Реферат: Документооборот фирмы стандарты
Международный Славянский Университет
реферат по курсу
«Документационные системы управления»
на тему
«Документооборот фирм. стандарты»
выполнила __________
ФЭИОП, VI курс, с.о.
бухучет и аудит
проверил Поздняков В.Я.
Москва, 1999
План
1. Сущность документационной системы управления
2. Основные нормативно-методические документы по
делопроизводству
3. Правила оформления документов
4. Системы документации
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
Сущность документационной системы управления
В наше врем я термин «делопро и зводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документиров а ние и организацию работы с официальными документами. Наряду с терм и ном « делопрои з водство» в последние го д ы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обес п ечение упр а влени я ». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопрои з водства и методологических подхо д ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительно й техники и современных информа ц ионных технологий созд а ния, сбора, обработк и , накопления, хранен и я, поиска и использования информации в управлени и . Таким образом, т е рмин «документационное обеспечен и е управления » как бы подчеркивает инфор м а ц ионно-технологическую состав л яющую в совре ме нной организаци и д е лопроизводства.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
прием первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов и отправка.
Поняти е «делопрои з водство» ба зи руется на понятии «документирование». Под документированием пон им ается з апись (фиксац и я) инфор м аци и на различных носител я х по установленн ым правила м . Доку м ентиро в ание — регламентированный процесс з аписи инфор мации на бумаге и л и ином носителе, обеспечивающий ее юриди ч ескую силу. Документирование всегда осуществляет с я по определенным правилам, устано в ленными правовыми нормативными актам и или в ы работанными тра ди цией.
Создан и е документов или документирование может осуществляться на естест в енном я з ыке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документирова н ии на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типо м письма или любой системой звуко з аписи. Текстовый документ, со з данны й с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе ил и видеограмма документа - изображение д окумента на экране электронно-лучевой трубки.
Пр и документировании на искусственных яз ыках создаются документы на машинных носителях — документы , созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обра б отку информац ии электронно-вычислительной машиной
Важное з начение при документировании имеют с редства документирования - ору д ия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), м е ханические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, д иктофоны, фото кино- и видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В з ависимости от используемы х средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование, электронное документирован и е) и типы создаваемых пр и этом документо в .
При использован и и простых орудий создаются рукописные п и сьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), и зобразительные д окум е нты (документы, содержащие информацию , выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототе х ники создаютс я фотодок у менты , при использован и и зв у козап ис ывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; п ри применении кино- ил и видеотехник и создаются кинодокументы, с помо щ ью компьютерной техники - письменные документы на бу м ажном или электронном носителе, а также документы на машин ных носителях.
Документирование предполагает соблюдение установленных пра в ил запис и информаци и , специфических для каж д ого типа документов. Соблюдение эти х правил пр и дает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального доку м ента, сообщаемое ему действующим законодател ь ством, ко м петенцией издавшего его органа и установленным п орядком его оформлен и я,
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности д окументов комплексом реквизитов -обя з ательных элементов оформления документа (наименование автора доку м ента, адресата, подпись, дата , номер документа, гр и ф утверждения, печать и др.). Современные требо в ания к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в госу д арственном стандарте (ГОСТ Р б. 3 0-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ л ению документов »). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего и х 29), но и зоны и последовательность и размещения на документе. Совокупность рекви з итов документа и схема их расположения на документе составл я ют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) и х рас п оложения на д окументе. Наличие формуляр а , установленного государственным стандартом, о б еспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.
В общ е стве документы являются основными носителям и управленческой, научной , технической, статистической и иной социально з начимой информации. Документы — носит е ли первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от други х источников и нформации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную инфор м ацию.
Фикса ц ия, отображение информации в д окументе обеспечи в ает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, в озмо ж ность обращаться к информации спустя м ного вр емени после ее создания.
В со ц иальном плане любой оф и циальн ый документ полифункционален, т.е. одно в р е менно выполняет н есколько функций , что позволяет е му удовлетворять различные ч еловеческие потребно с ти. Сред и функций документа выдел я ются общие и спе ци альны. К об щ им фу н кциям документа относятся :
информационная : любой документ созда е тся дл я сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать и нформацию - причина появления любого документа;
соц и альная: документ является соц и ально значимым объектом, поскольку любо й документ порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи м е ж ду отдел ь ными элементами общественной структуры, в частности ме ж ду учреждения м и ,
культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиц и й, ч то лучше всего прослеживается на б ольш и х ко м плекса х документов , например в научно-технической документации на х одит отражение уровень научного и техни ч еского развития общества;
К специфическим функциям документа относятся:
управленческая: документ является инструментом управления, этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
правовая: документ является средством закреплен ия и изменения правов ы х норм и правоотношений в об щ естве; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие пра в овую функцию на время (например, д ля испол ь зования в качестве судебного доказательства эт о может быть любо й документ);
функ ц ия исторического источника: документ выступает в ка честве источника истор и чески х сведении о развитии о б щества ; эту функцию приобретает только часть создаваемых в об щ естве док у ментов (примерно 12—14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение
Любой документ, создавае м ый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации пон и мается совокупность документов, в з аимосвязанных по пр и знакам проис х о ж дения, назначения, вида, сферы деятельност и , ед и ных требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной класс и фикации систем документации, видов и разновидностей документов. При необ х одимости используется эмпирически сложившеес я разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на офи ц иальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
Официал ь ные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческо й деятельности подразделяются на управленческие , научные , те х нические (конструкторские) , технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро уч режденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в от д ельной организации. Управленческие документы и составляют собственно о бъ ект делопроизводства.
Эт и документы представлены комплексом систем , основными из которых являются сле д ующие системы доку м ентации:
организационно-правовая документация,
плановая документация ;
распорядительная документация ;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация ,
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по л и чному составу);
финансовая д окументация (бу х галтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная доку м ентация,
документа ц ия по документационному и и нформационному обеспечению деятельности учреждения и другие сист е мы документации , включая и те, которые отражают основную деятельность учрежде ния, орган из ации или предприятия , например на прои з водственном предприятии - это производственная доку м ентация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.
Док у менты, составляющие одну систе м у документации, связаны единство м целевого на з начения и в комплексе обеспечивают документирование той или и ной управленческой функции или вида дея тельности, Так , документы , составляющие систему плановой доку ментации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы , составляющие систему распорядительной документа ц ии, обеспечивают регулирован и е деятельност и учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвя з анных учреж д ений и лиц а постоянно меняющихся социально-экономически х условия х.
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация ра боты с документами.
Органи з ация работы с докуме н тами предполагает организацию документооборота учрежд е нии, хранение документов и и х использование влекущей де я тельности учреждения. Доку м ентооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечиваю щих движе н ие документов в учреждении с момента их создан и я или ' поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях ра ц иональной орган и зации документооборота все документы распр еделяются по документопотокам, например , регистрируе м ые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие н внутренние документы; документы , направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступа ю щие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком пони мается совокупность документов, выполняющих определенное целе вое назначение в процессе документооборота.
Характер и стикой документооборота явля е тся его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определ е нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота — важный пока з атель, используемый в качестве критери я при решении вопросов выбора органи з ационной формы делопроиз в одства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопрои зв одства, е е штатного состава и др у гих вопросов.
Одна из важн е йших функций организации р а боты с документами - функция учета доку м ентов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной фор е, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль и сполнения документов, вести по и ск документов по запросам подра зд елений н работников учр ежде ния.
Наря ду с органи з ацией документоо6оротавпоняти е « организа ц ия работы с документами» входит х ранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хран е ния документов - это .с овокупность средств, способов и при ем ов учета и систематизации документов с целью и х поиска и использования в текущей дея те льности учреждения. Для системы хранения документов наиб о лее з начимыми являются понятия « номенклатура дел» и «дело» . Под номенклатурой д ел понимается систематизированный перечен ь з аголовков дел, формируемых в де лопроизводстве учре жд ения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков и х хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу ил и /у частку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательност и и подшитых в отдельную обложку . Рассмотрен н ые в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (де лопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизводство, документ, реквизит, формуляр , система документации, .документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются д ругие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторон ы изучаемой предметной области,
2. Основные нормативно-методические документы по делопроизводству
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правов ы х актов и методич е ских д оку м ентов, регламентирующих технологию со з дания, обработки , хранения и исполь з ования доку м ентов в текущей деятельно с ти учреждения, а также регла м ентирующие работу службы делопроизводства - ее с т руктуру, функции , штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая ба з а делопрои з водства включает в с е б я :
законодат е льные акты Российской Федерации в сфере информации и доку м ентации;
ука з ы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Фе д ерации, регла ме нтирующие вопросы документационного обес п ечения на фе д еральном уровне; .. .
правовые акты федеральны х органов исполн и т е льной вла с т и : министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведо м ственного характера;
правовые акты органов пр е дставительной и исполн и т е льной власти суб ъе к т ов Российской Федерации и их территориальны х образований, регла м ентирующие вопросы делопроизво д ства ;
правовые акты нор м ативного и инструктивного характ е ра, метод и ческие документы по делопрои з водству учреждений, организаций и предприяти и .
государственные стандарты на документацию;
унифиц и рованные системы документации;
общероссийск и е классификаторы техн и ко-экономической и социальной информ а ции;
Государственную систе м у документационного о б еспечения управления.
Основные требо в ания к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
Нормативные документы по организац и и управленческого труда и охране труда ;
Законодательство Российской Федерации , право в ые акты Пре зи дента, Правительства Росси й ской Федерации) ф е д е ральных органов исполнительной власти в области документационного обеспе ч ения
Документационное обеспечени е - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельност и физических (граждан) и юридически х лиц.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октя б ря 1994 г., 2-я часть - 22 декабр я 1995 г. Гра ж данский кодекс опр е деляет правовое положение участ н иков гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и други х вещных прав, прав на ре з ультаты интеллект у альной деятельности (интеллектуальной собственности, регулирует д оговорные и иные обя з ательства, а также другие имущественные и связанные с н и ми личн ы е неимущественные отно ш ения. Участниками регулируемых гра ж данским законодательство м отношений являю т ся граждане и юридические лица. В регулиру е мых гражданским законодательством отношения х могут участвовать также Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и муниципальные образован и я.
Р е гулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает в и ды и разновидности документов, создаваемых в ц е лях фиксации актов гражданских взаи м оотношений, регистраци и фактов их возникновения ил и прекращения, подтверждения право отношений и др. Н апример, ст. 51 и последующ и е части Гражданского кодекса устанавливают виды д окументов, применя е мых пр и создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юр и дического лица, ст . 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требо в ан ия , предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды дого в оров, фиксиру ю щих обязательства одной стороны (ф и зического и ли юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420-453 содержат общие положения о договоре, включая поло ж ения о форме, особенностя м заключ е ния, изменения и расторжения договора.
Наряд у с Гражданским код е ксом Российской Ф е дерации отдельные сторо н ы работы с информацией и документацией регу ли руются специа л ьными федеральными з аконами. Закон Российской Ф е дерации "0 стандартизации" от 10 июня 1 99 3 г. № 5154-1 у с танавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для все х государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественн ы х о бъ единений, и определяет меры государ с твенной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных доку м ентов по стандарти з ации. З акон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их пр и м е нение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений з акона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Закон «О ст а ндартизации" воз л ожил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, м етрологии н сертификации ( Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требован и й государственных стандартов, уч а стие в работах по международной (региональной) стандартизации, организацию профессионал ь ной подготовки н переподготовки кадров в обл а сти стандартизации, установление правил применения международны х (региональных) стандартов, правил, норм н рекомендаций по стандартизации на территории Российской Федерации, если иное не установлено ме ж дународными договора м и Российско й Федерации. В развитие этого з акона Правительством Российской Федерации 1 2 ф евраля 1994 г., принято постановление «Об организации работ по стандартизации , обеспечению единства измерений » серт и фикации продукции н услуг у утвердившее положения о порядк и создания и прав и лах пользован и я федеральным фондом государственных стандартов, общероссийских классификаторо в технико-эконо м ической н социальной информации (ОКТЭИ ), международных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государственных стандартов и 0 1СГЭИ и ряд друг им постановлений и распоряжений, Федер а льный з акон Российской Федерации «Об и н формации, информатизации и защите информации, от 20 февраля 1995 г N 24- Ф З . устанавливает, что информационные ресурсы (документы н массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц » государства и защищаются законо м наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим со з дания, хра нения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные д окументы н от д ельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой з ащиты информации,
Документирование информации — обязательное условие для ее включения в инфор м ационные ресурсы —осуществляется в пор я дке, устанавливаемом органами государственной власти, отв е тственными за организацию делопроизводства, стандарт и зацию документов и их м ассивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления , органи з аций и общественны х объединений. Российская Федерац и я и субъекты Российской Федерации являются собственника м и информационных ресурсов, со з даваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных з аконом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информацион н ых ресурсов, содержащих сведения, отн е сенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственно й власти. Документы и ма ссивы документов, созданные за счет средств физических и юридических ли ц , а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования , являются собственностью д анных юридических и физическ и х лиц. Субъекты, представляющие в обязател ь ном пор я дке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрач и вают свои права на эти документы и на использование информации, содер ж ащейся в них. Документированная информация, представляе м ая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими л и цами независ и мо от их орган и зационно-правовой формы и форм собств е нности, а также гражданами, форм и рует и нформа ци онные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющим эту и нформацию. Информационные ресурсы , являющиеся собственностью государства , находятся в в е дении органов государственной власти н орган и заций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и з ащите в соста в е государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за иск л ючение м случаев , предусмотренных з аконодательством Российской Федерации.
Собственник информационных р е сурсов пользуетс я всеми правами, предусмотренными з аконодательство м Российской Федерации, в том числе он им еет право:
назначать лицо, осуществляющее хо з яйственное ведение информационными ресурсами, или оперативно е управление ими;
устана в ливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки , защиты информационных ресурсов и доступа к ни м ;
определять условия распоряжени я документами при их копировании и распространении.
Гра ж дане, органы государственной власт и , органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны предста в лять документированную и нформацию органам и организациям, о т ветственным з а формирование и использование государст в енных информационны х ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основа х государственной политики в сфер е информат из ации» от 20 января 1 994 г, постановлениях Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в Российской Федерации от 1 де к абря 1994 г. , «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 января 1Э 96 ги д р.
Федеральный з акон «Об участии в меж д ународном информаци онном обмене» от 4 июля 1996 г № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, з ащиту интересов, прав и свобод фи з ически х и юридически х лиц при международном информационном обмене. З акон определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация , информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена, а его субъекта м и - Российская Федерация) субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоупр а вления , физич е ские и юрид и ческие лица Российской Федерации , физические и юридические лица иностранны х государств, лица без гражданства.
Закон устанавли в ает: право собственности на информа ц ионные продукты и средства международного информационного об ме н а, ограничения при осуществлении международного информационно го обмена (ограничения на вывоз), использование средств ме ж дунаро д ного информационного обмена ( з ащита конфиденциа л ьной информации), пополнени е государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к сре д ствам международного информационного обмена и иностранным информац и онным продуктам и другие вопросы междунаро д ного информационного обмена.
Закон Российской Федерации « О государственной тай н е » от 21 июля 1 993 г № 5485 регулирует отношения, возникающие в св яз и с отнесением сведений к государственной тайне , их рассекречиванием и з ащитой в и нтересах обеспечения безопасности Российской Фе дерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, вн еш непол и тической) экономической, ра з ведывательной) контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может н анести ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устана в ливает полномочия госу д арственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайн у, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их нос и телей, распоряжение сведениями) составляющими государственную тайну, поря д ок ее защиты, контроль и надзор за обеспечен и ем государственной тайны и другие вопр о сы.
Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Фе д ерации «Об утверждении перечня сведен и й) отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г. , постано в лении Прав и тельства Российской Федерац и и « О перечне сведений, которые не могут соста в лять коммерческую тайн у » от 5 декабря 19 9 1 r, постановлении Пенсионного фонда России «Об утв е рждении перечн я сведений, составляющих конфиденци ал ьную информацию » от 30 августа 1996 г. и др.
Основы законодательства Росс и йской Федераци и об Ар х ивном фонде Российской Ф е дера ц ии и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совершенствование организации ар х ивного дела в стране, пре д отвращени е порчи, уничтожения, х ищения, незаконной скупки, про д ажи, приобретения и выво з а ар х ивных документов за границу, регулируют фор м ирование) организа ц ию хранения, учет, использование архивов и архивных фондо в и управление ими , обеспеч и вают сохранность архивных документов, их всестороннее использован ие в и нтересах гра ж дан, общества и государства; определяют понятия основных терминов арх и вного дела (Архивный фонд Российской Федера ции, архивный доку м ент, архивный фонд , архи в , архивное дело к др . ), характ е риз у ют состав Архивного фонда Росс и йской Федерации в его государственной и негосударственной частях , устанавливают право собственности на архивы , порядок п е редачи этого пра в а и его защиты, систе м у управления архивным делом в Росс и йской Федерации, порядок хранения , комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушен и е законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.
В ра з витие Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах приняты: Ука з Президента Российской Федерации от 17 марта 19Э4 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федера ц ии», постановление Совета Ми нистров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 19 9 3 г « О порядке ведомственного х ранения документов и организации их в делопрои з водстве » и др. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанн ы е с документационным обеспечение м , например создание и исполь з ование совре м енных автомати з ированных н телекоммуникац и онных систе м (закон Российско й Федерации «О правовой охране программ для электронных вычисл и тельных машин и баз данны м» от 23 сентября 1 9 92 г и другие указы и постановления) , з аконы и иные правовые акты в област и связи: федеральные законы « О связи » .от 16 февраля 19 95 г. и «О почтовой связи» от 9 августа 1995 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав администраций связи Регионального содру ж ества в области связи, и другие правовые н о рмативные акты.
3. Правила оформления документов
Ка ж дый документ состоит из отдельных составляющих его эле м ентов) которые на з ываются рекви з итами (подпись) печать) текст) назва н ие вида д окумента и т.д.)- Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным обра з ом, составляет его формуляр. Формуляр , х арактерный для определенного вила доку м ентов, называется типовы х формуляром.
Формуляр-обра з ец разрабатывается при создании сист ем ы документирования и представляет собой графич е скую модель ил и схему по с троения документа. Он устанавливает форматы) размеры полей) располо ж ение постоянны х и пер е менных р е квиз и тов.
Государственн ы й стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Систем а организационно-распорядительной документац и и». Система ОРД «Требования к оформлению документов» устана в ливает почти максимальный набор рекв и зитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть р е кви зи тов зависит от вида документа) то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.
Герб с уб ъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Эмбле ма организации ила товарный з нак (03). Эмблема п редприятия — это символич е ское г рафическое изображение. В качестве э м блемы, как правило) испол ьз уется товарный знак. И з ображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наимено в ание предприятия или учреждения эмблемой не допу скается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровн е названия организации или на верхнем поле документа.
Ко д орган и зации (04). Код формы документа ( 5 ). Код по Общероссийскому классификатору организаций и пред п риятий (ОКПО) имеет все з арегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением право м очности организа ции – автора документа .Код по Общероссийскому классификатору у правленческой документации {ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит в печатывается при составлении конкретного ви д а документа.
06 - наименование организации
07 - справочные данные об организации
08 - наименование вида документа
Наимено в ание организа ц ии (06, 07, 08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации) являющейся автором документа, оно должно соответствовать на и менованию) з акрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в и менительном падеже.
Если органи з ация подведомственна одновременно нескольким о рганам управления или общественным органи з ациям) то указыва ю тся не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение министерству и местным органам власти, - то в документе ука з ывают только наименование Ч естных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих нар я ду с русским языком в качестве государственного наци о нальный язык) печатают на двух я з ыка х - русском н национальном. Сокращенное наименование органи з ации приводят в те л случа е, когда оно закреплено в учредительны х документах организации. Со кращенное наименование ( в скобках ) помещают ни же полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об орг а низации). Наим е нование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке,
На и менование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделе н ия организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наимено в ания организации.
Автором документа может быть должностное лицо , представляющее организацию.
Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.
Справочные данные об организации» (07).
Этот рекви з ит указывается только в служе б ных пись м ах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый к телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, телекса . На письмах , относящихся к ф и нансовым вопросам, может быть проставлен номер сч е та в банке.
Н а и менование виде д о кументе (08 ). Данны й реквизит является одним и з важнейших, поскольку по з воляет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на все х документах, за исключением писем и факсов) и печатается прописными буквам и .
Дата (09). Дата является одним из основных рекви з итов документа) которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа являе тся дата его подписания или утвержд е ния) для протокола -дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько opгaнизаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата под писания.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлят ь в соответствии с ме ж дународным стандартов.
В текста х нормативных документов, а также со д ержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефо н ограммах кром е даты проставляются часы и минуты.
Р е гистрационный индек с документа ( 10 ). Одновремен н о с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа под которым он введен в информационно-поисковую систему органи з ации. Для внутренних документов (на п ример) приказов) это обы ч но порядковый № д ела с начала года, Для исходящих докумен то в он складывается из нескольких частей : индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет хранить с я копия документа после его отправки, порядковый № документа. .
Н а документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют чере з косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка н а регистрационный н омер а дату документа (II) . Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписыва ю тся и з и нициативного письма. Оф ормляется следующи м способом: на № 02-13/36 от 04^09. 9 8.
Место с о ставления или изда ни я (12).
Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, е сли затруднено его определе н ие по реквизитам именован и е организации» и «справочные данные об организации » целесообразно его проставление на всех документа х , Место д авления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринят ые сокращения. В пи сьмах этот рекви з ит входит в почто в ый адрес.
Гриф о г ра ничения доступ а к документу (1 3) рекви з ит проставляется в случае , если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. се к ретную или информацию. В первой строк е данного реквизита вставляться следующие отметки: «ДСП » (Для служебного пользования), "Секретно", «Совершенно секретно».
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Ре з олюция (16)
Заг оло вок к тексту (1 7 ).
Данный реквизит является обя з ательным дл я всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документа х , выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть м аксимально коротким и точным. В з аголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска , регистрации д окументов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке з аголовка должно быть не б о лее 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос « о чем?» и ли «чего?». Например: пр и каз — о приеме на работу положение — о бу х галтерии - протокол - собрания акционеров должностная инструкция — менеджера по ка д рам
Отметк е в ко н тр о ле (18).
Данный рекви з ит простав л яется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером ил и специальным штампом « Контроль», Располагается на уровне з аголовка на левом поле документа.
Текст докуме н та (19).
Текст доку м ента соста в ляют на русском или национальном язы ке в соответстви и с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Фе д ерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском я з ык е при направлении их в федерати в ные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объ еди нения, не находящи еся в ведении данного субъекта Российской Фе д ерации или распо ложенные на территории д ругих су б ъектов Российской Федерации. Тек с ты до к ументов офор м ляют в в и де анкеты, таб л ицы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один из основных способо в удостоверения документов . Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со д ержание данного документа. Подписываетс я , как правило, только перв ы й экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, под п исывающего документ (полно е , если документ офор м лен на бланке ^ор г анизации, и сокращенное , если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (иниц и алы и фамилия) бе з кавыч ек и скобок
Док у мент м ожет быть подп и сан исполняющим обя з анности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается став и ть предлога», надпись от р у ки «Зам .» или косую черту перед наименованием должности,
Граф согласования (22). Визы (23).
Согласование —это предварительное рассмотрение вопросов, содержащи х ся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и вну т реннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласован и я располагают ниже реквизита "Подпись » или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание док у мента затрагивает интересы нескольки х организаций или лиц, о чем д е лается отметка на мест е грифа согласования.
Но в из а может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если дол ж ностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то з амечания, дополнения и ли не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании « З амечания прилагаютс я» .
На вн у тренних документах ви з а проставляется на последнем листе первого экзем п ляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, к от орый будет оставлен в учреждении.
Печ а ть (24).
Печать с т авят на наиб ол ее ва ж ных до ку ментах, пред ус мотрен ных специальными нормат и вными актами, у до стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подп и сей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования . должности. Ра з личаются печати гербовые и печати . организации. В ком м ерческих структура х гербовые печати не исполь з уются.
Отметка о заверении к оп ии (25),
З аверение копии доку м ента прои з водится для придания ей юридической силы.
Отметка о з аверении копии состоит и з заверительной надписи —« Верно», наи м енования должности сотрудника, завер и вшего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об ис п олнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем , кто составил док у мент для разъяснения и уточнения з атронутых в докум е нте вопросов.
От м етка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении докуме н т а а направлении его в дело (27 ). Данный рекви з ит проставляется на и сполненных документах, подлежащ и х списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о посту пл ении д о кумента в орган и зацию (28). По возможности ставится на первом листе входящ и х докумен т ов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себ я : наименование полу ч аю щей организации, дату поступления документа, его в х одящий регистрационный ном е р. Напри мер:
Отметка д л я автоматического п о иска документа (29). Данный рекви з ит может включать и мя диска, файла, содер ж ащего дан ный документ и другие поисковые данные.
4. Системы стандартов
Стандарт и зация в соответствии с законом Российской Федера ции « О стандартизации», принятым 10 июня 1 993 г. , - это деятель ность по установлени ю норм , правил и характер и стик в ц елях обеспечения ;
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре ды, ж изни, здоровья и и м ущ е ства;
технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услуг в соот в етствии с уровнем развития науки , техники и те х нологии; единства измерений;
экономии всех в и дов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска в озникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайны х ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной го т овности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся;
госу д арственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ); применяемые в установленном порядке ме ж дународные (региональные) стан д ар т ы, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы те х нико-экономической и социальной и нформации;
стандарты о траслей; стандарты предприятий; стан д арты научно-технических, инженерных обществ н д ругих общественных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, раб от ы и ус л уги, и м еющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их дейст вия и даты их вве д ения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информаци и принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стан д артами, обязательны д л я всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и на д зор за соб л юдением обя з ательных требований государственных стандартов.
Все государств е нные стандарты , действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерар х ически органи з ованную систе м у классификации и кодирования самих государственных стандартов,
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стан да ртов о построении, изложении и оформлении стандартов, их у т верждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты) отмены стандартов и др., например ГОСТ I.РO-92. Государственная сис тема стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на ун и фицированные системы документац и и и Е диную систему к л ассификации н кодирования технико-экономической информации:
ГОСТ 6.0 1 .1-87. Единая систе м а классификации и кодирова ни я технико-экономической инфор м ации;
ГОСТ 6.03-В3. Унифициро в анн ы е системы документации, запись и нформации у н и фицированных докум е нтов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документаци и . Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемы м средствами вычислительной те м ники. Основны е положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы до к ументации. Требовани я к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6 .10.6-87. Единая система в н ешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 164 8 7-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрац и и первого терминологического стандарта в 1 9 70 г.).
Унифицир о ванные сист ем ы документации
В целях сокращения количества п рименяемых в деятельности учр е ждений, организаций и предприятий документов, типизации и х формы, сн иж ения трудовых, време н ных и материальных затрат на их по д гото в ку и обработку, достижения инфор м ационной совместимости автоматизированн ы х Баз данных в народном хо з яйстве проводятся работы по унификации документов и создан и ю унифицированны х систем документации (УСД) - совокупности в з аимоувязанных унифиц и рованных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельност и , средств и х ведения, нормативных и методических матери а лов по их ра з работке и применению, В основе создан и я УСД лежит метод ун и фикации -установление единообразия состава и форм управленческих доку м ентов, создава ем ых при решении однотипных управленческих функ ц ий и задач. Одновре м енно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспе ч ивающие интегрированную автоматизированную обработку данных , содержащихся в УСД (см. раз д ел 2.5). В настоящее время действует восемь УСД:
унифицированная система органи з ационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетны м учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная систе м а внешнеторговой д окументации.
Ра з работка УСД ведется соответствующими министер с твами н ведомствами, которым поручена эта работа.
Для подд е ржания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Общеросс и йские классификаторы
техн и ко-экономической и соц и альн ой информаци и
Важными средствами информационного обеспечения , прежде в с его в таких областях, как экономика , статист и ка, банковское дело , таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данны м в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные доку м енты, содержащие с и стематизированный сво д наименований объ е ктов, представленных как класс и фикац и онные группировки, и пр и своенные им коды, Классифика ц ии и кодированию подлежат социальные и эконом и ческие объекты и их свойства , информация о которых исполь з уется в деятельности органов власти и управления и содержитс я в унифицированных формах д окументов.
В настоящее вре м я разработано и действует 37 общероссийских и продолжа ю щих действоват ь об щ есоюзных класс и фикаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической н социальной информации, а также научно-м е тодических и нормативно-технических д оку м ентов по их разработке, в е дению и внедрению, а также ил и иной област и д оговариваются, что понимать, какое по н ятие вкладывать в тот или и ной термин . Из этого следует , что содержа н ке понятия, обозначенного термино м , может быть понято только через его деф и н и цию - краткое логическое опр е деление, у станавливающее существенные отличител ь ные признаки пред ме та ил и з начение понятия, его со д ержан и е и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о термина х , мы дол ж ны иметь в виду, что тер ми н лишь назы в ает понятие , а его существо, содержание раскры в ает определение.
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
В управленческой деятельнос т и, как прави л о, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиа ль ные) и о д нотипн ые, повторяющиес я . Оригинальные за д ачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полно м объеме, но для них могут быть ста н дартизован ы принципы решения. Для повторяюшихся однотипны х з адач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию и х решения , так и формы представле н ия инфор м ации.
Под у нификацией в ш и роком смысле понимается у меньшение многообразия типов н видов из д елий одинакового ф у нкционального назначении. Применител ь но к управл е нчески м документам унификация заключается в установлении единообра з ия в составе и форма х управленческих документов, создаваемых в процессе осуще с твления однотипных управленческих функций н з адач.
Стандартизация — это фор ма юри д ического закрепления рез у льтатов у нификации. В практ и ке совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываютс я государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленчески х документов.
Основная цель ун и фикации и стандарти з ации - со з дание таки х систем документации, применение которых бу д ет эконо м ически эффективно, приведет к увеличению вре м ени на творческие элементы управленческого труда, повысит об щ ую культуру управления . Унификация н стандарти з ац и я документов— осно в ные направлен и я совершенствован и я документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:
терм и ны и определения, используемые при работе с управленчес к ой информацией;
органи з ационные структуры организаций, учреждений и предпр и ятий;
классификаторы управленчески х функций; управленческая документация.
Документы давно стали объектами унификации н стандартизац и и. В СССР первые стандарт ы появились в 1 929 -1931 гг . , но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификац и и и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привле ч ены все ведущие м инистерства и ведомства,
Р аботы по унификац и и и стандарти з ации активно в е дутся и за рубежом. Стандарти з ацию документов в течени е длител ь ного времени проводят национальные органи з ации по стандартизации ря да стран , ра з личные м еждунаро д ные органи з ации, Национальные стандарты на документы сущ е ствуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норв е гии, Швеции, Ф и нляндии, Болгарии и других странах.
В работе по ун ификаци и документов, в частности внешнеторговых, прини м ают участи е более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК) , Международная органи з ация стандарти з ации (НСО) и др. Роль и з начение унификации и стандартизации документов особенно возрос л и в связи с применением в управлен и и компь ю терных технологий.
Униф и кация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм доку м ентов, применяе м ых для документиро в ания управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении ко м плекса документов, необходимых и достаточны х для решения управленческой задач. В р е зультате унификац и и состава документов исключаются формы документов, не вызванные действит е льными потребностями управления, и состав документов организации может быть значит е льно сокращен. Унификац и я форм документов заключается в отборе н закреплении в унифицированных формах документов информа ц ионных показателей и реквизитов, соответствующих назначен и ю документов, и установлении единых требований к их составлению и о ф ормлению.
Резу л ьтаты унификации состава документов получают свое з акреплен и е в Табеле форм документов, а результаты унификации форм докум е нтов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.
Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.
Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.
Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.
Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота Москомприроды.
Структура системы включает восемь основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач, в т.ч.:
1. АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета, подготовки различных отчетов и справок.
2. АРМ администратора системы - предназначено для осуществления административного управления работой системы - рабочее место Начальника Организационного управления Москомприроды.
3. АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения резолюций руководства.
4. АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных отчетов.
5. АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).
6. АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по их прохождению для руководства Москомприроды.
7. АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации исходящей корреспонденции.
8. АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора, обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное администрирование.
Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на рис.1
рис. 1. Функциональная структура информационной системы документооборота Москомприроды
Список используемой литературы
1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
2. "Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996
3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.: БИНОМ, 1995
4. Материалы Москомприроды по созданию информационной системы документооборота (1998 г.)