Реферат: Делопроизводство

Билет 1           1. История создания пишущей машины (ПМ).

Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским распоряжением машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была дано право на «изготовление машины или искусственного метода для последовательного печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У Генри Милля возникла идея создания устройства с последовательным движением литер, на основании которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в США три печатника из г. Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали ПМ с подвижными литерными рычагами и передвигающейся при печатании кареткой. Эта ПМ печатала только прописными буквами. В последствии была создана машина корзиночного типа, но ее недостаток заключался в том, что печатаемая строка была не видна, так как литерные рычаги  находились снизу б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон» выпустила первую серию ПМ. Они имели ножную педаль, которая возвращала каретку в обратное положение. Большим успехом пользовался аппарат «Скорописец», изобретенный в 1870г. в России М.И. Алисовым. В 1888г. была создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер расположил литерные рычаги горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка стала видимой. В 1922г. появились первые Электрические ПМ.

2.Форматы бумаги

Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А₄ и А₅. А₃-297х420,  А₄- 210х297, А₅-148х210.  Текст, выполняемый на формате листа А₄ , пишется через 1,5 м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8, верхнее - 22, нижнее -19. Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер страницы ставится по центру сверху без дополнительных знаков. Текст машинописной страницы начинается с абзаца, который пишется от 1 п/т. В тексте могут быть пункты, подпункты, разделы, подразделы. Они нумеруются арабскими цифрами с точкой, также могут быть заголовки и подзаголовки, главы, которые пишутся по правилам их оформления

3.Докладная записка и ее реквизиты

Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутренние составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст, подпись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат, название вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для составления д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания д/з могут носить инициативный, отчетный и информационный характер.

Билет 2                  1.Классификация ПМ.

По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные. Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудования. Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном относятся рычажные ПМ, а к портативным соответственно - без рычажные.

2.Правила написания  .   ,   !   ?

Точка, запятая, восклицательный  и вопросительный знаки пишутся без верхнего регистра. Под  цифрой …

3.Делопроизводство.

Одним из существенных элементов, управленческого производства является делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая представляет собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа. Д\п состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих деятельность учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с готовыми документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием, регистрация, распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документов к архивному хранению и дальнейшему их использованию.

Билет 3            1.Каретка

Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечивающих установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка движется по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней бумагой, по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит под действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный завод и заключена в барабан, который вмонтирован в левой части направляющих. И соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод натяжения главной пружины отворачивают стопорный винт якоря барабана и при помощи зубчатки заводят пружину  так, чтобы при письме сила ее натяжения обеспечивала отпечатку знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги ее можно заменить тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая  гребенка выходит из сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по клавишу. Причем каретка перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу письма. Шаг письма - расстояние между  серединами двух соседних знаков,  он равен 2,6мм.

2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.

Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный интервал. При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При написании переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не переносится на новую строку.

3.Документ и его виды.

Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и мыслительной деятельности человека. Информация может быть зафиксирована письменно,  при помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или видеозаписи. Документы различают по видам деятельности:

1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства фиксации фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстояние (письма факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по наименованию - несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по количеству, отраженных вопросов -простые и сложные  6)по форме -типовые, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими органами, для подведомственные орган. трафаретные - типографским способом. 7)по стадиям создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный документ, созданный отдельным или коллективным автором. Копия - точное воспроизведение подлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу). Отпуск - полная копия исходящего документа. Выписка - копия части документа. Дубликат - подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по срокам хранения - постоянное(вечное), долговременное (свыше 15 лет), временное (до 10-15 лет)

Билет 4                   1. Бумагопроводящий механизм

Бумагопроводящий  мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в машину, закрепление и освобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металлический подкатник, бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал представляет собой пошлый цилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных рычагов и обеспечивает качественное письмо. С торцов б/о вал закрыт металлическими фланцами, в них ввинчены ручки. Слева на б/о валу крепится интервальный мех. Он обеспечивает установку одинакового расстояния между строками. Снизу б/о вала расположен металлический подкатник, он служит для направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычаг освобождения бумаги на б/о валу взаимодействует с бумагопроводящим мех.

2.Римские цифры

1 - 1,  2 - П, 3 - Ш, 4 - 1У, 5 - У,  6 - У1,  7 -УП,  8 -УШ,  9 - 1Х, 10 - Х.

3.Организационно- распорядительная документация.

О/Р. документация распределяется на 5  групп. 1)организационная: правила, положения, инструкции, уставы. 2) распорядительная: постановление, распоряжение, приказы по общей деятельности. 3) справочно-информационная: письма, протоколы, акты, докладные записки, справки. 4) о личном составе: личные дела,  приказы о личном составе.5) предложения, заявления, жалобы граждан. Гостом 11590 было введена унифицированная система. Унификация- это единообразие в оформлении док., построении текстов, замена сложных предложений простыми, а также языковые средства. Она включает в себя такие формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распоряжения , договора, постановления и т.д.

Билет 5                    1.Печатающий механизм.

В печ мех входят клавишные передаточные и литерные рычаги. На концах литерных рычагов нанесены клавиши (тасты) с нанесенными на них буквами и знаками. Клавиатура может иметь 42, 45, 46 именных клавиш. Расположены клавиши в 4 рядах. Три ряда - буквенные, 4-й - цифры и знаки. Печ мех предназначен для последовательного приведения литерных рычагов в точку письма. Литерные рычаги расположены в горизонтальной плоскости на шрифтовой подушке в шлицах сегмента.

2.Знаки арифметических действий.

+=- с верхним регистром, - без верхнего регистра / -(3), х - буква х.

3.Служебное письмо.

С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления, информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в  правильности поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр - адресат,  дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.

Билет 6   1.Лентоводитель.

Лентоводитель представляет собой форму вилочки, подвижно закреплен с буквоводителем. Он соединен с мех смена цвета зон ленты.

                      2.Дроби.

Дроби бываю простые, десятичные и смешанные. Для написания простых дробей использую / под цифрой 3. Для написания десятичных дробей используют . либо , причем пишутся без пробела. В ур-ии дроби пишутся так: числитель от знаменателя отделяется _ под цифрой 8. вал Числитель- б/о вал опускают на 0,5 инт. Знаменатель - б/о вал поднимают на 1 инт, опять опускают на 0,5 инт. и продолжают письмо.

3.Служебное письмо.

С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления, информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в  правильности поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр - адресат,  дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.

Билет 7           1.Табулятор и его назначение.

Табулятор предназначен для написание текста в столбик. Клавиш набора стопоров табулятора (+ и -) и клавиши табулирования.

2.Знаки, отсутствующие  на клавиатуре.

3.Реквизит

Реквизит - информационный элемент док. За каждым реквизитом закреплено определенное место. Совокупность всех реквизитов определяет видовую принадлежность док. Реквизит может содержать постоянную, общую для группы док и переменную информацию - для каждого конкретного док. Каждый док должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности док. Формуляр - совокупность реквизитов, присущих определенному виду док и расположенных в определенной последовательности. Существует 31 реквизит

Билет 8                 1.Буквострокоуказатель

Расположен слева и справа от буквоводителя, перед б/о валом. Представляет собой прозрачную пластмассовую пластинку с нанесенными горизонтальной и вертикальными линиями. Горизонтальная - указывает линию печатаемой строки, вертикальные - середину напечатанного знака. Применяют при графлении горизонтальных и вертикальных линий карандашом.

2.Заколовок.

Заголовок - краткое содержание док.(текста). В машинописных работах заголовок располагают по середине или от левого поля. Правила написания заголовков: 1)Заголовки пишут прописными буквами. 2) В конце заголовков знаки препинания не ставятся (кроме ! и ? знаков).   3) Короткие заголовки пишутся вразрядку. 4) Переносы в заголовках не допустимы. 5)Большие заголовки (более 40 символов) выполняются в несколько строк, каждая строка должна иметь законченное смысловое значение. 6) Текст большого заголовка выполняется через 1 м.и. 7)При написании текста через 1,5 м.и между текстом и заголовком 1,5 м.и.8) Если на странице несколько заголовком, от текста до след. заголовка делается дополнительный интервал. Подзаголовки - строчными буквами по тем же правилам. Можно выделять письмом вразрядку, подчеркиванием, заключением в кавычки или скобки.

                                                3.Бланк и его виды.

Это чистый лист бумаги с нанесенными реквизитами. Существует 2 вида бланков: для служ. писем и других док. Различие между ними состоит с том, что на бланках для писем на определенных местах содержатся реквизиты: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, № счета в банке, № телефона и постоянная часть: ссылка на индекс и дату входящего док. Бланки бывают двух форматов А₄ и А₅. с продольным и угловым расположением реквизитов. Продольное расположение используют предприятия или организации, имеющие многоступенчатую подведомственность.

Билет 9            1.Полеустановительный механизм.

Ограничивает движение каретки в обе стороны. На каретке есть полеустановительная гребенка, на которой крепятся левый и правый полеустановители. Правый полеустановитель взаимодействует со звонковым механизмом за два, три удара до окончания строки.

                              2.Абзац.

Это текст, состоящий из отдельных предложений, объединенных одной мыслью. Любой текст начинается с абзаца (1п.т. 18 деление). Если текст пишется через 1 м.и то между абзацами делается дополнительный интервал.

                              3.Распоряжение.

Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа гос. управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Текст состоит из двух частей: 1) цели и причина издания распоряжения. 2) перечисляются предписываемые действия. Начинается со слова «предлагаю». Издается министерствами, организациями края, города, района. Подписываются руководителем. Реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида док, дата, индекс, место составления или издания, текст, визы.