В условиях компьютеризации народного хозяйства к организации позамашиннои ИБ, ее
В условиях компьютеризации народного хозяйства к организации позамашиннои ИБ, ее носителей относится целый ряд требований, выполнение которых обеспечивает своевременность, полноту и точность получения информации, пополнения и обновления ИБ. Особенно важны требования по совершенствованию форм первичных документов на основе последних научно-технических достижений, использование принципов стандартизации и унификации.Еще в 1972 году ВНИИ стандартизации разработаны методики классификации и унификации управленческих документов, используемых в АСУ, которыми предусматривается классификация документации на плановую, отчетно-статистическую, первичную учетную, финансовую, организационно-распорядительную, с материально-технического снабжения и сбыта, ценообразования и т . д. Классификация сделана по признакам формального характера (функциональная подсистема, направленность документа и т.д.) и смысловыми признаками (название задачи, заголовок и показатели документа).
Документы могут также делиться на следующие классы: материальные, денежные, расчетные, товарные и т.п.. (По характеру отраженных операций) распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления (по назначению) разовые, накопительные, единичные, сводные (по способу охвата хозяйственных операций) односторонние, многосторонние, однострочные, многострочные (по характеру заполнения) линейные, анкетные, зональные, комбинированные (по форме построения), основные и сопровождающие (по их роли в хозяйственном процессе), оформляемые, выполняемые, выполнены (по жизненным циклом). Каждый класс документов имеет свои достоинства и недостатки, которые учитываются при проектировании их форм для компьютерных технологий.
Много требований к документации в условиях использования ЭВМ учтены еще при разработке унифицированной (т.е. разработанной по единым правилам и требованиям) документации на государственном уровне в 1972 году, но тогда преобладающей была перфорационная вычислительная техника, и основная ориентация была на нее. К тому же документы, в том числе и в сельском хозяйстве, были спроектированы и для возможной их ручной обработки. Позже, в 80-е годы, формы документов совершенствовались, но также имели двойную ориентацию, поскольку ЭВМ в народном хозяйстве было недостатньо.
На государственном уровне была разработана и функционирует до сих пор унифицированная единая система конструкторской документации (ЕСКД) и единая система технологической документации (ЕСТД), приспособлена к машинной обработки. При разработке форм документов учитывается также возможный уровень унификации. Так, на уровне государства разработана единая для всех отраслей финансовая документация, но много других документов унифицированы в рамках отрасли (в сельском хозяйстве такими документами являются технологические карты, ведомости учета труда и выполненных работ в животноводстве, реестры отправки зерна и другой продукции с поля и т . др..).
Требования, предъявляемые к документам, можно разделить на общие и специфические. К общим требованиям можно отнести размещения реквизитов в их логической последовательности для облегчения процесса заполнения, чтения и обработки документа, выделение достаточной ширины граф для четкого размещения реквизитов; включения в документ необходимого минимума данных для получения исходной информации и т. ин.
Специфические требования связанные с использованием вычислительной техники или с другими факторами. Например, с учетом необходимости дальнейшего переноса данных с первичного документа на машинный носитель выделяются в отдельную зону реквизиты, повторяются; графы, из которых данные переносятся на машинный носитель, выделяются жирными линиями; последовательность размещения данных в документе согласуется с последовательностью размещения данных на машинном носителе .
В условиях использования ЭВМ первичных документов можно удалить значительную часть постоянных реквизитов, поскольку они могут храниться в соответствующих машинных справочниках. Такими реквизитами могут быть нормы выработки и расценки за выполненную работу, цены на материалы и продукцию. Нет необходимости также выделять поля в документах для проставления расчетных показателей. У них достаточно проставлять необходимую группировочного информацию и количественные показатели, необходимые ЭВМ для дальнейших расчетов. Это позволяет не только упростить формы первичных документов, но и существенно сократить расходы на оформление документов и перенос данных на машинные носии.
Но следует иметь в виду, что когда форма первичного документа и необходима в нем информация распечатываются непосредственно с использованием компьютера, то целесообразно (в оптимальных пределах) размещать в документе максимум нужной текстовой и другой информации, что облегчает пользование документом.
При отсутствии стандартной формы документа и необходимости индивидуальной его разработки для конкретных условий проводятся расчеты размеров бланка, выбор формата для печати. Для определения ширины бланка учитывается ширина символов, максимальное их количество в графе и количество граф, ширина мижграфних линий и промежутков; левого и правого чистых полив.
При расчетах длины бланка, кроме верхнего и нижнего чистых полей, учитывается максимальная высота знаков в строке и количество однотипных строк, межстрочный интервал.
Современные компьютеры обеспечивают достаточно широкий спектр форматов вывода информации на принтер. Основные из них: А3 (29,7 х21 см), А4 (21х29, 7см - наиболее распространенный), А5 (14,8 х21 см).
При выводе информации на экран дисплея учитываются не только технические возможности дисплея (количество одновременно видимых на нем строк и знаков в строке, цветопередача), но и требования к размещению самой информации.
1. Видеограммы (видеокадры) должны иметь название освещаемые формы и над ее «шапкой» максимально возможное количество справочных и групувальних реквизитов (название хозяйства и подразделений, название культуры, величина поля и т.д.)., Чтобы не перегружать лишними графами форму документа.
2. Графы в «шапке» формы должны иметь разборчивы название и нумерацию для такой же нумерации граф на следующих страницах (кадрах), если «шапка» занимает много площади екрана.
3. Для облегчения восприятия информации необходимо размещать графы в такой последовательности, чтобы первыми были графы с группировочного реквизитами (которые, в свою очередь, размещались бы в последовательности уменьшения старшинування реквизитов, например, бригада, звено, табельный номер, вид оплаты), а затем количественные и стоимостные показатели и итоги. Причем итоги целесообразно размещать в обратном порядке - в последовательности роста старшинування групувальних признаков (итоги по виду оплат, табельного номера и т.д.).
4. Основное в видеограммах должен быть логически сгруппирована и размещена в определенных зонах, отделена разграничительная линия, выделенная цветом.
5. Имеющиеся в видеограмме коды, за незначительными исключениями, должны быть декодированы, т.е. представлены и названия закодированных группировок и объектов, или декодирована информация появлялась в отдельном окне при подведении курсора к определенному коду.
6. В видеограммах целесообразно предусмотреть количество знаков в строке не более от их количества в строке экрана (преимущественно 80, хотя бывает и больше), поскольку для горизонтального перемещения формы видеограммы необходимы дополнительные затраты времени и усложняется визуальное восприятие данных. Это в определенной мере относится и вертикального перемещения формы, однако в данном случае работа значительно облегчается использованием клавиш «Page Up» и «Page Down» для поекранного перегортання.
Большинство перечисленных требований сбываются и для проектирования машинограмм, хотя нередко снимается вопрос относительно ширины форм: современные принтеры могут печатать мелкими шрифтами, печатать с поворотом формы на 90
| Как уже отмечалось, составной частью информационного обеспечения систем является | Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ машинной информационной базы |