5.4. Управление проектом

Управление проектом является сложной задачей. Рабочая группа, созданная для реализации проекта, решает новые задачи, отличающиеся от задач, решаемых существующими функциональными подразделениями.

Между рабочей группой и всей организацией существует устойчивая связь, так как реализация проекта должна осуществляться в сотрудничестве с существующими подразделениями и результат должен быть интегрирован в имеющуюся структуру. Например, введение дистанционной системы образования в вузе должно происходить в сотрудничестве с деканатами, кафедрами и другими подразделениями.

Каждый член рабочей группы имеет, как правило, двух руководителей (руководителя группы и руководителя функционального подразделения). Для управления проектом может быть выделен руководитель. Структура группы по проекту зависит от сложившейся ситуации. Если, например, проект не является сложным (модификация продукта), то создается ограниченная рабочая группа, в состав которой входят отделы разработки новой продукции, производства, маркетинга и обслуживания. Такая группа подчиняется руководителю соответствующего отдела.

Если же речь идет о радикальных нововведениях, в составе группы могут быть выделены: технический ("рабочий") руководитель, решающий, что и когда должны делать сотрудники; научный ("профессиональный") руководитель, отвечающий за качество выполнения работы; руководитель-организатор, обеспечивающий личные интересы сотрудников (зарплата и т.п.).

Руководители образуют координационную группу, в задачи которой входит:

определение цели проекта;

назначение руководителей рабочих групп;

создание рабочих групп;

постановка задачи;

контроль за реализацией проекта (качество, время, расходы);

принятие решения о продолжении;

роспуск рабочих групп.

Рабочие группы отвечают за выполнение своей части проекта; планирование и контроль, составление отчетов для координирующей группы и всей организации.

При отборе кандидатур в рабочую группу руководствуются следующими критериями:

компетентность и опыт;

наличие специальных знаний в проблемной области;

возможность привлечения к работе;

власть и авторитет в организации;

способность разрешать конфликтные ситуации;

отношение к делу;

личный интерес и мотивация.

Надо учитывать, что руководитель проекта играет решающую роль в организации работы. Поэтому по своим личным качествам, способностям и полномочиям он должен иметь авторитет в глазах руководителей функциональных подразделений.

В практике менеджмента применяется много методик управления рабочей группой. Среди них: планирование (особенно планирование бюджета и контроля за затратами; управление информационными потоками и т.п.). Однако эти методики не являются специальными для рабочей группы, они применяются для управления любыми процессами. Универсальной является процедура организации совещаний по проекту, принятия решений и т.п.

Специфическими инструментами управления проектом являются:

1. Определение проекта и постановка задачи.

2. Установление промежуточных этапов (разделение проекта на отдельные фазы

Они взаимосвязаны и не могут эффективно функционировать изолированно.

Четкая формулировка проблемы и постановка задачи важна для:

осмысления проекта и установления этапов выполнения;

выделения важнейших проблем;

создания модели обмена информацией;

определения ожидаемых результатов;

разработки рекомендаций после завершения работ.

В современном менеджменте действуют девизы: Семь раз отмерь, один раз отрежь! Подумай, прежде чем делать!

В этапах выполнения проекта принимаются решения:

нужно продолжать или скорректировать задания;

не надо ли уточнить последний этап;

форма завершения последнего этапа.

Подразделение на этапы позволяет контролировать ход выполнения проекта. Наглядно этапы прохождения проекта представлены на схеме:

Схема 5.2. Этапы прохождения проекта

Все разделение проекта на этапы должно быть тщательно продумано. Одной из причин неудач в реализации проекта является нечеткая организация сотрудничества и согласованности внутри рабочей группы, а также между рабочей группой и организацией.

Резюме

В исследовательских проектах излагаются научно обоснованные технические, экономические или технологические решения. Проекты могут финансироваться по линии государственной  научно-технической программы, путем получения грантов. Каждый проект оформляется с учетом определенных требований, имеет четкое название, сопровождается краткой аннотацией, в проекте указывается число исполнителей, сроки выполнения, потребность в финансировании в расчете на год, информация о руководителях и основных исполнителях.

Приоритетные направления исследований и разработок реализуют в виде крупных межотраслевых проектов. Приоритетными направлениями развитии науки и техники в России являются: информационные технологии и электроника, производственная технология, новые материалы и химические продукты, технология живых систем, транспорт, топливо и энергетика, экология и рациональное природопользование. Для управления проектом создается рабочая группа.

Вопросы для повторения

1. Что понимается под исследовательским проектом?

2. Дайте определение инициативного проекта и раскройте его основное содержание.

3. Какие цели преследует проект развития материально-технической базы и научных исследований?

4. Раскройте содержание проекта создания информационных систем и баз данных.

5. Раскройте содержание издательского проекта.

6. Какие требования предъявляются к оформлению инновационных проектов?

7. Кем присваивается статус государственного научного центра?

8. По каким критериям программа относится к федеральному уровню?

9. Как осуществляется управление рабочей группой?