Шпаргалка: Контрольная по Access

Система управления базами данных MICROSOFT ACCESS

Создать файл базы данных по результатам таблицы. На основе таблицы сформировать запрос с итоговыми вычислениями в который включить поля: “ наименования товара”, “Остаток”, “Сумма выручки”; предусмотреть: сортировку записей по полю “Наименование изделия”, вычисление значений в поле “Сумма выручки”: “Цена за единицу” х “Реализовано”, по полю “Остаток”: “Произведено” - “Реализовано”, итоговые вычисления по полям “Остаток”, “Сумма выручки”: создать форму для ввода новых записей в таблицу базы данных, вид форм - “В один столбец”; создать отчет по результатам запроса, вид отчета “В один столбец”, в отчете предусмотреть вычисление итогов по полю “Сумма”; создать макрос в виде панели кнопок, предусмотреть кнопки для ввода записей в таблицу базы данных и просмотра содержимого таблицы.

Таблица

 Итого :

 Выполнение задания.

Создадим файл базы данных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того, как на экране высветится меню выберем последовательно пункты “Файл” и “Создать” В появившемся диалоговом окне укажем диск и каталог , на который будет записан файл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем случае PRO_DT (расширение MDB , будет присвоено файлу автоматически самой программой). При этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.

Сформируем таблицу данных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем последовательно кнопки “Создать” и “Новая таблица” При этом открывается диалоговое окно формирования структуры файла базы данных.

Определим поля. Для этого присвоим каждому полю имя и определим тип представления данных и их основные свойства. Присвоим по запросу программы имя таблицы - “Произв_деятельность”

Представим определение полей в виде таблицы:

Следует отметить, что для отображения данных имеющейся таблицы, поле “Наименование” может иметь длину 9 символов, но в этом случае, при производстве товара с более длинным наименованием оно может не поместиться, поэтому длина поля выбрана 30 символов.

После внесения приведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на экране высветится окно базы данных. После нажатия на клавишу “Открыть” появится пустая таблица базы с наименованием полей. Заполним таблицу. При этом данные внесенные в таблицу будут сохранены в файле базы данных PRO_DT.MDB.

Сведем результаты действий в таблицу.

Сформируем запрос. Для этого, находясь в окне базы данных нажмем последовательно кнопки “Запрос” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне “Создание запроса” нажмем кнопку “Новый запрос”. Так как в нашей базе данных имеется только одна таблица, то в появившемся диалоговом окне выбора таблицы для создания запроса последовательно нажмем кнопки “Добавить” и “Закрыть”. В появившемся окне формирования структуры запроса выполним следующие действия:

В первой строке “Поле” формируем поле “Наименование изделия”.

В строке сортировка поля “Наименование изделия” в раскрывающемся меню выбираем “По возрастанию”.

Создадим дополнительное поле “Остаток”. Для этого переместим курсор в свободную колонку справа от поля “Наименование изделия” и введем выражение : “Остаток: Произведено - Реализовано” Таким образом будет создано новое поле “Остаток” Затем зафиксировав курсор на поле “Остаток” и нажав правую клавишу мыши выберем в появившемся меню пункт “Свойства”. В открывшемся диалоговом окне свойств поля в строке формат поля активизировав раскрывающееся меню выберем “Числовой” и опишем его свойства.

Аналогично создается дополнительное поле” Сумма выручки”. Переместим курсор в свободную колонку справа от поля “Остаток”. Введем выражение “Сумма выручки: Цена изделия * Реализовано” Поместив курсор на поле “Сумма выручки” и нажав правую клавишу мыши выберем “Свойства” и определим тип данных при помощи меню как “Денежный”

Для реализации операций итогового вычисления произведем следующие действия:

Для определения итогов по полю “”Остаток” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Остаток” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.

Для определения итогов по полю ”Сумма выручки” выберем из меню “ACCESS” пункт “Вид”. Затем выберем пункт “Групповые операции” В окне формирования структуры запроса появится строка “Групповая операция”. В этой строку в поле “Сумма выручки” из раскрывающегося меню выберем “SUM”.

При закрытии окна “Запрос” ответим “Да” на вопрос “Сохранить изменения запроса” и присвоим запросу имя “Полный запрос”

Сведем в таблицу основные операции по созданию запроса.

Создадим форму для ввода новых записей в таблицу базы данных.

Для создания формы откроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем кнопки “Форма” и “Создать”. На экране появится диалоговое окно “Создание формы”. В раскрывшемся перечне созданных таблиц и запросов ( окно “Выбор таблицы\запроса”) выберем созданную таблицу “Произв_деятельность”. Затем нажмем кнопку Мастера. Из предложенных “Мастером” разновидностей выберем форму “В один столбец” . После запуска мастера необходимо определить поля формы. Перенесем в форму весь список полей. При закрытии макета формы присвоим ему имя “Произв_деятельность”

Создадим в форме кнопки для перехода в “пустой” бланк формы для внесения данных в таблицу и выхода из режима ввода записей. Для этого в окне базы данных нажмем последовательно кнопки “Форма” и “Конструктор” (Если на экране отсутствует панель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем пункты “Вид” и “Панель элементов”)

Для выхода на “пустую” форму для добавления новой записи выберем пиктограмму “Кнопка” на “Панели элементов” и зафиксируем указатель мыши на свободном пространстве формы в режиме конструктора. В раскрывшемся диалоговом окне выбираем “Тип действия” - “Работа с записями” и “Действие” - “Добавление новой записи”. Затем выбираем что разместить на кнопке - рисунок или текст. Выбираем “Рисунок”, “Новая запись”. В качестве подписи-комментария к кнопке выбираем “Новая запись”.

Для выхода из режима формы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы, отмечаем “Тип действия” - “Работа с формой” и “Действие” - “Закрытие формы”. Затем выбираем рисунок и название кнопки. В результате на форме появятся две кнопки позволяющие управлять работой формы.

При нажатии на кнопку “Новая запись” ACCESS переводит диалог с пользователем на создание новой записи предлагая ему пустую форму без записей. При нажатии на кнопку “Выход” диалог из режима формы переходит в окно базы данных.

Представим результаты действий по созданию формы в виде таблицы

Создадим отчет по результатам запроса. Для этого в окне базы данных последовательно нажимаем кнопки “Отчет” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне выбираем запрос, по которому будет создаваться отчет -

 “Полный запрос”. После выбора запроса нажимаем кнопку “Мастера” для вызова мастера отчета. Из списка Мастеров выбираем пункт “В один столбец”. В появившемся диалоговом окне выбираем поля которые будут помещены в отчет. В следующем диалоговом окне определяем поле, по которому будет производиться сортировка записей - “Наименование изделий”. Затем определяем стиль оформления отчета. Определяем, что расстояние между строк 0,5 см., формат бумаги - А4, ориентация бумаги - книжная, заголовок отчета - “Справка по производственной деятельности”. После этого Мастер откроет отчет в режиме предварительного просмотра. Для вычисления итогов по полю “Сумма” в режиме конструктора отчета в “Области примечаний отчета” создадим поле, активизируем вызов на экран окна свойств. Затем, в строке “Данные” введем формулу +SUM ([Сумма]). В раскрывающемся меню в строке “Формат поля” укажем “Денежный”, в строке “Сумма с накоплением” укажем “Для группы” и отформатируем название поля - “Общая сумма выручки” . В окончании работы сохраняем отчет присваиваем ему имя.

Представим действия в виде таблицы

Создадим макрос в виде панели кнопок. Для этого в окне базы данных последовательно нажать кнопки “Форма” и “Создать”. В окне “Создание формы” нажать кнопку “Пустая форма”. При этом откроется окно конструктора форм Если на экране нет “Панели элементов”, то надо воспользоваться пунктами меню ACCESS “Вид” и “Панель элементов”. Создадим на поле формы кнопку. Для этого нажмем мышью на пиктограмму “Кнопка” панели элементов и зафиксируем указатель мыши на свободном пространстве поля формы. В открывшемся окне мастера создания кнопки нажмем “Отмена”. Поместив указатель мыши на созданную кнопку, нажмем на правую клавишу мыши. В появившемся контекстном меню выберем пункт “Свойства” В раскрывшемся меню выберем пункт “Свойства событий” В строке “Нажатие кнопки” перейдем в режим построителя макросов, после чего перейдем в пункт “Макросы” в окне построителя.

Ответим да на запрос программы о сохранении макроса и сохраним его под именем “Ввод данных” В открывшемся окне конструктора макроса выберем в раскрывающемся меню пункта “Макрокоманда” выберем “Открыть таблицу”. В разделе “Аргументы макроса” в строке “Имя таблицы” выберем “Произв_деятельность”, в строке “Режим” - таблица”, в строке “Режим данных” - “Изменение”. Закроем конструктор сохранив сделанные изменения. Поместив указатель мыши на кнопку и нажав правую клавишу выберем в появившемся меню пункт “Свойства кнопки” В меню свойств выберем “Свойства макета”. В строке “Рисунок” нажмем на кнопку перехода в окно построения рисунков. Выберем из списка рисунок “Новая запись”, при этом рисунок появится на созданной кнопке. Для обозначения кнопки надписью, выберем пиктограмму “Подпись” и разместим указатель мыши рядом с кнопкой. Введем надпись “Ввод новой записи”. Повторим те же действия для создания кнопки “Просмотр таблицы”, но при этом в разделе “Аргументы макроса” в строке “Режим данных” укажем “Только чтение”. Также при изменении свойств кнопки выберем рисунок “Просмотр документа, а при выборе пиктограммы “Подпись” наберем текст “Просмотр таблицы”.

Для помещения названия панели кнопок выберем пиктограмму “Подпись”, зафиксируем указатель мыши на свободном месте формы и ведем текст “Панель кнопок”. Сохраним сделанные изменения.

Представим действия в виде таблицы

Для автоматического запуска панели кнопок с “рабочего стола” Windows в окне базы данных выбирают кнопку “Макрос”. Нажимают кнопку “Создать” и в открывшемся окне “Макрокоманда” выбирают “Открыть форму”. В позиции “Аргументы макроса” в строке “Имя формы выбирают “Панель кнопок”, а в строке “Режим” - “Форма”. При сохранении макроса ему присваивают имя “autoexec”. На диске С: находят файл с именем PRO_DT.MDB, создают для него ярлык и присваивают этому ярлыку имя. При активизации ярлыка на рабочем столе, автоматически запускается панель кнопок