]/ Электронная гуманитарная библиотека.-М.,2002.-Режим доступа: http://www.gumfak.ru/bib_html/biblio/content.shtml.

23.  Кричевский Г. Г. Большая советская энциклопедия. Библиография [Электронный ресурс] / «Яндекс Словари»-М.,2001.-Режим доступа: http:// www.slovari.yandex.ru/dict/bse/article/00008/36500.php.

24.  Никитенкова Н. Аннотация. Правила подготовки [Электронный ресурс] / Российская книжная палата.- М.,2002.-Режим доступа: http://www.bookresearch.ru/creatingAnnotation.php.

[1] Фокеев В. А. Библиография: теоретико-методологические основания. – М.: Профессия, 2006

[2] Бахтин М. М. Эстетика словесного творчества. - М.: Наука, 1979. - С. 259

[3] Гречихин А. А. Общая библиография. http://www.gumfak.ru/bib_html/biblio/content.shtml

[4] Никифоровская Н. А. Библиографическое описание: вопросы теории, истории и методики. – М.: Наука, 1978

[5] Гречихин А. А. Общая библиография. http://www.gumfak.ru/bib_html/biblio/content.shtml

[6] Мильчин А. Э. Издательский словарь-справочник. — М.: ОЛМА-Пресс, 2006

[7] Фокеев В. А. Библиография: теоретико-методологические основания. – М.: Профессия, 2006

[8] Гречихин А. А. Общая библиография. http://www.gumfak.ru/bib_html/biblio/content.shtml

[9] Сазонова Л. И. Библиотечные каталоги. – М.: Наука, 1975

[10] Шиманов А. Е. Аннотирование и реферирование в издательском деле: Конспект лекций. – М.: МГУП, 2004

[11] Никитенкова Н. Аннотация. Правила подготовки. http://www.bookresearch.ru/creatingAnnotation.php

[12] Мильчин А. Э. Издательский словарь-справочник. — М.: ОЛМА-Пресс, 2006

[13] Фокеев В. А. Библиография: теоретико-методологические основания. – М.: Профессия, 2006

[14] Фокеев В. А. Библиография: теоретико-методологические основания. – М.: Профессия, 2006

[15] Аннотация. http://www.rusarchives.ru/methodics/guide_party/method6.shtml