Реферат: Теория организации и системный анализ фирмы

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ,  СТАТИСТИКИ  И  ИНФОРМАТИКИ

КАФЕДРА  ОБЩЕЙ  ТЕОРИИ  СИСТЕМ   и  СИСТЕМНОГО  АНАЛИЗА   МЭСИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

ТОиСА

ТЕМА : «Системный анализ на примере своей организации»

Выполнила: Пахомова Л.В.

Группа: ЗФ-14

Факультет: Целевой Экономико-Правовой

Специальность: Финансы и кредит

Проверил: проф. Кацман В.Е.

МОСКВА

28.05.2001

СОДЕРЖАНИЕ:

Ч А С Т Ь 1

ВВЕДЕНИЕ

Организация – это объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она самоорганизующая система на всех этапах своего жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу всего комплекса знаний о теории организации.

Организации создают структуры, чтобы обеспечить координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью, формализацией, соотношением централизации и децентрализации.

Структурные взаимосвязи в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и руководителей. Для эффективного  достижения цели необходимо понимание структуры работ, подразделений и функциональных единиц. Организация работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, ориентирование на их достижение.

К организациям относятся различные образования (предприятия, коммерческие фирмы, учебные и научные организации и др.)

Структура организации – это  те фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов.

I.

Организация является  одним из частных элементов системы. Суть данной контрольной работы представить организацию как систему, исследовать ее с помощью методов системного анализа, с применением соответствующих математических и эвристических (интуитивных) методов. В качестве математических методов используем методы теории графов.

За систему я приняла Экономический бизнес колледж города Москвы (ЭБК), который является обособленным структурным подразделением Международной Школы Бизнеса (МШБ) и начал свою работу в 1996 году в городе Москве. ЭБК осуществляет подготовку специалистов со средним специальным профессиональным образованием, а также повышение квалификации и переподготовку кадров.

1.1.

Структура может быть простой или сложной в зависимости от числа и типа взаимосвязей между частями системы. В сложных системах должна существовать иерархия, т. е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов. От типа и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и эффективность их выполнения.

В данном учебном заведении используется иерархическая структура. Она характерна тем, что реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение каждым работником определенной работы, функциональные связи между исполнителями, линейные – руководителя с исполнителем, характеризуется передачей управленческого воздействия в виде конкретного набора функций:

Рис.1  Иерархическая структура управления ЭБК

Секретариат

Буфет

Система – это конечное множество функциональных элементов и отношений между ними, выделенная из внешней среды с определенной целью в рамках некоторого временного интервала.

Как я уже говорила, за систему в данной контрольной работе я приняла Экономический бизнес-колледж г.Москвы (ЭБК). На организацию (систему) находящуюся как в рентабельном так и нерентабельном состоянии (в данном случае в рентабельном) влияют многие внешние факторы, которые в понятиях рыночной экономики называют «макроокружением», а с точки зрения ТО и СА – внешней средой.

Внешняя среда – есть совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы. На данном ниже примере (рис.2) видно, что ЭБК находится под влиянием внешних факторов окружающей его среды. Это и социально-экономические и демографические (что тоже не маловажно) факторы, а также ряд других (налоговая служба (система), Базовый ВУЗ (МШБ) и др.

Рис.2 Внешняя среда:

1.2.

Основные функции системы:

² удовлетворение потребностей личности в индивидуальном, культурном и нравственном развитии, приобретении средне-специального образования и квалификации в избранной области профессиональной деятельности;

² удовлетворение потребностей общества в квалифицированных специалистах;

² Подготовка специалистов;

² переподготовка и повышение квалификации;

² распространение знаний среди населения, повышение его общеобразовательного и культурного уровня;

² обеспечение непрерывности между средним и высшим образованием (ЭБК ð МШБ);

² образование креативной личности, способной адаптироваться в быстро меняющемся современном мире.

Рис.3 Экономический Бизнес-Колледж как СИСТЕМА

Рассматривая данную систему (Рис.3), можно заметить, что она состоит из элементов.

Элемент системы – предел деления системы с точки зрения аспекта рассмотрения (решения).

Современная система может содержать огромное количество элементов. Для ее исследования применяется разделение на части - декомпозиция. Таким образом, большую систему разбивают на относительно небольшие части. Каждую из которых возможно исследовать, и взаимосвязь между ними. Последующий процесс разбиения частей на составляющие их части – многоуровневая декомпозиция.

 Рассмотрим на примере рис.3 (стр.7, п/п 1.2.) деление системы на составляющие элементы (рис.4):

Рис.4 Пример деления системы на составляющие элементы:

В свою очередь, каждый элемент можно также разделить на составные элементы. Например,

КУРАТОРЫ ð КУРАТОР ГРУППЫ №1, КУРАТОР ГРУППЫ №2, КУРАТОР ГРУППЫ №3. Каждого куратора, в свою очередь можно «разделить» на обязанности, которые он выполняет.

Это:

ð Заполнение классных журналов;

ð Проверка посещаемости;

ð Составление расписания факультативных занятий для своей группы;

ð Назначение дежурств по закрепленной за группой аудитории;

ð Проведение родительских собраний;

ð Проверка успеваемости;

ð Устройство студентов на практику

и мн. др.

В свою очередь, каждую обязанность куратора можно также разделить на выполняемые им операции.

1.3.

Части системы можно классифицировать на подсистемы и компоненты.

Подсистема – относительно независимая часть системы, обладающая ее основными свойствами.

В данной контрольной работе я рассматриваю как систему Экономический бизнес-колледж г.Москвы. Хотя, в принципе, он сам является подсистемой. Подсистемой Международной школы бизнеса, его основательницы, его базового ВУЗа. Потому что сохраняет все его основные функции.

Для ЭБК подсистемами будут являться (рис.3, стр.7, п/п 1.2.):

ð Дневное отделение;

ð Вечернее отделение

Они сохраняют все основные функции колледжа (системы):

² Подготовка специалистов;

² Переподготовка специалистов;

² удовлетворение потребностей общества в квалифицированных специалистах;

² Направление студентов в базовый ВУЗ (МШБ)

и др.

Если часть системы, не сохраняет ее некоторые основные свойства, то она называется компонентом. Компонент – набор однородных элементов системы, выделенных по определенному признаку.

Выделим по однородному признаку для ЭБК некоторые компоненты:

ð Группы студентов по специальности «Менеджер по туризму»;

ð Группы студентов по специальности «Бухгалтер-менеджер»;

ð Группы студентов по специальности «Оператор ЭВМ»;

ð Группы студентов по специальности «Юрист».

Все эти компоненты выделены по определенному признаку, в данном случае – специальность, выбранная студентами при поступлении в ЭБК.

1.4. Связи в системе

Связь определяется как ограничение степени свободы элементов. Элементы в системе утрачивают часть своих свойств, которыми они обладали в свободном состоянии, но также и приобретают. Связи можно охарактеризовать направлением (направленные и ненаправленные), силой (сильные и слабые), видом (подчиненные, связи порождения, управления и равноправные). Одна и та же связь может характеризоваться несколькими признаками.

Рассмотрим связи в системе (ЭБК) с применением теории ГРАФОВ.

Рис.5 Связи в системе с применением теории графов

			Вечернее отделение

В данном примере представлен пример системы методом смешанного графа. Т.е. в этом графе присутствуют как направленные так и ненаправленные связи. Является наиболее общим случаем графа.

II.

Одной из причин, объясняющей, почему ЭБК является прибыльной организацией, заключается в очень упорной работе собственников и сотрудников фирмы. Стремление к лидерству и качество команды позволили поставить перед собой широкий набор целей, которые должны соответствовать постоянно меняющимся требованиям на рынке образования.

Миссия ЭБК состоит  в  том, чтобы   предоставить самый широкий  и качественный спектр услуг по подготовке-переподготовке специалистов по представленным сертифицированным специальностям.

Стратегическая цель ЭБК - Завоевание  лидирующего положения на рынке образования за счет  расширения списка специальностей и качества  обучения.

Тактические цели:

² Быть прибыльным предприятием и использовать полученные средства для новых инвестиций по мере возникновения возможностей;

² Отобрать и принять на работу новых педагогов и кураторов, усвоивших принципы самомотивации, ориентированных на успехи и привыкшие к упорной работе;

² Иметь в ЭБК достаточное количество педагогического состава, удовлетворяющих указанным требованиям;

² Завоевать для нашей фирмы на целевом рынке имидж солидной организации;

² Разработать комплекс льгот по оплате обучения для детей инвалидов, неполноценных семей и семей с низким уровнем доходов;

² К концу пятого выпуска получить государственную аккредитацию (июнь-август 2001 года).

Рис.6 Дерево целей:

A. Обеспечение образовательного процесса;

B. Организация перспективных н-т разработок (создание образовательной компьютерной программы для упрощения процесса обучения)

C. Расширить спектр сертифицированных специальностей;

D. Обеспечение высокой эффективности работы преподавателей, кураторов и др. персонала;

E. Техническое сопровождение (полная компьютеризация);

F. Использовать полученные средства для новых инвестиций.

G. Получение государственной аккредитации;

H. Получение сертификата для новых специальностей («Менеджер по гостиничному бизнесу», «Банковское дело»;

I. Набор достаточного количества педагогического состава для обеспечения качественного образования по новым специальностям;

2.1.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных  взаимодополняющих методов:

1.Аналогий;

2.Экспертно-аналитического;

3.Структуризации целей;

4.Организационного моделирования.

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологий, спецификой организационного окружения, размером и т.п.) по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности проблемы, «узкие места», в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации и управления.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия  системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

a) разработка дерева целей;

b) экспертный анализ предлагаемых вариантов;

c) составление карт прав и ответственности.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализированных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организациях, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Можно назвать несколько типов организационных моделей:

² математико-кибернетические модели управленческих структур;

² графоаналитические модели организационных систем;

² натуральные модели организационных структур и процессов;

² математико-статистические модели зависимостей исходными факторами организационных систем.

Ч А С Т Ь 2

ПЕРСПЕКТИВЫ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ПРИМЕНЕНИЯ СА В ДАННОЙ

 ОРГАНИЗАЦИИ (ЭБК)

В этой части контрольной работы я  рассмотрю перспективы дальнейшего применения в ЭБК системного анализа. Конечно, в учебных заведениях, обычно, редко этим занимаются, но стоит, все-таки попробовать это сделать.

Наш колледж довольно-таки маленькая организация, с минимальным количеством штатных работников (директор, кураторы, бухгалтер, уборщица, оператор ЭВМ и секретарь) все остальные работают по трудовому соглашению. Вся ответственность за какие-либо организационные проекты или исследования лежит на руководителе ЭБК – директоре, Репине Н.Н.

Поэтому, рассмотренные мной перспективы будут несколько интуитивными и займут немного места.

1. Перспектива первая состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в учебных заведениях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологий, спецификой организационного окружения, размером и т.п.) по отношению к данной организации ЭБК;

2. Дальше, выработать или реорганизовать структуру управления организации и, после, определить границы и условия их применения;

3. Перспектива третья связана с экспертно-аналитическим методом. Он  состоит в обследовании и аналитическом изучении данной организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления персоналом ЭБК, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации и управления данного Колледжа;

4. Предусмотреть выработку системы целей ЭБК, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационной структуры, с точки зрения их соответствия  системе целей;

5. С методом организационного моделирования связана пятая перспектива. Она представляет собой разработку формализированных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организациях, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов, но возможен и выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования.  А именно анализ графоаналитических систем или сетевых систем в которые входят анализ, отображение распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей.

Использованная литература:

1.  «Теория систем и методы системного анализа» Волкова, Денисов; Москва, изд-во «Инфра-М», 1998 год;

2. «Управление персоналом организации» под ред. Кибанова; Москва, изд-во «Инфра-М», 1999 год;

3. Лекции по курсу «Теория организации и системный анализ» Преподаватель – Кацман В.Е.; МЭСИ, ЦЭПФ, 2000-2001 учебный год.