Глава 24. Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность

Статья 166. Понятие служебной командировки

1. Командировочные суммы могут составлять значительные расходы, влияющие на исчисление налога на прибыль, НДС, ЕСН. Необходимо правильно и полно документально оформить командировочные расходы и отразить их в бухгалтерском учете. Оформление командировок основано на постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В соответствии с названным постановлением при направлении работников в командировки и по возвращении из них используются следующие унифицированные формы: N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"; N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку"; N Т-10 "Командировочное удостоверение"; N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

2. В письме Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок" сообщена позиция Минфина России.

Согласно ТК РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Исходя из вышеизложенного, организация может издать приказ (иной распорядительной документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку, в частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. По нашему мнению, параллельное составление 2 документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным.

Об оплате работникам налоговых органов проезда в маршрутных такси при наличии подтверждающих документов при выполнении ими служебного поручения вне места постоянной работы см. письмо Департамента финансирования государственного аппарата Минфина России от 16 апреля 2003 г. N 14-04-06/15.

Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

1. Письмом ГТК России от 15 октября 2001 г. N 25-128/41446 установлены компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок и возмещения расходов на проезд в служебные командировки и обратно.

Письмом Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 установлены условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок.

Выплата компенсации работникам предприятий, организаций и учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Основанием для выплаты компенсации служит приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Такой же порядок компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей следует применять для сотрудников таможенных органов.

В соответствии с п. 19 Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. N 62 командированным работникам, не представившим документы, подтверждающие расходы по проезду в служебную командировку и обратно, может быть произведена оплата проезда по минимальной стоимости.

Минимальной стоимостью проезда является проезд железнодорожным транспортом по тарифу жесткого общего вагона пассажирского поезда, а при наличии только: воздушного сообщения - самолетами в салонах экономического класса, морского сообщения - по тарифу каюты низшей категории судна транспортной линии, автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа. В таком же порядке могут быть возмещены расходы на проезд сотрудникам, следующим в служебные командировки и обратно на личном транспорте, как не представившим документы, подтверждающие проезд.

2. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей установлены в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92.

При определении налоговой базы на прибыль организаций такие расходы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Этим постановлением установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (в месяц): легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.; свыше 2000 куб. см - 1500 руб.

3. В соответствии со ст. 46 Федерального конституционного закона от 28 июня 2004 г. N 5-ФКЗ "О референдуме Российской Федерации" за членом комиссии референдума с правом решающего голоса, освобожденным от работы на основании представления комиссии референдума, сохраняется место работы (должность), ему выплачивается компенсация за период, в течение которого он был освобожден от работы.

4. Законом Архангельской области от 22 июня 2005 г. N 52-4-ОЗ "О мерах социальной поддержки отдельных категорий квалифицированных специалистов, работающих и проживающих в сельской местности, рабочих поселках (поселках городского типа)" установлены меры социальной поддержки - компенсации.

Специалистам областных государственных учреждений культуры и искусства, здравоохранения, социальной защиты населения, государственной ветеринарной службы, образовательных учреждений (кроме педагогических работников), специалистам, вышедшим на пенсию (включая педагогических работников), работающим и проживающим в сельской местности, рабочих поселках (поселках городского типа) (далее - специалисты), предоставляются следующие меры социальной поддержки:

возмещение расходов по найму (поднайму), социальному найму, содержанию, ремонту жилого помещения, капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме (для собственника помещения в многоквартирном доме) в пределах установленной социальной нормы площади жилья (в коммунальных квартирах - занимаемой жилой площади);

возмещение расходов по оплате коммунальных услуг (электрическая и тепловая энергия) в пределах нормативов потребления указанных услуг, установленных органами местного самоуправления;

возмещение расходов по оплате топлива в домах, не имеющих центрального отопления, или бесплатное предоставление и доставка топлива в размере годовой потребности в пределах норм, установленных органами местного самоуправления.

Меры социальной поддержки по возмещению расходов по оплате указанных в настоящей статье услуг предоставляются независимо от вида жилого помещения и формы собственности жилищного фонда.

Перечень должностей специалистов, на которых распространяется действие настоящего закона, утверждается постановлением главы администрации области.

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

1. Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" установлен размер выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств.

На основании постановления Совета Министров - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" по согласованию с Министерством иностранных дел РФ размеры выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены с 1 января 2002 г.

2. Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 установлены размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

См. также Указ Президента РФ от 24 ноября 1995 г. N 1177 "О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах Российской Федерации".

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета (далее - организации), осуществляется в следующих размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

б) расходов на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в размерах, установленных п. 1 настоящего постановления, производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 настоящего постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

3. В соответствии с Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, в себестоимость продукции включают затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью.

Для целей налогообложения указанные затраты принимаются в пределах, установленных законодательством (письмо Департамента налоговой полиции Минфина России от 23 марта 1999 г. N 04-02-05/3 "Об отнесении на себестоимость суточных за однодневные командировки"). Если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются.

Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

4. О компенсационных выплатах при зарубежных командировках сказано в письме ЦБР от 22 марта 2005 г. N 36-3/526.

5. См. также письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 марта 2005 г. N 03-05-01-04/62 "Об обложении налогом на доходы физических лиц суточных, выплачиваемых работникам за время нахождения в служебной командировке".

Статья 169. Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность

1. Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. N 187 "О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность" в соответствии со ст. 169 ТК РФ установлено, что возмещение расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета (далее - организации), осуществляется при переезде на работу в другую местность (в другой населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) по предварительной договоренности с работодателем в следующих размерах:

а) расходы по переезду работника и членов его семьи (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа;

б) расходы по провозу имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи - в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов (грузобагажа) железнодорожным транспортом.

При отсутствии указанных видов транспорта возмещаются расходы по провозу имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или от ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.

Расходы, предусмотренные подп. "а" и "б" настоящего пункта, не подлежат возмещению в случае, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения;

в) расходы по обустройству на новом месте жительства: на работника - в размере месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту его работы и на каждого переезжающего члена его семьи - в размере 1/4 должностного оклада (1/4 месячной тарифной ставки) по новому месту работы работника;

г) выплата работнику суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в пути следования к новому месту работы.

2. В случае, если заранее невозможно точно определить размер подлежащих возмещению расходов в связи с переездом работника на работу в другую местность, ему по предварительной договоренности с работодателем выдается аванс.

3. Расходы по переезду членов семьи работника и по провозу их имущества, а также по обустройству их на новом месте жительства возмещаются в том случае, если они переезжают на новое место жительства работника до истечения одного года со дня фактического предоставления жилого помещения.

4. Возмещение расходов в размерах, установленных п. 1 настоящего постановления, осуществляется организациями, в которые переводятся, направляются или принимаются на работу работники, в пределах ассигнований, выделенных этим организациям из федерального бюджета на реализацию мероприятий, связанных с переездом работников на работу в другую местность, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации.

5. Возмещение расходов, превышающих размеры, установленные п. 1 настоящего постановления, а также иных связанных с переездом расходов (при условии, что они произведены работником с согласия работодателя) осуществляется организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных в установленном порядке организациями от предпринимательской или иной приносящей доход деятельности.

6. Работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, в случае:

если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины;

если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока - до истечения 1 года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации явились основанием прекращения трудового договора.

Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества.

7. Настоящее постановление не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность.