Основной предпосылкой для организации системы объективного информационного обеспечения
Основной предпосылкой для организации системы объективного информационного обеспечения менеджмента на объекте управления является функционирование системы автоматизированного сбора и обработки информации при безбумажной информационной технологии.Социально-экономический объект управления, это предприятие, это производственное объединение, акционерное общество, фирма, биржа, банк, коммерческая структура, учреждение и т.п. (далее - предприятие), является организационно-экономической системой. В этих объектах управления (предприятиях) взаимосвязь руководящей и управляемой систем определяется через информационную систему, в которой информационные совокупности, характеризующие нормативные, плановые, справочные и фактические явления и процессы, также тесно взаимосвязаны и взаимозависимы (см. п . 4.2).
Взаимосвязь информационных совокупностей (внутренние сменности) рассмотрим на примере промышленного предприятия, где конструкторская и технологическая информация характеризует структуру и технологию изготовления изделий, нормативная и расценочная информация является базой при планировании производства этих изделий, а справочная информация хорошо дополняет только указанную. Учетная или первичная (фактическая) информация характеризует процессы и явления, происходящие или у производственно-хозяйственной и др.. деятельности. Из-за этой, фактическую, информацию определяется степень выполнения плана производства по изготовлению изделий по всем параметрам и соответствие их конструкторским и технологическим вимогам.
Заметим, что элементы информационной системы - информационные совокупности на предприятии - не только взаимосвязаны и дополняют друг друга, но и многократно повторяются. Эта характерная особенность (повторение) весьма эффективно используется при применении ПЭВМ. Например, если нормативно-плановая и конструкторско-технологическая (т.е. условно-постоянная) информация несет сообщение, что, в каком (заданной) количестве, как, где, на чем, с помощью чего, в каких условиях и т.д. надо делать, то фактическая ( учетная) информация отвечает на вопрос, кто сделал, а также, что, в которой (фактической) количестве, как, где, на чем, с помощью чего, в каких условиях и т.д. уже сделано. Как видим, первая часть информации - условно-постоянная - дополняется второй частью - фактической. При этом в обеих частях есть немало общего. Так, информация, которая отвечает на вопрос, что, как, где, на чем, с помощью чего и в каких условиях, есть в обеих частях, и только информация, которая отвечает на вопрос кто сделал и в каком количестве, это новое дополнение ( есть переменная информация). Если фактический показатель в каком количестве отвечать плановом или нормативном, то он уже не будет новым доповненням.
Если сбор и обработка информационных совокупности выполняется вручную, то эти общие условно постоянные показатели в процессе управленческих и других операций многократно переписываются специалистами разных уровней - конструкторами и технологами, плановиками и бухгалтерами, экономистами и нормувальниками.
Другое дело, если эти условно постоянные показатели один раз зафиксировать на машинных носителях. Тогда специалисты смогут многократно использовать эти показатели в своей работе не только во время сбора первичной информации, в учете и т.д., но и при информировании менеджеров. Так, когда дополнить их фактическими показателями, возникающих в производственно-хозяйственной деятельности, то всю эту информационную совокупность можно обрабатывать автоматически на ПЕОМ.
Указанные процессы можно осуществить, используя комплексы средств вычислительной и информационной техники, с помощью которой рационально выполняются четыре группы основных операций: сбор и передача информации в ПЭВМ, ее обработка по заранее разработанным алгоритмам и программам, выдача обработанной информации пользователям, хранение и поиск информации. В зависимости от эксплуатационных возможностей и степени применения указанной техники при выполнении этих операций происходит частичная и комплексная механизация операций, частичная и полная их автоматизация. Полная или комплексная автоматизация информационных операций на практике и в литературе известна как система машинной или автоматизированной обработки информации.
В современных условиях, когда нужно не только собирать и обрабатывать информацию, но и иметь возможность обеспечивать ею менеджеров и специалистов разных уровней, указанная система получила дальнейшее развитие и действует как система автоматизированного сбора и обработки информации.
Чтобы организовать систему автоматизированного сбора и обработки информации, которая используется для управления объектом, нужно создать такие процессы, при которых вероятна первичная информация (которая характеризует производственно-хозяйственную и иную деятельность) один раз в минимальном составе в ритме производства измерялась бы и фиксировалась ( а иногда и первично обрабатывалась) и в таком же ритме (при необходимости) передавалась по каналам связи к ПЭВМ пользователей и комплексно (системно, то есть всесторонне по соответствующим алгоритмам) обрабатывалась (вместе с условно-постоянной) на ПЭВМ так, чтобы полученная в максимуме исходная информация была закончена обработкой и полностью соответствовала бы всем требованиям управления объектом, в том числе информированию менеджеров и специалистов разных уровней, а также процессам конструкторской и технологической подготовки производства, нормирования и планирования, учета и контроля, составления установленной возведенной отчетности и проведения комплексного экономического анализа за разные периоды времени и по разным структурных звеньях и объекта управления в целом. В этом и состоит ее сутнисть.
Такая система сбора и обработки информации может создаваться на разных уровнях, в масштабе различных организационно-управленческих звеньев - цеха или производственной единицы, предприятия или производственного объединения, отрасли, региона и т.д.. С увеличением масштабности управленческого звена значительно возрастают трудоемкость и сложность организации системной обработки информации.
Теперь рассмотрим указанную сущность этой системы в деталях.
При создании системы автоматизированного сбора и обработки информации прежде всего необходимо организовать комплексы АРМ, объединенные, например, локальной сетью, с помощью которых собиралась бы первичная информация в местах ее массового возникновения в ритме производства (т.е. во время, близкое к реальному) при безбумажной информационной технологии. При этом должны быть определены единые шаги для информационных совокупностей в планировании и учете производственно-хозяйственной и иной деятельности. Это означает, что нормативно-плановые показатели должны быть рассчитаны с учетом почасового (т.е. на час рабочего времени, изменение и т.д.) и пообъектного (т.е. на рабочее место, бригаду, цех и т.д.) факторов, как это свойственно фактическим (учетной) показателям.
Проведенные исследования подтверждают, что комплексы АРМ на крупных производствах, например, объединениях, за ресурсозабезпечувальною признаку (материальные, трудовые, финансовые ресурсы, а также основные средства, готовая продукция и общепроизводственные деятельность), организовать целесообразнее, чем в других ознаками.
Такой подход к организации системы комплексов АРМ на объекте управления позволит:
обеспечивать взаимосвязь и контроль процессов сбора и обработки информации по горизонтали (между структурными подразделениями) на каждом уровне, по каждой предметной областью - ресурсозабезпечувальною подсистемой;
оперативно и всесторонне обеспечивать по каждой подсистеме и на всех уровнях (по вертикали) решения функциональных вопросов управления (нормирование и регламентация, планирование, учет и контроль, сводная отчетность, экономический анализ и принятие управленческих решений) по всем видам производства;
оперативно осуществлять информирование менеджеров и специалистов разных уровней достоверной, полной и объективно необходимой информацией о состоянии ресурсов, особенно приоритетных в управлении производством, а также о процессах и операции, происходящие на предприятии и в его структурных звеньях;
решать проблему своевременного автоматизированного формирования достоверных результатов (показателей) производственно-хозяйственной и другой деятельности предприятия в целом, а также получение сводных финансовых показателей для формирования установленной отчетности за различные периоды часу.
В практическом плане система комплексов АРМ на предприятии может иметь такую структуру, которая образует техническую основу оперативного автоматизированного управления производством на высоком качественном уровне. Это:
Комплекс АРМ по управлению производством, выпуском и отгрузкой готовой продукции включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ мастера производственного участка (это АРМ и для сбора и обработки данных о выработке рабочих-сдельщиков), АРМ заведующего складом и (или) кладовщика;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ технолога, АРМ менеджера;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ плановика, АРМ коммерческого руководителя, АРМ руководителя.
Комплекс АРМ по управлению основными средствами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ мастера оборудования;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ менеджера, руководителя;
звено высшего уровня - АРМ плановика, АРМ главного технолога, АРМ керивника.
Комплекс АРМ по управлению материальными ресурсами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ заведующего складом и (или) кладовщика;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ нормировщика, АРМ менеджера, руководителя;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ плановика, АРМ керивника.
Комплекс АРМ по управлению трудовыми ресурсами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ мастера участка (это АРМ и для сбора и обработки данных о выработке), АРМ табельщика;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ кадровика, АРМ менеджера по персоналу;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ экономиста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керивника.
Комплекс АРМ по управлению финансовыми ресурсами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ кассира и банковских расчетов;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ плановика, АРМ менеджера, руководителя;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ старшего плановика, АРМ старшего экономиста, АРМ керивника.
Следует заметить, что названия указанных выше АРМ пользователей должны прежде функциональную (по ресурсной признаку), а не должностное, направленность, поскольку на объектах управления одни и те же должности пользователей, особенно в условиях рыночной экономики, имеют разные назви.
Кроме указанных комплексов АРМ, есть и такие ПЭВМ, используются по предприятию в целом:
как централизованные (сервер), для размещения распределенной базы (баз) данных, библиотеки описанных форм первичных (входных) и исходящих документов, текстов-заготовок, регламентирующей и другой информации;
для формирования сводных показателей по предприятию в целом;
как централизованные (сервер), для связи с внешними объектами управления, связанные с данным предприятием и расположены во внешней среде;
для главного руководства предприятия;
для архива, службы маркетинга, других потреб.
Когда создают систему комплексов АРМ различных уровней, то следует иметь в виду, что количество ПЭВМ на той или иной звене (рабочем месте) полностью зависит от объемов информации, собираемой на этом АРМ, сроков ее обработки и периодичности выдачи ее пользователям. Поэтому допускается, чтобы одна ПЭВМ использовалась несколькими пользователями.
Режим труда указанных АРМ не одинаков. Если АРМ звена низового уровня обычно работают в ритме производства, то есть тогда, когда выполняются производственно-хозяйственные и другие массовые операции и информация о них фиксируется в ПЭВМ, то АРМ звеньев старших уровней или те, которые выполняют отдельные операции, работают в более «вольном» или «снисходительном» режиме.
Информационное обеспечение системы комплексов АРМ предусматривает организацию такой информационной базы, которая бы регламентировала информационные связи, обеспечивала необходимыми данными все АРМ т.д.. Централизованная ПЭВМ (сервер) включает в себя распределенную базу данных и обеспечивает поддержку и дробление ее на пидбазы, размещаемых на отдельных АРМ; простоту доступа к любой пидбазы с учетом санкционированного доступа высокую производительность манипулированием данными и т.д.. Структура же информационной базы должна быть такой, которая бы обеспечивала минимальную избыточность данных, удобство организации архива тощо.
Указанные комплексы АРМ обеспечивают непрерывность и всеохватность информационного цикла (служба маркетинга - конструкторская разработка - технологическая подготовка - планирование - производство - учет - отгрузки изделий - расчеты с покупателями - составление сводной отчетности - анализ - управление производством), которые полностью отражаются в информационной системе и в ее базе (базах) даних.
Структурно система комплексов АРМ объединяется преимущественно локальной сетью, в которой микро-ЭВМ, ПЭВМ, терминалы и другая информационная техника взаимосвязаны по каналам как между собой, так и с одним или несколькими средними или крупными (центральными) ЭВМ.
В системе комплексов АРМ предприятия, в которую ПЭВМ объединены локальной сетью, принципиально по-другому организуются информационные потоки между пользователями или процессами. Например, фактическая информация о движении материальных ценностей на складе формируется на АРМ заведующего складом (звено низового уровня). Затем она автоматически, согласно регламентирующей информации менеджеров и специалистов разных уровней (см. п. 5.2), передается на ПЭВМ - АРМ соответствующих пользователей. Так, данные о поступлении материальных ценностей на склад, сформированные на АРМ заведующего складом, передаются в ритме производства:
на АРМ бухгалтера материальных ценностей (звено среднего уровня) для контроля за точностью и правильностью оприходования этих материалов на складе, а также для формирования данных о заготовке материальных ценностей (в том числе разницы в ценах поставщиков и предприятия), расчетов с поставщиками и т.д.; Module . на АРМ экономиста отдела материально-технического обеспечения (звено среднего уровня) для контроля за выполнением договорных поставок поставщиками и других операций (контроль обеспечения запасов на складе и т.п.);
на АРМ руководителя отдела материально-технического обеспечения (звено среднего уровня), а в ряде случаев и на АРМ заместителя первого руководителя (звено высшего уровня), который отвечает за обеспечение этим ресурсом производства в целом, а также для выработки и принятия решений, особенно в дефицитной номенклатурой материальных ценностей;
на АРМ старшего бухгалтера (звено высшего уровня) для возведения данных о материальных ценностях в различных аспектах по предприятию в целом.
Следовательно, применение технических средств для автоматизированного выполнения указанных операций заметно снижает трудоемкость сбора и обработки фактической (первичной) информации, значительно уменьшает количество ошибок, высвобождает много времени у руководителей и специалистов для выполнения других, творческих обязанностей. Более того, на объекте управления создаются реальные условия для всестороннего одноразового сбора и многократной обработки информации на различных участках, начиная с той, где информация возникает впервые, то есть с конструкторской подготовки производства. Конструкторская (состав изделия) информация, зафиксированная на машинном носителе, на разных этапах управленческо-производственных процессов автоматизировано дополняется технологической, а дальше нормативной, плановой и, наконец, фактической информацией. Все это свидетельствует о том, что переход от механизации или автоматизации на отдельных участках учета и планирования к системному автоматизированного сбора и обработки информации по предприятию в целом является не только объективной необходимостью, но и реальностью.
Благодаря совершенствованию технических средств и методов сбора и обработки информации возникла реальная возможность собирать массовую первичную информацию в ритме производства, то есть за время, близкое к реальному, перейти от решения отдельных учетно-плановых и нормативных задач к системному выполнения задач управления предприятием в целом. Этому способствует и внедрение безбумажной информационной технологии.
Кроме того, функционирование этой системы способствует разработке усовершенствованных форм и методов управления предприятием и эффективному его использованию для производственных целей, а также создает условия для подъема культуры управления, сокращает сроки выработки и принятия управленческих решений, улучшает их качество и т.п. (см. п. 9.1) .
| 3. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО СБОРА И ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ | Как установлено, в системе автоматизированного сбора и обработки информации важную |