Учет, контроль, аудит, анализ и регулирование - неотъемлемая часть аграрного менеджмента.
Учет, контроль, аудит, анализ и регулирование - неотъемлемая часть аграрного менеджмента. Но первоочередное внимание уделяется учета, так по его данным в любой момент времени можно судить о состоянии хозяйства, можно взять данные для анализа за прошедшие периоды или данные для составления планов и прогнозив.Поскольку в процессе управления сельскохозяйственным производством учет является наиболее трудоемкой участком, то как раз с него всегда начиналась механизация раньше (на перфорационных и больших ЭВМ), и с него начинается компьютеризация управленческих работ и теперь. К тому же наличие на большинстве учетных участков значительного количества постоянной информации создает благоприятные условия для использования вычислительной техники за счет создания постоянных справочных массивов (справочных массивов наличия основных средств, названий и цен материалов, фамилий и другой информации о работающих, расценок на выполняемые работы и т.д. . др..). К сожалению, у большинства сельскохозяйственных предприятий он до сих пор остается и единственным участком копьютеризованих управленческих работ, с точки зрения системного подхода не достаточно ефективним.
Известно, что учет делится на оперативно-техническое (в основном, количественный и который является функцией инженерно-технических работников и специалистов сельскохозяйственного производства), бухгалтерский (преимущественно стоимостный и ведется в бухгалтерии хозяйства) и статистический. В условиях компьютерных технологий все виды учета значительно сближаются и при необходимости могут обеспечивать информацией пользователей по запросу в разрезе различных промежутков времени и в количественном и в стоимостном выражении, что важно при оперативном управлении. Это не означает их полного слияния, а свидетельствует об интеграции первичного учета и общую эффективную технологию. При этом обеспечивается тесная связь учета с технологиями сельскохозяйственного производства и их взаимное влияние. Оперативность сбора, регистрации и обработки первичной информации позволяет своевременно реагировать на отклонения от оптимальных режимов выращивания сельскохозяйственных культур, эксплуатации технических средств, условий содержания животных. В этих обстоятельствах в комплексе решаются вопросы автоматизации управления производственными процессами и процессами сбора и документирования учетной информации. Появляется возможность не только повысить уровень механизации и автоматизации производственных процессов на фермах, бригадах, цехах, участках, но и механизировать выписки документов на издержки производства (корма, водоснабжения, тепло-и электроэнергия), выход продукции (надои молока, получение яиц, выход тушек птицы) и ее реализацию (документы на отправку молока или животных в живом весе и т.п.). К тому же значительно улучшается контроль за наличием питательных веществ и внесением удобрений на конкретных участках, за рационами кормления животных и проведения отдельных проверок и ревизий, что, в свою очередь, также способствует улучшению менеджменту.
Компьютеризация учета переориентирует его больше на получение оперативной информации и ее оперативного анализа с последующим использованием для прогнозирования хозяйственной и иной дияльности.
Хотя компьютерный учет, контроль, аудит, анализ и регулирование должны функционировать как часть единой информационной системы объекта (поскольку являются более эффективными в сочетании с компьютерным прогнозированием и планированием), сами по себе они функционально создают тесную информационную систему с присущими для них системными принципами. Они должны базироваться на таких принципах, как: единая система классификации и кодирования; автоматизация сбора, регистрации и передачи информации; унификация, упрощение и типизация документации автоматизация получения бухгалтерских регистров, отчетов и аналитических форм тощо.
Системы классификации и кодирования определяются существующими государственными классификаторами, особенностями хозяйственного объекта и общими потребностями бухгалтерского учета, контроля, планирования, анализа, оперативного управления. При этом они должны обеспечивать автоматизированный сбор и передачу информации.
При машинно-ручном варианте сбора учетной информации используются специальные технические средства, с помощью которых можно параллельно с выпиской первичного документа формировать машинный носитель информации или переносить данные из готового первичного документа на машине носитель. В настоящее время эта форма является преобладающей, поскольку в сельском хозяйстве много документов приходится складывать в полевых условиях и там трудно применять имеющиеся технические засоби.
Для предотвращения трудоемкого процесса переноса первичной информации на машинный носитель могут использоваться машиночитаемой документи.
В учете, о чем говорилось ранее, компьютерные технологии также способствуют возможности упрощения форм первичной документации и документооборота (за счет перемещения постоянной информации в справочники или даже отказа, например, при аренде и приватизации от привычных документов начисления заработной платы и замены их простыми обобщающими сведениями), еще часто остается необходимым и не дает возможности перейти на преобладающую безбумажную технологию.
Теперь компьютерные учетные ИС базируются на двух формах учета - таблично-автоматизированной (более устаревшая система с регламентированным ежемесячным получением исходных форм) и диал-автоматизированной (с получением исходных форм по требованию - ЛУКА, БЕСТ, ГАЛАКТИКА и т.д.).
Основой учетной компьютерной информационной системы, что видно из рис. 16.1, является база данных (БД) и база знаний (БЗ). В базе данных хранятся данные бухгалтерских проводок с начала года и входящие остатки. База знаний может содержать план бухгалтерских счетов хозяйства, классификатор учетных номенклатур, алгоритмы обработки данных, описания форм входящих документов и выходных регистров синтетического и аналитического учета, форм отчетности и анализа, форм графиков, диаграмм, гистограмм. Эти формы используются при формировании исходной информации на экране дисплея или выдачи на экран и печать выходных данных. Информация о БЗ необходима также и для периодического корректировки БД в части распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов, услуг вспомогательных производств, начисления амортизации тощо.
Данные о хозяйственных операциях, которые вводятся в БД работником учета, фиксируются в виде стандартных бухгалтерских проводок и хранятся в хронологическом порядке. Поскольку в БД хранятся и входящие остатки на начало года, то по алгоритмам БЗ всегда можно получить по запросу учетные данные практически с любым желаемым группировкой. Получение же нужных расчетных данных по определенным группировками по счетам бухгалтерского учета (обобщение данных бухгалтерских операций БД) выполняется на современных быстродействующих ЭВМ преимущественно в момент получения исходных форм учета, анализа или звитности.
Практическая реализация компьютерных технологий бухгалтерского учета, контроля, аудита, анализа и регулирования осуществляется в виде системы АРМ отдельных специалистов. Их количество и распределение функций определяется конкретными обстоятельствами и факторами: организационной структурой, территориальным размещением подразделений, наличием технических средств и специалистов. Типовую структуру системы АРМ, сложившаяся на основе существующих объемов и характера работ, показано на рис.16.2.
На каждом из АРМ автоматизируется учет тех работ, специфика которых раскрывается же названием АРМ, хотя в некоторых случаях между специалистами в конкретных условиях и может быть некоторое перераспределение робит.
В крупных хозяйствах может быть более сложная структура АРМ - дополнительно может функционировать АРМ диспетчера, АРМ кладовщика, АРМ руководителя производственного подразделения, АРМ специалиста по маркетингу и т. ин.
АРМ диспетчера обеспечивает автоматизацию обработки дорожных листьев автомобилей и тракторов и на этой основе позволяет автоматизировать учет эксплуатационных показателей тракторов и автомобилей, учет труда и начисления заработной платы работникам на механизированных роботах.
АРМ кладовщика позволяет автоматизировать складской учет материалов и облегчает ведение бухгалтерского учета материалов на АРМ бухгалтера по учету, контролю и анализу материальных цинностей.
В АРМ руководителя производственного Подразделение автоматизируется оперативный учет, контроль, анализ и регулирование затрат и выхода продукции, трудового вклада работников подразделения и т.д.. Функция регулирования сбыта продукции реализуется преимущественно в АРМ специалиста по маркетингу.
Конечно, лучший взаимосвязь между различными АРМами и их высокая общая эффективность достигается в условиях ЛВС. При отсутствии ЛВС связь между АРМ осуществляется преимущественно на уровне файлов с помощью дискет.
В малых предприятиях, фермерских хозяйствах практически вся управленческая и бугалтерська информация находится в пределах одного АРМ. Поэтому учет там ведется более упрощенно, но с возможностью удовлетворить требования налоговых и других служб.
В условиях компьютеризации бухгалтерского учета решаются представлены далее основные задачи.
| Глава 16. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА , КОНТРОЛЯ , аудита , анализа и регулирования | Из аналитического и синтетического бухгалтерского учета на печать или на экран дисплея |