Реферат: Табличный процессор Excel

Табличный процессор Microsoft Excel

“Тот кто владеет информацией -владеет Миром”

Введение

Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста - нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала “железный Феликс”, затем калькулятор, счетные машины и компьютер.

Трудно себе представить, что “вчерашняя” амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в “распределенную базу данных” или т.н. “транснациональную главную бухгалтерскую книгу” которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.

Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы

Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобочитаемую информацию.

Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество. Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. В этой ситуации выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека, который будет ежедневно составлять отчет.

Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими многочисленными но..., и кто сможет проанализировать отчеты.

К тому- же в наше время очень актуальным становиться фактор “старения информации”. Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10 дней, Прайс- лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по “Internet”, электронной почте или факсу.

Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости информации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об объемах продаж за текущий месяц, что Вы ему понесете ? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться к повышению.

Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была “сегодняшней” ?

Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.

Продукты фирмы Microsoft

Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д.. Во всех названиях встречается одна и та- же аббревиатура “MS” и обозначает она ни что иное, как “Microsoft”. Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус “Де факто”. Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только один пример - этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой MS-Windows 95.

Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как бы “одно лицо”. Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса объединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот.

Табличный процессор Excel 7.0

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляет “рабочую книгу”, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением “xls”.

Основные технические характеристики

Технические характеристики листов и книг

Технические характеристики диаграмм

Знакомство с Excel

Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excel и попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином:

Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь “фокус” заключается в том, что Вы не заполняете те поля которые можно рассчитать а вводите только первичную информацию, в данном случае столбцы “Товар”, “Получено”, и “Продано” а все подсчеты выполняет программа. На самом деле, чтобы ваша таблица выглядела так как показано выше Вы должны ввести следующее:

Правило первое: Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки. Например, в нашей таблице в ячейке A4 находится текст “Спички”.

Правило второе: Все вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот знак сообщает программе, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее введено а результат действия.

Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод, что в ячейке D2 , будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственно при веденных 10-8=2.

Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один раз составив формы и введя их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняем данные, а все расчеты лежат на программе. Это во первых экономит время и во вторых “машина не делает ошибок”. При этом в любое время мы можем отредактировать формулы и тем самым изменить порядок расчетов, что дает очень большую гибкость наших расчетов.

Хочется добавить, что Excel позволяет за 5 шагов построить диаграмму или график который будет наглядно отражать результаты расчетов.

И кроме всего прочего, этот график будет изменяться вместе с изменением входных данных и их расчетами.

Хотелось бы добавить, что данные для расчетов могут находится как на одном рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книги или даже в другой рабочей книге - это не имеет значения. Нужно только помнить правила адресации:

·     На том же рабочем листе - указывается столбец и строка (А1).

·     Для данных с другого листа- указывается Имя листа ! столбец + строка (Лист1!А1)

·     Для данных из другой книги- указывается [имя книги] имя листа ! столбец + строка

 ( [Книга4] Лист1!А1) Книга при этом должна быть открыта.

Следовательно, если установить три компьютера на складе, в отделе сбыта и у шефа и объединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на его листе учет прихода товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж в удобном для них виде. То у Шефа на его листе всегда будет диаграмма объемов продаж, причем эта диаграмма будет столь же динамична, сколь динамична и фактическая работа т.е. она будет отражать динамику работы в реальном режиме времени.

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система “растет” вместе с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Вы можете не только использовать стандартные панели инструментов. но и создавать свои собственные.

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0

Основные пункты меню и их назначение

При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

·     Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.

·     Правка - Подменю для работы с клетками таблицы.

·     Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.

·     Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.

·     Формат -Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.

·     Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы.

·     Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.

·     Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

·     ? - Подменю помощи

Рассмотрим подробнее каждое подменю

Файл

Правка

Вид

Вставка

Формат

Сервис

Данные

Окно

?

Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш

Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.

Функциональные клавиши и клавиши управления курсором

Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.

Заключение

Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.