1.1. Организация учета в банках
Бухгалтерский учет банка можно определить как систему регистрации и подведения итогов операций, выполняемых в банковском бизнесе, с дальнейшим анализом и проверкой результатов и составлением соответствующих звитив.Бухгалтерский учет является информационной системой, предоставляющей финансовую информацию о банк как субъект хозяйственной дияльности.
Бухгалтерский учет является процессом определения, измерения и передачи информации экономического характеру.
Бухгалтерские данные играют важную роль, когда речь идет о функционировании в конкурентной среде в условиях ограниченных ресурсив.
Система учета - это совокупность процедур, имеющих целью фиксировать все операции банка, а именно:
определять содержание операционной и подробно записывать их;
описывать операции во временном выражении;
подводить итоги выполненных операций согласно принципам международных стандартов облику.
На современном этапе развития банковской системы Украины стоит задача создания системы внутреннего контроля банка, которая бы охватывала политику и процедуры каждой банковского учреждения, способствуя ее успешной дияльности.
Заметим, что бухгалтерский учет является важным элементом структуры внутреннего контроля. Так, на управленческие решения существенно влияет бухгалтерская информация о наличных, состояния расчетов, ценных бумаг, находящихся в собственности банка, депозитных операций, валютных средств, кредитных ресурсов и кредитного портфеля.
Бухгалтерская основано на документах, которые дают возможность проследить движение активов с момента получения таких до списания или реализации. То же касается и пассивов - от возникновения обязательств до их погашения. Ведь банк не может успешно функционировать в конкурентной среде без соответствующей системы ежедневного учета всех своих операций и обязательств. Только при таком условии руководство этого учреждения постоянно прослеживает все аспекты ее деятельности, а следовательно, и риски, на которые она наражаеться.
Учитывая сказанное система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:
1. Актуальнисть
Все осуществляемые банком операции следует ежедневно отражать в балансе и в оборотно-сальдовой ведомости. Благодаря этому:
банк и клиенты получают актуальную информацию;
в случае обнаружения ошибки клиент может своевременно подать рекламацию.
2. Надийнисть
Ошибочных записей избегают благодаря автоматическому контролю и согласованию в системе автоматизации банка (САБ). Таким образом:
сокращаются затраты на исправление возможных ошибок;
не нарушается уверенность клиента в надежности банку.
3. Ефективнисть
Между банковскими операциями, которые дают доход, и расходами на их проведение, должно выполняться определенное соотношение, обеспечивать длительное функционирование банка.
Поэтому:
бухгалтерский учет в банке становится рационально организованным и направленным на то, чтобы поддерживать и повышать конкурентоспособность банку.
Понятно, что система бухгалтерского учета должна соответствовать действующему законодательству и нормативным документам НБУ.
Следовательно, бухгалтерский учет базируется на определенных правилах, записи, классификации и интерпретации операций или событий, связанных с деятельностью банка. Все это и составляет метод бухгалтерского учета, который состоит из следующих элементов:
документация и инвентаризация;
оценка и калькуляция;
счета и двойная запись;
бухгалтерский баланс и звитнисть.
Бухгалтерские системы банковских учреждений Украины компьютеризирован, благодаря чему система бухгалтерских проводок - внесение информации в ежедневных балансов, кассовых книг, оборотно-сальдовых сведений - выполняется в автоматическом режиме. Однако даже эти перечисленные элементы метода бухгалтерского учета являются производными по концепции такого облику.
В процессе сбора данных бухгалтерского учета применяют специфическую терминологию. Приведем определение важнейших терминив.
Событие - это обстоятельство (совокупность обстоятельств), имеет определенные последствия для банку.
Хозяйственная операция - это такое событие, которое вызывает изменение в активах, обязательствах и капитале. Для отражения хозяйственных операций применяют систему рахункив.
Счет - это систематизированные записи, отражающие влияние операций и других событий на конкретный актив, обязательства или акционерный капитал. Для каждого актива, обязательства, дохода, вида расходов и единицы капитала ведется отдельный счет.
Банк самостоятельно разрабатывает технологии осуществления банковских операций, методы внутреннего контроля и положения о операционную работу в соответствии с требованиями Национального банка Украини.
Операционная работа в банке может быть организована централизованно или децентрализованно. Организация операционной работы предполагает наличие документированных процедур учета и контроля за всеми видами операций.
Операционная работа банка должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить:
распределение обязанностей и полномочий по осуществлению банковских операций
документирования - своевременное, полное и достоверное отражение всех банковских операций;
накопления и представления детальной информации о каждой операции с обязательным отражением данных об участниках операции, определению балансовых и внебалансовых требований и обязательств, возможных изменений по этим операциям, сумм начисленных, полученных или уплаченных доходов / расходов;
защита активов банка от потенциальных убытков и контроль за их качеством;
определение существующих и возможных рисков и управления ими;
адекватную систему внутреннего контроля;
получение необходимых разрешений на осуществление операций;
инструктирование по платежам и осуществления необходимых бухгалтерских проводок;
хранения информации обо всех операциях банка;
установление лимитов на осуществление операций;
конфиденциальность каждой операции;
возможность прогнозировать ситуации в банковской дияльности.
Банковские операции выполняют соответствующие работники независимо от того, в каком структурном подразделении они працюють.
В основу организации операционной работы положен принцип предоставления работникам прав ответственного виконавця.
Ответственным исполнителем считается:
- Работник банка, которому единолично поручено оформлять и подписывать документы, касающиеся определенного круга операций;
- Работник, который контролирует правильность оформления документов и отражения их содержания в учете;
- Работник, технологически выполняет определенные процедури.
Внутренними документами банка должна быть определена ответственность должностных лиц за осуществление функций, подлежащих распределению, а именно: санкционирование операций, их выполнения, учет, сверка, хранения и разработки автоматизированных систем бухгалтерского учета и их експлуатация.
Каждый работник должен получить должностную инструкцию, в которой определены его должностные обязанности и объемы работ к выполнению. Конкретные обязательства работников различных подразделений, поручение на осуществление операций, а также изменения в них должны быть определены письмово.
Право подписания документов, предоставляется соответствующим работникам, оформляется распоряжением руководителя банка. Право контрольной подписи без ограничения суммы операций, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители, главные бухгалтеры или их поручения доверенные особи.
Перечень операций, подлежащих дополнительному контролю, а также образцы подписей работников, выполняющих контрольные функции, находятся у работников, осуществляющих дополнительный контроль.
Предоставление права контрольной подписи тому или иному лицу не исключает возможность осуществления этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций при условии, что выполнение операций от начала до конца не полагаться на одну особу.
Операционный процесс по отражению операции в бухгалтерском учете состоит из трех основных этапов:
1. Разрешение на операцию.
2. Осуществление операции (заключение соглашения, составления первичных документов, ввода их в учетную систему, обработка, платеж).
3. Контроль за операцией (осуществляется на протяжении всего процесса).
Инициатором операции является так называемый фронт-офис, который отвечает за заключение сделок, идентификацию операций с оценкой рисков и подсчетом прибылей и збиткив.
Целью деятельности фронт-офиса является получение прибыли, минимизация рисков финансового рынка, противодействие конкурентной среде, поддержания ликвидной позиции и расширение спектра банковских услуг и банковских продуктов. Субъектами деятельности фронт-офиса есть клиенты (юридические и физические лица), учреждения банков, небанковские учреждения, уряд.
Фронт-офис принадлежит к центру прибыли, несет ответственность за развитие банковских продуктов, ликвидность и выполнение нормативив.
Полученные от фронт-офиса документы работники так называемого бэк-офиса проверяют, регистрируют, вводят всю необходимую информацию в автоматизированную систему обработки данных и осуществляют последующий контроль за выполнением операции. Субъектами деятельности бэк-офиса есть подразделения фронт-офиса, учреждения банков, налоговые, судебные и правоохранительные органы, правительство, контрагенты, статистические органы тощо.
Бэк-офис принадлежит к центру затрат, обеспечивает соблюдение принятых стандартов, выполнения соответствующих процедур учета и контролю.
Идентификация операции предполагает наличие достаточной информации о природе каждой операции и ее регистрации с определением конечного результату.
К основным элементам идентификации операции относятся:
организация операции во фронт-офисе;
классификация операции по соответствующему типу (межбанковская, хозяйственная и т.п.);
предоставление уникального номера сделки;
определение конкретных сроков по договорам;
ввода информации о контрагенте;
дополнения информации об операции (кредит, депозит, тип процентной ставки и т.п.);
формирование первичных документов (с указанием даты расчета)
оформление подписями ответственных лиц (ответственный за операцию - представитель фронт-офиса, ответственный за проверку - представитель бэк-офиса).
Функциональные обязанности подразделений банка (фронт-офиса и бэк-офиса) должны быть четко определены в соответствии с процедурами осуществления операций.
Все банковские операции оформляются соответствующими документами, содержащими информацию о характере операции и подтверждают ее законнисть.
Первичные документы подразделяются:
- По месту составления:
на внешние (полученные от клиентов и других банков)
внутренние (оформленные в банке);
- По содержанию:
на кассовые;
мемориальные (для осуществления безналичных расчетов за хозяйственными и административными операциями банка)
внебалансовые и другие (для учета ценностей, будущих требований, обязательств банка и т.п.);
- По назначению:
на распорядительные;
виконавчи.
Операции, осуществляемые без участия клиентов, оформляются внутренними документами банка в соответствии с процедурами бухгалтерского учета, в частности:
- Для осуществления операций с наличными - приходными и расходными кассовыми ордерами;
- Для безналичных операций - мемориальными ордерами, внебалансовыми ордерами;
- Распоряжениями и наказами.
Мемориальные ордера используются для оформления внутрибанковских операций: выдача и погашение кредитов, начисления и погашения процентов, приобретение и выбытие основных средств, начисление амортизации, заработной платы и различных начислений на нее, учета доходов и расходов, формирования и использования прибыли и т.д.. Мемориальные ордера составляются на типовых бланках или программным способом и оформляются в установленном банком порядку.
Для сокращения записей однотипными операциями могут составляться сводные мемориальные ордера. Сводный мемориальный ордер содержит несколько номеров счетов по дебету или кредиту. В случае исключения из сводного мемориального документа отдельной суммы, которая не может быть отнесена или списана со счета из любой причины, эта сумма вычеркивается с исправлением общей суммы по документу. Каждое такое исправление оформляется подписью исполнителя и удостоверяется контрольным подписью уполномоченного особи.
Операции, которые учитываются на счетах класса 9 «Забалансовые счета», оформляются так:
- Требования и обязательства банка, которые могут возникнуть в будущие периоды и по которым банк подвергается риску - мемориальными ордерами;
- Документы и ценности, которые хранятся в хранилище банка, - забалансовым приходными и расходными ордерами;
- Расчеты по операциям приватизации - мемориальными ордерами тощо.
Электронные расчетные документы должны содержать все обязательные реквизиты расчетных документов. Бумажные копии электронных расчетных документов предназначен для хранения как подтверждение совершенной операции. За передачу документов в электронном виде должно быть обеспечено использование аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей или иных средств, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным особою.
Первичные документы с исправлением таких реквизитов, как сумма, наименование и номер счета клиента являются недействительными и не подлежат приему банком. За прием документов в электронном виде, а также за осуществление межбанковских расчетов внесение каких-либо исправлений также не дозволяеться.
Ошибки, допущенные клиентами при заполнении текста документов (кроме реквизитов, указанных выше), могут быть исправлены при условии, если это исправление заверенное теми же лицами, которым этот документ пидписано.
Информация, содержащаяся в первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета. Регистры синтетического и аналитического учета ведутся в форме специальных книг (журналов), ведомостей и т.д., в виде электронных баз данных (файлов), а также на магнитных носиях.
Обязательными регистрами синтетического и аналитического учета в коммерческих банках являются:
оборотно-сальдовый баланс;
оборотная ведомость (бухгалтерский журнал)
ведомость остатков на лицевых счетах (проверочная ведомость);
лицевые счета клиентов и выписки из них;
лицевые счета по учету банковских операций
кассовый журнал;
книги регистрации открытых счетов тощо.
Лицевые счета клиентов являются регистрами аналитического учета, содержащие записи операций, которые осуществлены в течение операционного дня. Лицевые счета и выписки из них имеют следующие обязательные реквизиты:
номер лицевого счета;
дата осуществления последней (предыдущей) операции;
дата осуществления текущей операции;
код МФО банка, в котором открыт счет;
код валюты;
сумма входящего остатка по счету;
код МФО банка-корреспондента;
номер счета корреспондента;
условное обозначение документа;
номер документа;
сумма сделки;
сумма оборотов по дебету и кредиту счета;
сумма исходного залишку.
Порядок открытия (закрытия) и использования счетов клиентов регламентируется нормативно-правовыми актами Национального банка Украины о порядке открытия и использования счетов в национальной и иностранной валюти.
Порядок открытия лицевых (аналитических) счетов для накопления информации по учету хозяйственной деятельности банка, доходов, расходов, формирования капитала, результата деятельности и т.п. определяется банком самостоятельно. Открытие всех счетов регистрируется в книге регистрации открытых рахункив.
Выписка из лицевого счета клиента предусматривается для выдачи или отсылки клиенту. Выписки из лицевых счетов, распечатываются с использованием вычислительной техники, предоставляемых клиентам без штампов и подписей работников банка. Если по каким-либо причинам ведение счета осуществлялось вручную или на машине, кроме ЭВМ, выписка, выдаваемый клиенту, оформляется подписью и штампом ответственного особи.
Порядок предоставления выписок из лицевых счетов клиентов определяется договором на расчетно-кассовое обслуживание, который заключается между банком и клиентом за открытие счета, но не реже одного раза в месяц по состоянию на первое число месяца, следующего за звитним.
В случае утери клиентом выписки из лицевого счета дубликат выписки выдается клиенту только с письменного разрешения руководителя банка или уполномоченного лица при наличии заявления клиента, где указана причина потери. Заявление клиента должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером субъекта хозяйственной деятельности и заверенная печатью. Дубликат выписки выдается представителям субъектов хозяйственной деятельности, которые имеют право первой или второй подписи, или иной доверенному лицу под расписку на заявлении. Заявление хранится в банку.
На титульной части дубликата выписки должно быть указано: «Дубликат выписки по« ___ »________ 200__г.».
1. 2. 3. 1. 2.
| 1. РОЛЬ УЧЕТА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ БАНКОМ И ОСНОВЫ ЕГО ОРГАНИЗАЦИИ | 1.2. Методологические основы финансового учета в банках |