Реферат: Классификатор ТЭСИ

Южно-Уральский государственный университет

Факультет экономики и права

Кафедра социальных коммуникаций и информационного менеджмента

Курсовая работа

 по  информационному обеспечению

управления (внемашинное информационное обеспечение)

                                                                                        Выполнила: Андреева О.В.  

                                                                           Проверила: Ваганова Е.В.

Челябинск-2002

Содержание

1.    Методы классификации и кодирования (ТЭСИ).

1.1. Использование классификаторов ТЭСИ в текущей работе Отдела труда и заработной платы управления «Челябэнерго».

2.    Что представляет собой Общероссийский классификатор управленческой документации    

(ОКУД).

3.    Табель унифицированных форм документов.

4.    Что представляет собой Общероссийский классификатор специальностей по                    образованию (ОКСО).

5.    Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и  та-

рифных разрядов.                   

6.   Общероссийский классификатор стран мира.

7.    Приложения

1.    Методы классификации и кодирование (ТЭСИ).

Проблема создания единого информационного пространства приобрела особое значение в нашей стране уже в начале 70-х годов в связи с разработкой Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для целей планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Создание этой системы потребовало решения целого ряда важных вопросов. Среди них не последнее значение имел вопрос о разработке единых методических принципов построения информационного обеспечения ОГАС. Необходимо было установить единые требования к носителям информации, разработать единый язык формализованного описания данных, закрепить общие методические принципы организации технологического процесса обработки данных.
Одним из направлений решения этой важной задачи стала разработка Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Координация всех работ по созданию ЕСКК ТЭСИ и разработка основополагающих нормативно-технических и организационно-методических документов была возложена на Госстандарт СССР и Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ). Особенно активно работа по созданию ЕСКК ТЭСИ стала проводиться после принятия в 1971 году специального постановления Совета Министров СССР, в котором были определены учреждения и организации, ответственные за разработку классификаторов.
Основной целью, которая ставилась перед ЕСКК ТЭСИ, являлась стандартизация информационного обеспечения процессов управления хозяйством страны на основе применения средств вычислительной техники и новых информационных технологий путем создания единого языка формализованного описания данных¹.
Изменения, происходящие в стране с начала 90-х годов, не только не сняли с повестки дня потребность в едином стандартном языке формализованного описания данных, но наглядно показали, что без этого языка невозможно создание единого информационного пространства не только России, но тем более обеспечение вхождения России в мировое информационное пространство.
Руководствуясь этими соображениями, в стране была принята Государственная программа перехода РФ на принятую в международной практике систему учета и статистики²,

________________________________________________________________________

¹ ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения.
² Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1992, № 46.
 (ЕСКК) в систему сбора и обработки информации органов местного самоуправления. - М.: ИПК. Изд. стандартов, 1996.

 в составе которой был разработан специальный раздел "Развитие и применение Единой системы классификации и кодирования информации". Реализация Государственной программы была намечена на 1993 – 1995 годы. В этот период был проведен пересмотр ряда общесоюзных классификаторов и придание им статуса общероссийских классификаторов, велась разработка новых общероссийских классификаторов и основополагающих нормативно-методических документов по ЕСКК РФ³.
Понимая значение классификаторов ТЭСИ как стандартного языка формализованного описания данных, Правительство РФ приняло 1 ноября 1999 года специальное постановление “О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации”, в котором определены организации, ответственные за дальнейшее развитие ЕСКК ТЭСИ, и закреплены общие принципы функционирования единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации:
– учет социально-экономических изменений в стране;
– открытость и общедоступность системы кодирования для пользователей в той части, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну;
– автоматизация процесса обработки технико-экономической и социальной информации;
– обеспечение методического и организационного единства системы кодирования;
– комплексность системы кодирования, предусматривающая наиболее полный охват технико-экономической и социальной информации, используемой при межотраслевом обмене;
– постоянная актуализация ТЭСИ;
– обязательность применения системы кодирования при формировании государственных информационных систем и ресурсов;
– совместимость системы кодирования и других государственных информационных систем и ресурсов и их взаимодействие в едином информационном пространстве Российской Федерации на основе использования системы кодирования;
– гармонизация системы кодирования с международными и региональными классификациями и стандартами.
Основными задачами ЕСКК РФ являются:
– классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации;
– упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей;
– обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании

__________________________________________________________________________

³ ПР 50-733-93 Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. - М.: ИПК. Изд. стандартов, 1995; ПР 50-734-93 Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. - М., 1995; ПР 50-735-93 Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России. - М., 1995; Р 50.1.008-96 Методические положения по внедрению Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации

объектов ТЭСИ;
– создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;
– создание распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов;
– создание комплекса взаимоувязанных общероссийских классификаторов и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;
– использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации.
ЕСКК ТЭСИ состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, средств их вeдeние, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности. Классификатор ТЭСИ представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации⁵. Общероссийский классификатор (ОК) – классификатор, принятый Госстандартом РФ, входящий в состав ЕСКК ТЭСИ РФ и обязательный для применения на территории всей страны в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами.
Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документам и по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ. Порядок разработки общероссийских классификаторов должен соответствовать требованиям ПР 50-733-93.
Общероссийские классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они:
– обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;
– обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами;
– информационно связаны с действующими общероссийскими классификаторами;
– используются в общероссийских унифицированных формах документов.
Во всех других случаях разрабатываются отраслевые классификаторы ТЭСИ или классификаторы ТЭСИ предприятий.
Отраслевой классификатор ТЭСИ – классификатор, принятый министерством, ведомством РФ и обязательный для применения всеми предприятиями данного министерства, ведомства, государственными корпорациями и объединениями, на которые возложены функции осуществления научно-технической политики в отрасли.

⁵ ПР 50-733-93 Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и                                социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.     

Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они включают информацию, содержащуюся в унифицированных отраслевых формах документов и отсутствующую в общероссийских классификаторах, или представляют собой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и признаками классификации. Статус этой категории классификаторов соответствует отраслевым стандартам.
Классификатор ТЭСИ предприятия – классификатор, принятый предприятием или объединением предприятий и применяемый только этими хозяйствующими субъектами. Классификаторы предприятий разрабатываются в тех случаях, когда они включают информацию, содержащуюся в унифицированных формах документов предприятия и отсутствующую в общероссийских и отраслевых классификаторах. Они могут быть и выборками из общероссийских или отраслевых классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами классификации и признаками классификации. Статус классификаторов предприятий соответствует стандартам предприятий.
Структура классификатора, как правило, должна иметь три блока: блок идентификации, включающий коды объектов классификации и классификационных группировок, блок наименований объектов и классификационных группировок на естественном языке и блок дополнительных признаков объектов, включающий наименования и коды дополнительных признаков объектов классификации.
Кроме трехблочной структуры классификаторы могут иметь и двухблочную структуру, когда выделяются только блоки идентификации и наименований. В структуре классификаторов могут выделяться и другие виды блоков, а также разделы. Выбор структуры построения классификаторов определяется характером объектов классификации, типом задач, для решения которых предназначен классификатор, и используемыми методами классификации и кодирования. В классификаторах технико-экономической и социальной информации используются иерархический и фасетный методы классификации. Эти методы классификации должны отвечать следующим основным требованиям:
– обладать достаточной емкостью;
– иметь достаточную и экономически оправданную глубину;
– обладать определенной гибкостью и избыточностью для возможности расширения множества классифицируемых объектов, группировок и признаков и внесения необходимых изменений без нарушения структуры классификации;
– учитывать необходимость сопряжения с другими классификациями однородных объектов;
– обеспечивать наибольшую эффективность обработки информации средствами вычислительной техники при решении комплекса конкретных задач АСУ как внутри данной системы, так и при обмене информацией с взаимодействующими системами;
– предоставлять возможность ведения создаваемого классификатора как в ручном, так и автоматизированном варианте организации процессов ведения.
Под иерархическим методом классификации понимается такой метод, при котором заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные подмножества. При построении классификаторов иерархическим методом классификации необходимо соблюдать следующие правила:
– деление каждой классификационной группировки должно производиться только по одному основанию;
– получаемые в результате деления группировки не должны пересекаться, то есть содержать аналогичной информации, и должны относиться только к одной вышестоящей группировке;
– деление исходного множества на подмножества должно быть последовательным, без пропусков и без добавления промежуточного уровня классификации;
– классифицирование должно производиться таким образом, чтобы сумма подмножеств деления составляла делимое множество.
Иерархический метод классификации характеризуется глубиной классификации и емкостью. Количество ступеней определяет глубину классификации, которая устанавливается в зависимости от степени конкретизации группировок и числа признаков, необходимых для решения конкретных задач. От глубины и количества группировок, образуемых на каждой ступени классификации, зависит емкость системы. Как правило, наибольшее количество последующих группировок устанавливается постоянным, либо для всей классификации, либо для данной ступени. Для систем классификации технико-экономической информации это число всегда равно десяти или кратному десяти.
При иерархическом методе классификации практически не ограничивается глубина классификации информации, что дает возможность более детально анализировать предметы, явления или документы. Большая информационная емкость иерархического метода классификации позволяет использовать его для кодирования больших объемов технико-экономической информации. Несмотря на вышеперечисленные преимущества, этот метод имеет ряд существенных недостатков. Во-первых, это недостаточная гибкость структуры, обусловленная фиксированностью признаков классификации и заранее установленным порядком их следования, не допускающим включения новых объектов и классификационных группировок. Вследствие этого, изменение любого признака ведет к перераспределению классификационных группировок и необходимости переработки классификатора. Поэтому в классификаторах, построенных на основе иерархического метода, должны предусматриваться значительные резервные емкости. Во-вторых, этот метод классификации не позволяет осуществлять информационный поиск по любому произвольному сочетанию признаков.
Под фасетным методом классификации понимается такой метод, при котором классифицируемое множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации. Он не имеет жесткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группировок. Классификационные группировки при фасетном методе классификации образуются путем комбинаций значений признаков, взятых из соответствующих фасетов (списков признаков, характеризующих объекты классификации). Последовательность использования фасетов при образовании классификационной группировки задается фасетной формулой. В каждом конкретном случае фасетная формула устанавливается в зависимости от характера решаемых задач и алгоритма обработки информации.
Емкость классификатора, построенного на основе фасетного метода классификации, зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.
При построении классификаторов на основе фасетного метода необходимо соблюдать следующие правила:
– значения признаков из различных фасетов не должны пересекаться;
– из всевозможных фасетов, характеризующих классифицируемое множество объектов, отбираются только существенные, то есть фасеты, обеспечивающие решение конкретных технико-экономических задач;
– фасеты должны занимать в классификаторе строго определенное место и иметь определенные идентификационные коды.
Основные преимущества фасетного метода классификации обусловлены его гибкостью. Изменения в любом из фасетов не оказывают влияния на остальные. Большая гибкость обуславливает приспосабливаемость метода классификации к меняющемуся характеру решаемых задач, для которых он создается. Фасетный метод классификации позволяет не только образовывать новые классификационные группировки из имеющихся фасетов, но и включать новые и исключать старые фасеты. Гибкость системы дает возможность осуществлять информационный поиск по любому сочетанию признаков.
Это определяет хорошую приспосабливаемость метода к машинной обработке информации.
Методы кодирования технико-экономической и социальной информации тесно взаимосвязаны с методами классификации. Каждому методу классификации соответствует один или несколько методов кодирования.
В процессе кодирования объектам классификации и их группировкам по определенным правилам присваиваются цифровые, буквенные и буквенно-цифровые коды. Код характеризуется алфавитом, то есть знаками, используемыми для его образования, основанием кода – числом знаков в алфавите кода и длиной кода.
В классификаторах ТЭСИ используются четыре метода кодирования информации. Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае кодом каждого из объектов классифицируемого множества является его порядковый номер.
Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора. Каждому новому объекту присваивается следующий по порядку номер.
Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками. Этот метод кодирования не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, так как резервные коды располагаются в конце ряда. По этим причинам порядковый метод кодирования чаще всего применяется в сочетании с другими методами кодирования.
Серийно-порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Серийно-порядковый метод кодирования целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии. Это является большим преимуществом данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Данный метод кодирования обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования.
Последовательный метод кодирования – это такой метод, при котором код объекта классификации и (или) классификационной группировки образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки. Последовательный метод кодирования чаще всего используется при иерархическом методе классификации.
Преимуществами последовательного метода кодирования являются логичность построения кода и большая емкость. Вместе с тем он обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации, а также ограниченными возможностями идентификации объектов. Использование последовательного метода кодирования связано с определенными трудностями, обусловленными тем, что в результате зависимости значений последующих разрядов кода от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетаниям имеющихся признаков сложно, практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестройки классификатора. Поэтому применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.
Параллельный метод кодирования – это метод, при котором код объекта классификации и (или) классификационной группировки образуется с использованием кодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации.
Параллельный метод кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствам рассматриваемого метода кодирования относится гибкость структуры кода, обусловленная блочностью его построения. Метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков. Параллельный метод кодирования хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко указать, набором каких характеристик описывается рассматриваемый объект. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельного метода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых меняется со временем. В утвержденном Госстандартом РФ в декабре 1995 года Общероссийском классификаторе информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) все общероссийские классификаторы были распределены на восемь групп в зависимости от вида информации, на которую они разработаны:
1 – социальная информация;
2 – информация по описанию организации экономики;
3 – информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах;
4 – информация о природных и трудовых ресурсах;
5 – информация о финансово-кредитной сфере;
6 – информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения;
7 – информация о стандартах и технологических процессах;
8 – прочие виды технико-экономической и социальной информации.
Общероссийские классификаторы ТЭСИ, кроме основной функции стандартного языка формализованного описания данных в информационном обеспечении управления, могут выполнять следующие функции:
– быть самостоятельными массивами справочной информации по основным объектам народного хозяйства;
– служить системой идентификаторов для обозначения объектов народного хозяйства;
– быть основой построения структур различного рода информационно-поисковых систем, баз и банков данных;
– являться средством унификации управленческой документации и технико-экономических и социальных показателей;
– служить инструментом стандартизации информационного обеспечения управления.
Как было сказано выше, основной функцией общероссийских классификаторов ТЭСИ, входящих в состав ЕСКК РФ, является функция стандартного языка формализованного описания данных. Классификаторы позволяют преобразовать данные на естественном языке в язык кодов, лучше приспособленный для обработки информации с помощью средств вычислительной техники.
1.1. Использование классификаторов ТЭСИ  в текущей работе отдела труда и зар.платы управления «Челябэнерго».

Отдел труда и зар.платы в текущей работе пользуются отраслевым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих электроэнергетики. Он включает характеристики профессий рабочих, занятых преимущественно на предприятиях электро-энергетической отрасли. Настоящий Тарифно-квалификационный справочник разработан АО «ЦОТэнерго» по заданию Министерства  топлива и энергетики Российской Федерации и Российского акционерного общества энергетики и электрификации «ЕЭС России», согласован с Всероссийским комитетом «электропрофсоюз», и утвержден Министерством труда и социального развития РФ (постановление Минтруда России от 12.03.99 №5, приложение 8 ). ТКС содержит два раздела: «Эксплуатация оборудования электростанций и сетей, обслуживание потребителей энергии» и «Ремонт оборудования электростанций и сетей», разработанные в целях улучшения организации, нормирования и стимулирования труда. В ТКС уточнены тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих в связи с изменением содержания труда, связанного с научно- техническим  прогрессом, возросшими требованиями к качеству продукции, квалификации рабочих, их общеобразовательной и специальной подготовке (Приложение 9).

2.Что представляет собой Общероссийский классификатор управленческой    документации (ОКУД).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации. ОКУД предназначен для решения следующих задач: 

• регистрации форм документов;
• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
• сокращения количества применяемых форм;
• исключения из обращения неунифицированных форм документов;

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Код унифицированной формы документов состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• блока идентификации;
• блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

                                        XX      XX      XXX      X

Класс форм                               |      

Подкласс форм                                    |     

Регистрационный номер                                    |     |

Контрольное число                                                |

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

                                        09      01      004      6

Унифицированная система документации    

Пенсионного фонда           |      

Документация по учету и распределению           

средств                                          |      

Расчетная ведомость по страховым  

взносам в Пенсионный фонд                 |     

Контрольное число                                            |

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

          3.  Табель унифицированных форм документов

            В число функций, выполняемых службой ДОУ, входит совершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функции служба ДОУ занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений как по составу, и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.

            Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления.         Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:

-      оптимизация состава применямых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

-      классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

-      унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение  из форм документов дублирующих показателей;

-      унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

-      упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных  информационных технологий и оптимизации документооборота  организации.

Опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

            Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.

            В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения. В своей работе я представила Табель унифицированных форм документов, которые применяются в отделе кадров управления «Челябэнерго» (см.приложение 1).

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.

Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм – это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого  на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.

В процессе ведения табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.

Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенным персональным компьютером.

          4.  Что представляет собой Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (далее - ОКСО) является составной частью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) Российской Федерации и подготовлен в рамках выполнения Постановления Совета Министров-Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1993 г. N 121 "О мерах по реализации Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики" с учетом изменений, происшедших в системе высшего и среднего профессионального образования России. ОКСО базируется на положениях Закона Российской Федерации "Об образовании" и нормативных документах Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию (Госкомвуза России).

Общероссийский классификатор специальностей по образованию разработан для использования вместо Общесоюзного классификатора специальностей по образованию

(1 89 094) на территории Российской Федерации (Приложение 6). ОКСО создан для регламентации принятых в Российской Федерации специальностей по образованию и предназначен для использования в процессе автоматизированной обработки и обмена информацией на всех уровнях управления народным хозяйством Российской Федерации с охватом как государственной, так и негосударственной систем высшего и среднего профессионального образования при решении следующих задач:

·   -  регулирования приема и выпуска специалистов;

·   - статистического учета приема, выпуска и трудоустройства специалистов;

·   - интеграции системы высшего и среднего профессионального образования Российской Федерации в международные образовательные структуры;

·   - сопоставимости образовательной статистики России и других стран.

Объектами классификации в ОКСО являются группы специальностей, области знаний (наук), специальности среднего профессионального и высшего образования, направления подготовки (в высшем образовании), а также специализации. Группа специальностей представляет собой совокупность специальностей, относящихся к какой-либо широкой предметной области, указанной в наименовании группы. Область знаний (наук) отражает принятую дифференциацию наук на естественные, гуманитарные, технические, сельскохозяйственные, образовательные науки (используется для классификации объектов только в высшем образовании).

Под специальностью или направлением подготовки понимается совокупность знаний, умений и навыков, приобретенных в результате образования и обеспечивающих постановку и решение определенных классов профессиональных задач.

Специализация - это конкретизированная совокупность знаний, умений и навыков, ориентированных на применение в локализованной области профессиональной деятельности человека в рамках указанной специальности. В качестве характеристики объектов классификации используют признак уровня подготовки. Каждый подраздел ОКСО содержит уровневую классификацию объектов. В подразделе "Специальности среднего профессионального образования" выделяют следующие уровни классификации:

·   - группа специальностей;

·   - специальность;

·   - специализация.

В целом ОКСО представляет собой свод кодовых обозначений объектов классификации, наименований этих объектов и фасетов классификационных признаков объектов.

Структурно описание объекта классификации включает:

·   - блок идентификации объекта;

·   - блок наименования объекта;

·   - блок фасетов классификационных признаков объекта.

Блок идентификации ОКСО строится с использованием иерархического метода классификации, серийно-порядкового, последовательного и параллельного методов кодирования. Длина кодового обозначения составляет семь цифровых десятичных знаков и контрольное число (КЧ).

Формула структуры кодового обозначения в блоке идентификации ОКСО для специальностей среднего профессионального образования имеет вид:

       ХХ + ХХ + ХХ + 1 + КЧ.

Признаки идентификационного кода распределяют следующим образом: для специальностей среднего профессионального образования
1, 2-й знаки - группа специальностей;
3, 4-й знаки - специальность;
5, 6-й знаки - специализация;

При идентификации специальностей и направлений подготовки как основных объектов классификации допускается использование сокращенного 4-значного кода (первых 4 знаков блока идентификации).

Контрольное число рассчитано в соответствии с действующей методикой расчета и применения контрольных чисел для защиты кодов классификаторов.

Блок наименования ОКСО содержит наименование группы специальностей, области знаний (наук), специальности, направления подготовки или специализации.

Блок фасетов классификационных признаков для специальностей, направлений подготовки и специализаций содержит фасет, характеризующий соответствие данного объекта определенной позиции Международной стандартной классификации образования (МСКО) ЮНЕСКО. Этот фасет указывает на группу образовательных программ по МСКО и включает 5 знаков.

Формула структуры кодового обозначения фасета имеет вид:

             Х + ХХ + ХХ.

Признаки распределяют следующим образом:

·   - 1-й знак - ступень образования;

·   - 2, 3-й знаки - изучаемая область в рамках ступени;

·   - 4, 5-й знаки - группа образовательных программ в пределах изучаемой области.

Специальности и направления подготовки определяются Госкомвузом России. Специализации, необходимые для целей статистического учета на федеральном уровне (филологические, лингвистические), определяются Госкомстатом России в инструктивных материалах для заполнения унифицированных форм отчетно-статистической документации. Остальные специализации определяются учебными заведениями в порядке, устанавливаемом Госкомвузом России, и в ОКСО не отражаются.

Примеры кодирования объектов классификации для различных разделов и подразделов ОКСО представлены ниже.

Пример кодирования объектов классификации "Среднее профессиональное образование".

Код 0101 00 1 означает:

01 - естественно-научные специальности - группа специальностей;
0101 - гидрология - специальность;
0101 00 1 - специальность среднего профессионального образования - уровень подготовки.

Система ведения Общероссийского классификатора специальностей по образованию предусматривает взаимодействие Госкомвуза России с Госстандартом России.

        5. Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов предназначено для специалистов органов по труду и включает дополнительную информацию о диапазонах тарифных разрядов в разделе "Профессии рабочих". Разработан на основе законодательных и нормативных актов по состоянию на 8 августа 1995 года.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), являющийся составной частью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) Российской Федерации, подготовлен в рамках выполнения Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

ОКПДТР разработан взамен Общесоюзного классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) 1 86 016.

Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации.

Объектами классификации в ОКПДТР являются профессии рабочих и должности служащих.

ОКПДТР состоит из двух разделов:

• профессии рабочих;
• должности служащих.

Первый раздел - профессии рабочих - включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.

Второй раздел - должности служащих - разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике. Наименования должностей государственных служащих приведены в соответствии с Указами Президента Российской Федерации "О государственных должностях Российской Федерации" N 32 и "О реестре государственных должностей федеральных государственных служащих" N 33 от 11 января 1995 года.

Каждая позиция классификатора состоит из трех блоков:

• блока идентификации;
• блока наименования объекта классификации;
• информационного блока.

Блок идентификации построен с использованием серийно-порядковой системы кодирования объектов классификации. Идентификационный блок объекта классификации включает пять цифровых десятичных знаков и контрольное число.

Контрольное число рассчитано в соответствии с действующей Методикой расчета и применения контрольных чисел.

Структура кодового обозначения профессии рабочего (должности служащего) в классификаторе:

Х   ХХХХ     Х

|    |       |  контрольное число (КЧ)

|    |          серийно-порядковый номер объекта классификации

|               профессия (1)

                должность (2)

Блок наименования объекта классификации представляет собой унифицированную запись наименования конкретной профессии рабочего или должности служащего.

В каждом разделе наименования объектов классификации расположены в алфавитном порядке.

Информационный блок профессий рабочих включает фасетные коды, характеризующие соответствие профессии рабочего номеру выпуска ЕТКС (два знака) и определенным позициям Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) ОК 010-93^*. Последний фасет указывает на базовую группу занятий по ОКЗ и включает четыре знака.

 Кроме того, в информационный блок ОКПДТР входят семь фасетов, характеризующих профессии рабочих по следующим признакам:

• виды производств и работ в соответствии с выпусками ЕТКС - два знака, фасет 01;
• тарифные разряды - один знак, фасет 02;
• классы (категории) квалификации - один знак, фасет 03;
• формы и системы оплаты труда - два знака, фасет 04;
• условия труда - один знак, фасет 05;
• степень механизации труда - один знак, фасет 06;
• производные профессии - один знак, фасет 07.

Пример кодирования по ОКПДТР профессии токаря:

     19149 6 02 7223 5 12 1 2,

     где: 1    - профессия;

          9149 - токарь;

          6    - контрольное число;

          02   - 2-й выпуск ЕТКС;

          7223 - базовая группа по ОКЗ (Станочники на металлообрабатывающих станках, наладчики станков и оборудования);

          5    - 5-й тарифный разряд;

          12   - сдельно-премиальная системы оплаты труда;

          1    - нормальные условия труда;

          2    - рабочий, выполняющий работу при помощи машин и механизмов.

Фасет 07, характеризующий степень квалификации рабочих (старший, помощник), применяют для различных профессий в соответствии с действующими нормативными документами.

Информационный блок должностей служащих включает фасетные коды, соответствующие категории должности (один знак) и также определенным позициям ОКЗ (четыре знака). Три фасета характеризуют должности по следующим признакам:

• категории должностей - один знак, фасет 10;
• производные должности - два знака, фасет 11;
• категории (классы) квалификации - один знак, фасет 12.

Особенностью фасетов 11 и 12 является альтернативность их применения для различных должностей, так как в производных должностях не предусмотрены категории квалификации. Таким образом, в зависимости от должности выбирают фасет 11 или 12.

Пример кодирования по ОКПДТР должности заместителя начальника финансово-экономического отдела:

          24695 1 1 1231 03,

          где:

          2    - должность;

          4695 - начальник отдела (финансово-экономического и административного);

          1    - контрольное число;

          1    - категория руководителей;

          1231 - базовая группа по ОКЗ (Руководители

          финансово-экономических и административных подразделений и служб);

          03   - производная должность - заместитель.

Между объектами классификации ОКПДТР и ОКЗ установлены связи, позволяющие относить каждый объект ОКПДТР к соответствующей группировке ОКЗ. В общем случае каждая профессия рабочего или должность служащего может быть однозначно отнесена к определенной группе занятий. Однако в связи с тем, что понятия "занятие", "профессия", "должность" различны, в отдельных случаях, чтобы установить однозначную связь ОКПДТР с ОКЗ, необходимо использовать пояснения к группировкам ОКЗ. Указанные пояснения следует также использовать при кодировании производных профессий рабочих должностей служащих

Состав и последовательность расположения фасетов информационного блока определяются спецификой конкретных задач, решаемых с помощью классификатора.

В информационном блоке в качестве дополнительных признаков могут быть использованы также коды и наименования других общероссийских классификаторов технико-экономической информации (Приложение 6).

При разработке унифицированных форм документов, в которых используются коды классификатора, должна быть предусмотрена обязательная ссылка на ОКПДТР.

Система ведения классификатора предусматривает взаимодействие НИИ труда и ЦБНТ Минтруда России с ВНИИКИ Госстандарта России.

6.    Общероссийский классификатор стран мира.

Регистрационный номер: ОК 025-95 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России и Объединением "ИнформВЭС" МВЭС России. Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 декабря 1995г. N 641.

Дата введения 1996-01-07 .

Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) Российской Федерации (см. приложение 4).

Общероссийский классификатор стран мира разработан взамен Общесоюзного классификатора "Страны мира" (1 89 092) на территории Российской Федерации.

ОКСМ предназначен для идентификации стран и может использоваться в процессе обмена информацией при решении задач международных экономических, научных, культурных, спортивных связей.

В основу ОКСМ положен международный стандарт ИСО 3166-93 "Коды для представления названий стран", разработанный Международной организацией по стандартизации (ИСО).

Объектами классификации ОКСМ являются суверенные государства или любые другие территории, имеющие политические, экономические, географические или исторические особенности и представляющие интерес с точки зрения внешнеторговых операций, транспортных перевозок и т.д.

Структурно классификатор состоит из блоков:

цифровой идентификации;

наименования стран;

буквенной идентификации (код альфа-2, код альфа-3).

Блок цифровой идентификации построен с использованием порядкового метода кодирования с применением трех цифровых десятичных знаков.

Блок наименования состоит из краткого и полного официального наименования страны (территории). Отсутствие в позиции классификатора полного наименования страны означает его совпадение с кратким наименованием. Написание названий государств - бывших республик СССР приводится в соответствии с требованием Правительства Российской Федерации от 29 июня 1995 г. (ВЧ-П9--19156).

Блок буквенной идентификации стран представляет собой двухзначный (альфа-2) и трехзначный (альфа-3) коды, знаками которых являются буквы латинского алфавита.

Основным принципом, который использовался при создании буквенных кодов, является принцип визуальной ассоциации кодов с названиями стран на английском, французском или других языках.

Двухбуквенные коды рекомендуются ИСО для международных обменов, они позволяют создавать визуальную ассоциацию с общепринятым наименованием страны без какой-либо ссылки на ее географическое положение или статус.

Трехбуквенные коды применяются в особых случаях, определяемых компетентными организациями. Цифровой код имеет преимущество перед буквенным кодом, заключающееся в том, что на него не влияют изменения в наименованиях стран, которые могут повлечь за собой изменения кода альфа-2 и альфа-3.

Для удобства пользования классификатором имеется несколько приложений. Приложение А включает краткие и полные наименования стран (территорий), расположенные в алфавитном порядке кратких наименований, а также их буквенные и цифровые коды.

Приложения Б и В содержат перечни буквенных кодов альфа-2 и альфа-3, расположенные в порядке латинского алфавита и соответствующие им краткие наименования стран.

В целях сохранения преемственности получения информации для таможенной статистики в ОКСМ приведено приложение Г (В работе приложений Б,В,Г нет, я взяла только часть классификатора, которая приведена в приложении 4).

Система ведения ОКСМ предусматривает взаимодействие Всероссийского научно-исследовательского института классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России с Объединением "ИнформВЭС" МВЭС России.

                                                                                                                                                                                           Приложение 1

                                Форма табеля унифицированных форм документов, применяемых в управлении «Челябэнерго»

СОГЛАВОВАН                                                                                                                                           СОГЛАСОВАН

Генеральный  директор ОАО «Челябэнерго»                                                                                          Руководитель секретариата Правления

ПОДПИСЬ                                В.П.Середкин                                                                                           ПОДПИСЬ                          И.В.Пичугин

Приложение 2

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ    ДОКУМЕНТАЦИИ

 Код      |КЧ|  Наименование формы      

0211000|0 | Документация по созданию  организации, предприятия 

0211031|3 |Договор об аренде

0211071|5 |Заявление на государственную регистрацию 

0211072|1 |Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета    

0211073|8 |Заявление об исключении из  состава членов колхоза (совхоза)

0211101|1 |Письмо об  изготовлении  печати, штампа

0211111|7 |Положение о структурном  подразделении                        

0211151|9 |Приказ о создании предприятия  

0211152|5 |Приказ о выходе из совхоза     

0211161|4 |Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании       

0211162|0 |Протокол общего собрания  членов кооператива об утверждении устава

0211163|7 |Протокол заседания     правления колхоза

0211171|3 |Распоряжение главы администрации территории  о предоставлении земельного участка               

0211191|0 |Свидетельство о регистрации   

0211231|2 |Устав                         

0211241|8 |Учредительный договор      

0212000|4 | Документация по реорганизации  организации, предприятия    

0212151|2 |Приказ о реорганизации       

0212161|8 |Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о реорганизации                  

0212181|9 |Решение совета директоров (правления) о реорганизации    

0213000|8 |   Документация по ликвидации   организации, предприятия  

0213011|4 |Акт о ликвидации               

0213101|9 |Письмо с сообщением о ликвидации

0213102|5 |Письмо участника  о  выходе   из совместного предприятия      

0213151|6 |Приказ о ликвидации  и  создании ликвидационной комиссии

0213181|2 |Решение совета директоров (правления) о ликвидации 

0213161|1 |Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о ликвидации               0214000|1 |  Документация по приватизации  государственных и муниципальных     организаций, предприятий  

0214061|0 |Заявка на участие в конкурсе   

0214161|5 |Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия               0214191|1 |Свидетельство о регистрации         

0251000|1 | Документация по   распорядительной деятельности    организации, предприятия              

0251121|3 |Постановление коллегиального органа  по  вопросам основной деятельности                       0251151|1 |Приказ по вопросам основной деятельности 

0251152|6 |Приказ о  распределении  обязанностей между руководством 

0251161|5 |Протокол коллегиального   органа по вопросам деятельности     

0251221|8 |Указание по  вопросам   основной деятельности 

0252000|5 | Документация по  организационно-нормативному  регулированию деятельности       организации, предприятия  

0252031|8 |Договор  на  производство  работ (оказание услуг)  

0252051|9 |Должностная инструкция        

0252111|1 |Положение о структурном  подразделении      

0252131|2 |Правила  внутреннего   трудового распорядка           

0252211|6 |Структура и штатная численность

0252251|8 |Штатное расписание             

0253000|9 | Документация по  оперативно-информационному   регулированию деятельности             организации, предприятия   

0253011|0 |Акт по  вопросам  основной  деятельности  

0253101|2 |Письмо по  вопросам     основной деятельности              

0253201|4 |Справка по вопросам  основной  и кадровой деятельности       

0281000|0 |Документация по приему на работу

0281071|4 |Заявление о приеме на работу  

0281081|6 |Контракт о назначении  на  должность

0281151|8 |Приказ о приеме на работу      

0281161|3 |Протокол общего собрания  трудового  коллектива о приеме на работу                           

0282000|3 | Документация по переводу    на другую работу    

0282071|8 |Заявление о  переводе  на другую работу                       

0282141|6 |Представление   о  переводе   на другую работу                  

0282151|1 |Приказ о   переводе   на  другую работу      

0283000|7 | Документация по         увольнению с работы      

0283071|1 |Заявление об увольнении        

0283151|5 |Приказ об увольнении          

0283161|0 |Протокол общего собрания  трудового коллектива об увольнении 

0284000|0 | Документация по   оформлению отпусков      

0284021|8 |График отпусков                

0284071|5 |Заявление о  предоставлении  отпуска                         

0284151|9 |Приказ о предоставлении отпуска

0285000|4 | Документация по   оформлению поощрений     

0285141|7 |Представление о поощрении 

0285151|2 |Приказ о поощрении            

0285161|8 |Протокол общего собрания  трудового коллектива о поощрении

0286000|8 | Документация по оформлению  дисциплинарных взысканий

0286041|6 |Докладная записка  о   нарушении трудовой дисциплины        

0286091|3 |Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины    

0286151|6 |Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания  

0286161|1 |Протокол общего собрания  трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания        

Приложение 3

Номенклатура должностей и структурных подразделений

Станции

338601  Южноуральская ГРЭС

338615  Челябинская ГРЭС

338127  Аргаяшская ТЭЦ

338126  Челябинская ТЭЦ-1

338110  Челябинская ТЭЦ-2

338103  Челябинская ТЭЦ-3

Сети и другие обособленные подразделения

             01  Центральные электрические сети

             02 Троицкие электрические сети

             03  Златоустовские электрические сети

             04  Магнитогорские  электрические сети

             05  Челябинские городские электрические сети

             06  Челябинские тепловые сети

             07  Челябэнергоремонт

  08  Челябэнергоспецремонт

  09  Автотранспортное предприятие

 10 Инженерно-диагностический центр

             11 Учебно-тренировочный комплекс

             12 Лечебно-профилактический комплекс

Приложение 4

Классификатор стран мира

Приложение 6

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Список используемой литературы

1. Закон //журнал для деловых людей. Декабрь 2000.
2.  www.auditor.ru/klass/oksm.php
3. Огвоздин В.Ю. Управление качеством. Основы теории и практики.

      Учебное пособие.- М.:Изд-во «Дело и Сервис», 1999